檔案管理作業(yè)指引

檔案管理作業(yè)指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的為強(qiáng)化公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持，根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)、檔案管理相關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司的具體情況，特制定本指引。適用范圍適用于公司的檔案管理工作。術(shù)語和定義檔案：指公司在房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司具有利用保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式的文件材料的總和，是各項(xiàng)工作、活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證。職責(zé)行政管理部是公司檔案工作的歸口管理部門；主管公司檔案工作，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、計(jì)劃安排、組織協(xié)調(diào)和重大檔案活動(dòng)的決定；根據(jù)國家及地方檔案工作方針、政策、法律、法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，制定并組織實(shí)施公司檔案工作制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查各部門執(zhí)行情況；監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各部門、各項(xiàng)目部檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等檔案業(yè)務(wù)工作，定期組織公司各部門、各項(xiàng)目部配備的專兼職檔案人員開展檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)；負(fù)責(zé)接收（征集）、集中統(tǒng)一保管公司的檔案；編纂檔案史料，開發(fā)檔案信息資源，為公司各部門、各項(xiàng)目部提供檔案利用服務(wù)；逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，開展文件、檔案、圖書、資料、情報(bào)信息的整體化建設(shè)，建設(shè)知識(shí)管理工程，加強(qiáng)信息交流，以達(dá)信息資源共享。項(xiàng)目部配備檔案管理人員具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的檔案管理工作；對(duì)項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位所形成的項(xiàng)目建設(shè)檔案管理實(shí)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)；負(fù)責(zé)項(xiàng)目部各類檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管工作；編纂檔案史料，開發(fā)并維護(hù)項(xiàng)目部檔案信息資源，為項(xiàng)目部提供檔案利用服務(wù)；負(fù)責(zé)向行政管理部移交應(yīng)移交的項(xiàng)目檔案。財(cái)務(wù)管理部財(cái)務(wù)管理部在遵照本制度和財(cái)務(wù)管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)檔案和會(huì)計(jì)稅務(wù)檔案的單獨(dú)直接收集、匯總、編制、上報(bào)等相關(guān)管理事宜。人力資源部人力資源部在遵照本制度的前提下，負(fù)責(zé)對(duì)公司本部人事檔案的直接管理。公司其他部門公司各職能部門需指定專人擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，積累、整理本部門應(yīng)歸檔的材料，按要求及時(shí)歸檔；專兼職檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)本部門現(xiàn)行活動(dòng)中形成的文件材料的跟蹤收集，督促本部門相關(guān)人員交回或登記相關(guān)文件材料，將文件材料形成系統(tǒng)納入檔案管理，并及時(shí)進(jìn)行文件的預(yù)整理；專兼職檔案管理員應(yīng)編制歸檔文件清冊(cè)，按時(shí)向行政管理部檔案管理專員移交歸檔文件。關(guān)鍵活動(dòng)描述檔案收集和歸檔公司檔案工作堅(jiān)持“誰經(jīng)辦，誰歸檔”的原則，在公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，必須由各部門負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的文件檔案的收集整理，由部門專兼職檔案管理人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交行政管理部集中管理。任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為己有或者拒絕文件材料的歸檔，工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將形成的檔案向本部門專兼職檔案管理人員移交清楚，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。多個(gè)部門共同參與某一事項(xiàng)所形成的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔。歸檔的文件材料，必須滿足以下要求：業(yè)務(wù)活動(dòng)辦理完畢的；文件書寫和載體材料可耐久保存的；完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的，具有保存利用價(jià)值的；經(jīng)過系統(tǒng)整理的，符合歸檔規(guī)范的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。