公司檔案分類方案

公司檔案分類方案2023-11-1710XX檔案分類方案-〔草案〕工作效勞，依據(jù)國家檔案局《檔案法》的規(guī)定,結合本司實際，特制定本方案。分類原則和方法、檔號標識及歸檔范圍與保管期限。其次條檔案分類原則是以公司職能活動中形成的各種門類形成特點，進展科學分類。第三條公司檔案分類設置13個一級類目，并以兩位阿拉伯數(shù)字作為一級類目代碼，以英文字母房產(chǎn)租賃檔案等類目檔案每十年編一個名目挨次號。1．黨群工作〔代碼：01〕⒉行政治理〔代碼：02〕 名目代碼：A⒊⒋經(jīng)營治理〔代碼：03〕根本建設〔代碼：04〕名目代碼：B⒌設備儀器〔代碼：05〕名目代碼：C⒍會計檔案〔代碼：06〕名目代碼：D⒎人事檔案〔代碼：07〕名目代碼：E⒏聲像檔案〔代碼：08〕名目代碼：F⒐實物檔案〔代碼：09〕名目代碼：G⒑法務檔案〔代碼：10〕名目代碼：H⒒審計檔案〔代碼：11〕名目代碼：I⒓樓盤銷售檔案〔代碼：12〕名目代碼：J⒔房產(chǎn)租賃檔案〔代碼：13〕名目代碼：K第四條 二級類目的設置方法如下：問題設置；⒉根本建設類的二級類目，按工程工程設置；⒊設備儀器類的二級類目，按設備種類設置；表、其他設置；⒌人事檔案類的二級類目，按人名設置；U文體活動類分別設置；⒎實物檔案類的二級類目，按證書、榮譽品、其他設置；⒏法務檔案類的二級類目，按訴訟案件、法律文書設置；置；⒑樓盤銷售檔案的二級類目按樓盤銷售宣傳材料、客戶材料、售后效勞設置；11.房產(chǎn)租賃檔案的二級類目按樓盤的名稱設置。附件⒈檔案分類體系表一級類目二級類目類名目名稱類目名稱目代碼01黨務綜合02組織宣傳01黨群工作03紀檢監(jiān)察04聯(lián)誼會05共青團01政務綜合02公關治理02A行政治理03檔案治理04行政后勤05人事勞資01經(jīng)營決策02經(jīng)濟治理03企業(yè)治理03經(jīng)營治理04打算統(tǒng)計05財務治理06物業(yè)治理07技術質量04B根本建設按工程工程設置05C設備儀器按設備種類設置01憑證06D會計檔案02賬薄03財務報表04其他07E人事檔案按人名設置01照片08F聲像檔案02錄音帶03錄像帶04光盤U盤實物檔案01證書09G02榮譽品03其他10H法務檔案01訴訟案02法律文書審計檔案01常規(guī)審計11I02專項審計03其他審計樓盤銷售01銷售宣傳材料12J檔案02客戶材料03售后效勞13K檔案按樓盤名稱設置附件⒉檔案排列編號方法和檔號、名目號構造說明一、黨群工作、行政治理和經(jīng)營治理類〔即為文書檔案〕限〔永久、3010〕分別排列編件號，不編名目號；連接。其中保管期限為永久、3010件號(001件)件號(001件)保管期限(30年)年度〔2023年〕全宗號〔中海進展西安公司)二、根本建設⒈排列編號方法：按工程工程分別編案卷號、名目號。號由名目代碼、二級類目代號〔工程工程代號、三級類目代號組成，其中名目代碼為B，二級類目代號為01〔工程工程第一02，三類類目代號為：投資籌劃類為1234、技術資5。例如：檔號：COBXA-B01.3-1名目號〔基建檔案××工程工程政府批文類〕全宗號〔xx公司〕名目號：B 01.3三級類目代號〔基建檔案政府批文類〕二級類目代號〔基建檔案××工程工程〕三級類目代號〔基建檔案政府批文類〕二級類目代號〔基建檔案××工程工程〕三、會計檔案⒈排列編號方法：按二級類目分年度排列編案卷號和名目號12、財務報表為4。例如：檔號：XA-D1.1-1案卷號〔1卷〕全宗號〔xx公司〕照片號〔照片號〔1張〕冊號〔1冊〕名目號〔1本名目〕〔中海進展〕D1.11本名目〕類別代號〔會計憑證類〕名目代碼〔會計檔案類〕四、人事檔案人事檔案治理有關規(guī)定執(zhí)行。