XX集團公司干部人事檔案管理規(guī)定

關于印發(fā)《XX集團公司人事檔案管理規(guī)定》的通知各單位、總部各部門：為進一步加強和規(guī)范人事檔案管理工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為人力資源管理工作服務，為國家積累檔案史料，根據國家及上級單位的有關規(guī)定，結合公司實際，特制定《XX集團公司人事檔案管理規(guī)定》。現予以印發(fā)，請組織學習，遵照執(zhí)行。特此通知二○一五年十月八日

XX集團公司干部人事檔案管理規(guī)定文件狀態(tài)版本與更改記載版本/更改實施日期記載編制審核批準

總則第一條為加強人事檔案管理工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用人事檔案，根據《中華人民共和國檔案法》，中共中央組織部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及上級單位的有關規(guī)定，結合XX集團公司（以下簡稱公司）人事檔案工作實際，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司（含各分公司）和下屬控股子公司（以下簡稱各單位）。第三條人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，是人力資源開發(fā)工作的主要信息源，是國家檔案的重要組成部分。第四條人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為公司發(fā)展服務的重要途徑。第五條人事檔案工作是公司人力資源管理工作中不可缺少的一個重要組成部分，按照中組部《人事檔案工作目標管理暫行辦法》、《人事檔案工作目標管理考評標準》及《人事檔案審核工作檢查驗收評分表》，實行目標化和規(guī)范化管理。第六條在人事檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保人事檔案的完整與安全。機構與職責第七條公司人力資源部是公司人事檔案工作歸口管理部門。主要職責：負責制定公司人事檔案管理的規(guī)章制度；負責公司總部全體干部員工及各單位經營班子成員的人事檔案管理；負責對各單位人事檔案業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。第八條公司總部各部門負責對形成或收到的人事檔案材料，按要求及時送總部人力資源部歸檔并履行移交手續(xù)。第九條各單位人力資源部門是本單位人事檔案管理的業(yè)務部門，主要職責：保管人事檔案，為國家積累檔案史料；收集、鑒別和整理人事檔案材料；辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞；及時報送各經營班子成員的人事檔案材料；為有關部門提供人事信息；做好人事檔案工作的安全、保密、保護工作；推廣、應用人事檔案現代化管理技術；定期向檔案館（室）移交死亡人員的檔案；（九）辦理其他有關事項。人事檔案管理要求第十條人事檔案的管理范圍，原則上與干部管理權限相一致。不具備保管條件或檔案很少的單位，其人事檔案由上一級單位管理，或由主管單位指定的人才交流中心代管。第十一條各單位應對人事檔案工作實行集中統(tǒng)一管理。其主要任務是：（一）不斷加強人事檔案工作的組織領導，加強教育，提高全員檔案意識，不斷提高人事檔案工作的科學管理水平；（二）了解掌握人事檔案工作中的問題，根據上級的有關要求制定相應的管理辦法；（三）注意總結和交流人事檔案工作經驗；（四）派送人事檔案管理工作人員進行業(yè)務培訓。第十二條各級干部人力資源部門均應建立本單位人事檔案。各級領導干部的人事檔案正本由干部主管部門單位管理，副本由干部協(xié)管單位管理，一般干部的人事檔案可不建副本。第十三條人事檔案工作人員及其在本單位工作的直系親屬的檔案，由其所在單位指定專人保管。第十四條員工辭職、退職、自動離職、被辭退、被開除公職、出國不歸、失蹤、逃亡以及受刑事處分和勞動教養(yǎng)的，其人事檔案按有關規(guī)定管理。第十五條干部退（離）休后（含異地安置），其人事檔案由其人事關系所在單位管理。第十六條干部死亡后，其人事檔案按以下辦法分級管理。（一）隸屬上級單位管理的干部、全國著名科學家、兩院院士和有特殊貢獻的英雄、模范人物、知名人士、政府特殊津貼獲得者、省部級單位表彰獎勵的有突出貢獻的科學家及其他全國性獎項獲得者，其人事檔案由原管理單位保存五年后，按上級單位有關規(guī)定移交相關檔案館永久保存。（二）上述范圍以外的其他人事檔案，由原管理單位保存五年后，移交本單位綜合檔案部門或文書檔案部門永久保存。第十七條人事檔案管理工作機構及其人員，應按照下列標準配置：（一）管理人事檔案的單位應建立檔案室；（二）每管理1000卷人事檔案的單位應配備1名專職檔案管理人員，有業(yè)務指導職能的單位應配備相應的業(yè)務指導人員；管理200至1000卷人事檔案的單位，應配備1名以檔案管理工作為主的兼職人員；管理200卷以下人事檔案的單位，應明確專人兼管。第十八條各級干部人力資源部門應注意加強人事檔案工作隊伍建設，選錄政治可靠、作風正派、責任心強、具有大專以上學歷的中共黨員從事人事檔案管理工作并將專兼職管檔員納入本單位人力資源管理體系，原則上其崗位薪酬待遇應與本部門其他員工相當，明確職責、加強考核、兌現獎懲。人事檔案管理人員工作調動時，必須做好檔案、檔案材料、各類臺帳及業(yè)務文件等的交接工作，辦理相應手續(xù)。