印章管理制度

印章管理制度1.總則1.1目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章的保管和使用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結合公司實際，特制定本制度。1.2印章種類及使用范圍1.2.1公司公章：以公司名義行文時；應稅務、工商、海關等國家強制機關的要求以公司名義填報表格或辦理有關手續(xù)時。1.2.2部門章：按質(zhì)量監(jiān)督管理機構、銀行、稅務等有權機構要求在辦理相關手續(xù)需加蓋相關部門印章時；公司內(nèi)部各部門之間聯(lián)系時。1.2.3合同章：以公司名義簽定合同、協(xié)議時。1.2.4其他印章（如法人章、職章、簽字章、各類專用章等）：權力機關的表格文書等有相應要求時。2.印章保管與職責2.1公司行政部負責辦理印章的刻制、改刻與銷毀，建立印章管理臺賬；2.2公司行政部負責公司所有公章、內(nèi)部章保管、日常使用與管理；2.3法務專員負責對全部需使用公章、法人章、合同章的文件資料進行審核的職責，對任何有異議的情況必須即時向總經(jīng)理匯報，并負責監(jiān)督本制度的執(zhí)行。2.4印章保管人必須妥善保管印章，非經(jīng)總經(jīng)理核準，非印章保管人員不得接觸印章，任何人員不得將印章帶出指定保管地點。如有遺失、誤用或毀損的，由保管人承擔全部責任，且必須立即向總經(jīng)理報告。遺失后還必須依法及時公告作廢。2.5保管人職務及崗位變動時必須辦理印章的移交手續(xù)，并由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督交接。2.6所有印章保管人必須嚴格遵守印章管理制度，禁止擴大范圍用印，對不符合公司制度、規(guī)定的申請用印事宜或存在風險的文件，有權拒絕用印并立即上報總經(jīng)理；同時，印章保管人必須承擔文件審核控制各項風險；3.刻制3.1印章的刻制由部門負責人提交申請書，寫明刻制原因、刻制樣式及刻制時間等，經(jīng)法務專員審核后報公司總經(jīng)理審批，獲準后由公司行政部負責辦理。3.2印章的規(guī)格、刻制程序必須符合國家相關規(guī)定。3.3印章刻制后要留存印模。3.4印章刻制后，公司行政部必須及時將印章轉(zhuǎn)交本制度規(guī)定的印章保管人并做好印章移交手續(xù)。3.5公司行政部須建立印章管理臺賬，登記印章刻制的時間、地點、部門、印模、印章交接記錄、印章銷毀記錄、印章保管人變更、印章改刻以及印章管理的其他相關事宜，與此有關的原始材料也要附在臺賬中。公司行政部負責保管臺帳，臺帳永久保存。4.啟用與用印4.1印章在啟用前必須在公司行政部處進行登記，留印備案。4.2在使用印章前，必須由保管人與公司行政部辦理交接手續(xù)。4.3各部門及工作人員使用印章時，必須遵守先申請、再審核、后蓋章的授權用印原則。同時，使用印章時必須填寫《用印申請單》，并辦理審核批準手續(xù)。4.4在進行公章、合同章用印時，應當按照附件審批流程進行審批。4.5財務專用章必須經(jīng)財務部經(jīng)理批準后方可用印；部門章必須經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可用印。4.6在使用印章時，用印人必須將批準后的《用印申請單》連同經(jīng)審核的文件文稿等交給保管人核實并加蓋印章。4.7嚴禁任何人私自使用印章，嚴禁在空白紙張、空白表格上使用印章，嚴禁出具蓋有印章的空白介紹信或合同等法律文件。4.8嚴禁對審批手續(xù)不全、《用印申請單》填寫不規(guī)范、用印文件資料未經(jīng)法務專員審核通過或未按照法務專員要求修改的用印事宜及用印文件資料使用印章。4.9各類印章必須專章專用，禁止各類印章混淆使用、替代使用。如遇特殊情況需要使用效力層級較高的印章替代本應適用的印章，印章保管人必須向法務專員說明情況。如果法務專員評估存在法律風險，則應拒絕印章保管人使用印章。4.10在使用印章前，印章保管人必須確認使用文件內(nèi)容完備、規(guī)范并已通過法務專員審核。在文不離手的情況下，方可加蓋印章。對于幾份相同的文件資料，均應認真審核，確認完全雷同。多頁文件資料必須加蓋騎縫章。4.11印章保管人應制作《用印登記表》。在使用印章時，必須在《用印登記表》上登記，登記內(nèi)容應當包括：用印人的部門、姓名、用印日期、用印數(shù)量、用印文件的名稱、內(nèi)容摘要，同時用印人必須簽字確認。4.12除了在文件文稿上使用印章外，印章保管人還應在《用印申請單》上加蓋使用的印章并進行存檔。4.13如果印章保管人離崗，離崗前應將印章轉(zhuǎn)交給公司行政部代為管理，并辦理交接登記手續(xù)。5.1在外借印章使用前，各部門及工作人員必須辦理審核批準手續(xù)。5.2公司公章、法人章必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借。