華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會文秘制度

華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會-PAGE21-華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會文秘制度總則：（一）為了使青協(xié)的工作能更有秩序、更有效率地展開，特制定華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會文秘制度。（二）各部門和服務(wù)隊務(wù)必按照制定的文秘制度書寫文件，否則上交的文件會被刪除并要求重新上交。（三）各部門和服務(wù)隊必須準(zhǔn)時上交文件，否則將會影響評優(yōu)。（四）每個月的總結(jié)分為：“活動總結(jié)”和“本月部門總結(jié)”。1、活動總結(jié)：（1）若本月部門和服務(wù)隊有主負(fù)責(zé)活動，則要寫“活動總結(jié)”和“部門總結(jié)”（2）若本月舉行兩次或兩次以上的同樣的活動，則只用寫一篇；若本月舉行兩次或兩次不同的活動，則每個活動都要寫相應(yīng)的“活動總結(jié)”2、其他部門若只是做協(xié)助工作，則要將經(jīng)驗感受寫進(jìn)“本月部門總結(jié)”(五)周計劃、月計劃書、月總結(jié)、活動總結(jié)、下月活動預(yù)計物資清單、上月活動實際物資清單（備注：請各位部長分開上傳，因為郵箱要進(jìn)行文件歸類。打包上傳則無法歸類）例子：收信人：yva2013@126.com寫信人：xx主題：部門x月份計劃/月總結(jié)/活動總結(jié)/下月活動預(yù)計物資清單/上月活動實際物資清單/第x周周活動計劃一、上交的文件說明：1、每月26日前上傳到公共郵箱的文件：①下月計劃、②本月部門總結(jié)或本月的活動總結(jié)、③下月活動預(yù)計物資清單、④上月活動實際物資清單、⑤第N+1周周計劃注：周計劃必須是提前一周發(fā)到公共郵箱，如第一周便要發(fā)第二周周計劃，第N周發(fā)第N+1周周計劃，如此類推。2、各類文件的模板已在附錄中有詳細(xì)的說明。本制度解釋權(quán)歸華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會，自公布之日起生效。華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會2013年7月7日目錄附錄（一）······月計劃的書寫附錄（二）······部門月總結(jié)和活動總結(jié)的書寫附錄（三）······活動計劃書的書寫附錄（四）······活動預(yù)計物資清單的書寫附錄（一）——月計劃的書寫華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（頁眉）XX部門/服務(wù)隊XX月計劃（題目要一行寫完，居中，三號字體加粗）………………………………………………………………………（這個月的目標(biāo)，小四號字體）我們部門有以下計劃：一、（此類為一級標(biāo)題，用四號字體加粗。注意：“一”后面的是頓號）1．（此類為各個一級標(biāo)題后的小點，用小四號字不加黑。注意：“1”后面的是實心句號）2.二、三、四、例子1：活動策劃部五月計劃開學(xué)已過兩個月，三月的植樹節(jié)活動、四月的衣物募捐都已完滿結(jié)束。本月無疑是最重要的日子，一年一度的周年慶即將來臨。所有工作的中心都圍繞本活動展開。我們部門有以下計劃：一、準(zhǔn)備本月中旬的周年慶1.落實周年慶的前期準(zhǔn)備大合唱的排練；2.話劇表演的排練；3.準(zhǔn)備特色環(huán)節(jié)所需；4.跟進(jìn)各部分工作；5.與社聯(lián)保持密切合作、加強溝通。二、活動當(dāng)天布置會場及協(xié)助前期宣傳1.協(xié)助前期宣傳擺攤。2.安排好人員及指揮布置會場。3.正式舉行周年慶，積極應(yīng)對活動中的各種問題。三、周年慶后1.周年慶結(jié)束后做好后期的收尾工作。2.召開部門會議，終結(jié)此次工作，指出優(yōu)秀及不足之處。華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會活動策劃部2013年04月23日例子2：電腦維修隊6月份計劃終于到了要換屆的時候了，新的下一任隊長已經(jīng)慢慢浮現(xiàn)出來，我們正在糾結(jié)的選擇當(dāng)中。因為6月份主要是換屆還有就是新一任的隊長接手，加上我們平時的日常維修也算是活動了，所以我們下個月主要還是上旬準(zhǔn)備換屆，日常維修還是繼續(xù)，所以我們有了以下的計劃：一、日常維修在這個月里，我們電腦維修隊還會繼續(xù)保持正常的日常維修工作，以幫助更多有需要的同學(xué)，我們會加強合作精神，互相合作。同時我們會繼續(xù)加強部門內(nèi)部干事的交流與配合。活動時間：本學(xué)期4月上旬——6月中旬活動流程：（1）利用我們學(xué)到的電腦知識和自己上網(wǎng)了解的電腦小知識，提高維修電腦的能力。（2）通過網(wǎng)站、微博等公共平臺公開聯(lián)系方式，登記有需要維修的電腦。（3）我們繼續(xù)利用課余時間合作進(jìn)行電腦維修。（4）我們要通過更多途徑繼續(xù)加強自身的電腦知識，使自己對一些電腦知識有更深的認(rèn)識和掌握?；顒拥攸c：登記電腦問題的宿舍或者飯?zhí)没蚣芸諏拥鹊胤健；顒幽康模簬椭瑢W(xué)維修他們的電腦，同時積累我們維修電腦的經(jīng)驗，提高我們部門的聲譽，宣傳青協(xié)的精神。二、換屆選舉活動時間：5月下旬——6月8日活動流程：（1）準(zhǔn)備面試、換屆等相關(guān)的工作。（2）培養(yǎng)新一任的隊長?；顒幽康模和ㄟ^換屆給青協(xié)部長隊長們注入新力量。華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（五號字體）部門書寫者年月日字體和標(biāo)題的具體要求：①全文字體：宋體。②各級標(biāo)題：如模板所示，如只有一級標(biāo)題，接下去的即為正文內(nèi)容，格式如下所示。③正文要求：宋體，小四號，行距1.5倍，段前0.5，字間距為標(biāo)準(zhǔn)值。④圖表標(biāo)號：圖1.1

