公路工程建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法講座

公路工程建設(shè)項目文件材料

立卷歸檔管理辦法公路工程竣工文件材料立卷歸檔依據(jù)標準收集范圍：交通運輸部《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發(fā)〔2010〕65號）附錄2檔案歸檔目錄分類整理：《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2001]390號）案卷編目：《交通文件材料立卷歸檔辦法》（交辦發(fā)[1992]100號）注：65號文僅作為公路建設(shè)項目文件材料收集歸檔范圍，不能按附錄二整理和編目。文件材料的整理編目應(yīng)按390號文執(zhí)行。歸檔范圍

﹙詳見《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》（交公路發(fā)〔2010〕65號）

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凡是在公路工程建設(shè)過程中圍繞項目立項審批、設(shè)計、準備、施工管理、竣工驗收活動產(chǎn)生的、對工程管理養(yǎng)護及明確責(zé)任具有查考利用價值的各類不同載體文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路工程建設(shè)項目成套檔案。立項階段可行性研究報告的審批（包括可研報告形成過程的相關(guān)文件）環(huán)境影響報告書、水土保持方案及審批文件設(shè)計階段目前公路建設(shè)一般采取兩階段設(shè)計方式，即初步設(shè)計及施工圖設(shè)計及相關(guān)審批文件，設(shè)計文件主要產(chǎn)生于這兩個階段。另外在施工過程中經(jīng)常會發(fā)生設(shè)計變更的情況，應(yīng)特別注意這方面文件的收集。工程準備階段用地申請及批準文件、紅線圖及土地使用證征地拆遷、補償批準文件及協(xié)議書征地拆遷圖表（土地、建筑物、管線、青苗等及拆遷紅線圖）招投標工作申報施工許可及質(zhì)量監(jiān)督申請施工階段開工報告、施工組織設(shè)計、施工方案及審批文件、施[工定位測量記錄、圖紙會審及技術(shù)交底、工程設(shè)計變更文件分部分項開工申請及批準文件原材料及構(gòu)件出廠證明、原材料試驗報告工程檢驗申請批復(fù)單、檢驗及評定文件施工原始記錄施工日志、大事記各類觀測記錄、事故處理報告及缺陷整改記錄隱蔽工程驗收記錄交工驗收文件監(jiān)理工作大綱、日志監(jiān)理獨立抽檢資料（包括試驗、檢測文件材料、各單位、分部、分項工程獨立抽檢文件材料，包括質(zhì)量檢驗及相關(guān)試驗資料）竣工圖科研、新技術(shù)運用施工過程中各方圍繞質(zhì)量、進度、費用控制方面產(chǎn)生的管理性文件（會議紀要、各項指令等）竣工驗收階段竣工驗收工作文件及竣工驗收鑒定書設(shè)計、施工、監(jiān)理工作總結(jié)項目質(zhì)量評定文件各類專項驗收文件項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書

收集責(zé)任分工交通主管部門及項目法人單位：負責(zé)立項目審批階段、工程準備階段及竣工驗收階段以及在工程施工管理過程中項目法人單位就工程質(zhì)量、進度、費用控制方面召集有關(guān)會議、印發(fā)的有關(guān)管理性文件材料的收集和整理歸檔工作；設(shè)計單位負責(zé)設(shè)計階段（包括初步設(shè)計及施工圖設(shè)計）形成工程勘察設(shè)計文件材料的收集和整理歸檔工作；施工和監(jiān)理單位負責(zé)施工階段各自承包內(nèi)容施工過程中形成竣工文件材料的收集整理和歸檔工作一般行政文件與工程管理文件的區(qū)分公路工程管理文件材料是在公路工程建設(shè)活動中產(chǎn)生、全面記錄和反映工程立項審批、工程準備、設(shè)計、施工過程質(zhì)量、進度、費用控制及竣工驗收工作內(nèi)容、對建成后的工程項目進行管理、養(yǎng)護及改擴建具有重要查考價值的各種不同載體形式文件材料的總稱，這些文件材料需由有關(guān)參建單位按一定規(guī)范進行系統(tǒng)化整理，并經(jīng)建設(shè)單位向有關(guān)單位單位移交。一般行政文件是指在工程建設(shè)過程中反映各參建單位在日程行政和黨務(wù)活動中產(chǎn)生的文件材料，這些文件按文書檔案整理要求進行整理，不需要向建設(shè)單位及運營管理單位移交。如是業(yè)主在其管理活動中形成的行政文件，應(yīng)按文書檔案收集整理要求歸入文書檔案，不應(yīng)與公路工程檔案一并歸檔。重復(fù)歸檔問題