五、聲像檔案㈠照片冊，分冊編照片號。號組成，其中名目代碼為，二級類目代號為〔照片，三級123。例如：檔號：XA-F1.1.1-1-1名目號：F 1.1.1三級類目代號〔領導類〕二級類目代號〔照片檔案類〕名目代碼〔聲像檔案類〕㈡ 錄音帶/錄像帶大流水排列編盤號。號由名目代碼、類別代號、名目挨次號組成，其中名目代碼為2〔錄音帶/錄像帶。例如：盤號〔1盤號〔1盤錄音帶/錄像帶〕名目號〔錄音帶/1本名目〕全宗號〔xx公司〕名目號：F2.1名目挨次號〔名目挨次號〔1本名目〕類別代號〔錄音帶/錄像帶類〕名目代碼〔聲像檔案類〕㈢光盤/U⒈ U序大流水排列編張?zhí)枴＂?檔號由全宗號、名目號、張?zhí)柦M成，用“－”連接。3〔光盤/U。例如：XA－F3.1－1張?zhí)枴矎執(zhí)枴?張光盤/U盤〕名目號〔光盤/U1本名目〕全宗號〔xx公司〕名目號：F3.1名目挨次號〔第名目挨次號〔第1本名目〕類別代號〔光盤/U盤類〕名目代碼〔聲像檔案類〕⒈排列編號方法：依據(jù)二級類目結合形成時間分別排列編件號。⒉檔號由全宗號、名目號、件號組成，用“-”連接。名目G，123。例如：檔號：XA-G1.1-1件號〔件號〔1件〕全宗號〔xx公司〕名目號：G 1. 1〔第1本名目〕類別代號〔證書類〕名目代碼〔實物檔案類〕㈠訴訟案⒈排列編號方法：按案件名稱排列編案卷號、名目號；〔案件名稱〕組成，其中名目代碼為H，二級類目代號為1〔訴訟案、三級類目代號〔訴訟案件代號。例如：檔號：XA-H1.01-1案卷號〔案卷號〔1卷〕名目號〔法務檔案××訴訟案件〕全宗號〔xx公司〕H1.01〔××訴訟案件〕二級類目代號〔訴訟案〕名目代碼〔法務檔案類〕㈡法律文書⒈排列編號方法：按法律事務文件材料編件號；H，2〔法律事務文件材料。例如：檔號：XA-H2.1-001件號〔件號〔1件〕名目號〔法務檔案法律文書第1本名目〕全宗號〔xx公司〕H2.1名目挨次號〔名目挨次號〔1本名目〕〔法律文書類〕名目代碼〔法務檔案類〕八、審計檔案⒈排列編號方法：按審計類別排列編案卷號、名目號代碼為I,類別代號分別為：常規(guī)審計為1、專項審計為2、其他3、例如：XA-I1.1-1-001件號〔件號〔1件〕案卷號〔1卷〕名目號〔常規(guī)審計類第1本名目〕全宗號〔xx公司〕I1.1名目挨次號〔名目挨次號〔第1本名目〕類別代號〔常規(guī)審計〕名目代碼〔審計檔案類〕九、樓盤銷售檔案⒈排列編號方法：按樓盤工程編案卷號、名目號；〔即樓盤工程代號〕組成，其中名目號代碼為J，二級類目代號分別為：樓盤宣傳1、客戶檔案2、售后效勞3；三級類目代號：1、香蜜湖為2中海觀園等。例如：檔號：XA-J1.1-1案卷號〔案卷號〔1卷〕名目號〔樓盤銷售檔案××樓盤宣傳類〕全宗號〔xx公司〕名目代碼〔房產(chǎn)檔案〕：J 1. 名目代碼〔房產(chǎn)檔案〕三級類目代碼〔××樓盤〕三級類目代碼〔××樓盤〕名目代碼〔樓盤銷售檔案類〕十、房產(chǎn)租賃檔案排列編號方法：按樓盤名稱分別編案卷號、名目號；號由名目代碼、二級類目代號〔租賃類別代號、三級類目代號K，二級3；三級類目0102；檔號：XA-K1.01.1-1案卷號〔案卷號〔1卷〕房產(chǎn)租賃檔案××樓盤商業(yè)樓宇類〕全宗號〔xx公司〕名目挨次號〔第1本名目〕三級類目代碼〔樓盤名稱代號〕名目挨次號〔第1本名目〕三級類目代碼〔樓盤名稱代號〕二級類目代碼〔租賃類別〕名目代碼〔房產(chǎn)租賃檔案類〕附件3檔案分類、歸檔范圍和保管期限表一級 二級類目 類目黨務綜合0101黨群工作01組織宣傳0102紀檢監(jiān)察0103聯(lián)誼會0104共青團0105行政 政務綜合治理 020102政務綜合0201