如果因總經(jīng)理外出無法簽字確認，必須由印章保管人電話申請同意。財務專用章、部門章和其他用章外借必須逐級審批，借印人必須填寫《用印外借申請單》交部門經(jīng)理、管理行政中心經(jīng)理審核并分別簽字。具體外借用章審批權限如下：備注：“√”表示用章必經(jīng)審批階段；“*”表示如遇特殊情況所提報審批階段。5.3在獲準將印章外借使用后，必須在印章保管人處辦理借用登記手續(xù)。在使用印章時，必須嚴格遵守公司印章管理制度，嚴禁在空白紙、空白表格或其他空白文件中使用印章。和啟用必須經(jīng)過公司總經(jīng)理審批，并由公司行政部門進行具體管理。二、印章必須刻有公司名稱、法定代表人姓名和公章字樣，并嚴格按照國家有關法律法規(guī)的規(guī)定進行刻制和使用。三、印章保管人必須對印章進行嚴格保管，防止印章丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、損壞或被盜用，必須立即向公司行政部門報告。四、印章保管人必須定期對印章進行檢查和清點，確保印章的完好和安全。五、借印人使用印章后必須在一小時內(nèi)歸還，并辦理歸還登記手續(xù)。第四條印章的使用一、所有公司文件必須按照本制度規(guī)定使用印章。二、印章使用前必須填寫用印申請單，并經(jīng)過相應審批程序。三、印章使用人必須核對印章的真?zhèn)魏屯旰眯?，并按照本制度?guī)定進行使用。四、印章使用后必須及時歸還，并辦理歸還登記手續(xù)。第五條印章的保管一、印章保管人必須嚴格遵守本制度規(guī)定，對印章進行安全保管，防止印章丟失、損壞或被盜用。二、印章保管人必須將印章存放在安全的地方，并定期進行檢查和清點。三、印章保管人必須對印章進行維護和保養(yǎng)，確保印章的清晰和完好。四、印章保管人必須對印章使用情況進行記錄，并將記錄報送公司行政部門進行備案。第六條印章的改刻和銷毀一、如需改刻印章，必須經(jīng)過相應程序?qū)徟?，并由公司行政部門進行具體管理。二、舊印章必須及時進行公證銷毀，并按照規(guī)定進行歸檔和保存。三、如需廢止印章，必須經(jīng)過相應程序?qū)徟?，并由公司行政部門進行具體管理。四、印章改刻或銷毀后，必須按照公司發(fā)文制度和流程發(fā)布通知。第七條簽字權限管理一、所有涉及第三方的文件必須由授權人員簽字，并加蓋印章方可生效。二、法務專員負責監(jiān)督簽字行為，并發(fā)現(xiàn)問題及時反饋至總經(jīng)理處。第八條違規(guī)處罰一、所有員工必須嚴格遵守本制度，防控公司風險。二、如有違規(guī)行為，將依據(jù)情節(jié)輕重進行相應處罰，包括罰款、降薪、降職、記過、公開批評、開除等。三、如違規(guī)行為導致公司損失，公司有權向相關責任人索賠。第九條附錄用印申請單、用印登記表和用印外借申請單等附錄必須按照實際情況填寫，并嚴格執(zhí)行相應程序。公司印章的刻制必須得到公司主要負責人的批準，并由集團公司行政人資部或子公司綜合辦提供介紹信，然后到公安機關相關部門辦理刻制手續(xù)。印章的形狀和規(guī)格必須遵守國家有關規(guī)定。在啟用新印章之前，必須進行戳記并保留樣品以備查。印章啟用必須得到公司主要負責人的批準，并下發(fā)啟用通知，其中注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。各種公司印章必須由專人保管。公司公章、合同專用公章由公司主要負責人指定專人保管，財務專用章、法人代表人私章、發(fā)票專用章由財務部門指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專柜保管。所有印章保管人員名單必須報集團公司行政人資部或子公司綜合辦備案。印章保管必須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。員工嚴禁私自將公司印章帶離公司使用。如果確實需要帶出印章使用，使用人必須填寫《印鑒使用簽批單》，征得其部門主管同意，并經(jīng)公司主要負責人批準，由印章保管人陪同前往辦理。如果印章保管人無法陪同，借用人必須填寫借據(jù)，并經(jīng)公司主要負責人批準方可帶離公司。在印章外出期間，借用人只能將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔全部責任。如果印章保管人因事離崗，部門主管必須指定人員暫時代管，以免耽誤工作。印章保管必須安全可靠，加鎖保存，不得私自委托他人代管。如果出現(xiàn)異?；蜻z失，必須保護現(xiàn)場并及時報告，配合調(diào)查。印章移交必須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。如果出現(xiàn)以下情況，相關印章必須停用：公司名稱變更，印章使用損壞，印章遺失或被盜。印章停用必須得到公司主要負責人的批準，并及時將停用印章送至集團公司行政人資部或子公司綜合辦封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。