公司印章使用管理辦法

公司印章使用管理辦法公司印章管理辦法為了保證三美公司印章的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理辦法。本管理辦法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證明、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他需要用印章的文件等。印章授權(quán)管理和使用部門：公司印章由董事長(zhǎng)授權(quán)以下部門分別管理和使用。公司公章、合同專用章由公司人資行政部負(fù)責(zé)管理和使用；法定代表人章（2枚）由人資行政部和財(cái)務(wù)部分別管理和使用，其中財(cái)務(wù)部管理的法定代表人章限于財(cái)務(wù)單據(jù)、報(bào)表、票據(jù)方面的使用。財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用。公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時(shí)亦應(yīng)按本辦法執(zhí)行。凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章需向公司人資行政部上報(bào)書面申請(qǐng)，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后配置或更換印章。印章刻制由公司人資行政部負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由公司人資行政部按有關(guān)規(guī)定辦理。印章的管理：公司的所有印章，均由公司人資行政部負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（一般為各部門負(fù)責(zé)人）。印章啟用時(shí)由公司人資行政部下發(fā)《關(guān)于公司啟用有關(guān)____章的通知》（詳見本管理辦法附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍和啟用印模。人資行政部向印章保管責(zé)任人移交印章時(shí)，應(yīng)填寫《公司印章留樣備案表》（詳見本管理辦法附件二）。由于印章磨損而更換印章，仍需在公司人資行政部登記、留樣。公司部門撤銷或重組，原部門有關(guān)印章交回公司人資行政部，由公司人資行政部負(fù)責(zé)銷毀。嚴(yán)禁印章保管責(zé)任人將印章轉(zhuǎn)借他人。印章丟失時(shí)，印章保管責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司人資行政部書面報(bào)告，公司人資行政部應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。公司決定停用印章時(shí)，董事長(zhǎng)需簽字同意，人資行政部下發(fā)通知并收回印章。各部門不得私自刻制印章，否則需全額賠償公司的經(jīng)濟(jì)損失。第六條規(guī)定了印章保管責(zé)任人的職責(zé)。保管責(zé)任人每天下班前需檢查印章是否齊全并鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜，次日上班后需檢查印章并報(bào)告意外情況。保管責(zé)任人離崗時(shí)需指定代管人員，并向其交接工作和注意事項(xiàng)。保管責(zé)任人還需遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格用印，不得超權(quán)限用印或?qū)徟掷m(xù)不全，用印位置、名稱、印跡需準(zhǔn)確無(wú)誤，不得私自用印。禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出，如確需使用需經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)并填寫審批單。非專管人員攜帶公章外出時(shí)，需填寫交接單辦理交接手續(xù)。第七條規(guī)定了公司公章的使用必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。使用公司印章的事項(xiàng)需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫相應(yīng)的審批表或發(fā)文單，并經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)書面審批同意后，一并交給印章保管責(zé)任人審核審批手續(xù)齊備后使用印章。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員需要用章時(shí)，需要填寫公司用印審批單并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用印章。印章使用的審批類別根據(jù)文件類型不同而有所不同，需要經(jīng)過總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。印章保管責(zé)任人負(fù)責(zé)保管公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章及其他印章，合同專用章除外。涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章時(shí)，需要經(jīng)過公司法律顧問審核簽字后方可使用。禁止在手寫文件上加蓋公司印章，也禁止在內(nèi)容填寫不全或空白的文件、介紹信、信函、證件等上加蓋公司印章。合同專用章的使用需要按公司的合同簽訂規(guī)定辦理審批程序，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可使用印章。重大合同或協(xié)議需要經(jīng)過律師簽名或董事長(zhǎng)審批后方可使用印章。第四條規(guī)定，在使用公司印章前，必須由授權(quán)簽約代表人簽字并注明日期。第五條禁止在手寫合同或未填寫完整的合同上加蓋公司專用章。第六條規(guī)定，在合同或協(xié)議的合縫處必須加蓋公司專用章。根據(jù)本管理辦法，財(cái)務(wù)人員可以在日常權(quán)限內(nèi)使用財(cái)務(wù)印章，但對(duì)外報(bào)送的各類報(bào)表和需要公司財(cái)務(wù)印章的文本必須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。其他部門的印章和業(yè)務(wù)專用章的使用必須經(jīng)過相關(guān)部門或部門的批準(zhǔn)，并報(bào)公司人資行政部備案。各部門必須設(shè)立用章登記臺(tái)賬，并由印章保管責(zé)任人登記和管理。公司實(shí)行印章使用登記制度，印章保管責(zé)任人必須在每年的12月31日之前將填寫的《印章使用登記簿》移交公司檔案保管人存檔。任何人員必須按照本制度規(guī)定程序使用印章，否則將被追究法律責(zé)任。本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，并由公司人資行政部負(fù)責(zé)解釋。附錄包括公司印章管理的相關(guān)文件范本和有關(guān)公司專用章的通知。同時(shí)，附件二為公司印章留樣備案表。啟用時(shí)間：未提供配置及保管部門：未提供印章用途：未提供印章保管責(zé)任人：未提供印章留樣：本留樣印章自特定時(shí)間啟用。印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于特定時(shí)間自公司人資行政部領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料。印章保管責(zé)任人：未提供附件三：關(guān)于公司停用有關(guān)專用章的通知各部門：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，由于特定原因，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司特定部門專管人員特定管理的“特定專用章”。特定時(shí)間前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此通知附件：停用印章樣式特定時(shí)間停用印章樣式附件四：印章交接單部門名稱：未提供交接印章名稱：未提供交接日期：特定月特定日用印注意事項(xiàng)說明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守《公司印章管理辦法》的規(guī)定。2、其他說明事項(xiàng)：未提供3、印章留樣：留樣4、本印章自特定時(shí)間起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人特定負(fù)責(zé)。移交人：特定接收人：特定印章外出使用審批單附件五：部門名稱：_______________________________外出印章名稱：____________________________使用日期：_____年_____月_____日用印事項(xiàng)：_________________________________外出使用原因：______________________________________________________________用印責(zé)任人：___________________________________印章留樣：留樣本印章自____年___月___日____時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章_______負(fù)責(zé)。申請(qǐng)人：_______________印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________年___月___日頁(yè)第10公司用印審批單附件六：申請(qǐng)人：_________申請(qǐng)日期：_________申請(qǐng)部門：______________文件名稱正/復(fù)印件份數(shù)量用