檔案管理辦法

濟南中泰置業(yè)固定資產(chǎn)管理辦法 1/9 DATE\@"M/d/yyyy"7/3/2008檔案管理制度一總則

第一條目的：規(guī)范集團檔案管理，便于檔案更好地查找利用，同時做好公司各項檔案、文件、資料、公司經(jīng)營工作等內(nèi)容的保密工作，特制定本制度。

第二條適用范圍：公司內(nèi)部資料、公司人事檔案、各種客戶檔案與信息、各種業(yè)務報表與財務報表、公司辦公設備資料、公司文件、公司財務檔案等。二管理職責第三條集團總經(jīng)辦與各實體綜合部為集團檔案管理與監(jiān)督責任部門，設專職或兼職管理員做好檔案管理工作，集團總經(jīng)辦主任承擔集團檔案管理工作的管理責任。第四條各部門負責本部門檔案資料的管理與保管工作，并按照總經(jīng)辦或綜合部的要求定期整理歸檔。第五條集團人力資源部對集團所有人力資源相關檔案的管理保存歸檔工作負責。第六條集團財務部對集團所有財務檔案的管理保存歸檔工作負責。集團市場部對集團所有客戶檔案信息資料的管理保存歸檔工作負責。集團審計部對集團審計工作產(chǎn)生的各類檔案資料的管理保存與歸檔負責。三崗位責任制第九條集團總經(jīng)辦主任職責：一．定期檢查檔案工作，及時協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題，確保相關制度的貫徹執(zhí)行和工作的有序開展。二．組織貫徹執(zhí)行國家、省市、行業(yè)與集團有關檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務標準。三．負責督促和進行企業(yè)檔案工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。四．對檔案管理人員的工作情況進行檢查指導、組織業(yè)務培訓，并對文件資料歸檔工作進行監(jiān)督檢查。五．對公司保密工作進行監(jiān)督與考核。第十條集團檔案管理人員職責：一．貫徹執(zhí)行國家、省市、行業(yè)與集團有關檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務標準，在分管領導指導下開展工作。二．具體進行企業(yè)檔案工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。三．及時總結(jié)企業(yè)檔案工作情況，向分管領導匯報，并提出工作建議和意見。四．負責檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管及利用工作。五．根據(jù)管理職責分工范圍做好對各部門及所屬實體的檔案管理工作的監(jiān)督與指導。六．監(jiān)督相關部門加強有關文件資料的前期控制，保證齊全完整、系統(tǒng)、準確。七．采取有效措施，確保檔案的安全管理，最大限度的延長檔案使用壽命。八．樹立為公司、為員工服務的意識，及時準確的做好檔案利用與信息傳遞與反饋工作。九．做好保密工作。第十一條各部門、各實體兼職檔案管理人員職責：一．認真執(zhí)行國家、省市、行業(yè)與集團有關檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務標準，在集團檔案管理人員指導下開展工作。二．負責本部門本單位各類文件資料的積累、立卷和歸檔工作，做到歸檔文件完整、準確、及時、規(guī)范。三．參加集團組織的業(yè)務培訓及其他相關檔案工作的各項活動等。四．完成檔案管理人員交辦的相關其他工作。五．做好保密工作。四檔案管理細則第十二條檔案管理要求一．各個層次的各類檔案資料必須保證原件保存完整、安全。二．各類檔案資料應定期由各職能部門、業(yè)務部門和各實體根據(jù)集團檔案管理人員的要求向集團總經(jīng)辦或集團檔案管理職責部門移交，須填寫接收清單（一式兩份），一份由集團檔案管理人員保存；一份由傳交人保存。原則上各部門業(yè)務檔案由部門經(jīng)理或內(nèi)勤收齊后傳交給集團檔案管理人員，各實體由綜合部收齊后傳交給集團檔案人員，不同類別的檔案資料如人力、財務、審計及業(yè)務資料等應根據(jù)管理職責由不同職責部門負責收集保管，最終根據(jù)工作需要傳交集團檔案管理人員。三．收集的檔案、資料，必須定期整理、分類、移交；合同、協(xié)議，人事檔案應每月整理；內(nèi)部報表、客戶資料應每季整理。原則上不常用的檔案可每半年集中整理一次，一年上交一次。四．檔案的分級管理AAA級――――公司的初建資料；營業(yè)執(zhí)照，法人經(jīng)營許可證等公司證件；公司財務報表，工商報表；公司重要客戶資料；公司人事檔案、財務檔案。

