圖書館期刊名字順排架方式的轉(zhuǎn)變

圖書館期刊名字順排架方式的轉(zhuǎn)變

長期以來，圖書館界對出版1的布局方式有兩種不同的看法和做法：按出版名稱順序排列，按學科分類排列?？猪樑c學科分類兩種排架方式在北京大學圖書館的期刊管理實際工作中都曾使用或結(jié)合使用過。以方便讀者使用、便于管理為出發(fā)點,經(jīng)過充分的文獻調(diào)研、兄弟館考察,并結(jié)合本館實際情況,從2003年9月開始,北京大學圖書館將館藏紙本期刊分期分批地改為按學科分類、兼顧字順的排架方式。1現(xiàn)行館藏期刊類型北京大學圖書館館藏期刊的收藏范圍包括:從18世紀下半葉至今的西文期刊1萬余種,民國時期、解放前的舊期刊到目前出版的中文期刊2萬余種,以及日文和俄文期刊各有數(shù)千種。在期刊管理上,幾十年來一直沿用中文過刊按刊名筆畫字順排架,西文過刊按刊名字母順序排架,現(xiàn)刊按分類、類下按拼音/字母順序的排架方式。閱覽室的設置與學科特點相結(jié)合,設置文、理科綜合閱覽室和各專業(yè)閱覽室。1998年北京大學圖書館新館落成啟用,全部館藏期刊從各個閱覽室合并集中,中文過刊按照刊名筆畫字順排列,西文過刊按照刊名字母字順排列;中文過刊保留2-3個復本,外文過刊保留1個復本?，F(xiàn)刊采用學科分類排架方式:中文現(xiàn)刊按《中國圖書館分類法》分類到一級或二級類目,類下按刊名的拼音排架,西文現(xiàn)刊按中圖法分類到一級或二級類目,類下按過刊架號字順排架。1999年圖書館引進美國Sirsi公司的Unicorn自動化集成管理系統(tǒng),對期刊管理提出更高要求。2期刊排架方式的改變字順與分類排架各有優(yōu)缺點、功能上相輔相成,這是毋庸置疑的。各種類型的圖書館在決定期刊的排架方式時均從多方面綜合考慮,選擇最適合本館期刊館藏與服務的排架方式。字順法具有方便讀者通過刊名直接查到所需文獻的特點,是期刊排架的基礎。但是,單一的排架法不是科學實用的方法,完全使用刊名字順排架不能滿足讀者從學科角度查找期刊的需求。20世紀90年代以來,圖書館界對排架法的研究多傾向于:字順法與分類法組配使用。分類排架可以按照學科或?qū)I(yè)集中同類同種期刊,更名前后的期刊(內(nèi)容不變的情況下)可以相對集中,從而使期刊館藏形成一個有內(nèi)在聯(lián)系的文獻整體。不僅方便讀者按類索刊和進行回溯檢索,而且還可以參考其他相關類目的文獻資料,為讀者從多方獲取所需信息提供方便,在這一點上具有字順排架無可比擬的優(yōu)點。兩種方法都各有利弊,只有結(jié)合使用,才能克服各自缺點,達到最優(yōu)的效果。北京大學圖書館在改分類排架之前采用的是現(xiàn)刊按分類排架、過刊按刊名字順排架的方式,其優(yōu)點在于:●現(xiàn)刊由于面世時間短,讀者對其內(nèi)容了解少,特別是對新增訂或新創(chuàng)刊品種的刊名更不熟悉。分類排架可方便讀者對同類同主題或相關類及主題的期刊進行瀏覽,有助于讀者及時了解新的信息?！襁^刊由于已經(jīng)出版了一段時間,讀者對它們有了一定的了解,并且從課堂上或相關檢索工具中得到了有關線索,因此多習慣通過刊名的途徑查找所需文獻。但在具體的期刊管理工作中,Unicorn系統(tǒng)無法同時揭示現(xiàn)刊架號與過刊架號,即使閱覽室為讀者提供了可以查找架號的現(xiàn)刊目錄,讀者在期刊利用上也還是存在著諸多不便和困難。結(jié)合多年來圖書館界對期刊排架方式的討論,北京大學圖書館重新審視自身的期刊排架方式,希望能選擇一種新的方式改變現(xiàn)狀。2003年9月,圖書館成立了期刊改號小組,規(guī)劃出全部改號工程的方案,經(jīng)充分討論確定了架號結(jié)構(gòu)方案,最終勾畫出將期刊改為按學科分類、兼顧字順的排架方式的框架。3分類排列結(jié)構(gòu)的確定3.1確定架號結(jié)構(gòu)方案分類排架的架號結(jié)構(gòu)以方便讀者使用、滿足讀者需求為優(yōu)先,力求科學化管理。