電子郵件的寫作技巧省名師優(yōu)質(zhì)課賽課獲獎(jiǎng)?wù)n件市賽課百校聯(lián)賽優(yōu)質(zhì)課一等獎(jiǎng)?wù)n件

電子郵件寫作技巧1/36電子郵件邏輯很主要12/36一封糟糕電子郵件主題：我們執(zhí)行匯報(bào)及相關(guān)材料米勒先生：您好!我是紐約ABC互動(dòng)傳媒銷售助理邁克。經(jīng)過對(duì)貴企業(yè)和我企業(yè)共同潛在客戶群進(jìn)行仔細(xì)研究，我企業(yè)創(chuàng)建了一份評(píng)定及執(zhí)行匯報(bào)。這份匯報(bào)有各種不一樣格式，希望您有時(shí)間看一下。貴企業(yè)是個(gè)很大零部件生產(chǎn)商，在我們客戶群中，也有許多零部件廠商及相關(guān)企業(yè)，我企業(yè)為他們提供零部件裝配服務(wù)（CenturyManufacturing就是其中之一，該企業(yè)也是貴企業(yè)供給商，他們業(yè)務(wù)經(jīng)理肯·斯坦內(nèi)提議我與您聯(lián)絡(luò)）。我企業(yè)網(wǎng)址是（支持MicrosoftOutlook和MozillaF2irefox），您在網(wǎng)站上能找到更詳細(xì)信息。登錄該網(wǎng)站，單擊“客戶列表”菜單欄。瀏覽第16個(gè)項(xiàng)目——曾經(jīng)合作過零部件企業(yè)。單擊此圖標(biāo)，能夠看到我將要和您討論企業(yè)列表。關(guān)于這些企業(yè)，我希望能有機(jī)會(huì)和您討論一下。我希望您能盡快與我電話聯(lián)絡(luò)，也希望能有機(jī)會(huì)就這些企業(yè)情況與您交流意見。我電話是606-555-5555。另外和您說一下，我們客戶參考資料質(zhì)量很高，假如您能盡快聯(lián)絡(luò)我，我相信您必定不會(huì)失望。 邁克·康韋原稿3/36在上面這封郵件中，假如你單擊了“發(fā)送”按鈕，收信人此生就不會(huì)再打開你發(fā)送其它郵件了（深入說，假設(shè)他經(jīng)過你發(fā)送冗長(zhǎng)郵件記住了你名字話，這個(gè)人就再不會(huì)與你打交道了）。另外，在這封郵件中，你是否注意到一條主要信息“肯·斯坦內(nèi)”——最有可能使收信人做出主動(dòng)回應(yīng)信息，被深埋在了最不可能被繁忙執(zhí)行總裁發(fā)覺地方。4/36主題：肯·斯坦內(nèi)就職于CenturyManufacturing是我們企業(yè)客戶之一，他提議我和您見一面，討論一下今年零部件裝配計(jì)劃。周二下午2點(diǎn)在您辦公室見，好嗎？企業(yè)主頁(yè)：辦公室電話：978-555-5550移動(dòng)電話：978-555-5550家庭電話：978-555-5050邁克·康韋修改后5/36在修改后郵件中，“肯·斯坦內(nèi)”這條信息位于郵件標(biāo)題行——最輕易被收信人（執(zhí)行總裁）看到地方。同時(shí)，我們也注意到修改后郵件沒有花費(fèi)大量筆墨回答收信人心中潛在問題。6/36寫好電子郵件四項(xiàng)策略27/361.選取一個(gè)引人注目標(biāo)題2.內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要3.在郵件正文中提到收件人名字。不然，他會(huì)認(rèn)為這封郵件同時(shí)群發(fā)給了很多人4.在郵件中附上企業(yè)全稱和詳細(xì)地址8/363回答三個(gè)問題：郵件應(yīng)該寫多長(zhǎng)？郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細(xì)？郵件應(yīng)該有多正式？9/36郵件應(yīng)該寫多長(zhǎng)？最好答案能寫多短就寫多短郵件正文部分（不包含標(biāo)題行和署名部分）長(zhǎng)度最好控制在2-3個(gè)句子最好讓郵件短到一眼掃過去就能看懂其大意在通常情況下，我只會(huì)讀我客戶或者與我有親緣關(guān)系人發(fā)來長(zhǎng)郵件。