序號 歸檔范圍公司黨員代表大會的會議通知、名單、議程、報告、大會發(fā)言、提案、01選舉結果、爭論通過的文件、決議、紀要、主席團會議紀要等文件材料02 黨委會議決議、會議紀要或記錄黨委工作打算、工作總結〔年度的〕03〔半年的〕04 黨委各種重要的調(diào)查報告、狀況反映、黨務工作大事記05知、重要會議上級針對本公司發(fā)的文件〔重要的〕06〔一般的〕黨委工作的各項規(guī)章制度、規(guī)定黨委工作的請示、批復、報告、通報勞動競賽和評優(yōu)評先、領導班子民主生活會組織建設〔包括機構設置、印鑒治理、進展黨員等；整黨建黨，黨員01 和黨員干部治理〔包括黨內(nèi)干部任免、黨費治理、黨內(nèi)評優(yōu)評先等相相關的文件材料扶貧、救災、贊助期望工程等事跡材料黨員專題活動企業(yè)文化工作打算、通知紀委工作打算、工作總結、會議紀要、群眾來信來訪材料及調(diào)查處理結01果、向上級的請示、報告、匯報及上批的批復〔包括調(diào)查報告、02證人、證詞、談話記錄、個人檢查等〕材料；舉報材料01 聯(lián)誼會的制度、章程、年度活動打算、工作總結、生活福利01 團委向上級單位的請示及上級的批復；上級團委針對本單位發(fā)的文件團組織機構編制、團干部任免、對團員的嘉獎、處分和超齡退回、會議02紀要等重要材料公司領導班子〔包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層，下同〕的構成01及變更、內(nèi)部機構及變更董事會、股東會、監(jiān)事會、總裁辦公會等綜合性行政辦公會議的成套材02料〔通知、會議記錄、決議、專題報告、提案、托付書等〕股權事務的請示、批復、報告、通知上級領導來視察、檢查工作時作的重要指示、講話、題詞等

保管永久永久永久永久10永久1030永久1010永久1010永久永久永久公關治理0202檔案治理0203行政后勤0204人事勞資0205行政治理02

公司歷史沿革、大事記、簡介重要的調(diào)查爭論材料反映本單位主要職能活動的出版物定稿樣本向上級的請示、報告及上級的批復國有資產(chǎn)評估、確認驗資報告、財務審計報告、國有資產(chǎn)授權占用證書印鑒治理的規(guī)定、申請、制發(fā)、廢止印章形成的文件材料資質治理的規(guī)定、資質申報、變更等文件材料半年、年度工作打算、工作總結、工作進展規(guī)劃〔公司總部〕〔子公司〕公司領導到子公司視察工作的狀況通報上級單位針對本單位或轉發(fā)本單位的文件材料貫徹上級重要文件、會議及指示精神的狀況匯報公司制定的規(guī)章制度、工作標準、工程程序法人代表證明、法人授權托付書子公司的請示、報告及公司總部的批復、函等〔重要的〕18〔一般的〕上級普發(fā)性的要貫徹執(zhí)行的通知、法規(guī)各類工作簡報與有關單位簽定的合同、協(xié)議書等01理、企業(yè)手冊制定、大型活動等文件材料優(yōu)質工程的申報和驗評資料，年度評定的各級優(yōu)質工程證書的打算在國家、本系統(tǒng)獲得的嘉獎證書等材料檔案工作的規(guī)章制度、會議紀要、通知、工作打算、工作總結、年度統(tǒng)01計報表02告與子公司檔案工作溝通的專題報告檔案編研資料匯總辦公用品、會議室、宿舍、辦公設備、生活福利、信息化等治理工作制01度寫字樓治理、食堂治理、值班、接待、車輛治理等文件材料安全保衛(wèi)、消防工作、工傷事故處理等文件材料機構設置、機構調(diào)整、機構職能請示、批復、通知公司領導班子任免、委任、分工、述職報告等公司總部及子公司中層干部的任免、委派、述職報告等專業(yè)技術人員任職資格確認、聘職通知等考核中層干部及子公司領導班子的文件材料員工花名冊、勞資統(tǒng)計報表員工聘請、錄用、轉正、升級、調(diào)資、停薪留職、離職等文件材料