圖1.2

圖2.1

圖2.2……（標(biāo)在圖下方）表1.1

表1.2

表2.1

表2.2……（標(biāo)在表上方）⑤頁眉：內(nèi)容為“華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會”，右對齊附錄（二）——部門月總結(jié)和活動總結(jié)的書寫華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（頁眉）XX部門/服務(wù)隊XX月總結(jié)（題目要一行寫完，居中，三號字體加粗）………………………………………………………………（本月所舉行的活動、本部門工作的意義，宋體小四號字）本月/本次活動所體現(xiàn)的優(yōu)點·····本月/本次活動所體現(xiàn)的缺點：……改進(jìn)的方案：……華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（五號字體）部門書寫者年月日注意：字體和標(biāo)題的具體要求與月計劃的一致。①全文字體：宋體。②各級標(biāo)題：如模板所示，如只有一級標(biāo)題，接下去的即為正文內(nèi)容，格式如下所示。③正文要求：宋體，小四號，行距1.5倍，段前0.5，字間距為標(biāo)準(zhǔn)值。④圖表標(biāo)號：圖1.1

圖1.2

圖2.1

圖2.2……（標(biāo)在圖下方）表1.1

表1.2

表2.1

表2.2……（標(biāo)在表上方）⑤頁眉：內(nèi)容為“華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會”，右對齊例子1：活動策劃部十月份總結(jié)活動策劃部十月份主要配合舉辦了干部干事培訓(xùn)，重走人生路還有招募青協(xié)志愿者擺攤等的活動。在這個月里面活動策劃部的干事初次投入青協(xié)的工作，未免有錯誤的地方，但是接下來活動策劃部會進(jìn)行部門培訓(xùn)讓干事盡快熟悉工作，并且加強他們的工作能力。一、本次活動所體現(xiàn)的優(yōu)點干部與干事積極參與其中，大方熱情；攤位準(zhǔn)備比較充足，攤位游戲組織積極，大部分干部、干事都有在擺攤過程中相互交流、學(xué)習(xí)。培訓(xùn)大會時，干部適時發(fā)揮出的威嚴(yán)，組織好秩序，并且做好的前期準(zhǔn)備；游園會中，青協(xié)人員工作中都很注重禮貌，禮儀形態(tài)做得不錯。二、本次活動所體現(xiàn)的缺點培訓(xùn)中，干事禮貌方面做的不夠好，并且中途大家熟悉之后出現(xiàn)因太興奮而懶散的情況；游園會活動的宣傳力度不夠大，宣傳效果沒有預(yù)期好。三、改進(jìn)的方案：在培訓(xùn)中穿插禮儀禮貌培訓(xùn)，簡單舉例告訴干事們禮貌的重要性；在宣傳上注意不能只強調(diào)主要活動，也要適當(dāng)宣傳一下我們確實需要的其他條件，盡可能全面且吸引人們眼球；干部干事間交流如何與陌生的同學(xué)打交道，以便于他們能在與其他部門、服務(wù)隊的同事交流，清楚其他攤位的游戲；華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會活動策劃部宋志威2012年10月26日例子2：招募培訓(xùn)部十月活動總結(jié)2012年10月20日到10月21日，華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會舉辦了為期兩天的以“凝聚力量，共營青協(xié)”為主題的全體干部干事培訓(xùn)活動，培訓(xùn)活動主要是由我們招募培訓(xùn)部負(fù)責(zé)，是以團(tuán)體參與項目為主的，每個項目都有其舉辦的團(tuán)體意義，大家除了娛樂放松外，更明白培訓(xùn)個中的意義，例如，團(tuán)結(jié)意識、合作精神等等都將會是他們在以后學(xué)習(xí)或者參與工作方面很大的幫助，是踏入大學(xué)后寶貴的一課。