公司組織會(huì)議指導(dǎo)手冊(cè)及相關(guān)表格

PAGEPAGE10玉?？萍冀M織會(huì)議指導(dǎo)手冊(cè)第一會(huì)前準(zhǔn)備一、建立聯(lián)系收到會(huì)議公函之后，第一時(shí)間與對(duì)方聯(lián)系人取得聯(lián)系，與對(duì)方交換手機(jī)號(hào)、郵件、傳真、微信等聯(lián)系方式。二、會(huì)議確認(rèn)與參會(huì)方聯(lián)系確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容與會(huì)序（附件1）、參會(huì)人員（附件2）、參會(huì)要求及相關(guān)行程，根據(jù)信息制作日程表（附件3）。三、明確人員分工成立專項(xiàng)工作組，明確人員分工，制作任務(wù)清單，分解任務(wù)到個(gè)人，建立專項(xiàng)工作聯(lián)系群。四、做好會(huì)議預(yù)算確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源并編報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，若預(yù)算超過(guò)10萬(wàn)元，需填寫《XX單位會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表》，呈報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源的主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。五、預(yù)定賓館若為外地來(lái)訪單位，需與對(duì)方聯(lián)系人確認(rèn)到達(dá)時(shí)間、交通方式、返程時(shí)間及接送機(jī)（站）安排；確認(rèn)住宿報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助其預(yù)定賓館；確定房間類型及數(shù)量，詢問(wèn)賓館是否包括早餐。六、發(fā)布會(huì)議通知撰寫并發(fā)布會(huì)議通知（附件5），需精確發(fā)送到每個(gè)參會(huì)人員并確認(rèn)對(duì)方收到，通知中要注意提醒參會(huì)人員著裝要求。若邀請(qǐng)媒體參會(huì)報(bào)導(dǎo)，需填寫《XX媒體邀請(qǐng)表格》，并聯(lián)系黨委宣傳部審批，聯(lián)系電話：TDCQ。七、匯總參會(huì)信息將反饋的參會(huì)信息整理成參會(huì)通訊錄，確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、聯(lián)系方式，按規(guī)則做好先后排序，制作會(huì)議座位圖與會(huì)議手冊(cè)（附件7）。八、整理會(huì)議資料九、材料印刷若會(huì)議需要大量材料印刷，需將材料打包發(fā)送至印刷單位，確定價(jià)格、紙張樣式以及送貨時(shí)間。十、車輛來(lái)訪預(yù)約對(duì)自行來(lái)校參會(huì)的人員或單位，應(yīng)與對(duì)方確認(rèn)交通信息，提前一個(gè)工作日在保衛(wèi)處車輛管理系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行“車輛來(lái)訪預(yù)約申請(qǐng)”，聯(lián)系電話：XXXXXX。十一、接待用餐辦會(huì)單位需嚴(yán)格按照學(xué)校會(huì)議管理相關(guān)辦法，提前與對(duì)方確認(rèn)民族習(xí)慣等特殊飲食要求，根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理制定用餐方案。十二、做好溫馨提示提前查看天氣情況，并適時(shí)提醒參會(huì)人員；及時(shí)關(guān)注航班以及火車的運(yùn)行情況，如有延誤、晚點(diǎn)或取消等情況，提前告知相關(guān)接站人員。十三、會(huì)場(chǎng)布置至少在會(huì)議前一天做好會(huì)場(chǎng)布置工作：網(wǎng)絡(luò)、投影、話筒、音響等會(huì)議設(shè)備，另十四、桌牌擺放桌牌的擺放遵循“左為上，右為下”的原則，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為奇數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列。