秘書實(shí)務(wù)-商務(wù)接待活動(dòng)

秘書實(shí)務(wù)第六章商務(wù)活動(dòng)第一節(jié)商務(wù)接待總經(jīng)理辦公室：李總：小王，這兩次出差收獲不小，不僅與對(duì)方達(dá)成了初步意向，對(duì)方還要來(lái)人親自到我們公司考察，過幾天合肥那邊的合作公司的一位總經(jīng)理要帶三位人員來(lái)，這里有一份公司關(guān)于接待計(jì)劃方面的規(guī)定，你看后先照此擬一個(gè)接待計(jì)劃，我先過過目。王俐：好的，我馬上辦。龍城旅游公司關(guān)于對(duì)內(nèi)接待工作的規(guī)定一，接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費(fèi)開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對(duì)等和低規(guī)格接待三種；二，人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項(xiàng)。應(yīng)列出相應(yīng)表格，包括：日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等；三，接待經(jīng)費(fèi)列支：工作經(jīng)費(fèi)，如租借場(chǎng)地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費(fèi)，如講課、演講和加班費(fèi)等；參觀、游覽、娛樂費(fèi)等；宣傳、公關(guān)費(fèi)等；交通費(fèi)；餐飲費(fèi)；住宿費(fèi)；紀(jì)念品費(fèi)；其他費(fèi)用等。相關(guān)知識(shí)：（一）接待規(guī)格主要是從主陪人員角度而言。１，高規(guī)格：主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位高，表明對(duì)被接待一方的重視和友好；２，對(duì)等接待：主要陪同人員與主要來(lái)賓的職位相當(dāng)，最為常用。３，低規(guī)格：主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位低，常用于基層單位，如：國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人到某公司視察，其董事長(zhǎng)不過是副廳局級(jí)，即屬于低規(guī)格接待。４，如何確定接待規(guī)格：主要由上司決定，秘書僅提供參考意見；了解對(duì)方來(lái)賓最高身份；考慮與我方關(guān)系；以前接待過的來(lái)賓參照上次標(biāo)準(zhǔn)；突發(fā)性情況，規(guī)格降低時(shí)需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼浮＃ǘ┙哟?jīng)費(fèi)１，明確經(jīng)費(fèi)來(lái)源。如屬來(lái)賓自負(fù)部分的，要提前告知對(duì)方；如幾個(gè)單位聯(lián)合接待的，應(yīng)分清所占比例；２，了解來(lái)賓飲食和生活習(xí)慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱；３，不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定；４，做好保密工作，注意內(nèi)外有別。實(shí)訓(xùn)題請(qǐng)?zhí)嫱趵M這份接待計(jì)劃，包括：接待規(guī)格、人員、時(shí)間、地點(diǎn)及事項(xiàng)安排表、經(jīng)費(fèi)列支。第二節(jié)商務(wù)參觀合肥天達(dá)公司王總經(jīng)理帶三位部門經(jīng)理來(lái)公司參觀考察，王俐設(shè)計(jì)的參觀路線和重點(diǎn)展示：第一站：公司辦公室，展示公司實(shí)力及誠(chéng)意。第二站：公司陳列室，展示公司的發(fā)展歷史及業(yè)務(wù)成就。第三站：公司旅游產(chǎn)品項(xiàng)目規(guī)劃室，展示公司的開發(fā)前景（此站注意保密，不可看的不能展示）第四站：公司外環(huán)境參觀，展示公司的發(fā)展成就及不動(dòng)產(chǎn)等。