監(jiān)理與施工單位同時形成的同一內(nèi)容的重份文件，以施工單位歸檔為主。（開工令、施工單位就監(jiān)理下達的有關(guān)指令作出的具體答復(fù)及整改情況報告、申請檢驗報批文件等)建設(shè)單位圍繞質(zhì)量控制、進度控制、費用控制和安全生產(chǎn)管理的普發(fā)性文件（即主送單位為各有關(guān)單位），以業(yè)主自己歸檔為主，其他單位不需向建設(shè)單位移交此類文件。計劃進度表由項目法人單位歸檔。各承包單位與業(yè)主簽訂的合同文件不需向業(yè)主移交。招投標、計量支付及計劃進度表的歸檔招投標及合同管理文件、計量支付文件和計劃進度文件應(yīng)單獨收集整理編目和歸檔。公路工程文件材料收集要求原始性。項目法人單位在工程竣工的時候應(yīng)收集一套完整的反映工程建設(shè)過程的原始記錄文件，一般情況下應(yīng)是原件。完整性。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標真實性。現(xiàn)場記錄，同步進行。準確性。施工原始記錄數(shù)據(jù)準確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。規(guī)范性。實驗檢測表格填寫應(yīng)按規(guī)范進行，自檢意見、監(jiān)理意見應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，字跡清晰，復(fù)印清楚，字跡材料應(yīng)能滿足長期保存需要。收集方法工程開工時，同時建立文件材料收集歸檔制度并定期進行檢查；明確各承辦部門及人員文件材料收集歸檔責(zé)任同步開展每一工序和每項工作完成后，承辦人員應(yīng)及時將有關(guān)材料向資料管理人員歸檔，以便于開展預(yù)立卷工作。

平時預(yù)立卷制度

與收集工作同步開展預(yù)立卷工作預(yù)立卷工作應(yīng)保持其連續(xù)性按照文件材料形成的自然過程確定預(yù)立卷類目結(jié)合案卷整理工作開展預(yù)立卷工作設(shè)計階段文件材料的收集方法設(shè)計階段按照設(shè)計的不同階段結(jié)合設(shè)計文件的具體內(nèi)容分別進行收集設(shè)計準備階段設(shè)計階段施工文件材料收集及預(yù)立卷施工準備階段按其工作內(nèi)容分別開展施工階段按分項工程分別建立預(yù)立卷類目交工及缺陷責(zé)任期施工準備階段合同段的總體開工報告、施工組織設(shè)計、施工方案、圖紙會審及技術(shù)交底、基準點定位測量及批復(fù)文件施工階段文件的系統(tǒng)收集及預(yù)立卷

分清單位分部分項工程內(nèi)容—依據(jù)分項（分部、單位）工程劃分情況，建立施工階段竣工文件材料平時收集的類目，并據(jù)此確定相應(yīng)文件夾，將同一類目下施工過程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi)，一般情況下，不同分項的文件不能交叉。

基礎(chǔ)及下部（1#橋墩）分部工程（灌注樁）：分部開工批準文件、專用原材料質(zhì)保文件、分項開工批準文件、各工序施工原始記錄及報驗文件、質(zhì)量控制指令性文件。分項工程：以每根灌注樁為一單元。（如分部工程資料多的情況可以分項工程為預(yù)立卷單元）預(yù)制樁應(yīng)將預(yù)制過程原始記錄文件收集歸檔施工階段幾種特殊竣工文件的預(yù)立卷綜合性文件的收集要求：變更文件、施工日志可以合同段為單位按問題集中收集。原材料及產(chǎn)品合格證明文件：如是同一單位工程共用的，可按單位工程集中收集；如果是某一分部工程專用的，應(yīng)歸入相應(yīng)分部部位。該合同段單位、分部及分項工程質(zhì)量評定表及分項工程統(tǒng)計表可集中收集整理組卷。標準試驗及工藝試驗可按單位工程集中整理組卷；抽樣試驗如土方及其他填筑施工密實度、混凝土、砂漿配合比、混凝土及瀝青混凝土的強度試驗等，應(yīng)按分部分項分別收集整理組卷。施工單位與業(yè)主、監(jiān)理的往來文件應(yīng)按問題所針對的相關(guān)單位、分部和分項工程分別歸檔。如監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問題下達的整改指令，以及施工單位就整改要求落實情況的回復(fù)，應(yīng)歸入相關(guān)工序，連同該工序其他施工過程原始記錄文件一并收集整理歸檔，不可將該合同段所有往來文件集中整理，形成往來文件轉(zhuǎn)卷，不利于今后的查找和利用。整理基本原則在平時預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，遵循公路工程文件材料的自然形成過程和成套性的原則，分類科學(xué)，收集系統(tǒng)，編目規(guī)范，便于保管和利用。項目檔案整理要求遵循文件材料的自然形成滿足項目基本建設(shè)程序符合工程施工流程分類科學(xué):應(yīng)按工程文件材料的自然形成過程進行分類.首先是要按照項目基本建設(shè)程序的不同階段,其次按照工程的自然進展過程,最后是結(jié)合文件材料自身的實際情況.組卷系統(tǒng)：應(yīng)保持歸入同一案卷的文件材料間的有機聯(lián)系（案卷厚度按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）卷內(nèi)文件材料的排列要系統(tǒng)案卷排列要系統(tǒng)編目規(guī)范卷內(nèi)文件標題擬寫及編寫案卷題名擬寫及目錄方便保管和利用卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列卷內(nèi)文件系統(tǒng)化排列基本要求：依據(jù)卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，結(jié)合問題的重要程度進行排列竣工圖可按設(shè)計圖紙目錄確定的順序進行排列。頁號：在右下腳用阿拉伯數(shù)字依次編寫卷內(nèi)文件目錄的編制卷一序號文件編號題名責(zé)任者編制時間頁次備注1AT-3A-139Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩水下灌注樁水泥及粉煤灰材料報驗單2005-11-81-13以一次報驗審批手續(xù)單獨填寫2AT-3A-146Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩水下灌注樁水泥及外加劑材料報驗單2005-11-1514-263AT-3A-159Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩蓋梁碎石材料報驗單2005-11-1627-394AT-3A-165Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩基樁及蓋梁鋼筋材料報驗單2005-11-840-525Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩01#鉆孔樁施工原始記錄2005-12-253-906Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩2#鉆孔樁施工原始記錄2005-11-1591-1207Xx公路K44+345-K44+755XX特大橋基礎(chǔ)及下部0#墩3#鉆孔樁施工原始記錄…121-1508Xx公路K44+345-K44+755XX特大橋基礎(chǔ)及下部0#墩4#鉆孔樁施工原始記錄…151-1809Xx公路K44+345-K44+755XX特大橋基礎(chǔ)及下部0#墩就質(zhì)量控制往來文件…181-200封面及裝訂封面樣式及尺寸按國家標準執(zhí)行。裝訂。三孔一線裝訂，藍圖及成冊材料可不裝訂，逐張逐份加蓋檔號章。案卷題名擬寫包括項目名稱、樁號、單位（分部、分項）工程名稱及文件名稱。以上述分部工程形成的案卷為例：

