泛港地產(chǎn)集團OA使用制度

-------------各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有---------------------------各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有--------------汎港地產(chǎn)集團OA使用制度制定目的：為了加強對公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結合公司實際情況，制定本制度。使用范圍：汎港地產(chǎn)集團及各下屬子公司。一、總則1.1汎港地產(chǎn)集團辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以泛微E-Cology7.1協(xié)同辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用B/S(瀏覽器/服務器)結構，建立起來的覆蓋全公司職員的辦公信息管理系統(tǒng)。實現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是汎港地產(chǎn)集團信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。1.2為了加強對汎港地產(chǎn)集團OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，結合公司實際，制定本辦法。1.3自本制度生效日期起，所有汎港地產(chǎn)集團OA系統(tǒng)的操作均按照制度來操作、管理和獎罰。1.4全公司工作人員必須自覺使用OA軟件,應每天查看OA軟件上的文件、信息，檢查并接收自己的流程；1.5各單位須指定專人負責OA信息維護，及相關信息工作與總部總經(jīng)辦的聯(lián)絡溝通。同時也須明確各自門戶網(wǎng)站上相關欄目信息發(fā)布工作的相應負責人。二、管理制度：2.1、組織職責OA系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：1、公司集團辦公室是公司辦公自動化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責為：（1）、負責制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度；（2）、負責OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負責OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（8）、負責對系統(tǒng)內(nèi)的保密設置進行定期檢查；2、OA系統(tǒng)管理員負責OA系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：（1）、負責OA系統(tǒng)軟件的配置升級管理；（2）、負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；（3）、負責制定OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術管理規(guī)章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；（5）、負責OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；（7）、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。3、人事人員負責為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構設置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責為：（1）、負責現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；（2）、負責提供用戶（變更或注銷）信息給OA系統(tǒng)管理員。2.2權限職責：（1）由各單位提交對OA系統(tǒng)各模塊和菜單的權限劃分，再由系統(tǒng)維護部門設置權限；（2）系統(tǒng)用戶賬號不得借予他人使用；如不能正常辦公，可設置工作委托，委托他人辦理。（3）員工權限職責：a)擁有普通職員的權限；b)在上級領導的許可下，可以代理同部門同事在外期間的工作事宜處理；c)可以新建協(xié)作區(qū)，以便討論工作使用；d)根據(jù)部門需求，申請文檔目錄和門戶欄目更改事宜；e)離職前一天，提交離職人員OA系統(tǒng)賬號給OA系統(tǒng)管理部門，以停用賬號；（4）部門主管/經(jīng)理權限職責：a)擁有不同職員的權限；b)及時批示本部門職員的流程申請，以及處理上級領導的批示；c)可以查看其下屬的文檔，并規(guī)范其文檔；d)監(jiān)督部門職員在OA系統(tǒng)上的操作行為；（5）經(jīng)理以上人員權限職責：a)擁有部門主管/經(jīng)理的權限；b)及時批示本部門職員的流程申請；c)可以查看本系統(tǒng)內(nèi)的所有文檔及協(xié)作區(qū)，總經(jīng)理和董事會可以查看所有文檔和所有協(xié)作區(qū)等內(nèi)容；2.3、基礎管理1、使用OA系統(tǒng)的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過8個工作小時（即一個工作日內(nèi)）。如有應長期外出、請假、調(diào)休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權限授權給關聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務的正常流轉(zhuǎn)。3、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應使用公司或家中的電腦登入。4、每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內(nèi)容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。5、OA系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由本單位負責人確定，新聞內(nèi)容不應涉及相關商業(yè)機密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負責統(tǒng)一發(fā)布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調(diào)動和重大獎懲（包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其他重大事項等內(nèi)容。6、各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定，進行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。2.4文檔管理：（1）公司文檔由辦公室發(fā)布，任何文檔必須遵守命名規(guī)范;（2）任何文檔格式都要遵守公司的文檔標準格式；（3）任何正式文檔（如：通知通告等）只允許使用word文檔格式；（4）任何文檔必須根據(jù)文檔類型，存放在OA系統(tǒng)的對應目錄里；（5）任何需要審批的文檔或報表，需按照文件審批流程執(zhí)行，不得以共享方式直接發(fā)布；（6）一般正常文檔大小為：0~20MB；如需上傳超大文檔，需要部門經(jīng)理核定，由OA系統(tǒng)管理員負責設置；（7）非特殊情況，不得上傳壓縮格式的文檔附件；（8）不得上傳和發(fā)布與工作無關的文檔，如：電影，視頻，言論攻擊等；2.3流程管理：（1）OA系統(tǒng)管理部門必須按照各部門的事務處理流程需求，界定其可行性后，在OA系統(tǒng)上設定相應的事務處理流程；（2）各部門處理事務時，如果該事務流程已經(jīng)存在于OA系統(tǒng)上，非特殊情況下，一律使用事務流程處理；（3）各下屬公司新進人員由指定人員申請OA賬號，如果該下屬單位無文員或主管職務人員，可以指定一個人申請；（4）任何職員需及時處理待辦事宜，提交回復意見；查看流程后，需在按以下標準及時提交回復：（5）如果出差在外，或不能正常辦公，需設置代理人員或委托他人處理相關事宜；2.4門戶管理：（1）各部門門戶欄目由各部門定義，提交OA系統(tǒng)管理部門設置；（2）各部門門戶內(nèi)容由各部門自行維護和更新，OA系統(tǒng)管理部門提供相應的技術支持；（3）門戶內(nèi)容必須與工作相關，或體現(xiàn)健康風貌，或傳達知識技能等；不得有攻擊之類不健康的或私人的內(nèi)容，門戶內(nèi)容必須有單位負責人審批；2.5其他管理：（1）OA系統(tǒng)的個別附屬功能，按照公司相關規(guī)定，對實際需求人員開放；（2）在工作協(xié)作區(qū)，不得建立和發(fā)布攻擊或與工作無關的討論；（3）不得使用OA系統(tǒng)郵件功能，傳達和處理與工作無關的事情；三、安全保密1、為了保證各單位的網(wǎng)絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網(wǎng)絡視頻；嚴禁對網(wǎng)絡軟件和硬件進行非法操作。2、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。

四、考核為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1、OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。2、對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理。3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。4、對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。五、應急措施應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。

2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。

3、OA管理員對OA系統(tǒng)要及時