熱力有限公司檔案管理辦法

XXXX熱力有限公司檔案管理辦法1、目的促進檔案管理工作規(guī)范，提高檔案管理水平，更好地為公司。2、依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《XX省檔案條例》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章。3、定義公司檔案是指公司及個人在工作、經(jīng)營、管理、建設(shè)等活動中直接形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。4、檔案管理黨政綜合辦公室負責公司檔案管理工作。5、原則檔案工作應遵循保證安全，維護完整，便于利用，保守秘密的原則。6、公司檔案管理人員的任務6.1?集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，為公司經(jīng)營發(fā)展提供檔案服務。6.2?完成上級檔案管理部門交辦的檔案業(yè)務工作。7、檔案工作人員職責7.1貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。7.2?做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。7.3?保護檔案的安全、做好防護工作。7.4?做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具、迅速準確地查調(diào)檔案資料。7.5?嚴格遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內(nèi)容，確保檔案的安全。7.6負責檔案的接收和移交工作。8、歸檔范圍8.1?凡公司各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文件材料承辦人員按照上級單位發(fā)布的有關(guān)檔案質(zhì)量標準的規(guī)定和要求進行整理歸檔。8.2?歸檔門類包括：文書檔案、科技檔案、會計檔案、人物檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、資料等。8.3?公司應歸檔的紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。8.4?凡屬公司歸檔范圍的文件材料，必須按規(guī)定向公司檔案管理人員移交，實行統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。其他門類文件材料歸檔范圍和保管期限，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.5?公司文件材料不歸檔范圍：8.5.1?上級單位的文件材料中，普發(fā)性不需公司辦理的文件材料，任免、獎懲非公司工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。8.5.2?公司文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件。8.5.3?同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。9、文件材料整理9.1?公司文書檔案一般應按照年度—保管期限—組織機構(gòu)分類法分類整理。歸檔文件材料先按其形成年度劃分，同一年度的文件再按照價值確定保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為10年、30年。同一年度、同一保管期限的文件按組織機構(gòu)分類排列。9.2?歸檔文件整理細則歸檔文件整理的原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。歸檔文件以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件，各種零散材料，如審批表、通知書等名稱相同的為一件。文件材料的排列。在同一年度和保管期限內(nèi)，應按照事由原則，結(jié)合文件形成時間、重要程度進行排列。公司工作中產(chǎn)生的應當歸檔的其他門類和載體的檔案（如科技、會計、聲像等）文件材料，按照國家和省有關(guān)規(guī)定分別整理歸檔。10、文件材料歸檔與移交10.1?歸檔總體要求：文件應齊全完整；對破損文件進行裱糊；歸檔材料必須是原件，磁性載體文件必須是可讀文件，無病毒，運轉(zhuǎn)正常，確保文件的完整性和內(nèi)容的準確性，便于永久保存。10.2?不同種類檔案歸檔的具體要求：文書檔案。公司收發(fā)的文件材料由文件承辦人員按規(guī)定要求于第二年的上半年整理歸檔；會計檔案。在會計年度終了后，可暫由財務人員保管1年，于下一年的第二季度、由財務人員編制移交清冊，統(tǒng)一保管；聲像檔案。采取隨時歸檔的辦法，由綜合部負責對應歸檔的聲像檔案進行收集、整理、編寫文字說明、注明時間、地點、內(nèi)容、主要人物、密級及攝錄者，在會議結(jié)束兩個月內(nèi)歸檔；10.3?移交手續(xù)。移交檔案資料，由經(jīng)辦人審核簽字后，按照本辦法規(guī)定移交，檔案接收人員要逐件清點、核對，驗收合格后，簽字交接。11、檔案管理11.1檔案應作為一個全宗進行整理和保管。一個全宗內(nèi)的文書檔案，可根據(jù)公司的實際情況，按年度、機構(gòu)、問題、保管期限等方式排列。11.2?應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制檔案工作基本情況統(tǒng)計年報。11.3?檔案管理人員調(diào)離工作崗位時，應在離崗前辦理好檔案的交接手續(xù)。12、檔案利用12.1外單位借閱公司一般檔案時、必須持有單位的介紹信（介紹信中應說明借用人員的身份，借用的范圍和用途），經(jīng)檔案管理負責人同意后方可借閱。重要檔案的借閱應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。12.2?對電子文件釆用網(wǎng)絡的方式利用時，應采取身份認證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定。12.3?公司工作人員借用公司檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其它不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長借期，檔案管理人員應協(xié)助辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)