公司文件控制程序

文獻控制程序目的對于質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻實行控制，保證質(zhì)量管理體系運行的各個場所都得到和使用有效版本。合用范圍合用于本“企業(yè)”與質(zhì)量管理體系有關(guān)文獻的控制。職責3．1辦公室負責質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)指導書及管理制度等文獻的控制和管理。3．2辦公室負責技術(shù)原則、設(shè)計圖紙、工藝規(guī)程（規(guī)范）及合適的外來文獻的控制和管理。3．3各有關(guān)部門負責各自的質(zhì)量管理體系文獻的控制和管理。4．工作程序4．1受控文獻范圍A．原則規(guī)定的文獻：包括質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)懂得書及質(zhì)量登記表式等。B．組織規(guī)定的文獻：包括技術(shù)原則、設(shè)計圖紙、工藝規(guī)程、規(guī)范及管理制度等。C．外來文獻：包括顧客或他方提供的文獻，以及我司所采用的有關(guān)國標、行業(yè)原則、法規(guī)法律等。4．2文獻的編號措施4．2．1原則規(guī)定的文獻編號措施A．質(zhì)量手冊的編號措施的表達：JSJL—企業(yè)代號ZLSC—質(zhì)量手冊代號—年號質(zhì)量手冊—文獻名稱B．程序文獻的編號措施表達JSJL—企業(yè)代號CXWJ—程序文獻代號001—程序文獻代號—年號程序文獻—文獻名稱C．作業(yè)指導書的編號措施表式：按以上表達將企業(yè)代號、作業(yè)指導書代號、次序號、年號、文獻名稱作成表圖。4．2．2組織規(guī)定的文獻編號措施A．管理制度的編號措施參照作業(yè)指導書的編號措施執(zhí)行B．技術(shù)原則、監(jiān)理文獻資料圖紙和工藝規(guī)程、規(guī)范等文獻的編號措施按國家或行業(yè)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4．2．3外來文獻的編號措施外來文獻原則按其原有編號。4．3文獻的形式我司質(zhì)量管理體系文獻除書面形式的，還可以是其他形式，如硬拷貝、電子文檔或電子媒體。4．4文獻的控制狀態(tài)文獻分為受控文獻和非受控文獻。A．受控的質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)指導書在封面控制狀態(tài)欄中作紅色標識，并注明分發(fā)編號。B．外來法規(guī)監(jiān)理文獻資料和工藝規(guī)程、規(guī)范由總工辦每年度確認其有效性，在文獻控制請單中標識為受控。C．非受控文獻只登記發(fā)放，不作標識，不該分發(fā)編號。4．5文獻的編制和審批4．5．1質(zhì)量手冊由管理代表組織并審核，由總經(jīng)理同意公布。4．5．2程序文獻由管理者代表組織有關(guān)部門編制，部門領(lǐng)導審核，管理者代表同意。4．5．3作業(yè)指導書、管理制度等由有關(guān)人員根據(jù)質(zhì)量手冊或程序文獻的規(guī)定組織編制，有關(guān)人員審核，部門領(lǐng)導同意。4．5．4技術(shù)原則，監(jiān)理文獻資料和工藝規(guī)程、規(guī)范等，由總工辦負責組織有關(guān)部門人員根據(jù)國標、行業(yè)原則和技術(shù)任務書等編制，總工辦或有關(guān)人員審核?？偣こ處熁蚍止芗夹g(shù)副總同意。4．6文獻的發(fā)放4．6．1辦公室征集有關(guān)部門意見后根據(jù)分工編制“文獻發(fā)放登記表”，確定發(fā)放范圍，采用個人借用的方式，保證在對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到對應文獻的有效版本。4．6．2辦公室根據(jù)確定的范圍實行文獻的發(fā)放控制，文獻領(lǐng)用人應在“文獻發(fā)放登記表”上登記簽字。