3010301010永久永久10永久永久永久永久人事、工資、職稱08獎金、績效考核等工作的規(guī)定、方案、方法、通知、請示、批復09 員工處分、復職、落實政策的有關材料本單位勞動典范，先進工作者事跡材料及表彰打算〔公司總部〕10〔子公司〕員工因公出國出境的報告、批復會議紀要、一般工作通知各種培訓班的教學打算、教案、總結、學員成績考核、學員名冊和結業(yè)證書存根等14證書存根等14集團退休老干部日常效勞1015有關人事治理的統(tǒng)計報表及工資表16集團干部、員工內(nèi)部工作調(diào)動介紹信17上級普發(fā)需要執(zhí)行的關于人事、職改工作的規(guī)定、通知、重要會議文件18員工車改、員區(qū)購房優(yōu)待等方案、制度01企業(yè)進展規(guī)劃、任期目標治理經(jīng)營決策02企業(yè)改革、轉換經(jīng)營機制等的決策性文件永久030103與子公司、外商或其他企業(yè)簽訂的合同、協(xié)議、合作建議書04合作意向等一般的決策性文件材料01資產(chǎn)治理的規(guī)定、制度10經(jīng)濟治理02股權及債權轉讓的協(xié)議書、公證書、合同、裁定書、批復、請示永久030203企業(yè)兼并、收購、清算的批復、請示、通知永久04資產(chǎn)評估的立項、確認的請示、批復、通知3001企業(yè)進展戰(zhàn)略規(guī)劃、企業(yè)章程30

30經(jīng)營治理 企業(yè)治理03 0303打算統(tǒng)計

公司成立改組、更名、劃類、更換法人、換營業(yè)執(zhí)照變更經(jīng)營范圍、02 注冊資本、延長經(jīng)營期限有關文件材料子公司股權轉讓、產(chǎn)權轉讓、權益轉讓、兼并、參股、退股、變更經(jīng)營范圍、注冊資本及延長經(jīng)營期限等申請、批復及有關文件材料 永久子公司成立、確認、更名、終止〔撤銷〕、的請示、批復子公司資產(chǎn)評估、驗資、確認等通報等 10年其他有關文件材料上級下達公司的各項經(jīng)營打算、指標、國有資產(chǎn)授權經(jīng)營責任書〔董事0304打算統(tǒng)計0304

01 長〔總裁〕、授權〔簽約〕書公司下達給子公司的各項打算、指標、經(jīng)營目標責任書、工程經(jīng)營責任02 書、子公司經(jīng)營打算凈資產(chǎn)抵押承包經(jīng)營合同03 公司各部門工作責任書綜合統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析〔年度的〕04〔半年、季度〕05 有關打算統(tǒng)計工作的請示、報告、批復、通知、通報等

永久30永久103006固定資產(chǎn)投資打算申報表1007其他有關文件材料1001有關財務工作及資金治理的規(guī)章制度、請示、報告、批復、通報3002有關外匯、稅收方面的申請、通知、分析報告、合同、協(xié)議永久03申請資金、發(fā)行債券及股票的批復、請示30財務治理04貸款擔保、抵押、減免利潤、上繳利潤、清產(chǎn)核資等文件材料10030505各種統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析等文件材料10物業(yè)治理0306

關于固定資產(chǎn)折舊基金、大修理基金、臨時設施和裝備費提取、支付的06請示與批復07 關于財務工作打算、總結物業(yè)治理工作的制度、工作方針、工作規(guī)劃、年度工作總結子公司物業(yè)治理工作的考核材料文件材料04文件材料04物業(yè)治理報表、物業(yè)治理托付合同01高技術企業(yè)評定材料技術質量02專利、商標注冊、技術成果轉讓及許可使用等文件材料030703質量認證、標準化、計量工作的材料04上級下發(fā)的有關規(guī)定、制度、方法㈠投資籌劃01《工程建議書》及申請立項報告及上級批復02《工程可行性爭論報告》及報批文件、上級批復、登記卡片03《投資工程可行性爭論報告評審表》04《工程進展綱要》報批文件及上級批復05其它㈡規(guī)劃設計01工程用地周邊根底資料〔給排水、燃氣、道路、供電〕永久02勘察單位、設計單位定標書及中標通知書按工程項03設計任務書〔定稿〕及評審表目設置04投標方案圖05工程設計概算、施工圖預算06概念設計評審表、方案稿、實施稿07主體構造信息及主體構造計算結果08施工圖設計審查意見〔含燃氣及抗震設計〕09工程設計本錢把握報告〔一〕10方案設計定稿〔光盤〕及評審表11地質勘察報告〔含場地地震評價〕永久12立面設計定稿及評審表13初步設計圖紙DWG文件〔電子件〕14工程設計本錢把握報告〔二〕