一、本月活動所體現(xiàn)的優(yōu)點：干部干事們對培訓(xùn)活動的參與度、配合度高，活動各項目基本劃進(jìn)行。干部干事們投入活動，現(xiàn)場氣氛活躍，例如在進(jìn)行項目一“showmyself”項目二“直呼其名”和項目三“扔水球”的時候。干事們從培訓(xùn)中收獲友誼，意識到團(tuán)體的重要性，學(xué)會服從，發(fā)揮團(tuán)結(jié)合作的精神。例如項目四“沉船逃離”、項目五“定向?qū)?biāo)賽”項目六“重走人生路”和項目七“手工制作”。每組的干事們都認(rèn)真排練節(jié)目，為活動畫上完美的句號。二、本月活動所體現(xiàn)的缺點：有些干事不夠主動性，出現(xiàn)借故請假和鬧情緒掉隊的情況。干事對某些項目參與熱情度不高，在團(tuán)隊討論的過程中不敢大膽發(fā)表自己的意見。培訓(xùn)活動的項目不夠新穎，大部分沿用往年的，缺乏創(chuàng)新度。主持人和工作人員活動前培訓(xùn)不足，默契度欠缺，物資準(zhǔn)備不足；分組出現(xiàn)男女比例嚴(yán)重失調(diào)的現(xiàn)象。三、改進(jìn)的方案：在往后的招募培訓(xùn)部部門干事培訓(xùn)中，多讓干事寫策劃書，慢慢培養(yǎng)干事的策劃能力。大膽創(chuàng)新，多思考和嘗試新的活動方案。豐富以后的培訓(xùn)活動，有利于提高參與者的熱情度。做好活動前的準(zhǔn)備。例如物資、道具、熟悉活動流程，仔細(xì)到每一個環(huán)節(jié)由哪一個人負(fù)責(zé)。另外主持人做好暖場準(zhǔn)備。增加不同組別的組員交流的機會的環(huán)節(jié)，讓他們?nèi)フJ(rèn)識不同部門的人?；顒舆^程，主持人和工作人員學(xué)會靈活變通，例如調(diào)整組員的男女比例和盡可能避免同部門的人擠在同一組。希望各位同事在總結(jié)活動經(jīng)驗后，越發(fā)給力地面對十一月份的活動，展現(xiàn)青協(xié)的活力！華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會招募培訓(xùn)部馮凱迎2012年10月26日附錄（三）——活動計劃書的書寫:華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（頁眉）主題（小二號字體）——*********活動方案(小四號字)一、主辦單位:二、活動對象：三、活動主題：四、活動時間：五、活動地點：六、活動背景：七、活動目的：1.

2.

八、活動形式與內(nèi)容：九、活動的具體流程：十、活動安排：十一、各部門具體工作安排：十二、資金預(yù)算：十三、活動注意事項：十四、后備方案：華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會（五號字體）部門書寫者年月日注意：字體和標(biāo)題的具體要求與月計劃的一致。字體和標(biāo)題的具體要求：①全文字體：宋體。②各級標(biāo)題：如模板所示，如只有一級標(biāo)題，接下去的即為正文內(nèi)容，格式如下所示。③正文要求：宋體，小四號，行距1.5倍，段前0.5，字間距為標(biāo)準(zhǔn)值。④圖表標(biāo)號：圖1.1

