郵件規(guī)范與技巧-課件

11效率EFFICIENCY養(yǎng)成用郵箱的好習慣！早上上班的第一件事情：打開電腦→打開企業(yè)郵箱→查看郵件郵箱是工作的平臺

使用好郵件，遵守一些郵件溝通規(guī)范和技巧，能大大提高你的工作效率郵件可提高溝通效率好好使用郵件，從今日做起

2效率EFFICIENCY養(yǎng)成用郵箱的好習慣！2郵件使用重點郵件使用原則注意事項郵件的發(fā)送對象郵件格式目錄3郵件使用重點目3E-MAIL使用著重點我們的工作區(qū)域是在同一辦公樓,使用email的時機應(yīng)著重在:

會議記錄

呈報上司事情的處理狀況及專案update

轉(zhuǎn)發(fā)外來干涉公文/客戶要求/公司規(guī)定

對外聯(lián)絡(luò)4E-MAIL使用著重點我們的工作區(qū)域是在同一辦公樓,使用emE-MAIL使用原則溝通不僅僅是書面文字,還包括口頭交流,語音語調(diào)和身體語言,因此,不要只是發(fā)送電子郵件,應(yīng)互相交談,并且盡可能坐下來討論.E-Mail作為溝通的工具之一,不具絲毫生命活力,也不帶任何感情色彩.它的主要用途是對外聯(lián)絡(luò)那些無法進行面對面溝通或者電話溝通的遠程客戶和廠商.對內(nèi)溝通應(yīng)該多采用面對面或者是電話,這樣不但可以快速有效地解決問題,而且可以加深和促進雙方的感情交流。5E-MAIL使用原則溝通不僅僅是書面文字,還包括口頭交流,E-MAIL使用注意事項6E-MAIL使用注意事項6凡與工作有關(guān)的E-Mail請CC兩級威保組織結(jié)構(gòu)為:

@董事長/總經(jīng)理級(含副總/特助)-協(xié)理級-經(jīng)(副)理級（臺籍幹部）

-

主任/課長級-股長級-辦事員級

E-Mail“CC"兩級，

例如:@

經(jīng)(副)理發(fā)出的Mail請“CC”至董事長/總經(jīng)理

@主任/課長級發(fā)出的E-Mail請“CC"至協(xié)理

郵件發(fā)送對象的選擇搞清楚TO，CCTO，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人；CC，即抄送相關(guān)人員7凡與工作有關(guān)的E-Mail請CC兩級威保組織結(jié)構(gòu)為: 郵件與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，是一項“職業(yè)道德”與尊敬。與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，也是與上司最好的溝通方法，拉近距離。與“工作”有關(guān)的E-Mail"CC"給上司，更可以“籍由主管之經(jīng)驗給予自己提醒或就所談?wù)摰膬?nèi)容觀念不正確者，及時提出糾正。為什么要CC給第二級主管8與“工作”有關(guān)的E-Mail“CC”給上司，是一項“職業(yè)道德FW，身為一個領(lǐng)導，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個批示XXX，pls.follow.（請?zhí)幚恚┖唵蚊髁恕Ｓ行┦虑槟銦o法決定，或者說超出你的權(quán)限，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導，請求領(lǐng)導批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導一個信息。最忌諱的是什么都不寫就原文轉(zhuǎn)發(fā)，或是僅僅寫個FYI（foryourinformation，僅供參考），領(lǐng)導不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。郵件發(fā)送對象的選擇9FW，身為一個領(lǐng)導，用得最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重“全部答復”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件如果我給12個人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時間出席會議，應(yīng)該只有我收到12封回復，而不是大家收到12*12=144封！回信時注意保持線索想回復對方的回復，就不要創(chuàng)建一封新郵件。因為它打斷了原始郵件和回復郵件之間的關(guān)聯(lián)，一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件郵件發(fā)送對象的選擇10“全部答復”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件郵件發(fā)送對象的選擇10及時回復Email郵件發(fā)送對象的選擇(1)收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復對方，因為這是對他人的尊重；(2)理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件；(3)對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時；(4)如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應(yīng)該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復；(5)回復不得少于10個字，對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

記住：及時作出回應(yīng)，哪怕只是確認一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復功能。11及時回復Email郵件發(fā)送對象的選擇(1)收到他人的重要電子郵件格式郵件主題稱呼與問候郵件正文郵件附件郵件署名12郵件格式12郵件主題主題是接受者了解郵件的第一信息，因為要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。注意以下幾點：1、一定不要空白標題，這是最失禮的2、標題要簡短，不要冗長，整個郵件內(nèi)容放在標題處3、標題要能反應(yīng)文章的內(nèi)容和重要性，切記使用含義不清的標題，如“王先生收”4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信件內(nèi)談及多件事情5、可適當使用大寫字母或特殊符號來突出標題，引起收件人注意，但適應(yīng)度，特別不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6、回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更該標題，不要RE-RE一大串

13郵件主題主題是接受者了解郵件的第一信息，因為要提綱挈領(lǐng)，使用稱呼與問候恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，有明確提醒某收件人此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下，可以稱呼大家、all；如果對方有職務(wù)，應(yīng)按公司規(guī)定職務(wù)尊稱對方，如“X協(xié)理“；如不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐”稱呼，但要把性別搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。杜絕使用“X老總”、“X老闆”或其它人不知道的小名稱呼對方。Email開頭結(jié)尾最好要有個問候語最簡單的開頭一句“Hi“,中文的寫個”你好”；結(jié)尾常見的寫個“BestRegards”,中文的寫個“一切順利”就可以了。14稱呼與問候恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度14郵件正文Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)制作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度，等級關(guān)系；郵件時對內(nèi)還是對外的性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件不可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因為對別人意見的評論必須謹慎而客觀。15郵件正文Email正文要簡明扼要，行文通順15郵件正文Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明清楚如果事情復雜，最好用1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你的長篇大論。一次郵件交代完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確，不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。盡量避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智詞同音別字在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有誤16郵件正文Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明郵件正文無論是撰寫郵件還是轉(zhuǎn)發(fā)或答復郵件時,我們通常使用的字體默認為12號宋體合理利用圖片，表格等相識來輔助闡述對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。不要動不動使用：）之類的笑臉字符在商務(wù)信函了里面使用：）

之類的笑臉字符會顯得比較幼稚與輕佻，Email不是情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。17郵件正文17郵件附件附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點：如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，一面影響使用如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件，分別發(fā)送18郵件附件附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下