（指定位置）擺放一排桌牌，原則同上；5312453124主席臺(tái)主席臺(tái)會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)雙方級(jí)別對(duì)等客5客3客1客2客4客5客3客1客2客4會(huì)議桌會(huì)議桌主4 主2 主1 主3 主5主4主2主1主3主5門門雙方級(jí)別不對(duì)等高3高1高2高4高3高1高2高4會(huì)議桌會(huì)議桌低4 低2 低1 低3低4低2低1低3門門十五、會(huì)議合影根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議類型提前確定合影形式，與攝影師確定費(fèi)用、到達(dá)時(shí)間以及搭建合影架的地點(diǎn)。十六、車輛停放聯(lián)系保衛(wèi)處協(xié)調(diào)車輛的進(jìn)出及停放，提前清理長(zhǎng)期占用會(huì)場(chǎng)附近停車位的車輛，聯(lián)系電話：XXXXXXXXX23。十七、會(huì)議記錄與新聞撰寫安排專人做好會(huì)議記錄、錄音和會(huì)場(chǎng)的影像采集工作，要求圖像表情自然、像素清晰、可用性強(qiáng)；若為校級(jí)會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議主題提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部（聯(lián)系電話：XXXXXx），告知會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)并確認(rèn)跟會(huì)人員。十八、紀(jì)念品贈(zèng)送若外事活動(dòng)有互贈(zèng)紀(jì)念品環(huán)節(jié)，需提前確定贈(zèng)送紀(jì)念品的樣式與數(shù)量。十九、確認(rèn)檢查一切準(zhǔn)備就緒后，可邀請(qǐng)主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)布置情況進(jìn)行檢查；在時(shí)間允許的情況下，可邀請(qǐng)客方一同檢查會(huì)議安排情況。第二章會(huì)場(chǎng)服務(wù)一、提前確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行會(huì)議前至少提前2小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查多媒體設(shè)備、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、話筒（無(wú)線話筒）、音頻線、視頻線、筆記本電腦連接情況等、完整播放會(huì)議使用的PPT、音頻及視頻。二、迎接客人視會(huì)議規(guī)模與具體情況，安排本單位領(lǐng)導(dǎo)迎候客人。三、會(huì)議簽到安排專人在會(huì)場(chǎng)入口處負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，提前準(zhǔn)備好簽到表與簽字筆；若為參會(huì)人數(shù)較多，可選擇適當(dāng)間距設(shè)置多個(gè)簽到臺(tái)，由工作人員進(jìn)行引導(dǎo)，以免簽到時(shí)擁擠。簽到后同時(shí)發(fā)放會(huì)議材料。四、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安排專人或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)暢通，可聯(lián)系學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息中心，聯(lián)系電話：XXXXXXX。五、茶水服務(wù)安排專人關(guān)注會(huì)場(chǎng)嘉賓的飲水情況，及時(shí)補(bǔ)充，一般情況下，每20~30分鐘添加一次。六、其他服務(wù)可多準(zhǔn)備一臺(tái)照相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況；若為大型會(huì)場(chǎng)，可安排專人傳遞無(wú)線話筒，方便臺(tái)下參會(huì)人員發(fā)言；若有合影環(huán)節(jié)，需有工作人員組織全體參會(huì)人員盡快到指定地點(diǎn)參加合影，確保沒(méi)有遺漏；若有匯報(bào)或演講環(huán)節(jié)，需安排專人負(fù)責(zé)PPT的播放工作，匯報(bào)或演講結(jié)束后迅速切換回會(huì)議歡迎頁(yè)面。第三章會(huì)議結(jié)束安排專人對(duì)接參會(huì)人員的返程工作。