相關(guān)知識(shí)（一）參觀主題1、擴(kuò)大企業(yè)的知名度，提高社會(huì)美譽(yù)度；2、加大企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展空間；3、與相關(guān)企業(yè)及社區(qū)形成和諧關(guān)系；4、增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)可度和歸屬自豪感。（二）注意參觀中的保密附：我國(guó)重大泄密事件備忘錄１，１９７９年，西方某駐華官員無(wú)意從一普通電話中獲得我軍對(duì)越自衛(wèi)還擊作戰(zhàn)時(shí)間、兵力調(diào)遣等重大機(jī)密；２，１９８１年９月２０日，我國(guó)首次用一枚運(yùn)載火箭發(fā)射三顆人造衛(wèi)星。３天后，北京某廣播電臺(tái)播出《太空奧秘奪桂冠》；北京某晚報(bào)刊《我國(guó)第九顆人造衛(wèi)星》；將運(yùn)行軌道、無(wú)線電遙測(cè)頻率托出。３，我國(guó)生產(chǎn)的龍須草席具有悠久歷史，曾被萊比錫博覽會(huì)譽(yù)為“獨(dú)有的工藝品”，列為免檢產(chǎn)品，贏得大量外匯。１９８０年代初，日本某株式會(huì)社來(lái)廠考察，對(duì)每一道工序作了詳細(xì)了解和拍照，３月后，日本就宣稱制作出了同類產(chǎn)品，并以機(jī)器化生產(chǎn)，而我國(guó)的出口廠家全部倒閉。４，景泰藍(lán)堪稱國(guó)寶。１９８０年代，竟有日本人扛著攝像機(jī)來(lái)參觀。我方人員洋洋得意地拍著對(duì)方的攝像機(jī)說(shuō)：“拍吧，拍下全部制作工藝，拿回去讓人知道中國(guó)人的厲害?！眱赡旰?，日本人制作的景泰藍(lán)大量進(jìn)入市場(chǎng)，中國(guó)景泰藍(lán)價(jià)落千丈。５，中國(guó)宣紙有“千年壽紙”、“紙中之王”美稱，尤其以安徽涇縣產(chǎn)品為正宗。１９１５年獲巴拿馬國(guó)際博覽會(huì)金獎(jiǎng)。日本人曾要求到?jīng)芸h參觀，被謝絕；發(fā)現(xiàn)涂著涇縣宣紙廠的運(yùn)料車，立即尾隨，但被該廠將廠車標(biāo)記涂去。次年，日本人去浙江一個(gè)由涇縣宣紙廠扶持的廠參觀，該廠熱情接待，有問必答，連蒸煮原材料的堿水濃度這樣的細(xì)節(jié)都告知對(duì)方，并惟恐接待不周，臨別時(shí)還贈(zèng)送檀樹皮、長(zhǎng)稻草漿和楊桃藤等原料。日本人回去“研究研究”后，不久宣稱：“世界宣紙，涇縣第一，日本第二，浙江第三，臺(tái)灣第四?！钡谌?jié)商務(wù)宴請(qǐng)晚上，龍城旅游公司在餐廳宴請(qǐng)合肥天達(dá)公司四位客人，公司領(lǐng)導(dǎo)作陪，并請(qǐng)公司市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員出席。相關(guān)知識(shí)：（一）宴會(huì)籌劃１，確定宴請(qǐng)名單。先由秘書擬定，最后由上司定奪。２，確定時(shí)間和場(chǎng)所。不要選在重大節(jié)日、假日或有禁忌的日子，如穆斯林的齋月。場(chǎng)所要請(qǐng)究環(huán)境因素。３，發(fā)請(qǐng)柬。正式宴會(huì)都要發(fā)。事先約定或電話通知的都要發(fā)，這是禮節(jié)。如圖４，確定菜單。注意客人飲食習(xí)慣、禁忌；合理搭配。５，排定桌次和座次。桌次地位有高低，以主人的桌為基準(zhǔn)，右高左低，近高遠(yuǎn)低。座位中，以主人（女主人）為中心，近高遠(yuǎn)低，右上左下。（二）宴請(qǐng)程序１，迎客。秘書要提前到達(dá)宴會(huì)場(chǎng)所，檢查相關(guān)設(shè)備和準(zhǔn)備工作；主人一般位于大門口迎客。尊貴客人到達(dá)，主方還可將人員排成兩排在大門處歡迎。２，入席。人數(shù)較多時(shí)，要事先在桌上擺放名牌。入座時(shí)，背對(duì)門口的座位一定要由主方人員來(lái)坐，這是個(gè)下座。３，致辭、敬酒致辭要事先準(zhǔn)備好，一般主人先講，客人致答辭，客人也可在宴會(huì)中間致答辭。席間可進(jìn)行適當(dāng)交談。４，散席。主人應(yīng)送客人至大門