AA級――――公司對外合同協(xié)議；辦公設備資料；公司文件；一般客戶資料等。

A級――――公司管理制度；公司下發(fā)的通知；員工總結(jié)、計劃；公司內(nèi)部報表等。五．檔案管理工作中使用的表格原則上采用青島市檔案局統(tǒng)一印制的表格。

第十三條檔案保存期限與鑒定銷毀：一．公司AAA級檔案資料原則上為永久保存（直到公司歇業(yè)），財務檔案根據(jù)國家規(guī)定；AA級檔案資料保存期原則上不得少于十年，A級及其它檔案視情況而定，一般為五年以上。二．檔案的鑒定：1．檔案的鑒定一般5年一次，采取逐卷審查的直接鑒定法。2．由總經(jīng)辦牽頭成立檔案鑒定小組，根據(jù)國家、省市和集團有關規(guī)定確定鑒定標準開展鑒定工作。3．對失去保存價值需要銷毀的檔案登記編制檔案銷毀清冊，附檔案鑒定報告報各個相關領導審核批準。三．檔案的銷毀：1．銷毀檔案時應由兩名人員在場，對需要銷毀的檔案根據(jù)銷毀清冊認真核對，銷毀后銷毀人應在清冊上簽字。2．任何部門與個人不得將需銷毀的檔案資料做其他用途及當廢紙出售。3．銷毀過程產(chǎn)生的各種文字記錄資料應立卷存檔。