公司各專項(xiàng)檔案的搜集和歸檔要求：行政檔案是指公司各職能部門以及項(xiàng)目部的行政、事務(wù)管理，收發(fā)文、資質(zhì)、法律事務(wù)等檔案，收集與歸檔規(guī)定如下：行政管理部負(fù)責(zé)收集公司的大事記、工商登記，商標(biāo)、專利、資質(zhì)證照和公司的會(huì)議材料，工作計(jì)劃、總結(jié)，各類收發(fā)文，法律事務(wù)、監(jiān)察文件材料，黨、工、團(tuán)文件，由經(jīng)辦人員在辦理完畢后進(jìn)行預(yù)整理交檔案管理主管統(tǒng)一管理；人力資源部負(fù)責(zé)收集管理制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事檔案資料，由經(jīng)辦人員預(yù)整理后交本部門兼職檔案管理人員保管；項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目部的收發(fā)文工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、會(huì)議材料等，并由經(jīng)辦人員在辦理完畢預(yù)整理后交本部門項(xiàng)目文員統(tǒng)一管理；公司其他各職能部門專兼職檔案管理人員經(jīng)部門經(jīng)理審核同意后，于第二年第二季度分別集中系統(tǒng)整理上年所形成的行政類檔案，經(jīng)檢查合格后于該年6月底前按規(guī)定向行政管理部移交。項(xiàng)目部項(xiàng)目文員經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理審核、項(xiàng)目總監(jiān)審批后，在項(xiàng)目結(jié)束后集中系統(tǒng)整理該項(xiàng)目的行政類檔案，經(jīng)檢查合格于項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月時(shí)間內(nèi)按規(guī)定向行政管理部移交。經(jīng)營決策檔案是指公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃與指標(biāo)文件，各種重大會(huì)議決議等檔案，收集與歸檔規(guī)定如下：運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)日常經(jīng)營決策文件的收集工作，并由經(jīng)辦人員預(yù)整理后交本部門兼職檔案管理人員保管；經(jīng)營決策類檔案由運(yùn)營管理部兼職檔案管理員于第二年第二季度集中整理，經(jīng)運(yùn)營管理部經(jīng)理審核同意，兼職檔案管理員檢查合格后于6月底前按規(guī)定向行政管理部移交歸檔。市場(chǎng)營銷檔案主要包括市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品策劃、策劃營銷、廣告宣傳、銷售文件、客戶調(diào)查資料，以及其他有保存與利用價(jià)值的策劃營銷資料等，收集與歸檔規(guī)定如下：市場(chǎng)營銷部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品策劃、策劃營銷、客戶調(diào)查資料、銷售計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、臺(tái)賬以及其他有保存和利用價(jià)值的策劃營銷資料的收集與歸檔，并在銷售期內(nèi)保存相關(guān)檔案；營銷策劃文件形成后，由營銷策劃人員預(yù)整理后交本部門市場(chǎng)文員，經(jīng)系統(tǒng)整理后統(tǒng)一移交行政管理部檔案管理人員歸檔保管；銷售文件（包括銷售計(jì)劃、定價(jià)、折扣標(biāo)準(zhǔn)等）形成后將正本交由行政管理部檔案管理專員保管，所有銷售檔案在項(xiàng)目結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交行政管理部歸檔保存；銷售合同類檔案由市場(chǎng)營銷部負(fù)責(zé)收集與歸檔，具體經(jīng)辦人在銷售合同簽署生效后移交本部門市場(chǎng)文員，由其負(fù)責(zé)再統(tǒng)一移交行政管理部歸檔，財(cái)務(wù)管理部配合。財(cái)務(wù)管理檔案是指財(cái)務(wù)制度、國家、省、市財(cái)務(wù)稅收等方針政策、規(guī)定、辦法、融資合同、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬、會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬薄等，收集與歸檔規(guī)定如下：財(cái)務(wù)制度、國家、省、市財(cái)務(wù)稅收等方針政策、規(guī)定、辦法、融資合同、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬等，由財(cái)務(wù)管理部兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)單獨(dú)直接收集、整理、保管；會(huì)計(jì)核算檔案（會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他類），會(huì)計(jì)核算材料在辦理完畢后由經(jīng)辦人向本部門兼職檔案管理人員移交，由其負(fù)責(zé)統(tǒng)一單獨(dú)直接管理。人事管理檔案包括人事工作各種規(guī)程、計(jì)劃、總結(jié)，包括員工進(jìn)公司后形成的勞動(dòng)合同、福利保險(xiǎn)、職務(wù)晉升、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，以及關(guān)于人事、組織架構(gòu)管理方面的各種文件，收集與歸檔規(guī)定如下：人力資源部負(fù)責(zé)收集和保管公司有關(guān)人事、組織架構(gòu)管理方面的文件，以及各種人事工作規(guī)程、計(jì)劃、總結(jié)等；人事檔案辦理完畢后由經(jīng)辦人預(yù)整理后移交部門招聘主管統(tǒng)一管理；人力資源部的人事檔案在第二年第二季度集中整理，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核后，于第二年的第二季度按規(guī)定向行政管理部移交歸檔；人事檔案屬機(jī)密檔案，需按相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。