什么是程序文件

1.程序文獻的含義(1).程序與程序文獻·程序是為完畢某項活動所規(guī)定的措施；·描述程序的文獻稱為程序文獻。(2).質(zhì)量體系程序文獻·質(zhì)量體系程序文獻對影響質(zhì)量的活動做出規(guī)定；·是質(zhì)量手冊的支持性文獻；·應(yīng)包括質(zhì)量體系中采用的所有要素的規(guī)定和規(guī)定；·每一質(zhì)量體系程序文獻應(yīng)針對質(zhì)量體系中一種邏輯上獨立的活動。(3).程序文獻的作用·使質(zhì)量活動受控，-對影響質(zhì)量的各項活動作出規(guī)定；-規(guī)定各項活動的措施和評估的準(zhǔn)則，使各項活動處在受控狀態(tài)?！りU明與質(zhì)量活動有關(guān)人員的責(zé)任：職責(zé)、權(quán)限、互相關(guān)系。·作為執(zhí)行、驗證和評審質(zhì)量活動的根據(jù)，-程序的規(guī)定在實際活動中執(zhí)行；-執(zhí)行的狀況應(yīng)留下證據(jù)；-根據(jù)程序?qū)徍怂汶H運作與否符合規(guī)定。2.程序文獻格式及基本內(nèi)容(1).程序文獻格式一般包括：封面、刊頭、刊尾、修改控制頁、正文(2).封面的內(nèi)容（根據(jù)需要選用）：、可在單份或整套文獻前加封面，便于控制文獻和進行文獻控制·企業(yè)標(biāo)志、名稱；·文獻編號、文獻名；·擬制人、審核人、同意人及日期，頒布、生效日期；·修改狀態(tài)／版號；·修改記錄（可專設(shè)修改頁）；·受控狀態(tài)／保密等能級；·發(fā)文登記號等。(3).刊頭：在每頁文獻的上部加刊頭，便于文獻控制和管理。·企業(yè)標(biāo)志、名稱、·文獻編號、文獻名稱；·生效日期；·修改狀態(tài)／版號；·受控狀態(tài)；·發(fā)文登記號；·頁碼等。(4).刊尾（需要時采用）：在每頁文獻或每份文獻的的末頁底部加刊尾闡明文獻的起草審批、會簽狀況。·擬制人、同意人及日期；·會簽人及日期；·其他闡明性文字。(5).修改控制頁：可單改與封面或其他附頁合并闡明文獻修改的歷史狀況?！ば薷膯尉幪?；·修改標(biāo)識；·修改人／日期；·審批人／日期；·修改內(nèi)容等。（見附表5.7）3.正文部分內(nèi)容(1).正文部分：描述程序文獻的基本內(nèi)容?！りU明制定程序的目的；·程序的合用范圍；·實行程序的責(zé)任者的職責(zé)和權(quán)限；·程序內(nèi)容的描述；·程序波及或引用其他文獻。(2).目的·闡明程序所控制的活動及控制目地；(3).合用范圍·程序所波及的有關(guān)部門和活動；·程序所波及的有關(guān)人員、產(chǎn)品。(4).職責(zé)·規(guī)定負(fù)責(zé)實行該項程序的部門或人員及其責(zé)任和權(quán)限；·規(guī)定與實行該項程序有關(guān)的部門或人員其責(zé)任和權(quán)限。(5).工作程序·按活動的邏輯次序?qū)懗鲩_展該項活動的各個細(xì)節(jié)；·規(guī)定應(yīng)做的事情（What）；·明確每一活動的實行者（Who）；·規(guī)定活動的時間（When）；·闡明在何處實行（Where）；·規(guī)定詳細(xì)實行措施（How）；·所采用的材料、設(shè)備、引用的文獻等；·怎樣進行控制；·應(yīng)保留的記錄；·例外特殊狀況的處理方式等。(6).引用文獻及有關(guān)的記錄·波及的有關(guān)程序文獻；·引用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程及其他技術(shù)文獻；·波及的其他管理性文獻；·所使用的記錄、表格等。例如：目的文獻控制程序是對企業(yè)質(zhì)量管理體系所規(guī)定的文獻的編寫、評審、同意、發(fā)放、使用、更改、再次同意、標(biāo)識、回收和作廢等過程進行控制，以保證企業(yè)各部門和工作場所使用現(xiàn)行有效的文獻和資料（即合用版本），防止使用作廢的文獻，到達保持企業(yè)質(zhì)量管理體系運行的符合性合用范圍合用于我司質(zhì)量管理體系所使用的文獻控制。文獻的分類如下：2.1質(zhì)量手冊；2.2程序文獻；2.3管理性文獻：企業(yè)規(guī)章制度、管理規(guī)范、作業(yè)原則書等；2.4質(zhì)量記錄；2.5外來文獻：法律法規(guī)、上級文獻、函件等。3、職責(zé)3.1品質(zhì)管理課對質(zhì)量體系文獻進行控制，并對版本有效性負(fù)責(zé)。3.2企業(yè)各部門負(fù)責(zé)對其使用的管理性文獻進行控制。