永久1010根本建設04各專題設計任務書〔定稿〕及評審表勘察、設計文件質量檢查報告階段設計監(jiān)理審核報告、設計監(jiān)理審核總報告其它0102030405060708091011121314151617181920212223252627根本 28按工程項建設目設置04 01020304

㈢ 政府批文付清地價證明、土地《房地產(chǎn)證報告土地前期環(huán)保審批表、環(huán)評大綱及環(huán)評報告、環(huán)保批文打算立項批文各設計階段民防辦審批意見各設計階段消防局審批意見各設計階段規(guī)劃局審圖意見工程命名審批表樁基提前開工證明書建設工程規(guī)劃許可證及批準圖紙施工許可證質量監(jiān)視登記書供水、供電審圖意見、供電驗收意見各種占用市政設施審批表投資許可證、預售許可證開工驗線測量報告預售面積查丈報告、竣工面積查丈報告、竣工測量報告工程竣工驗收申請表、竣工驗收會議紀要、竣工驗收報告〔含燃氣、房屋建筑工程質量評估報告工程竣工驗收整改意見及處理報告環(huán)保、人防、消防、安監(jiān)、造價、電梯、規(guī)劃、燃氣、檔案、質監(jiān)等部門出具的專項驗收證書竣工驗收備案表、竣工驗收備案回執(zhí)工程質量保證書、工程質量保修書室內(nèi)環(huán)境質量檢測報告土壤氡濃度檢測報告工程合作開發(fā)合同〔協(xié)議、補充協(xié)議土地投資開發(fā)協(xié)議書土地使用權出讓合同及補充協(xié)議其它㈣ 合同協(xié)議 永久與土地合作方的重要往來函件勘察合同設計合同〔包括燃氣、景觀、環(huán)境及各種專業(yè)設計合同〕監(jiān)理合同及補充協(xié)議、造價詢問托付合同供用電合同、供水用水合同、供氣合同經(jīng)備案的施工報建合同各種工程施工合同、物資訂購合同、工程托付書、結算協(xié)議書其它㈤ 技術資料01各施工單位的竣工資料、最終施工圖電子版文件01各施工單位的竣工資料、最終施工圖電子版文件02設計變更清單及完成確認單03打算治理資料04設備調(diào)試驗收記錄、重要設備隨機資料05物業(yè)移交記錄06各種例會、專題會、協(xié)調(diào)會紀要07工程施工進度照片08各類工程治理、技術總結09其它01機動車輛型號、使用說明、修理更狀況02技術設備儀器的型號、使用說明、修理狀況3003辦公設備臺賬、標簽、保修單、品質證書01各種幣種的收、付、轉憑證1502涉及外事的會計憑證永久01會計總賬、明細賬、關心賬1502現(xiàn)金和銀行存款日記賬、外幣日記賬1503固定資產(chǎn)卡片〔5〕1501年度財務報表〔決算〔包括文字分析〕永久02月、季度財務報表〔包括文字分析〕301會計移交清冊1502會計檔案保管、銷毀清冊永久03銀行余額調(diào)整表、銀行對賬單504納稅申報表1001履歷材料永久02自傳材料03鑒定、考核、考察材料04學歷和評聘專業(yè)技術職務材料05政治歷史狀況的審查材料06參與黨團組織的材料永久07嘉獎及先進典范事跡材料08處分、取消處分及甄別、復查材料09錄用、任免、聘用、調(diào)崗、工資待遇、出國、退休、述職等材料10勞動合同按設備種儀器類設置05憑證0601賬簿0602會計檔案 報表06 0603其他0604按人名設置人事按人名檔案設置07本單位各種重要會議的照片、錄音帶、錄像帶、光盤、U盤上級領導親臨視察工作的照片、錄音帶、錄像帶、光盤、U盤國內(nèi)外來賓考察本單位的照片、錄音帶