第十四條檔案資料的利用、借閱與索?。阂唬緝?nèi)部人員利用一般檔案資料，需經(jīng)所在部門負責人批準，并填寫《查閱檔案登記薄》；外單位查閱者，需持有所在單位介紹信，經(jīng)本公司經(jīng)理助理級以上領導批準方可查閱。二．利用檔案一般只限在檔案管理部門視線區(qū)域內(nèi)查閱，未經(jīng)允許不得摘抄、復制檔案，如需要復制需經(jīng)過檔案管理部門經(jīng)理、分管經(jīng)理以及公司主要領導批準。三．檔案利用者要愛護檔案資料，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批注、污損、褶皺等，如發(fā)現(xiàn)以上問題由檔案管理人員追究當事人的責任。四．因特殊情況需要借閱檔案資料者，必須填寫《借閱檔案資料登記表》，A級檔案及AA級檔案的借閱需經(jīng)部門經(jīng)理或副總簽字認可；公司AAA級檔案、資料的借閱必須經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱。借閱的檔案、資料須妥善保管、愛惜，不得隨意增刪、涂改。未經(jīng)許可不隨意翻錄，更不得轉(zhuǎn)借他人。檔案借閱后須及時歸還，不得遺失。五．凡外派工作或調(diào)離本公司人員，外出和離職前應歸還所借檔案資料，否則不予辦理有關手續(xù)。六．檔案管理人員應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析。第十五條報表等資料的管理一．本條中所指的報表是各部門定期向總經(jīng)理上交的報表、總結(jié)等。二．所有報表由各部門擬定（也可由管理部或總經(jīng)理直接擬定），由管理部統(tǒng)一審核后交總經(jīng)理批準后，方可使用。各部門的報表在各部門電腦中分設文件夾管理，可以不打印的盡量不打印，以節(jié)約辦公成本，提高工作效率。三．必須打印的報表，填寫必須規(guī)范、完整，字跡清晰，一目了然，且不得涂改、不得使用鉛筆及彩色筆。四．報表必須按時上交（或掛網(wǎng)），遲交或未交將按有關工作時間延誤的規(guī)定給予處罰。五．報表不實或隱瞞重要數(shù)據(jù)，給予警告并給予扣罰100～500元工資，造成損失的，給予記大過一次，并按損失情況與公司規(guī)定進行500元以上處罰直至辭退。第十六條財務檔案的管理財務檔案的管理，根據(jù)財政部、國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。詳細條款見附件1。第十七條獎罰一．各公司兼職檔案管理人員及其上級主管在本單位以及集團檔案管理工作中工作突出，為集團檔案管理工作目標的提升作出了成績，總經(jīng)辦每年終給予申請C～A類浮動工資的獎勵。二．違反檔案管理各項細則要求，每違反一項由責任人予以捐獻100元。三．不按照總經(jīng)辦和綜合部的要求及時整理上交檔案或上交資料不完整規(guī)范，由責任部門經(jīng)理或主管承擔管理責任，按照每項工作50元/天兌現(xiàn)。四．嚴重違反規(guī)定，造成公司檔案資料損壞或丟失，給企業(yè)造成泄密隱患等，則按照情節(jié)給予不同的行政記過處分，情節(jié)惡劣者直接辭退。五保密制度第十八條保密工作規(guī)范：一．公司秘密關系到公司的利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。第二十條檔案保密制度：一．集團各級檔案管理人員及其相關人員、有機會接觸公司各類檔案資料的所有人員必須按照本制度要求做好公司檔案保密工作：二．檔案資料的保密工作的職責與監(jiān)督權在集團總經(jīng)辦與各實體綜合部，應根據(jù)集團檔案資料的實際情況負責對紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他各種載體的檔案確定密級，以及降密和解密工作，并負責監(jiān)督考核相關人員的保密工作。三．凡屬密級檔案均應由總經(jīng)辦及綜合部統(tǒng)一保管。因工作需要各部門保管,保管人需簽訂保密合同書后，方可行使保管工作。四．檔案利用者在利用密級檔案時須經(jīng)公司主要領導批準，并僅限于在總經(jīng)辦、綜合部及檔案管理人員監(jiān)督下使用，同時必須維護檔案的機密安全，不得記錄與擴散檔案內(nèi)容。五．公司因?qū)ν饨?jīng)濟、技術交流和合作以及資產(chǎn)與產(chǎn)權變更等原因需要提供和轉(zhuǎn)讓檔案資料的，必須經(jīng)集團總經(jīng)理批準，并由轉(zhuǎn)讓經(jīng)手人與接受人簽訂合同等形式明確保密義務與責任后方可取出檔案。六．任何人未經(jīng)允許不得攜帶公司密級檔案資料離開公司。第二十一條公司客戶檔案保密制度：一．客戶檔案是為了做好銷售、售后等工作的重要資料，客戶檔案的保密工作是為了保證公司利益與正常發(fā)展，避免同行業(yè)惡性競爭給公司造成不必要損失的重要工作。二．客戶檔案管理工作職責部門為集團市場部，各實體銷售部、售后部與信息反饋部為具體執(zhí)行部門，以上部門經(jīng)理對保密工作負全部責任。三．各單位客戶檔案專職管理人員必須與集團市場部簽訂保密責任承諾書，如崗位人員變動必須立即重新簽訂。四．客戶檔案管理人員守則：1．客戶檔案管理人員必須嚴格保守客戶資料秘密，不準在任何非工作場合談論相關內(nèi)容。2．不準隨意摘抄、摘錄、拍攝、復制等傳播公司客戶檔案內(nèi)容，不準利用職權私自復印檔案資料等。3．不準向無關人員提供和泄漏檔案內(nèi)容，不準在不利于保密的時間、場合與地點存放、使用、查閱和進行有關客戶檔案內(nèi)容的工作。4．妥善保管客戶檔案資料，不準隨意堆放，離開和班后必須將檔案放入櫥柜中并鎖好，避免丟失和泄漏；節(jié)假日應進行安全檢查，確保安全。5．工作中形成的有客戶檔案資料的廢紙應立即銷毀，不得隨意亂丟。6．客戶檔案信息需要上網(wǎng)公布，須經(jīng)過部門經(jīng)理審核與總經(jīng)理批準，嚴防操作不當造成秘密泄漏。7．經(jīng)過批準銷毀的客戶檔案資料，須參考檔案管理辦法列出銷毀清單，由兩人以上銷毀。8．任何人員需要查閱客戶資料必須經(jīng)部門經(jīng)理批準方可查閱，并不準形成文字資料帶走。9．不準將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料與信息據(jù)為己有，客戶檔案整理工作一律不得離開公司進行。第二十二條處罰

一．三．以上均由責任人的部門經(jīng)理或上級主管承擔管理責任，按照責任的80％同時扣罰。四．嚴重違反規(guī)定，泄密情節(jié)嚴重者造成公司工作被動，給公司正常經(jīng)營造成嚴重隱患和損失者，將視其情節(jié)予以辭退或追究其法律責任：1．六附則第二十二條本制度自總經(jīng)理批準下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十三條本制度解釋權在集團總經(jīng)辦。承諾書我作為（實體）（部門）客戶檔案管理的責任人（或有機會接觸檔案的管理人員），對于客戶檔案的保密工作承諾如下：1、本人已熟知并愿遵守集團的《檔案管理規(guī)定》有關保密工作的規(guī)定。2、本人愿嚴格按“客戶檔案管理人員守則”開展工作。3、本人如發(fā)現(xiàn)