確定架號結(jié)構(gòu)方案主要遵循以下原則:●方便讀者查找,利于讀者服務。●維護文獻布局的整體性?！窦芴柧哂锌蓴U展性,利于文獻資源的擴充與變化?！窠梃b國內(nèi)圖書館的經(jīng)驗以及國外一流大學圖書館的通行辦法。3.2按期刊前排架方式分最終討論確定的期刊分類架號結(jié)構(gòu)為:索刊號=期刊類號/刊名卡特號。分類選用《中國圖書館分類法》(第四版);并對卡特表進行了變通使用:中文刊以刊名頭兩個漢字的漢語拼音不間斷全拼形式來套取卡特號;西文刊以刊名首位實單詞來套取卡特號。這種架號結(jié)構(gòu)和取號方法具有以下特點:(1)兼顧了兩種排架方式。即期刊先按照學科分類,同一類號下再按照刊名字順分配卡特號。中文刊一改以往按刊名筆畫排序的做法,而改用按刊名拼音排序;西文刊還繼續(xù)沿用按照刊名字母排序的方法。這種做法既能集中同一類期刊,使得排架具有科學性、邏輯性,又照顧到了原來的按刊名字順排架的方式,使得在相同類號下,讀者對期刊的架位有一定的規(guī)律可以遵循與把握。(2)取號方法具有可擴展性。主要是考慮到每年會有新的期刊品種加入,期刊內(nèi)容變化時,期刊架號也應隨之改變。這種架號結(jié)構(gòu)和取號方法比較靈活,在刊次號部分預留了加號的空間。具體刊次號的結(jié)構(gòu)為:刊名卡特號+順序號(2-9)及其變異形式擴展。例如:計算機學報索刊號:TP3/J5665計算機應用索刊號:TP3/J5666計算機應用研究索刊號:TP3/J56666如新增“計算機應用學報”,則可根據(jù)拼音排序插入,給索刊號TP3/J56665。3.3到期刊印文的處理在制定架號結(jié)構(gòu)方案的過程中,還充分考慮到期刊的改名、與圖書重號等情況,針對中文刊的特點還考慮了學報、中文刊多版本的情況,分別制定了相應的原則和處理辦法。(1)期刊內(nèi)容無變化時的類型●同一刊物更名,期刊內(nèi)容發(fā)生變化時,按兩種不同刊物處理,各自分配索刊號?！裢豢锔?期刊內(nèi)容無變化時,屬完全繼承關系,按兩種不同刊物處理,索刊號跟號,其構(gòu)成形式:類號/原刊卡特號+.后續(xù)號。如“.1”、“.2”?！褚环N刊拆分成兩種或兩種以上不同的期刊時,按拆分后的內(nèi)容各入其類,不跟號?！褚环N刊由兩種或多種不同的期刊合并時,不跟號,按內(nèi)容各入其類。(2)索書號與中方期刊、西文刊索書號的結(jié)合期刊的索刊號在系統(tǒng)中優(yōu)先占位。西文圖書在進行回溯時,若索書號與中文刊或西文刊的索刊號重號,則改西文圖書索書號,仍用“卡特號+順序號”加以區(qū)分。(3)?？祁愒盒５膶I(yè)學報及期刊號結(jié)構(gòu)針對中文高等院校學報收藏較多的特點,在改號時作如下規(guī)定:●綜合性大學學報集中在C55、N55、Z6類號下,?？祁愒盒５膶I(yè)學報各入其類?！袼骺柦Y(jié)構(gòu):索刊號+第三、四位詞組拼音的首字母(兩位)。仍不能區(qū)分時,則取第五位漢字拼音的首字母?！袼骺柡蠹有懽帜竻^(qū)分版本。●學報的索刊號與綜合性的社會科學、自然科學期刊處理規(guī)則相同,為統(tǒng)計之需,在書目記錄中為學報加主題復分子字段:|j學報。(4)對于母的方法分類主要依據(jù)實物的內(nèi)容說明和記錄判斷是否有版本區(qū)分的實際意義。有明確版本,又需要區(qū)分的,用索刊號后加小寫字母的方法來區(qū)分。同時,對不能作為版本區(qū)分的情況制定出相應的判斷標準。取號舉例:東西南北索刊號:C/D7174東西南北(時政版)索刊號:C/D7174s東西南北(大學生版)索刊號:C/D7174d此外,制定架號結(jié)構(gòu)時還考慮到其他許多因素,如,控制新索刊號字符長度,為合訂本卷冊回溯預留足夠的字符位,等等。4期刊方面的提高在北京大學圖書館幾萬種期刊中,利用率最高的是中文期刊,其次是西文期刊,并且因期刊的時效性而集中在最近的20年。