第十九條在人事檔案管理工作中，各單位應建立十項制度：人事檔案的查（借）閱制度；人事檔案材料的收集制度；人事檔案材料的鑒別、歸檔制度；人事檔案及其檔案材料的轉遞制度；人事檔案及其材料的登記與檢查核對制度；人事檔案保管保密制度；人事檔案工作管理人員職責；人事檔案送交材料歸檔制度；人事檔案定期盤點核對制度；人事檔案信息庫數據維護制度。第二十條在人事檔案管理工作中，應建立健全各類人事檔案名冊，以及檔案、檔案材料接收登記表，檔案、檔案材料轉出登記表，查（借）閱檔案、檔案材料審批表及登記表，銷毀檔案材料審批登記表；“六防”措施檢查登記表；溫濕度檢查記錄表；檔案檢查核對登記表等表冊。各種臺帳應管理規(guī)范，填寫準確，手續(xù)完備，登記及時，并與《轉遞干部檔案材料通知單存根》等有關材料一起，長期保存。第二十一條為持續(xù)做好人事檔案管理工作，形成長效機制，實行人事檔案接收通報工作機制，并納入對各單位領導班子和領導干部年度考核內容。航天人力資源部每年根據《公司人事檔案接收標準》，向各單位至少通報一次報送檔案情況，并提出指導意見。收集、鑒別與歸檔第二十二條人事檔案正本的內容和分類，按照中組部《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《公司人事檔案分類目錄》（見附件）的規(guī)定執(zhí)行。人事檔案副本是由人事檔案正本主要材料的重復件或復制件構成，包括：第一類的近期履歷材料，其中《干部履歷表》一般每3至5年填寫一次；第三類的主要鑒定、干部考核材料；第四類的學歷、學位和評聘專業(yè)技術職務的材料；第五類的政治歷史情況的審查結論材料；第六類的入黨志愿書；第七類的重大獎勵材料；第八類的處分及取消處分材料；第九類的任免審批表和工資、待遇、出國審批材料。第二十三條各級人力資源部門應建立本單位人事檔案材料的收集網絡，并保持其有效運轉，相關規(guī)定如下：（一）員工履歷表、自傳、鑒定、考核、考察、學歷、學位、職稱、培訓、調資審批、轉正定級、干部任免、出國審批等材料，由人力資源部負責收集，其他各部門配合。（二）入黨、入團材料、離退黨、團和取消預備黨員等材料由黨工（團）部門負責收集，各支部或總支配合。（三）應歸檔的各類政審材料由人力資源部和黨工部門負責收集，各支部或總支配合。（四）受到各種刑事處分的判決書、黨紀、政紀、團紀處分的決定、批復等分別由人力資源部、黨工部、紀檢監(jiān)察部和團委負責收集，其他部門及支部、總支配合。（五）各種獎勵、榮譽稱號、發(fā)明創(chuàng)造、生產技術上的功績等材料，含先進工作者、三八紅旗手、優(yōu)秀黨員、新長征突擊手等各類審批材料，由各相關職能部門負責收集，各支部或總支配合。第二十四條形成人事檔案材料的有關單位和部門，應根據人事檔案材料收集歸檔的工作制度，在檔案材料形成之日起15日內按要求送交人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。第二十五條各級干部人力資源部門應根據人事檔案的內容，及時收集工作中新形成的人事檔案材料，充實檔案內容，一般應在檔案材料收集后的一個月內，將其歸入人事檔案。第二十六條人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備，符合永久保存的要求；不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料不得擅自歸檔，可視情況分別予以處置。第二十七條歸檔材料一般為原件，特殊情況下使用復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織（人事）部門公章。第二十八條經鑒別需銷毀的檔案材料，必須詳細登記，并報經本單位主管負責人審查批準。第二十九條凡屬于應歸入人事檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理并歸檔立卷。保管與保護第三十條各管檔單位應根據安全保密、利于工作的原則，對人事檔案進行嚴密、科學地保護。（一）各管檔單位應建立堅固的人事檔案專用庫房，庫房面積每千卷不少于20平方米，并做到檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室分開”；管理1000卷以下檔案，做到檔案庫房、辦公室“兩室分開”。（二）保管檔案必須配置鐵質檔案柜以及符合防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫要求的必要設施。應保持庫房的清潔和庫房內適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45-65%）。（三）在職人員檔案一律使用人事檔案專用夾具，其它檔案用品也應采用檔案專用品，確保質量，不得采用替代品。（四）各管檔單位應不斷地改進檔案的保管方法和保護技術，認真執(zhí)行有關制度、規(guī)定和辦法，確保檔案、檔案材料以及檔案信息的安全。第三十一條嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案及檔案材料營私舞弊的，應視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。利用與轉遞第三十二條各單位應充分發(fā)揮人事檔案的作用，利用計算機等現代化手段，依據人事檔案所提供的信息，建立并不斷完善本單位人員信息庫，全面、及時、高效、準確地為干部人事工作提供服務。