公司管理制度-會(huì)議室管理規(guī)定

PAGE1公司管理制度會(huì)議室管理規(guī)定目的為規(guī)范玉海有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）會(huì)議室的管理，確保充分利用場(chǎng)地資源，做好會(huì)議后勤服務(wù)工作，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司TDCQ產(chǎn)業(yè)園各會(huì)議室的管理，其他各駐外機(jī)構(gòu)可參照?qǐng)?zhí)行。會(huì)議室分類及管理責(zé)任劃分3.1公司會(huì)議室為公司舉行會(huì)議、接待來賓的場(chǎng)所。3.2為方便管理，會(huì)議室分為公司級(jí)會(huì)議室與區(qū)域級(jí)會(huì)議室，公司級(jí)會(huì)議室主要用于以下會(huì)議：3.2.1公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持或參加的會(huì)議；3.2.2有重要來賓參加的會(huì)議；3.2.3其它經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的會(huì)議。3.2.4區(qū)域級(jí)會(huì)議室主要用于各區(qū)域自行組織的會(huì)議或公司內(nèi)其它區(qū)域申請(qǐng)使用的會(huì)議。3.3公司會(huì)議室根據(jù)就近原則指定管理責(zé)任單位（見附件1：《會(huì)議室管理責(zé)任與設(shè)施情況一覽表》）。各會(huì)議室管理責(zé)任單位須指定會(huì)議室管理員，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理，包括會(huì)議室會(huì)前準(zhǔn)備、過程服務(wù)、會(huì)后檢查，會(huì)議室設(shè)備、設(shè)施管理及會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生、電氣、門窗、鑰匙等安全管理。并對(duì)會(huì)議室管理的整體效果負(fù)責(zé)。3.4行政事務(wù)部負(fù)責(zé)指定會(huì)議室預(yù)訂受理員，負(fù)責(zé)公司各會(huì)議室的預(yù)訂受理，并對(duì)會(huì)議室的使用進(jìn)行監(jiān)督檢查。4會(huì)議室使用管理4.1會(huì)議室預(yù)訂4.1.1各單位使用會(huì)議室，需提前登錄玉海內(nèi)部網(wǎng)，在確定無沖突的情況下，通過TDCQ-OA提交“會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)”，經(jīng)會(huì)議室預(yù)訂受理員審核、批準(zhǔn)后，方可使用。特殊情況下，如臨時(shí)召集的會(huì)議或在原約定的時(shí)間內(nèi)不能結(jié)束的會(huì)議，申請(qǐng)人需通知會(huì)議室管理員和會(huì)議室預(yù)訂受理員，在不與其它會(huì)議室使用申請(qǐng)相沖突的情況下，通過TDCQ-OA補(bǔ)填“會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)”。4.1.1.1會(huì)議室在會(huì)議正式召開前五天內(nèi)（含五天）預(yù)訂有效，超過五天，系統(tǒng)將自動(dòng)覆蓋會(huì)議室預(yù)訂信息，會(huì)議室使用申請(qǐng)人需另行通知會(huì)議室管理員與會(huì)議室預(yù)訂受理員。4.1.1.2會(huì)議室使用申請(qǐng)人在填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)時(shí)，須注明會(huì)議主題與會(huì)議室使用的相關(guān)要求，如會(huì)議需使用的投影，重要來賓參加的會(huì)議需配置的水果、點(diǎn)心等（提供水果、點(diǎn)心應(yīng)提前一天申請(qǐng)），填寫完畢后立即通知會(huì)議室管理員與會(huì)議室預(yù)訂受理員，以便及時(shí)審批。4.1.2各單位因故取消會(huì)議或活動(dòng)，會(huì)議室使用申請(qǐng)人必須登錄玉海內(nèi)部網(wǎng)取消會(huì)議室預(yù)訂，以方便其他單位使用。4.1.3會(huì)議室預(yù)訂如出現(xiàn)沖突，會(huì)議室預(yù)訂受理員原則上根據(jù)預(yù)訂時(shí)間的“先后順序”審批。重要會(huì)議需協(xié)調(diào)已被預(yù)訂的會(huì)議室，由會(huì)議室使用申請(qǐng)人做好相關(guān)協(xié)調(diào)工作，并通知會(huì)議室預(yù)訂受理員。4.1.4外單位借用會(huì)議室，需經(jīng)公司主管安全保密領(lǐng)導(dǎo)同意，在確定無會(huì)議室使用沖突的情況下，由行政事務(wù)部辦理預(yù)訂。4.2會(huì)議室使用4.2.1會(huì)議室使用前，主辦單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，提前做好橫幅、座位牌的準(zhǔn)備及擺放等工作；需進(jìn)行投影、VCD播放等工作的，應(yīng)提前對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試、檢查，以確保正常運(yùn)行。4.2.2如有外單位人員參加的會(huì)議，會(huì)議室管理員或會(huì)議主辦單位應(yīng)做好茶水或瓶裝水等服務(wù)跟進(jìn)，原則上不向公司內(nèi)部人員提供茶水、瓶裝水，內(nèi)部會(huì)議超過三小時(shí)方可提供礦泉水。會(huì)議續(xù)水間隔時(shí)間可視季節(jié)氣候而定，一般情況下，夏、秋季為20分鐘，春、冬季為30分鐘。4.2.3使用過程中，主辦單位須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室的清潔。任何單位和個(gè)人不得將會(huì)議室的桌椅、音響設(shè)備、投影設(shè)備、茶具等私自移出會(huì)議室。4.2.4會(huì)議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)后整理，包括清理會(huì)議桌面、拆除橫幅等，以確保下次會(huì)議的正常使用。5會(huì)議管理員職責(zé)要求5.1會(huì)議室預(yù)訂受理員職責(zé)5.1.1會(huì)議室預(yù)訂受理員應(yīng)及時(shí)受理會(huì)議室使用申請(qǐng)，并按會(huì)議重要程度、緩急情況、出席人員情況等合理安排會(huì)議室。5.1.1.1上班期間必須隨時(shí)關(guān)注會(huì)議室預(yù)訂情況，在確定預(yù)訂填寫規(guī)范且無沖突的情況下，在會(huì)議室申請(qǐng)?zhí)峤缓蟮囊恍r(shí)內(nèi)必須完成審批。5.1.1.2如因故離開崗位，需安排他人予以代理。5.2會(huì)議室管理員職責(zé)5.2.1會(huì)議室管理員在會(huì)議室使用前應(yīng)根據(jù)會(huì)議要求做好開門、開燈、室溫調(diào)控等相關(guān)準(zhǔn)備工作。5.2.2會(huì)議室使用過程中，積極協(xié)助主辦單位做好會(huì)議過程服務(wù)。5.2.3會(huì)議室未使用時(shí)，會(huì)議室管理員必須上鎖，使用完畢，督促保潔人員做好會(huì)議室的保潔，并按以下第6點(diǎn)要求做好會(huì)議室設(shè)備設(shè)施的檢查、維護(hù)管理。5.3其它5.3.1凡公司的重要會(huì)議或接待須穿著公司制服上班。5.3.2會(huì)議服務(wù)手勢(shì)規(guī)范，使用文明禮貌用語，做到“微笑服務(wù)”。5.3.3恪守職業(yè)道德加強(qiáng)6會(huì)議室設(shè)備設(shè)施檢查、維護(hù)6.1會(huì)議室實(shí)行“日檢、月檢、季檢”相結(jié)合的檢查監(jiān)督方式，即會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)每日對(duì)會(huì)議室的門、窗、燈、會(huì)議用品等常用設(shè)施進(jìn)行檢查；負(fù)責(zé)每月對(duì)會(huì)議桌椅、投影、音響等設(shè)備設(shè)施進(jìn)行常規(guī)性檢查；負(fù)責(zé)每季督促會(huì)議系統(tǒng)管理員對(duì)公司重要會(huì)議室設(shè)備使用狀態(tài)進(jìn)行全面檢查，并做好檢查記錄（見附件2：《會(huì)議室檢查表》）。