Xx公路K44+345-K44+755XX特大橋基礎(chǔ)及下部0#墩1-4#鉆孔樁施工文件合同段案卷的系統(tǒng)化排列按路線進行方向（樁號里程順序），結(jié)合單位工程（分部工程）依次進行排列,即路基土石方（排水、涵洞）、排水橋梁、隧道、擋土墻，并按排列順序，在案卷封面上用鉛筆自1起，編寫案卷流水號。案卷目錄的編制按照《交通文件材料立卷歸檔辦法》中交通科技檔案案卷目錄格式要求進行編制。將經(jīng)系統(tǒng)化排列后的案卷，按順序依次在案卷目錄上進行登記，形成本合同段案卷移交目錄（含電子版）建設(shè)項目檔案案卷目錄樣式序號檔號

案卷題名編制單位編制時間頁數(shù)備注1Xx公路K40-K44合同段開工申請及批準文件XX項目辦…2002Xx公路K40-K44合同段技術(shù)及交底及圖紙會審記錄及測量記錄…..……1503Xx公路K40-K44設(shè)計變更文件…..…….1004Xx公路K40-K44水泥、石灰土等共用原材料質(zhì)量保證文件……2105Xx公路K40-K44路基土石方開工報告……..1006Xx公路K40+-K44軟土地基開工報告1207Xx公路K40+100-K40+200軟土地基施工原始記錄建設(shè)項目檔案案卷目錄樣式序號檔號

案卷題名編制單位編制時間頁數(shù)備注8Xx公路K40+210-K40+300軟土地基施工原始記錄XX項目辦…2009Xx公路K40+310-K40+400軟土地基施工原始記錄…..……15020Xx公路K44+100-K44+200軟土地基施工原始記錄…..…….10021Xx公路K40-K44路基土方工程開工報告……21022Xx公路K40+100-K40+200路基土方工程第1-8層施工原始記錄……..10023Xx公路K40+100-K40+200路基土方工程第9-20層施工原始記錄12041Xx公路K40-K44路面工程開工報告200建設(shè)項目檔案案卷目錄樣式序號檔號

案卷題名編制單位編制時間頁數(shù)備注50Xx公路K40-K44路基土方工程開工報告XX項目辦…20051Xx公路K41+345-K41+755XX橋梁工程開工報告…..……15052Xx公路K41+345-K41+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部構(gòu)造開工報告…..…….10053Xx公路K41+345-K41+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部構(gòu)造0#墩1-4#鉆孔樁施工文件材料……21060Xx公路K44+345-K44+755XX橋梁基礎(chǔ)及下部0#墩1-4#鉆孔樁施工文件材料……..10071Xx公路K40-K44路基工程漿砌排水溝開工報告及施工文件材料12041200項目案卷的系統(tǒng)化排列由建設(shè)單位負責(zé)按照立項審批、設(shè)計、工程準備、施工和竣工的建設(shè)基本程序順序進行系統(tǒng)化排列。其中施工階段的案卷依路線進行方向，按照路基、路面、橋梁、隧道、交叉工程和沿線設(shè)施等單位工程順序進行排列。