銷售合同及訂單管理制度

銷售合同及訂單管理制度目的為規(guī)范銷售合同簽訂，保證銷售相關業(yè)務的有序進行，有效控制相關的業(yè)務風險，防止此項管理工作中的差錯和舞弊，特制定本制度。相關文件本制度與《與顧客有關的控制程序》、《客戶分級及授信評定管理制度》（見本制度附件）共同規(guī)范銷售合同/訂單及客戶分級/授信管理全流程的工作，使用人務必同時熟讀附件文件中對銷售合同/訂單、客戶分級/授信管理的實施要求。適用范圍適用于銷售合同擬定與審批、銷售訂單的處理。工作程序銷售報價每年初，財務部會計根據(jù)上一年各月度的產(chǎn)品成本，計算產(chǎn)品加權平均成本，提交財務部總監(jiān)審批。財務總監(jiān)將產(chǎn)品成本表提供給營銷中心總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長審閱后，確定產(chǎn)品《銷售指導價》，《銷售指導價》應列明產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、銷售指導價、生效時間等，由董事長審批。營銷中心業(yè)務經(jīng)理、客服部參考《銷售指導價》執(zhí)行日常報價工作。4.1.3.業(yè)務經(jīng)理接受客戶詢價，根據(jù)公司的產(chǎn)品《銷售指導價》向客戶報價。報價低于指導價的，業(yè)務經(jīng)理確定報價金額后，填寫《批價單》，列明客戶名稱、產(chǎn)品型號、擬報價金額、報價低于指導價原因等內容，提交營銷中心總監(jiān)、總經(jīng)理審批。4.1.4.客服部經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務經(jīng)理的通知制作報價單時，應核對報價金額是否低于《銷售指導價》金額，對于低于銷售指導價的報價，應根據(jù)審批的《批價單》，制作《報價單》，對外進行報價。4.1.5.銷售售價最終以合同金額確定，通過合同會簽形式進行審批。銷售合同管理44.14.3.1銷售合同的擬定及審批工作流程，參見《與顧客有關的控制程序》（CX-06）中的5.3條款要求。4.3.2銷售合同的擬定及審批過程中產(chǎn)生的銷售合同會簽表、用章申請表等文件，應按照上述條款要求進行審批，且留下審批記錄。銷售訂單管理4.3.3客服部經(jīng)辦人將合同或訂單信息錄入到訂單臺賬中，列明客戶名稱、接單日期、客戶訂單號、內部單號、合同編號、客戶型號、我司型號、下單量、單價、金額、結算方式、要求到貨日期、實際出貨日期、出貨量、未交訂單量等信息。同時客服部經(jīng)辦人將上述訂單信息錄入ERP系統(tǒng)中，客服部主管審核在系統(tǒng)中訂單。4.3.4客服部經(jīng)辦人根據(jù)客戶要求交貨日期和訂貨數(shù)量，及時與倉庫確認可銷售的貨物庫存情況。如果庫存數(shù)量足夠發(fā)貨，及時安排發(fā)貨；對于庫存不足的產(chǎn)品，客服部及時通知PMC排產(chǎn)，確定產(chǎn)品交貨日期后，告知業(yè)務經(jīng)理。由業(yè)務經(jīng)理與客戶溝通延長發(fā)貨日期。4.3.5業(yè)務經(jīng)理或客服部經(jīng)辦人收到客戶訂單變更或取消的需求并了解變更或取消的原因后，填寫《訂單變更申請表》，列明客戶名稱、原訂單數(shù)量、金額，變更內容、變更原因等，向營銷中心總監(jiān)、PMC部門負責人審核。同時客服部經(jīng)辦人向客服部主管提出修改ERP系統(tǒng)中訂單申請，客服部主管在ERP系統(tǒng)中進行訂單反審核。4.3.6變更后的合同或訂單執(zhí)行新合同的簽訂流程?？头拷?jīng)辦人發(fā)起合同會簽申請，新合同經(jīng)審批后，客服部經(jīng)辦人在ERP系統(tǒng)中修改訂單信息，提交客服部主管審核。4.3.7客服部經(jīng)辦人每天更新訂單臺賬，并每天查看所有未完成的銷售訂單，檢查是否存在應發(fā)貨但未發(fā)貨的情況。4.3.8如果存在應發(fā)貨但是未發(fā)貨的情況，應及時跟進發(fā)貨事宜?？蛻舴旨壖笆谛旁u定管理客戶分級及授信評定工作流程，參見《客戶分級及授信評定管理制度》（CW-01）中的4.1-9.8條款要求?？