一般情況下，太平國(guó)際機(jī)場(chǎng)、XX北站需提前2小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX東站需提前1.5小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX站、XX西站需提前1小時(shí)從學(xué)校出發(fā)。第四章會(huì)后整理與總結(jié)一、會(huì)場(chǎng)整理會(huì)后需回收整理并清空會(huì)場(chǎng)資料，如資料中有個(gè)人信息需集中銷毀。檢查會(huì)場(chǎng)是否有物品遺漏，并及時(shí)尋找失主。二、撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要或決議，可安排專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。三、新聞宣傳報(bào)導(dǎo)會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)完成新聞稿件，必要時(shí)可提前形成新聞通稿。四、費(fèi)用報(bào)銷對(duì)會(huì)議期間發(fā)生的費(fèi)用在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)結(jié)賬報(bào)銷。五、復(fù)盤總結(jié)如遇重要會(huì)議可在會(huì)后召開復(fù)盤工作會(huì)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理總結(jié)。六、資料整理與歸檔將會(huì)議有關(guān)的所有紙質(zhì)版與電子版材料進(jìn)行整理存檔，紙質(zhì)版材料裝訂成冊(cè)。附件1：會(huì)序模板XX單位XXX會(huì) 序時(shí) 間：2020年X月X日（星期X）9:00地 點(diǎn)：行政樓XXX會(huì)議室主持人：XXX XX單位XXX參加人：校領(lǐng)導(dǎo)、黨委常委、校長(zhǎng)助理，院士，各機(jī)關(guān)部處、直屬單位正職領(lǐng)導(dǎo)，各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子成員，教師代表等會(huì)議議程：XXX；XXX發(fā)言；XXXXXX報(bào)告；雙方領(lǐng)導(dǎo)講話；會(huì)議合影；會(huì)議結(jié)束。附件2：參會(huì)人員名單模板XX（單位）人員名單XXX 黨委書記XXX 校長(zhǎng)XXX 副校長(zhǎng)XXX 黨政辦公室主XXX XXX處處長(zhǎng)XXX XXX學(xué)院院長(zhǎng)XX單位人員名單XXX 黨委書記XXX 校長(zhǎng)XXX 常務(wù)副校長(zhǎng)XXX 學(xué)校辦公室主任…附件3：會(huì)議日程表模板附件4：XX單位會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表XX單位會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議類型□學(xué)術(shù) □管理參會(huì)人數(shù)會(huì)議內(nèi)容會(huì)議收入預(yù)算經(jīng)費(fèi)來(lái)源項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)編號(hào)金額會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議類型□學(xué)術(shù) □管理參會(huì)人數(shù)會(huì)議內(nèi)容會(huì)議收入預(yù)算經(jīng)費(fèi)來(lái)源項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)編號(hào)金額備注會(huì)務(wù)費(fèi)收入每人 元科研經(jīng)費(fèi)財(cái)政專項(xiàng)撥款上級(jí)部門撥款學(xué)校預(yù)算經(jīng)費(fèi)其他合計(jì)會(huì)議支出預(yù)算支出內(nèi)容預(yù)算金額備注住宿費(fèi)伙食費(fèi)其他費(fèi)用小計(jì)專家差旅專家人員費(fèi)用論文出版費(fèi)支出合計(jì)經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)單位意見(jiàn)經(jīng)費(fèi)主管部門意見(jiàn)分管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)（簽字）（簽字） （蓋章）（簽） （章（簽字）注：會(huì)期超過(guò)三天或使用財(cái)政性資金超過(guò)10萬(wàn)元（含）的，需請(qǐng)分管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。