工程檔案包括有前期立項(xiàng)審批、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工等文字材料與科技文件，收集與歸檔規(guī)定如下：綜合前期部負(fù)責(zé)收集工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件、開工審批文件，在文件辦理完畢預(yù)整理后將復(fù)印件交行政管理部檔案管理人員歸檔；采購管理部負(fù)責(zé)合同收集、整理、生效后即歸檔正本至行政管理部檔案管理專員；招投標(biāo)文件歸檔范圍：①招標(biāo)文件原件（包括：招標(biāo)計(jì)劃、供方選擇意見書、招標(biāo)文件、評(píng)分一覽表、評(píng)分匯總表、中標(biāo)通知書、感謝函等）整理、裝訂成冊(cè)，與投標(biāo)文件一同交行政管理部存檔，投標(biāo)文件正本（中標(biāo)、未中標(biāo)）應(yīng)在招標(biāo)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)交公司行政管理部檔案管理員存檔。成本管理部負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目工程投資估算，工程設(shè)計(jì)概算，施工、施工圖預(yù)算，工程決算等工程財(cái)務(wù)文件，并在項(xiàng)目竣工后整理移交公司檔案管理人員保管；項(xiàng)目部、技術(shù)管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位完成各自管理范圍內(nèi)檔案文件的收集整理，在撤離前或竣工后移交歸檔，編制建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位、負(fù)責(zé)人名單，在工程建設(shè)過程中的聯(lián)系單、記錄和相關(guān)文件，整理后移交項(xiàng)目部檔案管理人員保管；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目部、技術(shù)管理部相關(guān)人員對(duì)歸檔的工程檔案進(jìn)行鑒定、審核，通過后形成多套項(xiàng)目竣工工程檔案，并提請(qǐng)地方檔案管理部門進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收通過后由檔案管理人員保管；項(xiàng)目部項(xiàng)目文員要積極配合工程竣工驗(yàn)收，在竣工驗(yàn)收時(shí)按技術(shù)總監(jiān)的要求提供其使用，工程竣工驗(yàn)收后，對(duì)工程檔案及竣工驗(yàn)收文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，3個(gè)月內(nèi)將完整成套的工程檔案移交行政管理部歸檔保管，周期過長的可分階段歸檔。設(shè)備管理類檔案包括屬固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備、運(yùn)輸車輛、生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)文件，由行政管理部負(fù)責(zé)，檔案管理主管參與收集開箱記錄與照片、隨機(jī)技術(shù)文件，試運(yùn)行測(cè)試、維護(hù)記錄等，即時(shí)歸檔。特種載體類檔案包括照片、錄音錄像、磁光介質(zhì)、電子文件、實(shí)物、證書等由各部門負(fù)責(zé)與文字材料對(duì)應(yīng)一起收集與歸檔。列為公司保密文件材料或價(jià)值重大的文件材料，包括各種證照的正本以及合同原件，應(yīng)由經(jīng)辦部門隨時(shí)形成隨時(shí)將原件歸檔，公司各專兼職檔案管理員有責(zé)任隨時(shí)監(jiān)督、收集重要檔案材料原件。檔案管理行政管理部對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)各類檔案，應(yīng)按照檔案管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行審核、鑒定、分類、整理、編目，具體操作實(shí)務(wù)可參見檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。行政管理部檔案管理人員應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，做好檔案保護(hù)工作，定期對(duì)歷史檔案進(jìn)行監(jiān)控，要及時(shí)修補(bǔ)、修復(fù)破損檔案，建立和健全檔案庫房管理制度，加強(qiáng)溫度濕度控制，落實(shí)防火、防水、防盜、防蟲、防霉、防光、防塵、防有害氣體和安全措施，確保檔案的安全，延長檔案的壽命。行政管理部檔案管理人員要建立檔案統(tǒng)計(jì)、庫房安全檢查體系，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、庫存和檔案利用情況與利用效果等各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并按規(guī)定每年向執(zhí)行董事報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每半年抽查一次項(xiàng)目部、各部門檔案工作情況，每兩年對(duì)庫存的檔案全面檢查一次。項(xiàng)目部檔案管理人員要按本制度做好項(xiàng)目部的檔案管理工作，每季度向行政管理部上報(bào)檔案工作情況，每年上報(bào)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。檔案鑒定和銷毀檔案管理人員要做好檔案價(jià)值鑒定，根據(jù)行政管理部制定的檔案保管期限表劃分檔案保管期限。