大學(xué)后勤處接待服務(wù)部規(guī)章制度

大學(xué)后勤處接待服務(wù)部規(guī)章制度1.引言大學(xué)后勤處接待服務(wù)部作為大學(xué)后勤處的重要組成部分，負(fù)責(zé)接待來(lái)訪人員、組織會(huì)議、協(xié)調(diào)接待工作等職責(zé)。為了提高接待服務(wù)質(zhì)量、規(guī)范接待工作流程，制定本規(guī)章制度。2.接待服務(wù)部組織架構(gòu)接待服務(wù)部由部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)和若干接待員組成。部長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)接待工作，副部長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)助部長(zhǎng)，并在部長(zhǎng)不在時(shí)代行其職責(zé)。接待員負(fù)責(zé)具體的接待工作。3.接待服務(wù)部工作流程3.1來(lái)訪人員接待3.1.1來(lái)訪預(yù)約：來(lái)訪人員應(yīng)提前通過(guò)書(shū)面或電話方式向接待服務(wù)部提出來(lái)訪預(yù)約，包括來(lái)訪目的、具體時(shí)間等信息。3.1.2來(lái)訪登記：接待員根據(jù)來(lái)訪預(yù)約信息，在接待登記簿上登記來(lái)訪人員的姓名、單位、身份等信息，并發(fā)放來(lái)訪證件。3.1.3來(lái)訪接待：接待員在來(lái)訪人員到達(dá)后，向其介紹大學(xué)情況、接待流程等，并提供必要的協(xié)助。3.1.4來(lái)訪反饋：接待員應(yīng)在來(lái)訪結(jié)束后向來(lái)訪人員寄送感謝信，并邀請(qǐng)其提供對(duì)接待服務(wù)的反饋意見(jiàn)和建議。3.2會(huì)議組織3.2.1會(huì)議預(yù)約：接待服務(wù)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)大學(xué)內(nèi)部的會(huì)議安排，包括會(huì)議室預(yù)約、設(shè)備準(zhǔn)備等。3.2.2會(huì)議通知：接待服務(wù)部應(yīng)及時(shí)向與會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。3.2.3會(huì)議準(zhǔn)備：接待服務(wù)部應(yīng)提前將會(huì)議室布置好，并準(zhǔn)備好所需設(shè)備和資料。3.2.4會(huì)議記錄：接待員應(yīng)參與會(huì)議，并負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容和討論結(jié)果。3.2.5會(huì)議后勤：接待員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，清理會(huì)議室、歸檔相關(guān)文件和資料。3.3接待工作協(xié)調(diào)3.3.1協(xié)調(diào)工作安排：接待服務(wù)部應(yīng)與其他部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保接待工作的順利進(jìn)行。3.3.2反饋工作情況：接待服務(wù)部應(yīng)定期向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)接待工作的開(kāi)展情況，包括來(lái)訪人員數(shù)、會(huì)議數(shù)量等。4.接待服務(wù)規(guī)范4.1服務(wù)態(tài)度4.1.1熱情禮貌：接待員應(yīng)以熱情、禮貌的態(tài)度對(duì)待來(lái)訪人員，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.1.2注重細(xì)節(jié)：接待員應(yīng)關(guān)注來(lái)訪人員的需求，盡量滿足其合理要求。4.1.3專業(yè)素養(yǎng)：接待員應(yīng)具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，了解大學(xué)的相關(guān)信息并能進(jìn)行相關(guān)介紹。4.2工作效率4.2.1及時(shí)回應(yīng)：接待員應(yīng)盡快回應(yīng)來(lái)訪人員的咨詢和要求，避免延誤業(yè)務(wù)辦理。4.2.2辦理迅速：接待員應(yīng)盡快辦理相關(guān)手續(xù)和事務(wù)，提高工作效率。4.3機(jī)密保密4.3.1信息保密：接待員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密制度，確保來(lái)訪人員的信息不外泄。4.3.2文件保管：接待員應(yīng)妥善保管和歸檔來(lái)訪登記簿、會(huì)議記錄等文件和資料。5.處罰與獎(jiǎng)勵(lì)接待服務(wù)部將根據(jù)接待員的工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)罰。-5.1處罰：對(duì)于工作失職、服務(wù)態(tài)度惡劣、泄露機(jī)密等行為，將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。-5.2獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于出色完成任務(wù)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、積極反饋意見(jiàn)等表現(xiàn)，將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。6.附則本規(guī)章制度經(jīng)部長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)，自發(fā)布之日起正式執(zhí)行。如有后續(xù)調(diào)整，將及時(shí)通知相關(guān)人員