管理參大綱課件第3章

第3章采購流程管理

采購管理知識框架

第3章采購流程管理

3.1采購流程概述3.2采購計劃和采購認證3.3采購訂單管理3.4進貨管理與管理評價小結(jié)思考與練習(xí)

一、采購作業(yè)流程（一）概念采購作業(yè)流程就是詳細論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運營指南，是采購管理中最重要部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標準。（二）采購的基本流程1．確認需求2．需求說明3．選擇供應(yīng)商4．價格和采購條件的確定5．發(fā)出訂單6．訂單追蹤與催貨7．驗收8．核對發(fā)票9．不符與退貨處理第二節(jié)采購計劃和采購認證一、采購計劃概述1．概念采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況，認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性安排和部署。它包括兩部分內(nèi)容：一是采購計劃的制定：二是采購訂單的制定。這兩部分內(nèi)容需要綜合平衡，以保證物料的正常供應(yīng)，并降低庫存和成本。

2．采購計劃分類

采購計劃可以從不同角度進行分類：

1）按計劃期長短，可以把采購計劃分為年度物料采購計劃、季度物料采購計劃、月度物料采購計劃等。

2）按物料使用方向，可以把采購計劃分為生產(chǎn)產(chǎn)品用物料采購計劃、維修用物料采購計劃、基本建設(shè)用物料采購計劃、技術(shù)改造措施用物料采購計劃、科研用物料采購計劃、企業(yè)管理用物料采購計劃等。

3）按物料自然屬性，可以把采購計劃分為金屬物料采購計劃、機電產(chǎn)品物料采購計劃、非金屬物料采購計劃等。

3．編制采購計劃的作用與目的

1）可有效規(guī)避風(fēng)險，減少損失。

2）為企業(yè)組織采購提供依據(jù)。

3）有利于合理配置資源，取得最佳經(jīng)濟效益。

目的：

1）預(yù)計物料需用時間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷，影響產(chǎn)銷活動。

2）避免物料儲存過多，積壓資金及占用堆積空間。

3）配合企業(yè)生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度。

4）使采購部門事先準備，選擇有利時機購入物料。

5）確定物料耗用標準，以便管制物料采購數(shù)量及成本。二、編制采購計劃的基礎(chǔ)資料編制采購計劃需要有一定的基礎(chǔ)資料，這些資料主要包括以下幾個方面。1．銷售計劃2．生產(chǎn)計劃3．物料需用清單4．設(shè)備維修計劃和技術(shù)改造計劃5．基本建設(shè)計劃和科研計劃6．存量管制卡三、采購認證的環(huán)節(jié)目前采購認證計劃包括的內(nèi)容主要有以下幾個方面。1．準備認證計劃2．熟悉采購批量需求3．掌握余量需求4．準備認證環(huán)境資料5．制定認證計劃說明書四、評估認證需求1．分析物料開發(fā)批量需求2．分析余量需求3．確定認證需求五、計算認證容量

1．分析項目認證資料2．計算總體認證容量3．掌握供應(yīng)商的承接認證量4．確定剩余認證容量六、制訂認證計劃制訂采購認證計劃的主要內(nèi)容包括以下四個方面。1．把需求與容量進行對比2．進行綜合平衡，調(diào)節(jié)余缺3．確定余量認證計劃4．制訂認證計劃第三節(jié)采購訂單管理一、采購訂單的內(nèi)容（一）采購訂單的定義采購訂單有時也被稱為采購合同，一般在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購訂單時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件，幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標準法律條款。

（二）采購訂單的格式采購訂單的樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線各不相同。不過，任何實用的采購訂單所必備的要素均包括頭部、正文和尾部。1）訂單頭部，包括訂單名稱、訂單編號、采供雙方的企業(yè)名稱、簽訂地點、簽訂時間。2）訂單正文，包括物料名稱與規(guī)格、物料的數(shù)量條款、物料的質(zhì)量條款、物料的包裝條款、價格條款、運輸方式、支付條款、交料地點、檢驗條款、保險條款、違約責(zé)任條款、仲裁條款、不可抗力條款等。3）訂單尾部，包括訂單份數(shù)及生效日期、簽訂人的簽名、采供雙方公司的公章。

