采購進貨控制程序

采購進貨制度1目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。2適用范圍適用于產(chǎn)品生產(chǎn)所需用的原輔材料、包裝材料的采購控制和外包方的控制。3職責(zé)3.1農(nóng)林場負責(zé)黑番茄原料基地的種植、采收、運輸供應(yīng)管理。3.2采購供應(yīng)部a） 負責(zé)按公司的要求組織對輔料、包裝物料的供方進行評價，編制《合格供方名錄》，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案。b） 負責(zé)制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)。3.3產(chǎn)品研發(fā)部、蘭州公司市場部負責(zé)包裝材料設(shè)計，并將樣本交采購供應(yīng)部選擇供方定制。3.4化驗室負責(zé)對所采購供應(yīng)物資的質(zhì)量進行驗證，負責(zé)委托檢驗外包方的評價選擇、委托合同的草擬評審、實施控制。3.5供應(yīng)部負責(zé)外包運輸方的評價選擇、委托合同的草擬評審、實施控制。3.6食品質(zhì)量安全小組組長批準《供方評定記錄表》。4程序4.1采購物資的內(nèi)容及分類供應(yīng)部負責(zé)確認采購物資的技術(shù)標準，根據(jù)其對隨后的實現(xiàn)過程及其輸出的影響，將采購物資分為兩類：A、B類。A類，即重要的物資：原料、輔助材料、包裝材料等。B類，即一般物質(zhì)：備品備件、工具等。4.2對供方的評價4.2.1供應(yīng)部根據(jù)采購物資標準和生產(chǎn)需要，組織化驗室、生產(chǎn)部，通過對物資的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較評審，選擇合格的供方，填寫《供方評價記錄》。對同類的A類和B類物資，應(yīng)同時選擇幾家合格供方。農(nóng)林場對種植基地詳細登記并嚴格按種植合同和要求進行管理服務(wù)，化驗室負責(zé)建立并保存合格供方的產(chǎn)品質(zhì)量記錄。根據(jù)采購物資分類規(guī)定的產(chǎn)品類別，明確對供方的控制方式和程序。4.2.2對有多年業(yè)務(wù)往來的A類物資的供方，應(yīng)提供充分的書面證明材料，可以包括以下內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證能力：a） 體系認證證書；b） 公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c） 公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；d） 供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況；e） 供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等；f） 供方的合同守信情況；g） 供方的產(chǎn)品質(zhì)量歷來在使用中的評價。4.2.3經(jīng)過評定合格的供方，填寫《供方評價記錄》中相關(guān)欄目，食品質(zhì)量安全小組組長代表批準后，可列入《合格供方名錄》，生產(chǎn)部備存，作為備用供方。4.2.4對于B類物資供方，由供應(yīng)部經(jīng)過樣品驗證和價格考查結(jié)果以及相關(guān)部門提供的評價意見，填寫《供方評定記錄表》，驗證或試用合格后，經(jīng)食品質(zhì)量安全小組組長批準，可列入《合格供方名錄》。4.2.6供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，供應(yīng)部應(yīng)向供方提出整改要求，如兩次提出整改要求而質(zhì)量沒有明顯改進的，應(yīng)取消其供貨資格。4.2.7供應(yīng)部每年對合格供方進行一次跟蹤復(fù)評，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定得分低于70（或質(zhì)量評分低于60），取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，報食品質(zhì)量安全小組組長批準，但要加強對其供應(yīng)物資的進貨驗證，并執(zhí)行4.2.6條款。連續(xù)二次評分仍不合格，取消其供貨資格。4.2.8對外包方的控制為公司提供服務(wù)的供方，如物流公司、檢測、培訓(xùn)機構(gòu)等，也應(yīng)經(jīng)評價合格后簽訂服務(wù)合同后方可向公司提供服務(wù)。對國家授權(quán)的檢驗檢疫、計量機構(gòu)，可不再做服務(wù)質(zhì)量評價，長期服務(wù)時也應(yīng)簽訂服務(wù)合同。對外包方的控制嚴格按簽訂的服務(wù)合同執(zhí)行。4.3采購4.3.1采購計劃生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃及庫存情況制訂采購計劃，經(jīng)常務(wù)副經(jīng)理批準后實施采購。對于臨時采購的物資，生產(chǎn)部請示常務(wù)副經(jīng)理后實施。4.3.2采購的實施農(nóng)林場和供應(yīng)部根據(jù)批準的采購計劃，按照采購物資技術(shù)標準在合同種植基地和《合格供方名錄》中選擇供方并進行采收和采購；向合格供方采購重要和一般物資的，應(yīng)簽訂《采購合同》，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等。供應(yīng)部根據(jù)需要將相應(yīng)的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方。采購前采購員應(yīng)核實提供給供方技術(shù)要求是否有效，將《采購計劃》交供應(yīng)部經(jīng)理確認后實施采購。4.4米購信息4.4.1米購信息應(yīng)表述擬米購的產(chǎn)品：對產(chǎn)品規(guī)格、型號及質(zhì)量要求(可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件)；對產(chǎn)品的驗收要求；其他要求，如價格、數(shù)量、交付期等。4.4.2對重要的采購產(chǎn)品供方，適當時還應(yīng)包括：產(chǎn)品的批準要求：采購產(chǎn)品的驗收依據(jù)、準則或標準；供方資質(zhì)證明要求：索要產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品的食品級證明、檢測報告等證明文件;程序的批準要求：涉及采購雙方應(yīng)遵守的程序或協(xié)議；過程的批準要求：采購產(chǎn)品的實現(xiàn)過程確認的有關(guān)要求；設(shè)備的批準要求：用于制造所采購產(chǎn)品的特定設(shè)備能力的要求，如維護保養(yǎng)規(guī)定等；供方人員的資格要求：如對生產(chǎn)、檢測人員的要求；供方與采購產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量管理體系要求：如要求供方通過質(zhì)量管理體系認證或通過第二方審核。4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前，應(yīng)由供應(yīng)部經(jīng)理對其要求是否適當進行審批，以確保有關(guān)的采購要求是適宜的（即適合組織的產(chǎn)品需要）和充分（即所提出的采購要求是全面的）。4.4.4本公司表述采購信息的文件包括：《采購計劃》、《采購合同》及附件以及《供方評價記錄》、《合格供方名錄》等，由供應(yīng)部保管。采購文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負責(zé)人對其要求是否適當進行審批。4.4.5需要化驗室驗收的A類（或B類）采購產(chǎn)品，供應(yīng)部應(yīng)在和合格供方簽訂采購合同后，將產(chǎn)品的相關(guān)信息（如：規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、質(zhì)量等級、要求等）附件傳遞給化驗室，便于驗收。4.5采購產(chǎn)品的驗證供應(yīng)部應(yīng)確定實施檢驗或其它必要的活動，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。4.5.1對采購的產(chǎn)品可以有如下幾種驗證方法：由化驗室進行進貨驗證；由供方提供產(chǎn)品生產(chǎn)許可證和其他資質(zhì)證明；由供方提供檢驗報告；由本公司在供方（基地）現(xiàn)場實施驗證。對在供方現(xiàn)場驗證的，農(nóng)林場和供應(yīng)部應(yīng)分別在種植合同和采購合同中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的