印章的使用范圍包括：以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章；部門業(yè)務范圍內(nèi)的加蓋部門章；合同類的用合同專用章；財務會計業(yè)務的用財務專用章。使用程序包括：公司業(yè)務合同、項目協(xié)議、授權書、承諾書等用印都必須先經(jīng)部門主管審核、公司分管領導批準，填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印，并將用印文件的復印件交印章保管部門備案。2、印章使用必須建立用章登記制度，并嚴格審批手續(xù)。不符合規(guī)定或未經(jīng)主管領導簽發(fā)的文件、合同等，印章管理人有權拒絕蓋章。3、空白的合同、協(xié)議、證明和介紹信嚴禁使用印章。如確需使用，必須經(jīng)公司領導簽字同意，并在工作結束后向公司簽字用印的領導匯報使用情況。未使用的空白文件必須立即收回作廢，已使用的文件需報印章管理部門備案。第六條銀行印鑒章管理一、印鑒章保管要求：1、必須分開保管，不可一人同時保管使用。通常情況下，財務負責人和會計各保管一枚印鑒章。2、上班時間，印鑒章必須放在帶鎖的抽屜中。休息或離開位置時必須上鎖。下班時印鑒章必須放入柜，不得隨意擺放。二、印鑒章帶離財務部門時，必須進行登記注明用途。財務負責人審核后，需向公司主要負責人報告并經(jīng)其審批。帶離印鑒章的人員必須是公司內(nèi)部的兩人，其中一人為財務部門人員，另一人為綜合辦人員。三、將印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)的紙質(zhì)文件上，必須報財務負責人審核，并得到公司主要負責人的批準。同時，需進行登記。四、刻制印鑒章，須經(jīng)財務負責人書面申請，并經(jīng)公司主要負責人審核?？讨菩鑸蠹瘓F公司審批。第七條違紀處理一、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關人員的責任。若造成公司經(jīng)濟損失或不良社會影響，公司將追究其法律責任。二、印章保管員應將《印章使用簽批單》保存好，并在每年年底交相關行政部門匯總存檔。第八條附則本制度還包括《印章使用簽批單》、《印章移交表》和《印章管理責任書》。印章管理制度一、為保證印章（公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章）使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕不法行為的發(fā)生，加強公司印章的管理，特制定本辦法。二、印章的使用：公司印章的使用必須按業(yè)務分類不同，經(jīng)歸口管理部門主管（或指定人員）、分管經(jīng)理或副總以上人員審批辦理。（1）公文用印：經(jīng)辦人擬稿—部門負責人、分管副總審核—總經(jīng)理（董事長）簽發(fā)—交印章管理員用印。2.公司簽署的經(jīng)濟、法律文件和業(yè)務往來公函，必須填寫用印申請表并經(jīng)審核批準后才能用印。文件包括合同、協(xié)議書、意向書、委托書等。正式和非正式的文件、函件也需要用印，如文件、請示、報告、總結、通知、申請、公函等。3.各部門負責人或分管副總可以提出日常辦公事務用印的申請，但批準人必須對使用印章產(chǎn)生的一切后果負責。4.各部門使用印章時必須在合理范圍內(nèi)使用，不能超范圍使用。財務章必須經(jīng)財務部主管審核后使用。所有與銷售業(yè)務有關的合同、協(xié)議須經(jīng)市場部經(jīng)理或分管副總審核后加蓋合同章。特殊情況下需要公章代替的，必須經(jīng)分管副總以上領導批準。5.公司公章原則上不得在公司以外使用，但如果工作需要，必須填寫用印審批表并經(jīng)分管副總以上領導批準后方可使用。6.公司資質(zhì)文件用印、對外簽署的合同或協(xié)議、各類業(yè)務報表等，必須在合縫處加蓋印章。為避免復印的文件被篡改，在文件上加注“復印無效”字樣。7.公司不允許開具空白介紹信、證明，如確需開具，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字同意后方可辦理。持空白介紹信外出工作，歸來必須向公司匯報其用途，未使用者必須交回。三、印章的管理1.公司公章由辦公室保管；公司合同專用章由市場部保管；財務印章及法人名章由公司財務科保管；各部門章由部門主管保管，并做好印章使用登記工作。2.各部門應指定一名印章管理員，每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖好，妥善保管。3.印章管理員因事、病、休假等原因不在崗位時，應嚴格辦理交接手續(xù)，并登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量，交接人員簽字確認。4.公司因機構變動需刻制新印章時，辦公室