檔案管理人員對(duì)已滿保管期限的檔案，要及時(shí)向公司提出重新鑒定的要求，定期判定檔案的存毀，確需銷毀的檔案，要嚴(yán)格按檔案鑒定銷毀制度和有關(guān)程序執(zhí)行，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。檔案需按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)已超過保管期限的檔案材料進(jìn)行鑒定審核，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案材料要銷毀處理，由檔案管理人員編制銷毀清冊(cè)，編寫銷毀報(bào)告，在征求有關(guān)部門的意見后，報(bào)執(zhí)行董事審批。執(zhí)行董事審批后確無保存價(jià)值的檔案材料，由行政管理部和有關(guān)部門共同派人在指定地點(diǎn)按照公司檔案銷毀規(guī)定實(shí)施銷毀。檔案材料銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀的方式和日期，要在案卷目錄上注明“已銷毀”字樣，并將批準(zhǔn)銷毀的報(bào)告和銷毀清冊(cè)歸入全宗卷內(nèi)。檔案保密保密范圍：公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；公司未付諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目、經(jīng)營決策和核心技術(shù)）新開發(fā)產(chǎn)品技術(shù)等；公司內(nèi)部的合同、協(xié)議、意見書、可行性報(bào)告及重要的會(huì)議記錄；公司財(cái)務(wù)決算報(bào)告、各類財(cái)務(wù)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)報(bào)表；公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；公司員工人事檔案、工資、勞務(wù)收入及其相關(guān)資料；其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的信息資料。密級(jí)：檔案管理人員須按照相關(guān)檔案機(jī)密程度規(guī)范劃分檔案的不同秘級(jí)，確定開放的檔案與限制使用的檔案，保證檔案能充分地開放而為各項(xiàng)工作發(fā)揮積極的作用，同時(shí)又能有效地限制而維護(hù)公司與國家利益的統(tǒng)一。絕密：在經(jīng)營發(fā)展中，直接影響到公司權(quán)益、利益的重要決策的相關(guān)文件資料，如公司重大決策、經(jīng)營戰(zhàn)略等資料、核心技術(shù)資料；機(jī)密：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、協(xié)議、合同、可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況；秘密：公司員工檔案資料，工資收入及其它未正式公開的各類信息。保密措施：公司全體員工都要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》規(guī)定，既保證檔案實(shí)體的絕對(duì)安全，又保證檔案所載信息的絕對(duì)安全。任何屬于絕密級(jí)的文書資料均由公司執(zhí)行董事指定專人保管及執(zhí)行；屬于機(jī)密和秘密的任何文書資料，則由行政總監(jiān)指定專人保管執(zhí)行；在電腦中存放、處理、傳遞的秘密文件及信息，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)保密。對(duì)于秘級(jí)文書資料，必須采取保密措施。非經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；在收發(fā)、傳遞和外出攜帶的過程中，由指定人員負(fù)責(zé)其保密工作，并采取必要的安全措施；重要的資料必須在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。在對(duì)外交往中需要提供本公司保密資料的，須經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)；公司秘密內(nèi)容的會(huì)議及其它活動(dòng)，應(yīng)采取下列保密措施：選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所；限定參會(huì)人員；依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件；確定會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)及傳達(dá)范圍。泄密懲罰泄露絕密者：賠償全部經(jīng)濟(jì)損失，并追究其法律責(zé)任；泄露機(jī)密者：賠償全部經(jīng)濟(jì)損失，并予以辭退；泄露秘密者：造成經(jīng)濟(jì)損失的，予以全部賠償，并予以辭退；對(duì)于及時(shí)挽回的，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度予以相應(yīng)的行政處分。檔案利用凡借閱檔案者應(yīng)填寫《檔案借閱審批單》并及時(shí)反饋檔案利用效果，以便及時(shí)總結(jié)檔案利用情況。借閱、查閱、復(fù)印時(shí)間：每日正常上班時(shí)間辦理檔案借閱、查閱、復(fù)?。ㄌ厥饩o急情況除外）。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案借閱的管理工作，檔案的借閱實(shí)行分級(jí)審批，借閱者需愛護(hù)檔案，未經(jīng)允許不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等。行政管理部應(yīng)積極地、多渠道地、多形式地做好檔案開發(fā)利用，在不影響保密的前提下，各部門、項(xiàng)目部可利用檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編纂綜合性或?qū)ｎ}性檔案資料等，系統(tǒng)地開發(fā)、主動(dòng)地提供檔案信息，為現(xiàn)行的經(jīng)營決策、市場(chǎng)開拓、提升科學(xué)管理、樹立企業(yè)形象、