第三十三條各管檔單位應本著嚴格管理、安全保密、規(guī)范程序、方便利用的原則，根據有關規(guī)定制訂查閱和借閱人事檔案的有關制度。查（借）閱人事檔案，需遵守下列規(guī)定：（一）辦理查（借）閱人事檔案的審批手續(xù)，監(jiān)管查（借）閱全過程；（二）查閱單位派出的查閱人員必須是中共黨員和查閱單位的正式員工，并到保管單位檔案查閱室查閱；（三）人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，應嚴格辦理借閱和轉遞手續(xù)，采取限期歸還和定期催要等措施加以控制，外借使用期限一般掌握在15天內，檔案不得擅自轉借他人；（四）任何人員不得查閱本人的檔案，也不能查閱其親屬的檔案。公司領導班子成員的檔案副本一般不得提供查閱。查閱院管領導干部的檔案，須經本單位主要負責人簽字，蓋黨委印章，由公司人力資源部主要領導審批；（五）查（借）閱人事檔案，必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定；嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；未經批準，不得擅自拍攝復制檔案內容；查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。違犯者應視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀律處分，假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。第三十四條轉遞人事檔案需遵守下列規(guī)定：（一）人事檔案應通過機要或派專人送取，不準郵寄或交員工本人自帶；（二）轉出的檔案必須是信息準確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范的，不得扣留或將檔案材料分批轉出；（三）轉出的檔案要嚴格登記，嚴密包封；（四）接收檔案單位對轉來的檔案，經過審核無誤后，應在《人事檔案轉遞通知單》的回執(zhí)上簽名蓋章，并及時將回執(zhí)退回寄出單位。逾期半個月未退回的，檔案轉出單位應進行催要，以防檔案丟失。第三十五條嚴格執(zhí)行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的“無頭檔案”，應認真查轉。對確屬查不到人員下落的，凡有保存價值的檔案材料可移交其原籍檔案館保存。附則第三十六條附件《公司人事檔案分類目錄》是本規(guī)定的有效組成部分。第三十七條本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋。第三十八條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

附件：公司人事檔案分類目錄第一類：履歷性質材料。反映本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。包括中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷。第二類：自傳性質材料;報告?zhèn)€人有關事項的材料。包括個人撰寫的家世、身世和主要社會關系的情況自述；領導干部個人有關事項報告材料（如婚姻變化，家庭成員增減，配偶、子女出國（境）、留學或加入外國國籍、持有國外永久居住證，子女涉外婚姻等）。以自傳為主的履歷表或簡歷表。第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括組織人力資源部門通過各種途徑，對干部德、能、勤、績、廉進行調查、評價的材料組成。包括組織審定的干部定期考核材料，年度考核登記表或“年度考核情況說明”；審計工作中形成的任期經濟責任審計綜合報告；完成專項工作、重大任務或突發(fā)事件中的表現；實習、學習、援藏、援疆、掛職鍛煉考核材料；工作調動、轉業(yè)鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料。第四類：學歷學位材料；職業(yè)(任職)資格和評聘專業(yè)技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料：如學生（學員、學籍）登記表、學習成績表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)論文答辯情況表、授予各種學位材料、黨校學歷證明；報考志愿(登記)表、保送生登記表、選拔學生登記表(限于大學普通班)、報考攻讀碩士(博士)學位研究生登記表、專家推薦書；同等學歷申請碩士(博士)學位的學位課程進修成績表、國家統(tǒng)考科目成績表；出國留學或參加中外合作辦學的選拔學生審查表、報考(申請)表、成績表；各級組織、人事、教育部門出具的學歷學位認證材料、教育部留學服務中心出具的國外學歷學位認證材料；結業(yè)、肄業(yè)材料等。包括考、評、聘專業(yè)技術職務(職稱)材料：評審表、申報表、審批表、職(執(zhí))業(yè)資格統(tǒng)考材料及證書復印件、資格考試合格人員登記表；教師資格過渡登記表、審批表；評選各類專業(yè)拔尖人才的材料。包括反映個人科研學術水平的材料：當選為中科院院士、中國工程學院院士通知；遴選博士生導師簡況表；博士后的申請表、博士后研究人員工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業(yè)務考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。