4．6．3當文獻遺失應有領(lǐng)用人以書面形式闡明原因，原文獻號作廢，重新編號再認領(lǐng)。當文獻破損嚴重，影響使用時，文獻使用人應到辦公室辦理以舊換新手續(xù)，新文獻的分發(fā)編號仍沿用原文獻分階級編號，辦公室負責將原破損文獻銷毀。4．7文獻的評審4．7．1我司質(zhì)量管理體系的評審分為定期和不定期評審。4．7．2定期評審的時間原則是為一年，當出現(xiàn)下列狀況之一時，辦公室及有關(guān)部門應及時組織評審：A．我司監(jiān)理文獻資料、過程質(zhì)量管理體系發(fā)生變化時。B．顧客規(guī)定或合用的法律、法規(guī)發(fā)生變化時。C．我司但愿將各個管理體系合并或增設(shè)時。D．其他有表要進行文獻評審的狀況。4．7．3我司對管理體系文獻的評審可采用下列措施進行A．會簽評審由有關(guān)部門會簽，主管領(lǐng)導審核。B．全文評審，由辦公室委托有關(guān)部門組織有關(guān)部門或人員開會評審。4．7．4我司質(zhì)量管理體系文獻評審的重要內(nèi)容為文獻的五性，既；系統(tǒng)性、完整性、對的性、合用性和可操作性。4．7．5經(jīng)評審的文獻如需作更改時應按文獻更改的規(guī)定執(zhí)行4．8文獻的更改4．8．1文獻需要更改時，應由使用人填寫“文獻更改申請”，闡明需要更改的原因，對重要的更改還應有充足的證據(jù)，經(jīng)管理者代表同意，指定有資格的人員更改。4．8．2文獻更改后的審核，同意后按4．5條款的規(guī)定執(zhí)行。4．8．3文獻更改后，應從所有發(fā)放和使用場所及時撤換失效或者作廢的文獻，以免錯用或誤用。4．9文獻的作廢與處理4．9．1作廢文獻由辦公室征集有關(guān)部門意見后確認，按“文獻發(fā)放登記表”回收并記錄。4．9．2為知識或追溯歷史，具有保留價值的作廢文獻，應加蓋“作廢保留”印章，并隔離分級4．9．3務保留價值的作廢文獻由辦公室提出，有關(guān)部門審核，管理者代表或總工同意后銷毀。4．10文獻的管理4．10．1文獻經(jīng)同意發(fā)放后，辦公室編制全企業(yè)“文獻控制清單”各部門也應編制部門“文獻控制清單”以便識別文獻的現(xiàn)行所訂狀態(tài)，防止失效，作廢文獻。4．10．2文獻的使用人對使用的文獻應進行合適保護，以保持其清晰，易于識別和檢查。4．10．3需臨時借閱的文獻應經(jīng)管理者代表或總工同意后，方可借閱。借閱者應在指定期間內(nèi)償還。到期不還應由辦公室收回，原版文獻按一律不外借。4．10．4文獻的復制，由有關(guān)部門提出辦公室確認后，管理者代表或副總工同意后實行。4．10．5辦公室對發(fā)放到企業(yè)外部的受控文獻應進行登記，并負責進行更改和作廢的控制。4．10．6辦公室征集總工意見后應每年全面檢查各類在用文獻的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4．11外來文獻控制4．11．1外企業(yè)文獻經(jīng)總工審核確認其有效性，發(fā)放使用。納入“文獻管理清單”。4．11．2對需反復使用的外來文獻，總工辦可將轉(zhuǎn)它為我司內(nèi)部文獻，并按規(guī)定規(guī)定實行控制。4．12波及本程序的質(zhì)量記錄由辦公室按《質(zhì)量記錄控制程序》的規(guī)定實行控制。5．有關(guān)文獻6．質(zhì)量記錄及表式文獻控制清單，文獻發(fā)放登記表，文獻評審表，文獻更改申請單，文獻銷毀登記表。