（三）采購訂單的的內(nèi)容1．質(zhì)量條款質(zhì)量是指物料所具有的內(nèi)在質(zhì)量與外觀形態(tài)的綜合，包括各種性能指標和外觀造型。條款的主要內(nèi)容有技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標準、規(guī)格、品牌名。一般有以下三種方式來表達物料的質(zhì)量：1）用圖紙或技術(shù)文件來界定物料的質(zhì)量標準。2）用國際標準、國家標準或行業(yè)標準來界定物料的質(zhì)量標準。3）用樣品來界定物料的質(zhì)量標準，當用文字或圖示難以表達時，常用樣品來表示，同時樣品也可作為物料的輔助性規(guī)格，與圖紙或技術(shù)文件結(jié)合使用。2．價格條款價格是指交易物料每一計量單位的貨幣數(shù)值。價格條款的主要內(nèi)容有價格術(shù)語的選用、結(jié)算幣種、單價、總價等。具體包括計量單位的價格金額、貨幣類型、交料地點、國際貿(mào)易術(shù)語、物料定價方式等。3．數(shù)量條款數(shù)量是指采用一定的度量制度對物料進行量化，以表示出物料的重量、個數(shù)、長度、面積、容積等。數(shù)量條款的主要內(nèi)容包括：交料數(shù)量、單位、計量方式，必要時還應(yīng)清楚說明誤差范圍。

4．包裝條款包裝是為了有效地保護物料在運輸存放過程中的質(zhì)量和數(shù)量要求，并利于分揀和環(huán)保，把物料裝進適當容器的操作。包裝條款的主要內(nèi)容有包裝材料、包裝方式、包裝費用和運輸標志等，具體包括標識、包裝方式、材料要求、環(huán)保要求、規(guī)格、成本、分揀運輸標志等。5．裝運條款裝運是指把物料裝上運載工具并運送到交料地點。裝運條款的主要內(nèi)容有運輸方式、裝運時間、裝運地與目的地、裝運方式（分批、轉(zhuǎn)運）、裝運通知等。在FOB、CIF和CFR合同中，供應(yīng)商只要按合同規(guī)定把物料裝上船或其他運載工具，并取得提單就算履行了合同中的交料義務(wù)，提單簽發(fā)的時間和地點即為交料時間和地點。

6．檢驗條款在一般的買賣交易過程中，物品的檢驗是指按照合同條件對交貨進行檢查并驗收，涉及質(zhì)量、數(shù)量、包裝等條款，主要包括檢驗時間、檢驗機構(gòu)、檢驗工具、檢驗標準及方法等。7．支付條款支付是指采用一定的手段，在指定的時間、地點，使用確定的方式付貨款。8．保險條款保險是企業(yè)向保險公司投保，并繳納保險費的過程。物料在運輸過程中受到損失時，保險公司會依據(jù)投保單向企業(yè)提供經(jīng)濟上的補償。9．不可抗力條款不可抗力是指在合同執(zhí)行過程中發(fā)生的、不能預(yù)見的、人力難以控制的意外事故，如戰(zhàn)爭、洪水、臺風(fēng)、地震等，致使合同執(zhí)行過程被迫中斷。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同責(zé)任。不可抗力條款的主要內(nèi)容包括：不可抗力的含義、適用范圍、法律后果、雙方的權(quán)利義務(wù)等。10．仲裁條款仲裁協(xié)議為仲裁條款的具體體現(xiàn)，是指買賣雙方自愿將其爭議事項提交第三方仲裁機構(gòu)進行裁決。二、采購訂單計劃（一）準備物料采購訂單計劃這是采購訂單環(huán)節(jié)的第一個步驟，包括以下內(nèi)容。1．接收由市場部門提交的要貨計劃2．接收由生產(chǎn)部門提交的生產(chǎn)需求計劃3．熟悉需要訂單操作的物料項目4．價格確認5．確認項目質(zhì)量需求標準6．確認項目的需求量7．修訂訂單說明書

