人事檔案管理辦法(試行)

***人事檔案管理辦法（試行）各分子公司、本部各部門：為了規(guī)范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性，防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。適用范圍員工人事檔案日常管理。管理原則安全、保密、清晰、完整。管理職責由人力資源部（行政人事部）負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。管理程序（一）人事檔案建立新員工入職之日，由人力資源部（行政人事部）為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部（行政人事部）首先對檔案材料進行收集和整理，若收集的是復印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復印件空白處標注“此為本人真實***證之復印件”，并簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：身份證復印件（正反面復印在同一張A4紙上）、戶口本復印件（戶口本主頁及本人頁）。證書復印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學歷及學位證等。管理及技術關鍵崗位的員工，應有其原工作單位出具的解除或終止勞動關系證明。定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。（九）人事檔案管理信息化1、為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴格按管理權限進行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。2、人力資源部（行政人事部）必須根據(jù)人事變動情況隨時更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。人力資源部（行政人事部）應認真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。五、處罰（一）人事檔案保管人員必須嚴格遵守本管理辦法，以高度的責任感，嚴肅、認真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎懲管理辦法執(zhí)行處罰。（二）公司員工有義務向公司提供詳盡真實的人個資料，并保證所提供的人事資料的真實性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴重違紀行為，一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟損失的，公司將保留追究其法律責任的權力。員工在職期間個人資料有變化的，應及時準確地向人力資源部（行政人事部）報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更新，確保人事檔案資料正確無誤。（三）人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機密和員工個人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實予以解除勞動合同，并不作任何補償。六、附則（一）本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。（二）公司保留對本規(guī)定隨時或定期作出修訂的權利。最終解釋權為公司人力資源部（行政人事部）。**