文獻控制清單部門：編號JSJL-4.4-001序號文獻名稱編號版本備注文獻發(fā)放登記表編號：JSJL-4.6-001序號文獻/資料編號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間備注文獻評審單編號：JSJL-4.7-001序號：評審時間:評審地點：參與人員評審內(nèi)容要點：編制：審核：同意：日期文獻更改申請單編號：JSJL-4.8-001序號：文獻名稱編號版本更改位置及原因：更改后內(nèi)容：受此影響引起的其他更改文獻名稱申請人：日期：所在部門意見：簽名：日期：審核部門意見：簽名：日期：文獻銷毀登記表編號：JSJL-4.9-001序號：文獻名稱編號版本份數(shù)銷毀原因:申請人：日期：所在部門意見：簽名：日期：文獻保管部門意見：簽名：日期：管理者代表意見：簽名：日期：質(zhì)量記錄控制程序目的規(guī)范質(zhì)量活動的記錄，客觀、真實、精確的反應監(jiān)理文獻資料形成全過程的質(zhì)量活動，為證明我司的監(jiān)理文獻資料到達規(guī)定的質(zhì)量規(guī)定和質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀證據(jù)。合用范圍通用于我司質(zhì)量管理提醒運行中有關(guān)記錄的控制。職責3.1總工負責組織協(xié)調(diào)各企業(yè)質(zhì)量記錄的管理與控制。3.2各職能部門負責本部門質(zhì)量記錄的管理與控制。4.工作程序4.1.1我司質(zhì)量記錄的控制范圍詳見附錄“質(zhì)量記錄控制清單”。4.1.2質(zhì)量記錄的編號我司質(zhì)量記錄的編號措施為：JSJZLJLXX04XXXX4.24企業(yè)代號質(zhì)量記錄代號質(zhì)量記錄序號部門代號質(zhì)量記錄名稱企業(yè)代號質(zhì)量記錄代號質(zhì)量記錄序號部門代號質(zhì)量記錄名稱4.2質(zhì)量登記表式的設(shè)計與審批4.2.1質(zhì)量登記表式的設(shè)計程序文獻作業(yè)文獻的編制人應會同蓋文獻的使用人，設(shè)計蓋文獻配用的質(zhì)量登記表式。4.2.2質(zhì)量登記表式的審批程序文獻式作業(yè)文獻配用的質(zhì)量登記表式的審批，與該文獻的審批一并運行“監(jiān)理服務”登記表式直接引用江蘇省統(tǒng)一編制的最新表格表式。4.2.3需新增式更改的質(zhì)量登記表式，由該登記表式的使用人設(shè)計，更改并提出申請，報總工審批立案。4.3質(zhì)量記錄的管理A.總工辦負責質(zhì)量登記表式的登記、編號，銷毀的審批不能范圍，并編制權(quán)企業(yè)“質(zhì)量記錄控制清單”。B．各部門負責編制本部門“質(zhì)量記錄控制清單”。4.4質(zhì)量記錄的填寫規(guī)定A.質(zhì)量記錄填寫應字跡清晰、內(nèi)容完整、對的，文字體現(xiàn)精確、簡潔，填寫欄目不應留空白，填寫人應簽名。B．質(zhì)量記錄應用鋼筆式圓珠筆填寫，不容許用鉛筆填寫。C.質(zhì)量記錄不容許隨意更改，必須改正時，改正人員應在改正處采用劃改并簽名以示負責。D．質(zhì)量記錄必須由操作表式活動的實行部門填寫，必要時由部門負責人確認簽字。E.所有質(zhì)量記錄應在行為進行的同步或完畢之時，立即填寫以力爭精確。4.5質(zhì)量記錄的搜集A.總工辦負責確定質(zhì)量記錄的搜集B．各責任部門按規(guī)定的日期及時搜集質(zhì)量記錄。C.總工辦和辦公室分別負責搜集來自監(jiān)理部的質(zhì)量記錄和來自顧客的質(zhì)量信息反饋，并分類編號交由辦公室保留。4.6質(zhì)量記錄的歸檔與保留辦公室負責質(zhì)量記錄的歸檔管理工作，按照質(zhì)量記錄的編號、名稱和搜集時間分類整頓，按序號裝訂，并編制“質(zhì)量記錄歸檔清單”，實行歸檔，并執(zhí)行規(guī)定的保留期限。4.7質(zhì)量記錄的貯存。質(zhì)量記錄的貯存應由專人保管，專欄寄存，便于檢索，并應采用措施，防止變質(zhì)、損壞。4.8記錄的查閱、借閱與復印4.8.1質(zhì)量記錄的查閱A．顧客查閱,協(xié)議有約定期，顧客或代表經(jīng)管理者代表同意后，可在約定期內(nèi)查閱有關(guān)的質(zhì)量記錄.B.我司人員查閱，應得到辦公室的同意。4.8.2質(zhì)量記錄的借閱A.所有質(zhì)量記錄原件一律不得外借。B.確需借閱的質(zhì)量記錄，經(jīng)管理