BS01-文件資料管理程序

文件編號：BS01版本號：A/0文件資料管理程序文件網(wǎng)址：公司文件/體系文件制訂部門：RD制訂日期：年月日實(shí)施日期：年月日持有者：發(fā)放編號：發(fā)放日期：修訂記錄修訂日期版本版次修訂頁次修訂內(nèi)容摘要核準(zhǔn)審核制訂文件和資料管理程序文件編號BS01版號A/0頁碼第AUTONUMLGL\*Arabic頁共3頁實(shí)施日期1.目的對文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收、保存、作廢和銷毀等進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門及時(shí)得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。2.適用范圍本程序適用于公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制，以及外來文件和標(biāo)準(zhǔn)的控制與管理。3.術(shù)語一階文件：質(zhì)量手冊及公司章程。二階文件：程序文件及公司制度。三階文件：工作指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)及圖紙。四階文件：記錄用的表單或表格。4.職責(zé)4.1AM負(fù)責(zé)行政管理類（含外來行政性文件）的歸口管理，負(fù)責(zé)一、二階文件和人事資料、檔案的分類、編號、發(fā)布、建檔和保管，同時(shí)還負(fù)責(zé)公司文件資料電子版的定期備份和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全維護(hù)。4.2公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織編寫及批準(zhǔn)、發(fā)布一、二階文件。4.3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)三階文件的編制、審核及更改。4.3各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門三、四階文件的批準(zhǔn)、發(fā)布及文件的發(fā)放范圍確定。4.4RD負(fù)責(zé)技術(shù)文件和資料的編制、更改、歸檔、歸口管理和相關(guān)外來技術(shù)文件的接收及使用范圍確定；負(fù)責(zé)國家、行業(yè)和國際標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)信息的跟蹤，并及時(shí)刷新本公司的有關(guān)技術(shù)類文件資料。4.5SM負(fù)責(zé)顧客提供的管理性文件、市場/銷售文件、顧客檔案的分類、編號、建檔和保管。4.6FN負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)表、單據(jù)、資料的分類、編號、建檔和保管。4.7QA負(fù)責(zé)質(zhì)量文件、質(zhì)量記錄的分類、編號、建檔和保管。5.工作流程及內(nèi)容序號流程工作說明擔(dān)當(dāng)記錄表單5.1A文件的制訂A文件的制訂5.1.1一、二階文件的制訂應(yīng)依照規(guī)定的格式，盡量以簡潔、淺顯易懂為原則。文件標(biāo)準(zhǔn)格式見附件。5.1.2三、四階文件可根據(jù)其具體情況以文字或圖表等格式來表達(dá)。5.1.3文件的分類、編號：1）在編制一、二階文件前由AM統(tǒng)一分類、編號，經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行前須由AM列入《文件發(fā)行一覽表》。發(fā)行時(shí)舊版文件由AM負(fù)責(zé)收回按作廢文件處理。AM應(yīng)及時(shí)更新《文件發(fā)行一覽表》并發(fā)行，供各使用部門核對其使用的文件是否各部門各部門AM《文件發(fā)行一覽表》《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》文件和資料管理程序文件編號BS01版號A/0頁碼第AUTONUMLGL\*Arabic頁共3頁實(shí)施日期序號流程工作說明擔(dān)當(dāng)記錄表單5.1文件的制訂A文件的制訂A為最新資料。2）文件分類、編號規(guī)則詳見《公司信息編碼規(guī)則》。3）外部文件有編號的用外部文件編號，沒有編號的可以按本公司的編號規(guī)則編訂。4）電子文檔的編號，以文件編號+文件名（+作成日期）來命名，根據(jù)情況需要，來決定是否增加括號內(nèi)內(nèi)容。如《BS01文件和資料管制程序》、《DH53會議記錄CO051230》。必要時(shí)，得到部門經(jīng)理同意后可以調(diào)整電子文檔的編號方法。5.1.4版本、版次制訂：1）版本、版次以“N/n”表示,N代表版本代號,n代表版次代號。2）首次制訂版本以“A”代表，版本版次以“A/0”代表。3）外部文件有版本的以外部文件版本為準(zhǔn)，沒有的以日期為準(zhǔn)。5.1.5各部門文件制訂后填寫《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》交由相關(guān)部門經(jīng)理會審，并送權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)；批準(zhǔn)后交由AM發(fā)布，外部文件由各部門自行管理。各部門各部門各部門、AM《文件發(fā)行一覽表》《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》5.2文件的分發(fā)和簽收文件的分發(fā)和簽收5.2.1經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)行的一、二階文件，由AM在公司內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布，AM設(shè)置修改權(quán)限并書面通知文件的名稱、網(wǎng)址、生效日期，同時(shí)請收文部門于《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》上簽名確認(rèn)。5.2.2經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的技術(shù)類文件，由RD發(fā)放并管控，發(fā)放前須在文件上加蓋藍(lán)色“受控”章，并按確定的發(fā)放范圍發(fā)放，同時(shí)請收文部門簽收。AMRD《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》5.3BB5.3.1持有受控文件的部門應(yīng)確保文件整潔和清晰，任何人不得在受控文件上亂涂畫、拆頁，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。5.3.2除文件管控部門外各部門不得持有受控文件的舊版文件。舊版文件需加蓋紅色“作廢”章，各部門各部門《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》文件和資料管理程序文件編號BS01版號A/0頁碼第AUTONUMLGL\*Arabic頁共3頁實(shí)施日期序號流程工作說明擔(dān)當(dāng)記錄表單5.3B使用與管理B使用與管理并與有效文件適當(dāng)區(qū)分，予以保存。5.3.3各部門應(yīng)建立本部門受控文件清單，以便管控。5.3.4當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損并影響使用時(shí)，應(yīng)到發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，仍沿用原文件分發(fā)號，破損文件由發(fā)放部門收回。各部門各部門《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》5.4文件的廢止、銷毀文件的廢止、銷毀5.4.1所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料管理人員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場所撤出，原件加蓋“作廢”印章后存檔，復(fù)印發(fā)放件加5.4.2對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門提出銷毀申請，經(jīng)質(zhì)量經(jīng)理批準(zhǔn)后，由QA各部門各部門、質(zhì)量經(jīng)理《文件發(fā)行/簽收/廢止申請單》5.5表單控制表單控制5.5.1日常管理性表單由各部門自行擬訂，質(zhì)量管理體系涉及的表單由各部門5.6電子文檔的備份與殺毒電子文檔的備份與殺毒5.6.1除AM人事文件、FN自行在每周三備份外，其它部門的電子文檔的備份每周三由5.6.2計(jì)算機(jī)使用人員每周至少殺毒一次，AM使用人員、AM6.過程績效指標(biāo)/目標(biāo)統(tǒng)計(jì)頻率責(zé)任