圖1.2

圖2.1

圖2.2……（標(biāo)在圖下方）表1.1

表1.2

表2.1

表2.2……（標(biāo)在表上方）⑤頁眉：內(nèi)容為“華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會”，右對齊例子1：樂在青協(xié)，青協(xié)style等著你——青協(xié)游園會活動方案一、主辦單位:華南師范大學(xué)增城學(xué)院青年志愿者協(xié)會二、活動對象：增院全體師生三、活動主題：樂在青協(xié)，青協(xié)style等著你四、活動時間：2013年10月18號晚上6:30——8:30五、活動地點：3棟對面的小花園六、活動背景：雖然經(jīng)過一段時間的忙碌，青協(xié)的招新招干工作順利結(jié)束了。但是今年因新生銳減加上我們青協(xié)學(xué)期宣傳缺乏，我們的新會員很少，從而導(dǎo)致青協(xié)經(jīng)費短缺。為了壯大青協(xié)，我們舉辦了此次游園會。七、活動目的： 此次活動把宣傳與游戲結(jié)合，吸引新生們的眼球。以此種方式吸納更多的志愿者加入我們的行列，并積極參加我們的活動。通過本次活動盡可能的緩解青協(xié)經(jīng)費短缺問題。本活動同時展現(xiàn)青協(xié)風(fēng)采，擴大青協(xié)影響力，讓更多同學(xué)了解青年志愿者的工作，營造一個濃厚的志愿者氛圍。八、活動形式與內(nèi)容：本次活動將會以游園會的形式進(jìn)行主持人致辭，簡單介紹活動的流程游園會正式開始：游園會以攤位為單位設(shè)置游戲，每個攤位負(fù)責(zé)一個游戲，其中攤位安排5個。并且每個攤位看似為一個關(guān)卡。參加游戲的人可以自由組隊或者個人參加，但最多不超過3個人一組成功通關(guān)者將在組員的記錄卡片上蓋章。隊員在第一個攤位索取記錄卡。（游戲進(jìn)行時播放背景音樂）設(shè)置一個“情人對對碰”環(huán)節(jié),在游園會進(jìn)口處設(shè)置兩個箱子,其中一個放著耳熟能詳情侶女方的名字,另一個箱子則放男方名字(如,黃蓉,郭靖)抽了紙條后,女方貼上一張紅色卡片的身上做上標(biāo)志,男方則貼上藍(lán)色標(biāo)志,然后在人群尋找抽取的情侶紙條原配的另一方,紙條抽完即開始,成功者主持人將獻(xiàn)上小獎品各一份,并在舞臺上自我介紹,拍照留念。游園會臨結(jié)束前：心飛翔手語隊表演手語節(jié)目，時間10分鐘左右九、活動的具體流程：6:30主持人致詞，宣布游園會正式開始。6:40攤位游戲正式開始，每兩個部門合作負(fù)責(zé)一個攤位，其中第一個攤位由活動策劃部，網(wǎng)絡(luò)編輯部，手語服務(wù)隊組成。第二個攤位則由宣傳部，電腦維修隊組成。第三個攤位則由招募培訓(xùn)部，夕陽服務(wù)隊組成第四個攤位由秘書處，綠苗服務(wù)隊組成第五個攤位由公關(guān)部，天之藍(lán)服務(wù)隊組成8:20心飛翔手語隊手語表演。8:30游園會結(jié)束十、活動安排：前期準(zhǔn)備活動宣傳：海報擺攤宣傳在C棟門口宣傳欄進(jìn)行宣傳在樓梯間進(jìn)行黑板宣傳青協(xié)網(wǎng)站宣傳和微博宣傳游園會場布置工作：總體上燈光璀璨，色彩絢麗繽紛，突出游園會歡樂的特點每個攤位盡量展示各個部門或服務(wù)隊自己的特色在小花園進(jìn)口處放一個由彩色氣球做成的門拱5個攤位順著小花園擺設(shè)，圍成一個圓圈（到時根據(jù)游戲需要可在進(jìn)口處門拱旁邊設(shè)兩個攤位）活動物質(zhì)準(zhǔn)備：宣傳物質(zhì)：宣傳單150張，海報三張會場布置：由宣傳部對會場進(jìn)行設(shè)計布置，所需物品在決定后與公共關(guān)系部進(jìn)行聯(lián)系。