(全)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制

采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)與付款的控制與管理，確實(shí)很重要，它可以保證采購(gòu)的及時(shí)和資金的安全，同時(shí)可以降低采購(gòu)成本。采購(gòu)活動(dòng)至少涉及二方:采購(gòu)方和供應(yīng)商。因此，采購(gòu)管理既有程序問(wèn)題，又有對(duì)供應(yīng)商的往來(lái)以及相關(guān)資料的管理問(wèn)題。采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制要注意以下幾個(gè)方面:一、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離在采購(gòu)業(yè)務(wù)中需進(jìn)行職務(wù)分離的有:I、采購(gòu)申請(qǐng)必須由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門提出，具體采購(gòu)業(yè)務(wù)由采購(gòu)部門完成。2、貨物的采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購(gòu)人員收受客戶賄賂，購(gòu)買偽質(zhì)材料影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)乃至企業(yè)整體利益。3、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。供應(yīng)商直接接觸。付款的審批通常經(jīng)過(guò)驗(yàn)貨或驗(yàn)單后執(zhí)行（預(yù)付款業(yè)務(wù)除外），以保證貨物的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)，是采購(gòu)業(yè)務(wù)的最后一關(guān)，不能讓其與目標(biāo)審查人供應(yīng)商直接接觸。4、確定供應(yīng)商和詢價(jià)人員應(yīng)分離；5、貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任賬務(wù)的記錄工作，防止繞過(guò)驗(yàn)單，減少或誤記貨物數(shù)量金額的可能。6、接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人員應(yīng)適當(dāng)?shù)耐~簿記錄人員分離；7、付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。8、記錄應(yīng)付賬款人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)。二、采購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)部控制(1)采購(gòu)業(yè)務(wù)必須經(jīng)過(guò)請(qǐng)購(gòu)、批準(zhǔn)、訂貨(或采購(gòu))、驗(yàn)收、貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)。(2)計(jì)劃部門應(yīng)該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，依據(jù)公司的一般授權(quán)(制度授權(quán))與特別授權(quán)，向采購(gòu)部門發(fā)出請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑巍Ｕ?qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑我笞⒚髻?gòu)入材料用途(包括哪個(gè)部門、項(xiàng)目使用，何時(shí)要用)。請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑瓮瑫r(shí)應(yīng)報(bào)送財(cái)務(wù)部門作為將來(lái)付款的依據(jù)。(3)采購(gòu)部門根據(jù)請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ獑?，填制訂?gòu)單，訂購(gòu)單應(yīng)正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號(hào)，并經(jīng)被授權(quán)的采購(gòu)員簽字。訂購(gòu)單同時(shí)應(yīng)致送倉(cāng)儲(chǔ)部門作為將來(lái)驗(yàn)收的依據(jù)。(4)物資的采購(gòu)，必須與供應(yīng)商簽訂合同。重大合同應(yīng)提請(qǐng)財(cái)務(wù)部門會(huì)簽并且應(yīng)得到公司董事會(huì)的批準(zhǔn)。合同一經(jīng)簽訂，必須及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部備案。(5)批量物資采購(gòu)，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)或招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和經(jīng)濟(jì)性；其他采購(gòu)應(yīng)注意：1、固定資產(chǎn)的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)按年度預(yù)算方案，事前由使用部門提出,經(jīng)財(cái)務(wù)部門核對(duì)預(yù)算后，交采購(gòu)部門。2、臨時(shí)性物品采購(gòu)，由使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，并應(yīng)詳列采購(gòu)需求的原因及要求，由使用部門負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)，交采購(gòu)部門。3、對(duì)于日常常用零星辦公用品或費(fèi)用等項(xiàng)目的采購(gòu)，除非是初次需要或發(fā)生特殊情況，請(qǐng)購(gòu)手續(xù)可相應(yīng)簡(jiǎn)化。4、保險(xiǎn)、廣告、咨詢等勞務(wù)的采購(gòu)，一般應(yīng)由職能部門指定專門人員提出采購(gòu)申請(qǐng)。該類采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)附擬選擇的供應(yīng)商并列示服務(wù)要求及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，由公司管理層進(jìn)行審批，同意后直接實(shí)施。三、訂貨報(bào)價(jià)內(nèi)部控制訂貨報(bào)價(jià)是采購(gòu)業(yè)務(wù)中的核心業(yè)務(wù)。其中對(duì)供應(yīng)商品的選擇又是保證材料成本和質(zhì)量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重中之重?？刂拼胧┯校?、注意收集供應(yīng)商的基本資料并定期審查及調(diào)整。2、對(duì)所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量和財(cái)務(wù)可行性進(jìn)行檢查；評(píng)估內(nèi)容包括：他們的設(shè)備、工藝競(jìng)爭(zhēng)能力、質(zhì)量控制、運(yùn)輸記錄、勞動(dòng)力情況、成本結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、售后培訓(xùn)意向等。3、購(gòu)置大批貨物應(yīng)獲取一些合理的有競(jìng)爭(zhēng)性的書面報(bào)價(jià)單。4、就以上各因素確定目標(biāo)價(jià)格，并不斷與一批供應(yīng)商協(xié)商以達(dá)到最優(yōu)價(jià)格。5、決定某一供應(yīng)商時(shí)應(yīng)提供相應(yīng)證明文件，包括報(bào)價(jià)匯總表以及不選取具有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)供應(yīng)商的證據(jù)和不選取低成本供應(yīng)商的證據(jù)并歸檔。6、決定某一供應(yīng)商應(yīng)由多部門監(jiān)控。7、可能的話，對(duì)采購(gòu)人員定期崗位輪換。8、當(dāng)協(xié)商的價(jià)格、質(zhì)量、付款期或訂單范圍發(fā)生變化時(shí)，對(duì)訂單的變化應(yīng)及時(shí)被授權(quán)、執(zhí)行；變化的審批權(quán)應(yīng)由公司管理層決定。采購(gòu)部門還應(yīng)當(dāng)提供詳實(shí)資料以證明以上的變化。9、采購(gòu)部門應(yīng)注意以上資料的收集和歸檔。!1!、貨款支付內(nèi)部控制!1!、貨款支付內(nèi)部控制I、發(fā)票價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等必須與合同復(fù)核無(wú)誤，憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款；如有部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。2、除了向不能轉(zhuǎn)賬的或不足轉(zhuǎn)賬金額單位或個(gè)人支付現(xiàn)金外，貨款一般須辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應(yīng)由企業(yè)授權(quán)人簽字。支票簽章時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核有關(guān)單據(jù)。3、購(gòu)貨發(fā)票以外增加的成本、費(fèi)用及損失，如：裝卸、搬運(yùn)、在途損耗等；支付前須經(jīng)會(huì)計(jì)部門的憑證審查和損耗原因分析，以確定其合法性和合理性。4、付款憑證連續(xù)編號(hào)，付款業(yè)務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確記錄。5、與供貨商定期聯(lián)系，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬。對(duì)已記錄的負(fù)債應(yīng)