3.3品質(zhì)管理課負(fù)責(zé)企業(yè)有關(guān)質(zhì)量管理體系文獻的回收、保留和銷毀的歸口管理。4、工作程序4.1文獻的編寫4.1.1質(zhì)量手冊、程序文獻和有關(guān)管理性文獻由管理者代表組織有關(guān)人員編寫；4.2文獻的編號規(guī)定4.2.1質(zhì)量手冊編號：企業(yè)簡稱–SC；4.2.2程序文獻編號：企業(yè)簡稱–CX–XX(XX代表程序文獻次序號)；4.2.3外來文獻的編號：按外來文獻自身的編號；4.2.4管理性文獻的編號：企業(yè)簡稱–XX（注：編制部門代碼，代碼表另附）–類別（注：文獻不需要分類時，可略）-XX（注：序號，可略）我司文獻編號是根據(jù)編制部門不一樣劃分的，由各編制部門內(nèi)部自行統(tǒng)一管理本部門的文獻編號。為保證文獻編號的單一性，精確性，新文獻作成前，作者向文獻編號管理者申請該文獻的編號，不可由文獻作者自行編排。4.3文獻的簽訂和審批質(zhì)量管理體系所波及的文獻在公布和使用前應(yīng)按《質(zhì)量手冊》中有關(guān)條款規(guī)定執(zhí)行，以保證文獻的有效性和合適性。4.4有效文獻控制4.4.1各部門應(yīng)編制本部門的《受控文獻清單》，以控制所使用文獻的有效性。4.4.2《受控文獻清單》應(yīng)清晰地標(biāo)明文獻目前的有效版本和修訂狀態(tài)。版本號用“A”表達、修訂狀態(tài)用“0”表達。若有變化，數(shù)字順延。4.4.3《受控文獻清單》的整頓原則。按部門內(nèi)、部門外（部門外按部門）分類整頓。4.5文獻的收發(fā)、回收及歸檔4.5.1各部門發(fā)放文獻時，應(yīng)規(guī)定各部門清晰、完整地填寫《文獻發(fā)放/回收登記表》。4.5.2在回收文獻時，也應(yīng)在《文獻發(fā)放/回收登記表》上進行登記。4.5.3各部門在收到外來文獻時，應(yīng)在《外來函件收發(fā)登記表》上登記，并規(guī)定接受人簽字確認(rèn)。4.5.4各部門應(yīng)對職責(zé)范圍內(nèi)管理的文獻進行整頓、清查，對過時、作廢等文獻要及時清理、撤換，防止過期文獻的使用，保持動態(tài)管理。4.5.5文獻的擺放。應(yīng)遵守如下基礎(chǔ)原則：4.5.5.1外標(biāo)識明確。4.5.5.2按類分放4.5.5.3為明確擺放位置，文獻夾外部作“V”字形貼付管理。4.5.6文獻的歸檔。品質(zhì)管理課負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文獻的歸檔管理。4.5.7技術(shù)部門下發(fā)的圖紙、作業(yè)原則書不進行回收處理，交由各部門自行處理。4.6文獻的更改4.6.1文獻內(nèi)容需要劃改、換頁、換版、作廢等更改時，應(yīng)由文獻更改提出人員填寫《文獻更改單》，闡明更改原因，然后將此單提交本部門責(zé)任者確認(rèn)，報品質(zhì)管理課審核，再上報最高管理層或管理者代表進行審批，方可實行更改。文獻確定并通過更改后，需發(fā)放、回收，應(yīng)作有關(guān)記錄《文獻發(fā)放/回收登記表》，保證各部門得到的是最新有效文獻，并在《受控文獻清單》中加以記錄?！段墨I更改單》應(yīng)記入《文獻修訂記錄》。4.6.2文獻經(jīng)多次更改或文獻需進行大幅度修改時，應(yīng)進行換版，換版后原版文獻作廢，換發(fā)新版本應(yīng)執(zhí)行本程序文獻發(fā)放和回收的規(guī)定。4.7作廢文獻的管理4.7.1我司的作廢程序文加蓋“作廢”章，填寫《文獻發(fā)放/回收登記表》，定期銷毀。4.7.2如因特殊原因保留的作廢文獻資料應(yīng)在“作廢”標(biāo)識下加蓋“文獻保留”標(biāo)識，以防止誤用。4.7.3作廢文獻銷毀應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄/文獻資料銷毀審批表》（見《質(zhì)量記錄控制程序》），報品質(zhì)管理課審核，再上報最高管理層或管理者代表同意后，方可實行銷毀。4.8文獻的借閱文獻需借閱時，借閱人應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄/文獻資料借閱審批表》（見《質(zhì)量記錄控制程序》）。4.9文獻的評審與更新因外部原因變化或體系改善規(guī)定期，文獻應(yīng)予以評審，評審由品質(zhì)管理課組織。評審引起的文獻更改執(zhí)行GB/T19001:/ISO9001:中4.6條款。