假如是其它人，我要么整篇都不看，要么只看開頭和結(jié)尾，然后決定怎么回復(fù)。坦率地講，你也很可能這么做?？赡苣阒粫?huì)讀你客戶、老板或親戚發(fā)來長(zhǎng)郵件。更深入說，即使是和我們關(guān)系親密人發(fā)來郵件，我們也不會(huì)把每句話都看得很仔細(xì)。？10/36郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細(xì)？郵件內(nèi)容應(yīng)該包括相關(guān)細(xì)節(jié)而且突出一些詳細(xì)細(xì)節(jié)11/36郵件應(yīng)該有多正式？對(duì)于大多數(shù)人來說，郵件在一定程度上代替了口頭交流。假如是在企業(yè)內(nèi)部發(fā)郵件我們可能會(huì)像在飲水機(jī)旁閑聊那樣隨意假如給陌生人或者僅僅有過電話聯(lián)絡(luò)人發(fā)郵件我們就應(yīng)該顯得更正式一些所以，我們應(yīng)該把郵件看做是相對(duì)正式文件。12/364對(duì)標(biāo)題行給予更多關(guān)注標(biāo)題行是郵件中最主要部分它好壞決定了收件人是否會(huì)打開并閱讀郵件正文部分13/36主題：文章發(fā)件人是否要求我給他發(fā)送一篇文章？還是要就一篇文章采訪我？還是向我索要我曾經(jīng)寫過一篇文章？關(guān)于標(biāo)題例子114/36主題：明天這是一個(gè)孤立、和正文部分沒有任何聯(lián)絡(luò)標(biāo)題?？匆幌逻@個(gè)標(biāo)題，通常情況下，當(dāng)我們看到郵件關(guān)于標(biāo)題例子2—首先能知道標(biāo)題內(nèi)容，在這個(gè)標(biāo)題中為“明天”；—然后能經(jīng)過標(biāo)題識(shí)別出郵件是由誰發(fā)來。假如能識(shí)別出來，就說明這個(gè)標(biāo)題很好，因?yàn)樗芪覀冏x下去，看看這個(gè)人明天到底要做什么。標(biāo)題時(shí)能看明白兩點(diǎn)：15/36主題：6月23日見面這個(gè)標(biāo)題好就好在它直接回答了全部看信者在打開關(guān)于標(biāo)題例子3這個(gè)標(biāo)題一下就能引發(fā)他人注意，因?yàn)檫@個(gè)簡(jiǎn)短郵件之前心中存在問題，“我有必要看它嗎？”標(biāo)題中包括了一次見面。16/36秘密武器——項(xiàng)目符號(hào)517/36文字原來就很枯燥，大量文字堆積在一起就顯得更枯燥了。大段大段文字會(huì)讓讀者費(fèi)解。人們輕易接收視覺刺激，更喜歡看圖形。在電子郵件中，圖形就是項(xiàng)目符號(hào)，應(yīng)該把它作為你秘密武器。兩個(gè)特點(diǎn)你應(yīng)該讓郵件變得愈加私人化、簡(jiǎn)單化，要學(xué)會(huì)怎樣使用秘密武器：項(xiàng)目符號(hào)。項(xiàng)目符號(hào)與幻燈片或其它演示工具中圖片或動(dòng)畫效果是一樣。不過項(xiàng)目符號(hào)在郵件中更便于使用。18/36學(xué)會(huì)使用項(xiàng)目符號(hào)一個(gè)糟糕匯報(bào)者假如他使用了項(xiàng)目符號(hào)收件人：吉姆客戶發(fā)件人：邁克銷售人員主題：即未降臨陳說吉姆：我打算在5月3日給您所在地域副總裁做當(dāng)面陳說，就您要求，我談一下此次陳說意義。首先，他能夠加深對(duì)我了解，熟悉我個(gè)人格調(diào)。其次，我將以我25年經(jīng)驗(yàn)講述這個(gè)項(xiàng)目標(biāo)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。最終，我能夠當(dāng)場(chǎng)回答提問，假如副總裁有什么問題，我能夠當(dāng)面給予解答。吉姆，我以為這種做法是可行。我想把此次活動(dòng)安排在5月3日，您以為怎樣？ 邁克