蛻舴旨壖笆谛旁u定工作過程中產(chǎn)生的客戶評級綜合評定表、客戶授信等級評定表、客戶月結申請表等文件，應按照上述條款要求進行審批，且留下審批記錄。超信用發(fā)貨與回款管理客服部負責按照授信額度監(jiān)控客戶信用。當客戶訂單超過信用額度時，客服部文員應將超信用額度情況通知營銷中心業(yè)務經(jīng)理、營銷中心總監(jiān)，并在《合同會簽表上》列明客戶欠款總額，授信額度，訂單總額等內容，由營銷中心總監(jiān)、客服部負責人、財務總監(jiān)審核時簽署是否發(fā)貨的意見，公司管理層分管領導在審批時決定是否發(fā)貨?？蛻舻那房畛^授信額度時，營銷中心業(yè)務經(jīng)理應對此客戶進行調查，分析問題原因，并及時催回款，避免出現(xiàn)真正的風險。監(jiān)督及檢查本制度經(jīng)審批并實施的當日起，未按本制度要求進行各項工作，出現(xiàn)7.2款所述情形的，根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施：造成公司重大損失以及構成違法行為的，由公司向司法機關提起訴訟，追究其法律責任，由其承擔經(jīng)濟損失；對公司造成損失但不構成違法的，由責任人承擔經(jīng)濟損失，并列入當期績效考核；未做成損失且未構成違法的，列入當期績效考核。違規(guī)情形包括：工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運作的；未按規(guī)定制作報價函，報價金額為提交審批的；未按本制度規(guī)定擬定合同文本的；合同未按規(guī)定提交會簽的；合同未按照規(guī)定蓋章的；合同、訂單未及時錄入ERP系統(tǒng)的；合同、訂單未建立臺賬、臺賬不完整或者未按規(guī)定跟進合同履行情況，導致發(fā)貨不及時的；訂單變更未按規(guī)定提交審批并及時更改訂單臺賬，導致發(fā)錯貨的;7.2.9.未及時跟進發(fā)貨事宜，導致客戶投訴的；7.2.10.未及時提交部門工作日報的；其他影響企業(yè)正常運營或違反公司相關規(guī)定的情形。附則本制度未盡事宜參照國家法律法規(guī)以及本公司相關規(guī)定執(zhí)行。8.2.本制度由營銷中心、客服部負責制定和解釋。本制度由董事長審批后，自發(fā)布之日起生效。批價單日期客戶名稱產(chǎn)品名稱產(chǎn)品型號報價低于同類產(chǎn)品售價的原因審核營銷中心、總監(jiān)批準總經(jīng)理申請人擬報價金額賬期報價單TO：ATTN：TEL:FAX：CC：DATE：ADD：FROM：XXX有限公司TELAX-mail：PAGE：1（含封頁）CC:ADD:東莞市寮步鎮(zhèn)牛楊村金釵路1號B1棟1-3樓RE:報價單□UrgentOForReviewOPleaseCommentOPleaseReplyOPleaseRecycle致：您好！感謝您對我司的大力支持。一、為了進一步表示我司合作誠意，現(xiàn)特向貴司意向使用石墨負極進行報價如下:產(chǎn)品名稱產(chǎn)品型號價格（元/KG）包裝方式結算方式備注交貨周期送貨方式石墨負極以下空白二、 本報價以雙方最終簽署的合同或訂單為準，一周內有效;三、 保密：貴公司有責任對本報價及具體合作方式予以保密。以上如有任何問題，請回復告之。確認:XXX有限公司年月日

銷售合同會簽表客戶名稱訂單/合同號合同編號序號產(chǎn)品名稱規(guī)格數(shù)量（kg）單價（元）交貨日期結算方式總應收帳款：到期款（截止會簽日期）各月貨款明細說明含稅17%/ ；客戶等級 ；風險評審結果： 可接受 不可接受客戶部制單：PMC審核：客戶負責人：營銷中心審核：品質中心生產(chǎn)技術部財務部董事長備注客戶等級中A級客戶總經(jīng)理可免批（暫定僅ATL）到期款超過半年時限不予發(fā)貨，特殊情況需總經(jīng)理批準

用章申請表文件編號：PC-RE-03-02業(yè)務編號：DC申請部門： 申請時間:申請原由申請用章類別：口企業(yè)公章口公司法人章口財務專用章口合同專用章用章地點：口公司保管人處口攜帶外出使用地點：帶