其他物質(zhì)：小喇叭一個音響一套人員安排：擺攤安排時間：10月17日地點：面包鋪對面上午：9:30-13:30，8人負(fù)責(zé)攤位（可自由增多）下午；15:30-6:00，8人負(fù)責(zé)攤位（可自由增多）主持人1人舞臺后臺操作員：2名（負(fù)責(zé)活動過程中的音樂播放）禮儀隊人員：4名（2男2女，在小花園負(fù)責(zé)入場歡迎參與者進(jìn)場，其中兩名拿著“情人對對碰”字條箱）后期工作安排活動結(jié)束后，所有工作人員都要留下來清理現(xiàn)場每個部門都要在活動結(jié)束后寫一份總結(jié)書，總結(jié)今次活動的得失，總結(jié)經(jīng)驗，為下一次活動做好準(zhǔn)備網(wǎng)編部要做好通訊稿工作和網(wǎng)站更新，收集好照片十一、各部門具體工作安排：主席團(tuán)負(fù)責(zé)人：李春燕聯(lián)系方式：636927向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報此次活動并與老師商討活動舉辦時間和地點對計劃書的內(nèi)容進(jìn)行商議并且決定實際可行事項秘書處負(fù)責(zé)人：郭寶禧短號：64917申請：①擺攤當(dāng)天所需的兩張桌子和一塊宣傳板②面包房隔壁宣傳欄的海報張貼位置③活動當(dāng)天所需的桌子10張(每個攤位兩張桌子),5張帳篷(每個攤位各一個)安排擺攤時的工作人員以及活動當(dāng)天布置現(xiàn)場的工作人員準(zhǔn)備蓋章的印5個活動策劃部負(fù)責(zé)人：宋志威短號613438跟進(jìn)每個部門的活動準(zhǔn)備工作，督促每個攤位負(fù)責(zé)的部門或服務(wù)隊構(gòu)思出一個游戲，并進(jìn)行篩選統(tǒng)籌整個活動的進(jìn)行，并協(xié)助各部門完成工作統(tǒng)籌活動當(dāng)天的進(jìn)行招募培訓(xùn)部 負(fù)責(zé)人：馮凱迎短號：664932準(zhǔn)備主持人發(fā)言稿以短信的方式通知會員前來參與我們的活動制作會員報名表以及參加當(dāng)月服務(wù)隊活動的報名表（游園會當(dāng)晚可供同學(xué)現(xiàn)場報名）主動協(xié)助秘書處或宣傳部的工作,特別是宣傳部會場布置公共關(guān)系部 負(fù)責(zé)人：楊巧權(quán)短號：615995為活動所需拉贊安排禮儀隊4名,并對禮儀隊進(jìn)行禮儀培訓(xùn)主動協(xié)助宣傳部的宣傳制作工作購買活動所需的物資：包括會場布置物資、禮品（禮品要分等級）以及當(dāng)晚成為會員的書簽，物質(zhì)不夠的及時跟進(jìn)宣傳部 負(fù)責(zé)人：周莉莉短號：644737制作：3張海報（分別貼于C棟樓下、面包房隔壁宣傳欄以及一張用于擺攤）游園會現(xiàn)場的布置：會場進(jìn)口處的氣球拱門在會場中心用熒光棒制作一個大型的青協(xié)標(biāo)志（可借助logo板）為每個攤位的布置提供一些意見設(shè)計一個抽獎箱,和兩個“情人對對碰”抽紙條紙箱制作紅色藍(lán)色小卡片各十張準(zhǔn)備雙面膠網(wǎng)絡(luò)編輯部 負(fù)責(zé)人：黃淑君短號：619794申請游園會當(dāng)晚所需的音響、小喇叭和至少兩盞大燈等。負(fù)責(zé)拍攝攤位及活動過程中的情景收集并整理當(dāng)晚所需的全部音樂（包括表演音樂和背景音樂）進(jìn)行網(wǎng)站更新，編寫微博語(在微博寫上聯(lián)系青協(xié)的方式，爭取讓更多的同學(xué)參加)活動結(jié)束后及時在微博和網(wǎng)站上發(fā)表活動當(dāng)天的精彩瞬間設(shè)計制作宣傳單，記錄卡各隊服務(wù)隊負(fù)責(zé)人：周俊鴻短號：651514主動去協(xié)助各部門的工作，尤其是宣傳部的會場布置工作手語隊：為游園會編排一個新的手語節(jié)目設(shè)計各自攤位的游戲節(jié)目制作并且打印會員報名表和會員參加活動登記表十二、資金預(yù)算：會場布置：（費用待宣傳部設(shè)計出會場布置后再做決定）1.宣傳單150張15元2.熒光棒60支待定3.氣球3袋待定4.會員登記表10張1元5.活動登記表10張1元6.大的精美禮品15份待定7.中的精美禮品20份待定8.小的精美禮品30分待定9.記錄卡30張待定共計待定十三、活動注意事項：活動當(dāng)天全體工作人員都要穿會服佩戴工作證，熱忱對待每一位參加游園會的同學(xué)，展示青協(xié)的形象?；顒舆^程中若出現(xiàn)冷場情況，則青協(xié)內(nèi)部工