收件人：吉姆客戶

發(fā)件人：邁克銷售人員主題：即未降臨陳說

吉姆：

我打算在5月3日給您所在地域副總裁做當(dāng)面陳說，就您要求，我談一下此次陳說意義。我希望您能就此問題和董事會(huì)進(jìn)行討論。

首先，您所在地域副總裁能夠加深對(duì)我了解，熟悉我個(gè)人格調(diào)。

其次，我能夠展示一下電話銷售培訓(xùn)所需設(shè)備，這是此培訓(xùn)項(xiàng)目標(biāo)一個(gè)主要部分。

最終，我能夠當(dāng)場(chǎng)回答提問，假如大家有什么問題，我能夠當(dāng)面給予解答。

吉姆，我以為這種做法是可行。我想把此次活動(dòng)安排在5月3日，您以為怎樣？

邁克19/36你發(fā)覺二者不一樣了嗎？?jī)煞忄]件傳達(dá)是一樣信息，不過經(jīng)過使用項(xiàng)目符號(hào)，第二封郵件看起來更清楚明了。郵件越清楚明了，就越能引發(fā)讀者閱讀興趣，也就越有可能得到回復(fù)。20/366署名使用21/36

你所在企業(yè)名稱以及關(guān)于你企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)信息，最好出現(xiàn)在郵件最下方。這就是郵件“署名”部分。假如一個(gè)人有上百封郵件需要處理，他有時(shí)會(huì)忽略郵件正文部分，而只關(guān)注署名部分。為何會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？因?yàn)槿藗兞?xí)慣于一下子跳到信息結(jié)尾處看最關(guān)鍵內(nèi)容。我們想直接進(jìn)入主題，于是我們單擊“下一頁(yè)”按鈕，或者拖動(dòng)鼠標(biāo)到郵件結(jié)尾處。這意味著經(jīng)常收到大量郵件人，對(duì)郵件結(jié)尾處署名部分會(huì)給予更多關(guān)注。22/367常見郵件錯(cuò)誤23/36錯(cuò)誤1：并未提出或確認(rèn)下一步行動(dòng)錯(cuò)誤2：愚蠢標(biāo)題行從標(biāo)題行看，好象發(fā)件人已經(jīng)得到了什么。標(biāo)題行中提到熟人，收件人并不認(rèn)識(shí)。為了吸引他人注意力，標(biāo)題中使用了黃色笑話或者臟話。標(biāo)題類似于“我怎樣才能與你取得聯(lián)絡(luò)呢”。謊言（比如，“我們拾到了你錢包”）24/36錯(cuò)誤3：把他人名字、企業(yè)名稱或職位搞錯(cuò)錯(cuò)誤4：發(fā)送錯(cuò)誤附件錯(cuò)誤5：正文中提到了附件，卻忘記發(fā)送附件錯(cuò)誤6：咒罵和講黃色笑話25/36錯(cuò)誤7：開一些不算下流，卻也不太恰當(dāng)玩笑錯(cuò)誤8：在郵件中只寫一個(gè)詞

即便是回復(fù)一封只有一個(gè)詞郵件，而且對(duì)方能明白你意思（這也不一定），你這么做也很可能被看做是高傲無禮。

在正文中多寫幾個(gè)字，而不是簡(jiǎn)單地寫上“是”或“不是”。26/36錯(cuò)誤9：發(fā)怒錯(cuò)誤10：使用帶有性別歧視和種族歧視語言，即使是玩笑話

當(dāng)你生氣時(shí)，不要給客戶發(fā)郵件。

永遠(yuǎn)不要經(jīng)過給客戶發(fā)郵件來發(fā)泄自己怒氣。錯(cuò)誤11：使用大段文字

你需要把大段文字分解并使用項(xiàng)目符號(hào)。27/36錯(cuò)誤12：發(fā)錯(cuò)郵件

當(dāng)你回復(fù)他人發(fā)來問卷或評(píng)論時(shí)，假如你不打算把你回復(fù)發(fā)送給全部收到這封郵件人，就不要使用“全部回復(fù)”功效。

在類似情況下，盲目抄送信息是郵件使用中存在常見問題。垃圾郵件泛濫原因之一就是，我們有時(shí)會(huì)把郵件抄送給那些與被討論問題不相干人。錯(cuò)誤13：引發(fā)多方爭(zhēng)論

當(dāng)你提出一個(gè)非常有爭(zhēng)議話題，而且你必須把這封郵件發(fā)給多個(gè)人時(shí)，你必須考慮一下，你是否希望全部收件人都能給其它收件人回復(fù)。28/36錯(cuò)誤14：言行古怪

郵件有個(gè)很有趣特點(diǎn)：它很輕易讓人產(chǎn)生誤會(huì)。

在單機(jī)“發(fā)送”按鈕之前，你要重復(fù)閱讀你寫東西。不要讓對(duì)方以為你很古怪。

在郵件世界里，你無意中說得一些話就足以讓對(duì)方認(rèn)為你是一個(gè)怪人。

不要使用反語或帶有諷刺性語言，要確保你所寫東西不會(huì)讓人產(chǎn)生誤會(huì)。29/36錯(cuò)誤15：長(zhǎng)篇大論

假如你想表示意思在一頁(yè)紙上寫不下，而且不想發(fā)送附件，我提議你打電話。錯(cuò)誤16：在憤恨時(shí)發(fā)送信息

永遠(yuǎn)不要在憤恨時(shí)給客戶發(fā)郵件。30/36附注：交流各種伎倆31/36霍華德·加德納著作者在這本書中突破性發(fā)覺：人類有七種不一樣智能。我們依賴七種不一樣智能，而不是其中一個(gè)，而每個(gè)人每種智能都是不一樣?；谏鲜鲇^點(diǎn)，郵件這種交流方式并不能充分利用人智能系統(tǒng)。實(shí)際上，它只利用了加德納博士所列舉智能系統(tǒng)很小一部分。32/36人類七種智能1.語言智能這種智能與我們?cè)鯓邮褂谜Z言相關(guān)。那些天生作家在這方面是有天賦。很顯著，當(dāng)你寫電子郵件時(shí)是需要利用這種智能。2.音樂智能加德納博士指出一些人在樂感方面比較突出。3.數(shù)理邏輯智能數(shù)理邏輯智能突出人對(duì)抽象事物比較敏感，善于探索和發(fā)覺新事物，善于分析、分解和處理問題。4.視覺和空間智能這種智能能使人了解空間事物。33/365.身體運(yùn)動(dòng)智能加德納博士認(rèn)為這種智能與人身體活動(dòng)及維持身體平衡親密相關(guān)。6.自我認(rèn)識(shí)智能這種智能對(duì)于曾經(jīng)寫過或收到過情書人來說是比較熟悉，