包括培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓(學習、進修)登記表、考核表，結業(yè)登記（鑒定）表、培訓證書(復印件)和“黨校培訓情況證明”等材料。按中組部要求，第四類采用二級分類法，按照內容的不同分為四小類：1、學歷學位材料；2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；3、反映科研學術水平的材料；4、培訓材料。第五類政審材料；更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括因入黨、入團、參軍、入學、出國等原因形成的政審和調查材料；政治歷史審查過程中形成的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或情況說明；作為結論的調查證明、證據材料，甄別復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關依據材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。包括更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間的個人申請、組織審查報告及其依據的證明材料、上級批復；計算連續(xù)工齡審批材料；檔案審查工作中形成的“三齡一歷”認定材料。第六類：黨團組織建設工作中形成的材料。包括由干部參加黨團組織的有關材料組成：如入團志愿書、入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；黨員登記表、黨員民主評議或“關于90年黨員民主評議情況說明”、民主評議黨員中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織意見及主要事實依據，不予登記或緩期登記的決定；退黨、自行脫黨的本人申請、上級批復，取消預備黨員資格材料；恢復組織生活(黨籍)的審批材料；加入(退出)民主黨派的申請書(表)、登記表等材料。第七類：表彰獎勵材料。由對本人進行獎勵或表彰的材料組成。包括授予各種榮譽稱號的審批(呈報)表、獲得獎勵的有關憑證、先進事跡材料、獎學金；享受政府特殊津貼審批表材料；撤銷獎勵的有關材料等。第八類：涉法違紀材料。由對干部違法違紀行為進行處分的材料組成。包括紀檢、監(jiān)察、公安、檢察院、法院和行政管理部門形成的處分決定、上級批復、核實（調查、復查）報告、本人檢查和對處分的意見；解除(變更、撤銷)處分的材料；通報批評；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關做出的行政拘留、限制人身自由、沒收非法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等行政處罰決定材料。第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(境)材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。包括與職務變化有關的材料：干部任免審批(呈報)表及其相應(提拔)考察材料或表現情況材料，授予(評定)、變動軍(警)銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表。包括與崗位、身份變化有關的材料：干部試用期滿審批表；公務員過渡、招考、公開選拔和競爭上崗工作中形成的報考(報名)登記表，《公務員登記表》和《參照公務員管理機關(單位)工作人員登記表》；公務員調任審批(備案)表、干部調動審批表；掛職鍛煉登記（推薦）表；錄(聘)用審批(備案)表和合同(協(xié)議)書、續(xù)聘通知(決定)；選調生登記(審批)表，選聘到村任職的高校畢業(yè)生登記表；招工審批表，應征入伍登記表；軍轉干部(退伍復員)審批表；退(離)休審批表；辭職、辭退、罷免材料，自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料；落編、下崗通知書，取消錄用等材料。包括與工資、待遇有關的材料：新增人員工作審批表、轉正定級工資審批表、工資變動審批(登記)表、提職晉級和獎勵工資審批表、工資停發(fā)(恢復)通知單；解決各種待遇審批表(批復)，辭退費發(fā)放證明等。包括與辦理出國(境)工作有關的材料：因公出國(境)審查(批)表、登記(備案)表，外國護照、外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件。包括參加黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會議形成的代表登記表、委員(候補委員)當選通知或證明等材料。按中組織部要求，第九類材料采用二級分類法，按照內容的不同分為四小類：1、工資材料；2、任免材料；3、出國（境）材料；4、參加會議的代表登記表等材料。第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；人事檔案報送、審核工作材料；其他有參考價值的材料。包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定傷殘等級材料；辦理喪事形成的生平；死亡通知單、非正常死亡調查報告及有保存價值的遺書等。包括與人員流動有關形成的報到通知單、畢業(yè)生就業(yè)報到