6.2會(huì)議室如設(shè)有時(shí)鐘，會(huì)議室管理員每周須至少一次對(duì)會(huì)議室時(shí)鐘進(jìn)行校對(duì)，如出現(xiàn)時(shí)間誤差應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正，并做好登記記錄（見附件3：《時(shí)鐘校對(duì)登記表》）6.3會(huì)議室管理員在日常檢查過程中如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)立即向行政事務(wù)部報(bào)修，并通知會(huì)議室預(yù)訂受理員。7違規(guī)處理7.1根據(jù)“誰主管，誰負(fù)責(zé)”原則，對(duì)會(huì)議室管理失職所造成的會(huì)議效果受到影響，視情節(jié)嚴(yán)重程度，分別對(duì)相關(guān)人員給予批評(píng)教育或建議扣除當(dāng)月部分績(jī)效工資等處理。8附則8.1本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，原相關(guān)規(guī)定廢止。8.2本規(guī)定由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、執(zhí)行與修訂。8.3附件8.3.1會(huì)議室管理責(zé)任與設(shè)施情況一覽表8.3.2會(huì)議室檢查表樣式8.3.3時(shí)鐘校對(duì)登記表樣式8.4支持文件8.4.1《會(huì)議系統(tǒng)管理制度（試行）》批準(zhǔn)：審核：撰寫：發(fā)布日期：年月日發(fā)至：公司管理團(tuán)隊(duì)成員、各單位TDCQ產(chǎn)業(yè)園研發(fā)大樓會(huì)議室（Ａ）設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號(hào)會(huì)議室名稱實(shí)用面積（M2）容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會(huì)議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人一樓61.5304.5*1.531手動(dòng)√√————√√√46304.5*1.530手動(dòng)√√————√√√二樓40.5203.8*1.516手動(dòng)√√———————20195————————————三樓42303.8*1.529手動(dòng)√√————√√√152.8907.5*2.474手動(dòng)√√—√√————900301-301自動(dòng)√√√√√√√√√四樓42304.5*1.523手動(dòng)√√———————61.5304.5*1.530手動(dòng)√√———————五樓48.8304.5*1.526手動(dòng)√√———————115.6758.8*2.291自動(dòng)√√√√√√√√TDCQ產(chǎn)業(yè)園制造大樓（Ｂ）會(huì)議室設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號(hào)會(huì)議室名稱實(shí)用面積（M2）約容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會(huì)議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人一樓2525手動(dòng)√√———————三樓3030手動(dòng)√√————√√√四樓2626手動(dòng)√√———————六樓7777手動(dòng)√√————√√√TDCQ產(chǎn)業(yè)園事業(yè)部大樓（Ｃ）會(huì)議室設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號(hào)會(huì)議室名稱實(shí)用面積（M2）容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會(huì)議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人三樓手動(dòng)√√√———√√√五樓手動(dòng)√√√———√√√附件2：2.1《會(huì)議室檢查表》式樣會(huì)議室檢查表會(huì)議室地址檢查時(shí)間空調(diào)燈光異常情況1日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決2日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決3日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決4日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決5日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決6日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決7日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決8日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決9日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決10日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決11日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決12日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決13日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決14日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決15日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決16日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決17日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決18日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決19日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決20日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決21日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決22日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決23日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決24日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決25日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決26日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決27日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決28日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決29日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決30日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決31日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！?/p>