解放前出版的中文舊期刊雖然利用率較高,但由于被視為善本,一直提供閉架閱覽;日、俄文期刊讀者群較小,其利用率較低。綜合這些因素,圖書館改變排架方式的期刊范圍圈定在1949年以后出版的中文刊和全部的西文刊。4.1全面清算和重新改排架面對豐富的期刊館藏,改變排架方式無疑是一項大工程。圖書館早在1998年新館啟用前就曾考慮過將期刊改為分類排架的做法,當時因時間倉促且各方面條件不夠成熟而繼續(xù)保持原狀。幾十萬冊的期刊只有在全面清點的基礎上才能順利地展開改排架工作。2000年,工作人員開始進行期刊清點,前后歷時兩年多,共清點中、西文期刊2萬余種,期刊合訂本近30萬冊。這項工作不僅理清了期刊的品種、館藏等信息,糾正了許多排架上的遺失和錯位,改變了同種刊架號不同、改名刊架號未改的情況,而且剔除了多余的復本,緩解了期刊庫空間嚴重不足的狀況。期刊工作人員根據(jù)手工清點的結(jié)果錄入清點單,提供給編目員,作為期刊改分類排架的品種、館藏依據(jù)。4.2改號、藏書及改號由于期刊館藏品種多、數(shù)量大,并且在物理空間上分別存放在不同的期刊閱覽室,加之西文期刊雖然都是字順排架,卻又有著按筆畫與按字母順序的不同,改號工作必須根據(jù)不同館藏的特點分期進行。北京大學館藏期刊在新館啟用后以1985年為界分藏在過刊庫和閱覽區(qū),同時中、西文分開?？紤]到西文期刊的閱讀量相對較小,讀者流量及使用率較中文刊低,調(diào)整之后便于輔導讀者檢索使用新的排架方式,并可根據(jù)讀者意見和出現(xiàn)的問題及時調(diào)整改號的策略和方案,同時館舍空間較大便于倒架,所以第一期改號工作定位在館藏數(shù)量相對較少的近20年的西文期刊。第二期接著做過刊庫里的西文刊,這部分刊品種多、數(shù)量大,并且在期刊品種的繼承與沿革關系上與第一期工程密不可分,具有較好的連續(xù)性。第三、四期工程分別做閱覽區(qū)和過刊庫的中文刊的改號。根據(jù)西文刊改號的經(jīng)驗,針對中文刊的一些特點,如高校學報、人大復印報刊資料等,對期刊的改號方案進行相應的修改與補充。4.3期刊管理和數(shù)據(jù)更新經(jīng)過期刊改號小組的協(xié)商,對期刊在系統(tǒng)內(nèi)的改號流程做出合理的規(guī)劃:體外給號,體內(nèi)操作。即,編目員根據(jù)期刊清點單提取樣刊,然后根據(jù)期刊實物核對系統(tǒng)內(nèi)的MARC記錄,按照期刊的主題和內(nèi)容進行分類標引,根據(jù)期刊刊名給出卡特號及其擴展,同時更改原來按照字順排架的索刊號及相應的排架法規(guī)則,全面更新MARC記錄,完成改號后由資深編目員進行總校,最后由期刊工作人員將樣刊還架。在改號過程中,為了確保不同的編目員取號級別保持一致,分類完畢的期刊按照文科、理科來劃分,分別由資深編目員進行總校對,在校對過程中做一致性的修改處理。4.4可供工作人員貼號和倒架使用的數(shù)據(jù)表每一期系統(tǒng)內(nèi)改號結(jié)束后,將相應的期刊改號數(shù)據(jù)從編目系統(tǒng)內(nèi)卸出,通過系統(tǒng)部人員開發(fā)的程序?qū)蟊磙D(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)庫,與原來的期刊清點數(shù)據(jù)進行匹配,包括刊名、新架號、原架號、出版發(fā)行項、館藏、合訂本冊數(shù)等字段,從而形成可供工作人員貼號和倒架使用的數(shù)據(jù)表。根據(jù)數(shù)據(jù)表中清點冊數(shù)集中打印新的架號標簽,隨后由工作人員在較短時間內(nèi)集中貼號、倒架。貼號時數(shù)據(jù)表以原架號排序,按架上實物順序分別貼上新的分類架號;倒架時數(shù)據(jù)表以新架號排序,從原架號位置挑出期刊按新架號順序在騰空的分類架位上架。為了盡量減少對讀者用刊的影響,貼號期間將開架閱覽臨時改為閉架閱覽,倒架基本定在寒假或暑假讀者流量小的時間段,通常每期倒架在10個工作日完成。