附件5：會(huì)議通知模板學(xué)校辦公室關(guān)于召開XXX會(huì)議的通知各院、部、處、直屬單位：XX（X:00XXX會(huì)議，現(xiàn)就相關(guān)要求通知如下：一、請(qǐng)XXX單位準(zhǔn)備XXX材料。XX月X日前短信反饋會(huì)務(wù)聯(lián)系人。三、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議地址：行政樓XXX會(huì)議室；視頻會(huì)議系統(tǒng)采用XXX平臺(tái)，會(huì)議號(hào)碼：XXXX，視頻參會(huì)人員請(qǐng)?zhí)?0分鐘進(jìn)入視頻會(huì)議系統(tǒng)。會(huì)務(wù)聯(lián)系人：XXX（手機(jī)號(hào)。視頻系統(tǒng)聯(lián)系人：XXX（手機(jī)號(hào)特此通知。附件：參會(huì)名單XX單位學(xué)校辦公室2020年X月X日附件：

參會(huì)名單參會(huì)校領(lǐng)導(dǎo)XXXXXXXXX…附件6：校外媒體邀請(qǐng)表格活動(dòng)名稱（例）***國(guó)際會(huì)議活動(dòng)時(shí)間*月*日*時(shí)*分活動(dòng)地點(diǎn)*校區(qū)*樓*會(huì)議室參加活動(dòng)人員情況學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)國(guó)內(nèi)外專家；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；共計(jì)***人。媒體聯(lián)系人XXX聯(lián)系電話（手機(jī)）活動(dòng)簡(jiǎn)介（200字左右）此次會(huì)議由***主辦，我校***承辦，將有本領(lǐng)域國(guó)內(nèi)外知****（活動(dòng)簡(jiǎn)介內(nèi)容一般應(yīng)包括活動(dòng)基本情況，參與人數(shù)的規(guī)模、活動(dòng)亮點(diǎn)等）是否涉密是/否是否可向媒體提供活動(dòng)日程安排是/否是否可向媒體提供相關(guān)文字材料是/否其他需要說(shuō)明的情況主管領(lǐng)導(dǎo)簽字:單位蓋章:附件7：會(huì)議手冊(cè)模板一、日程安排時(shí) 間內(nèi) 容地 點(diǎn)X月X日 星期X13:30赴機(jī)場(chǎng)接機(jī)（航班車次信息）XX樓15:10赴博物館太平機(jī)場(chǎng)16:10參 觀參觀地點(diǎn)17:00赴XX賓館17:10辦理入住會(huì)議賓館17:30晚 餐餐廳名稱20:00休 息酒店名稱X月X日 星期X07:50早 餐餐廳地址08:20赴XX酒店名稱08:30XXX會(huì)議會(huì)議地點(diǎn)XXX會(huì)議室09:00XXX談話會(huì)議地點(diǎn)XXX會(huì)議室XX測(cè)試會(huì)議地點(diǎn)XXX會(huì)議室審查XXX會(huì)議地點(diǎn)XXX會(huì)議室10:00分組現(xiàn)場(chǎng)討論會(huì)議地點(diǎn)11:30午 餐就餐地點(diǎn)12:30午 休酒店名稱時(shí) 間內(nèi) 容地 點(diǎn)13:50赴XX單位14:00分組現(xiàn)場(chǎng)討論會(huì)議地點(diǎn)17:00晚 餐就餐地址19:00內(nèi)部工作會(huì)會(huì)議地點(diǎn)20:00休 息酒店名稱X月X日 星期X07:50早 餐就餐地址08:20赴XX單位酒店名稱08:30分組現(xiàn)場(chǎng)討論會(huì)議地點(diǎn)10:00內(nèi)部會(huì)議會(huì)議地點(diǎn)XXX會(huì)議室11:00XXX會(huì)議11:30午 餐就餐地址12:30休 息酒店名稱13:00赴機(jī)場(chǎng)送機(jī)（航班車次信息）二、會(huì)議議程安排會(huì)議會(huì)序時(shí) 間：X月X日（星期X） 上午8:30地 點(diǎn)：XX樓XXX會(huì)議室主持人議 程：1．XXX介紹XXX；2．XXX致歡迎詞，介紹參會(huì)人員；3．XXX匯報(bào)XX工作情況;4．XXX領(lǐng)導(dǎo)講話;5．會(huì)議結(jié)束。三、參會(huì)人員名單領(lǐng)導(dǎo)名單姓 名職 務(wù)房間號(hào)組 長(zhǎng)XXXXXX成 員XXXXXX…XX單位人員名單姓姓 名職 務(wù)XXXXXX四、分組安