采購管理流程

公司采購管理程序一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效減少采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、 范圍合用于本公司所有采購的物料及耗材品三、 定義3.1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料3.2采購人員：運營部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員3.3需求人員：各部門開具請購申請之人員四、 采購作業(yè)流程4.1.請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)市場及門店需求擬定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交運營部。4.2采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當?shù)膹S商，并擬定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)理交貨期等規(guī)定，和訂單發(fā)出，確認及物料接受并準時請款之過程.4.3應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由運營部對其供貨商進行選擇及評估流程對供應(yīng)商進行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準或指定的供應(yīng)商，則運營部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批準和指定的供應(yīng)商名單上采購有關(guān)產(chǎn)品，如運營部要從其他供貨商處采購時，必須將此供貨商提供應(yīng)客戶批準，并經(jīng)客戶批準被列與客戶指定的供應(yīng)商后，采購方可從該供應(yīng)商處采購物料。如客戶有新批準的供應(yīng)商名單或客戶對原批準的供應(yīng)商名單做修改和更改時，采購人員必須及時對此客戶批準的供應(yīng)商名單進行更新.4.4對直接購買的物料，由采購人員收到采購申請單時對請購的物料進行審核及供應(yīng)商價格，數(shù)量及交期等的確認。假如是反復性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)運營部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng)商，假如是新物料或新供應(yīng)商，則進行供應(yīng)商選擇和評估及樣品評估流程，進行記錄。然后才干執(zhí)行采購流程傳真給供應(yīng)商。采購須進行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準確的到達公司入庫，然后財務(wù)根據(jù)送貨單，入庫單進行對賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時，采購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采用緊急相應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但要征求運營部門主管及經(jīng)理的批準.4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準并寫申請單號后交采購人員進行采購作業(yè)。采購人員對申請單進行審核以及交期確認。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進行采購作業(yè)。4.6采購產(chǎn)品的質(zhì)量規(guī)定應(yīng)在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準，規(guī)定。且采購須與供應(yīng)商確認采購物料之版次是否相符。五、供應(yīng)商選擇及評估流程5.1新供應(yīng)商的選擇客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其自身規(guī)定進行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商。5.2供應(yīng)商的評估和考核根據(jù)運營部的預選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，運營部負責組織技術(shù)部門和采購人員組成評估小組到預選供應(yīng)商處進行供應(yīng)商的評估，并將評估的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證規(guī)定和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進行評估。5.3采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量規(guī)定，檢查員應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進行記錄，并將記錄的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控登記表中，對連續(xù)3批檢查不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由運營部告知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和防止措施做效果確認。5.5供應(yīng)商定期、不定期評估、供應(yīng)商定期評分為年度評估，運營部每年應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進行評估。六、采購申請單及其提報規(guī)定（1）采購申請單應(yīng)按照規(guī)定填寫完整、清楚，由公司領(lǐng)導審核批準后報運營部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；（3） 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（4） 平常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；（5） 請購部門在提報采購申請單是應(yīng)規(guī)定運營部簽字接受人請購部門備份或郵件往來；（6） 涉及的申請采購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（7） 采購申請單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報運營部。公司物資采購申請單的提報部門（1） 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（2） 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（3） 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、運營部接受采購申請單作業(yè)流程1、請購的接受要點（1）運營部在接受采購申請單時應(yīng)檢查采購申請單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清楚，檢查采購申請單是否通過公司領(lǐng)導審批（2） 接受采購申請單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清楚不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3） 告知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4） 對于不符合規(guī)定和撤消的請購物資應(yīng)及時告知請購部門。2、 采購申請單的分發(fā)規(guī)定（1） 對于采購申請單運營部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工解決；（2） 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先解決；（3） 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)告知請購部門；（4） 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。3、 采購周期的規(guī)定（1） 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；（2） 單次采購金額預算在5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；（3） 單次采購金額預算在20萬元以上的項目運營部自行招標采購，采購周期不應(yīng)超過40天；（4） 請購部門應(yīng)按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時間提前提寫采購申請單，運營部如未能準時完畢采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導說明因素；（5）碰到緊急采購應(yīng)報告公司領(lǐng)導采用快速優(yōu)先采購的策略;三、詢價及其規(guī)定詢價請應(yīng)認真審閱采購申請單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)規(guī)定，碰到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先解決；所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價就最佳的；對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；碰到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導報告擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放訂單；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)規(guī)定應(yīng)對不同品牌進行詢價；除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在5千元以上的所有項目都應(yīng)規(guī)定至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標采購，比價或招標項目應(yīng)至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預算價格在1萬元以上的項目應(yīng)由運營部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目由公司領(lǐng)導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標；比價采購或招標采購所邀請的單位均應(yīng)具有一定資質(zhì)和實力，具有提供或完畢我公司所需物資和項目的能力；比價采購或招標采購應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標文獻格式進行詢價；在詢價時碰到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導批示。三、比價、議價對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標后應(yīng)向公司領(lǐng)導報告情況，設(shè)定議價目的或抱負中標價格；重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目的單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；參考目的或抱負中標價格與以合作單位或以中標單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應(yīng)報告公司相關(guān)領(lǐng)導，征得批準后方可匯總；比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐個審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應(yīng)進行修改或重新解決。五、協(xié)議的簽訂及其規(guī)定。協(xié)議協(xié)議是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的協(xié)議，受法律保護。廣義協(xié)議指所有法律部門中擬定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作重要涉及五金產(chǎn)品買賣協(xié)議。（1）協(xié)議正文應(yīng)包含的要素1） 協(xié)議名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文獻與確認圖紙是協(xié)議不可分割的部分；3）包裝規(guī)定；4）協(xié)議總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5）付款方式；6）質(zhì)量保證期；7）質(zhì)量規(guī)定及規(guī)范；8）違約責任和解決糾紛的辦法；9）雙方的公司信息；10）其他約定。（2）協(xié)議簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；2）以定協(xié)議條款時一定要將各種風險減少到最低；3）為防止協(xié)議訂單增長或增長無依據(jù)，打包采購時規(guī)定供貨方提供分項報價清單；4）遇貨品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量規(guī)定廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）具體約定發(fā)票的提供時間及規(guī)定；7）針對不同的協(xié)議約定不同的付款方式，如設(shè)備類的協(xié)議一般應(yīng)分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預付款或不付預付款；9）違約責任一定要具體、具體； 10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行協(xié)議的簽訂工作；11）協(xié)議簽定簽應(yīng)按照附表七（協(xié)議審查批準單）的格式對協(xié)議初稿進行巡簽審查；12）協(xié)議巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司協(xié)議章方可生效；13）簽訂的所有協(xié)議應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及協(xié)議執(zhí)行付款規(guī)定（1） 所有已簽訂協(xié)議付款時應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2） 按照進度付款的采購項目必須保證質(zhì)檢合格方可付款；（3） 按照貴司規(guī)定和協(xié)議約定達成付款條件的協(xié)議在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；（4） 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響協(xié)議的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的告知運營部并報告公司領(lǐng)導。協(xié)議執(zhí)行（1）已簽訂協(xié)議由運營部項目負責人負責跟進，由運營部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，運營部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時告知請購部門及公司領(lǐng)導；（2）已簽訂的協(xié)議在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于協(xié)議義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，準時履約;協(xié)議在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行協(xié)議，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充協(xié)議；七、報驗與入庫1.報驗供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的協(xié)議，運營部應(yīng)及時的告知質(zhì)檢部門進行驗收；對于不同類型的協(xié)議的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；達成質(zhì)檢和報驗條件的協(xié)議標的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；質(zhì)檢部門在接到運營部報驗告知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書