5制定更改分類和刪除的額外措施5.1指南和指南隨著期刊排架方式的改變,期刊在架上的位置也隨之相應改變。如何在新的排架方式下順利地找到期刊,是讀者最為關心的事情。(1)發(fā)放推薦,及時發(fā)放指南的內(nèi)容包括:期刊架號的結(jié)構(gòu)、改號的范圍與進度、檢索的途徑與方法、閱覽室布局圖以及期刊分類大綱。指南以發(fā)放給讀者和閱覽室張貼的形式發(fā)揮其作用,經(jīng)過一段時間的適應,讀者逐漸掌握新的檢索方法。第一期改排架之后為讀者提供指南是非常重要的,因是全新的排架方式,讀者需要花較多的時間來適應。但在熟悉和掌握檢索方法之后,讀者對后面幾期的關注點更多地從對排架方式的適應轉(zhuǎn)向?qū)︷^藏布局的關心。(2)保留了原刊號的編碼由于每一期改號在系統(tǒng)內(nèi)的操作需要2個月左右的時間,為保證改號期間讀者使用期刊不受影響,在MARC記錄的相應字段保留了原來按字順排架的索刊號,如,中文刊在906字段、西文刊在090字段。閱覽室工作人員在OPAC用機旁設置檢索提示,指導讀者在改號期間通過書目檢索獲取當時可用的索刊號,盡量減少給讀者帶來的不便。(3)更新定期會議的布局圖替換原有的平面圖,代之以新的布局,詳細指示期刊位置,用彩圖分區(qū)與文字說明結(jié)合的方式,指導讀者盡快熟悉其所關心的學科區(qū)域。(4)期刊的起始與結(jié)束的索刊號包括現(xiàn)、過刊書架兩側(cè)的期刊導讀牌,導讀牌上應標明該架上存放的期刊起始與結(jié)束的索刊號以及相應的學科類別名稱,便于讀者快速、有效地找到相關的期刊和主題。5.2提供期刊目錄兩種排架方法各有利弊。在改為分類排架后,雖然在同一類號下兼顧字順排架的考慮,但讀者使用起來與以前按照字順排架的方式大不相同:在上架找刊之前,讀者必須先查OPAC獲取刊架號。為了彌補分類排架的不足,緩解讀者對新排架方式的不適,滿足以刊名來檢索期刊的需求,有必要提供刊名字順目錄:西文刊按刊名字母順序排序,中文刊按刊名拼音排序,作為對期刊分類排架的輔助檢索工具,在咨詢臺上提供讀者查詢。從目前期刊閱覽區(qū)的紙本目錄使用情況來看,提供字順目錄是十分必要和重要的。同時,雖然通過OPAC可以實現(xiàn)按照學科分類排序瀏覽期刊品種,但并不能完全替代紙本目錄的瀏覽功能。在提供刊名字順目錄的同時,閱覽室還準備了按照分類排架的目錄,以滿足讀者按照學科查找相關期刊的需求。兩種目錄在功能上相輔相成,在使用過程中結(jié)合OPAC檢索和工作人員的輔導,讀者反映良好。如果更進一步,還可以將目錄發(fā)布到圖書館主頁,讀者無需到館即可根據(jù)個人需要查找期刊。5.3重、難點類目的多見因期刊內(nèi)容多有跨學科的現(xiàn)象,在改為分類排架后,跨學科的期刊被分在內(nèi)容主要側(cè)重的學科類目下。這種情況并不少見,可能造成讀者從自己所關心的學科入手找不到所需要的期刊。解決的辦法是,在涉及到的其他學科相應的期刊架學科位置附近提供一個參見,便于讀者從其他非主要學科入手檢索期刊,起到一個指引的作用。5.4附加搜索設備在閱覽室增加適當數(shù)量的OPAC檢索用機,以滿足新的排架方式下讀者檢索期刊書目信息的需求。6分類排架的作用由字順改為分類排架后,從讀者閱覽到管理工作都發(fā)生了不小的變化。起初讀者在使用上會有所不適,評價褒貶不一,但在使用一段時間后多體會到了分類排架的好處,反映良好。在期刊管理上,因改號啟動前經(jīng)過充分的思考與討論,以前工作中存在的許多問題迎刃而解,為期刊的管理打好基礎。(1)便于讀者根據(jù)主題或主題找到或找到與雜志信息有關的信息從字順排架改為分類排架,讀者可以通過一種刊而意外發(fā)現(xiàn)其他相關內(nèi)容的期刊,拓寬了資料的來源。(2)檢索方法不一致以中文期刊為例,原有的按照刊名筆畫、筆畫之下再按筆劃點、橫、豎、撇、折來排序的模式,在普遍使用拼音的今天,許多讀者已反映常常找不到需要的期刊,而必須借助于OPAC來索取索刊號。有些讀者不經(jīng)檢索而直接在眾多的期刊合訂