（三）計算訂單容量剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和。公式為：物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量計算訂單容量的步驟如下：1．分析物料供應(yīng)資料2．計算總體訂單容量3．計算已承接訂單容量4．確定總體剩余訂單容量（四）制訂訂單計劃1．對比訂單需求量與訂單容量2．綜合平衡3．確定余量認證計劃4．制訂訂單計劃三、采購訂單管理（一）簽訂采購訂單1．制作訂單2．審批訂單3．執(zhí)行訂單4．詢價單的遞交與評審5．合同的簽訂、驗收及付款程序6．履約保證金（二）訂單跟蹤1．跟蹤供應(yīng)商工藝文件的準備2．確認原材料的準備3．跟蹤加工過程的進展狀態(tài)4．跟蹤組裝調(diào)試檢測過程的進展狀態(tài)5．確認包裝入庫第四節(jié)進貨管理與管理評價一、進貨管理進貨是將采購訂貨成交的物資由供應(yīng)商倉庫運輸轉(zhuǎn)移到采購者倉庫中的過程，進貨過程關(guān)系到采購成果價值的最終實現(xiàn)，關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營成本和采購物資的質(zhì)量好壞，因此進貨管理是采購管理中非常重要的一環(huán)。1．自提進貨自提進貨就是在供應(yīng)商的倉庫里交貨，交貨以后的進貨過程全部由采購方負責(zé)管理。裝卸搬運要選用合適的裝卸搬運方式，要提高搬運活性指數(shù)，減輕搬運勞動強度等。要注意裝卸搬運安全，保證貨品不受損壞等。包裝、裝卸搬運通常是選擇外包給第三方來承擔的，這時要注意選擇外包的對象，外包通常要選擇專業(yè)性強、有實力、有技術(shù)的公司承擔，可以保證外包的質(zhì)量，降低成本。

2．供應(yīng)商送貨供應(yīng)商送貨對采購商來說，是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。它基本上省去了整個進貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)以及進貨途中的風(fēng)險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下一個入庫驗收環(huán)節(jié)。而入庫驗收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協(xié)助而已。3．委托外包進貨委托外包進貨，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風(fēng)險都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。二、自提進貨管理自提進貨包括以下步驟。1．貨物清點環(huán)節(jié)的管理2．包裝、裝卸、搬運上車的管理3．運輸環(huán)節(jié)的管理4．驗收入庫環(huán)節(jié)的管理5．物料檢驗標準6．檢驗方式三、進貨管理原則1．進貨方式選擇原則2．安全第一原則3．成本效益統(tǒng)一原則4．總成本最低的原則四、進貨管理評價1．質(zhì)量指標2．成本指標1）價格水平。往往與本公司掌握的市場行情比較或者根據(jù)供應(yīng)商的實際成本結(jié)構(gòu)及利潤率進行判斷。2）報價是否及時。報價單是否客觀、具體、透明。報價可分解成原材料費用、加工費用、包裝費用、運輸費用、稅金、利潤等，以及相對應(yīng)的交貨與付款條件。3）降低成本的態(tài)度及行動。是否真誠地配合本公司或主動地開展降低成本活動，制訂改進計劃、實施改進行動等。4）分享降價成果。是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司）。5）付款。是否積極配合和響應(yīng)本公司提出的付款條件與辦法，開出的付款發(fā)票是否準確、及時、符合有關(guān)財稅要求。3．供應(yīng)指標1）準時交貨率。2）交貨周期。交貨周期指自訂單開出之日到收貨之時的時間長度，常以天為單位。3）訂單變化接受率。這是衡量供應(yīng)商對訂單變化靈活性反應(yīng)的一個指標，指在雙方確認的交貨周期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率，其計算公式為

4．服務(wù)指標1）反應(yīng)表現(xiàn)。3）合作態(tài)度。4）共同改進。5）售后服務(wù)。6）參與開發(fā)。7）其他支持。思考與練習(xí)1.采購方式可根據(jù)哪些規(guī)則進行分類?2.以采購價格分類可將采購方式分成哪幾類?并.簡略介紹這幾種采購方式。3.論述集中采購和分散采購的優(yōu)缺點。4.招標采購有哪些步驟?5.什么是招標采購?招標采購有哪兩種方式?并談?wù)撨@兩種方式各自的優(yōu)點和缺點6.對兩種基本采購方式進行分析