視頻會議制度

關(guān)于印發(fā)交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法的通知交通部辦公廳文件廳科教發(fā)[2006]406號 2006年12月29日各省、自治區(qū)、直轄市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團、計劃單列市交通廳（局、委），長江、珠江航務(wù)管理局，天津市市政工程局,上海市市政工程管理局，部機關(guān)各司局，中國交通通信中心:為進一步加強交通視頻會議系統(tǒng)的管理，保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定可靠,部研究制定了《交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。中華人民共和國交通部辦公廳（章）二OO六年十二月二十一日交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一條為規(guī)范交通視頻會議系統(tǒng)的管理，保證系統(tǒng)的正常運行，特制定本辦法.第二條視頻會議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式,各單位應(yīng)積極利用交通視頻會議系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓等,充分發(fā)揮其效能。第三條以部名義召開的視頻會議,須經(jīng)分管副部長和部長批準;以司局名義召開的視頻會議，須經(jīng)主管副部長批準。召開視頻會議的簽報均應(yīng)經(jīng)辦公廳會簽.使用視頻會議系統(tǒng)舉辦講座、培訓等,由主辦業(yè)務(wù)司局領(lǐng)導批準。交通系統(tǒng)各單位名義召開視頻會議，如需使用交通視頻會議系統(tǒng)，由各單位領(lǐng)導批準并報交通視頻會議系統(tǒng)技術(shù)保障和管理部門備案。第四條中國交通通信中心是交通視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障和管理部門。交通視頻會議系統(tǒng)各使用單位也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責,并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。第五條以部或司局名義召開視頻會議并申請使用交通視頻會議系統(tǒng)，按以下程序辦理：會議發(fā)起司局通過部機關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)的“會議室預(yù)訂系統(tǒng)”提前2個以上工作日預(yù)訂視頻會議室,并提供會議名稱、時間、模式、參會單位等有關(guān)信息。得到確認后,會議發(fā)起司局應(yīng)提前1個以上工作日將會議通知（包括電子版）抄送部通信中心.第六條交通系統(tǒng)各單位召開視頻會議并申請使用交通視頻會議系統(tǒng),須按以下程序辦理：會議發(fā)起單位應(yīng)提前3個以上工作日通過“交通視頻會議服務(wù)系統(tǒng)”填報《交通視頻會議申請表》（見附表1），打印并加蓋公章后，傳真至部通信中心。得到確認后，發(fā)起單位應(yīng)提前1個以上工作日將會議通知（包括電子版）抄送部通信中心。如會議需交通部機關(guān)有關(guān)司局參加，并使用部機關(guān)視頻會議室,發(fā)起單位應(yīng)在申請表中加以說明，參會司局按本辦法第五條預(yù)訂會議室。第七條會前準備注意事項：（一）各參會單位在接到會議通知后，應(yīng)在“交通視頻會議服務(wù)系統(tǒng)"中查詢系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時間安排及有關(guān)要求,準時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照《交通視頻會議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表》的檢查項目（見附表2），逐項檢查系統(tǒng)狀況。（二）會議開始前1小時，各參會單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達工作崗位開始值機.（三）如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達視頻會議設(shè)備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機。第八條會議期間注意事項：（一）各參會單位應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標牌,主要領(lǐng)導要設(shè)置桌簽,重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標,標牌、桌簽及會標應(yīng)保證圖像效果清晰；（二）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng);（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時關(guān)注攝像頭位置,防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；（四）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；（五）各分會場不發(fā)言時，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（六）參會人員應(yīng)面對攝像頭,保持坐姿端正；（七）參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或把手機置于震動狀態(tài);（八）會場內(nèi)禁止吸煙等。第九條會議期間，如分會場系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除,并避免影響主會場會議的正常進行.系統(tǒng)管理員在會后應(yīng)詳細記錄故障處理情況。第十條會議結(jié)束后,由主會場統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會場在確認主會場中斷后，方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng).第十一條會議結(jié)束當天,各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時通過“交通視頻會議服務(wù)系統(tǒng)"填寫《交通視頻會議系統(tǒng)使用情況登記表》（見附表3），以便準確掌握情況，加強對視頻會議系統(tǒng)的管理。會議的錄音、錄像資料應(yīng)妥善保存。第十二條各單位應(yīng)定期對其視頻會議系統(tǒng)進行自檢。部通信中心將組織對交通視頻會議系統(tǒng)的整體例行檢測（檢測內(nèi)容見附表4），各單位應(yīng)配合參加。第十三條各單位應(yīng)在其視頻會議室設(shè)置值班電話，并將號碼告知部通信中心.視頻會議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時通知部通信中心。第十四條各單位應(yīng)加強可視電話（桌面視頻會議終端）的管理,系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對可視電話進行檢測，保證其正常穩(wěn)定運行，同時做好對使用人的培訓和服務(wù)工作。第十五條本辦法由交通部科技教育司負責解釋，各單位可根據(jù)本辦法制定實施細則.第十六條本辦法自發(fā)布之日起施行?！督煌ㄒ曨l會議系統(tǒng)管理暫行辦法》（廳科教字[2006]25號）同時廢止.主題詞：印發(fā)視頻會議厶辦法通知抄送:部屬有關(guān)單位視頻會議系統(tǒng)管理制度（暫行）為進一步規(guī)范管理XXXX有限公司（以下簡稱公司）視頻會議系統(tǒng)，充分發(fā)揮視頻會議系統(tǒng)提升效率、節(jié)省成本的功能作用,特制定本制度.第一條公司所屬各項目公司應(yīng)指定一名視頻會議系統(tǒng)專管員（以下簡稱專管員）負責視頻會議系統(tǒng)設(shè)備的日常管理和維護，并將名單上報至公司行政中心網(wǎng)絡(luò)部.第二條專管員應(yīng)對視頻會議系統(tǒng)設(shè)備進行登記，列出清單。如遇設(shè)備故障,專管員應(yīng)及時向公司管理中心行政管理部報告并組織維修，確保視頻會議系統(tǒng)正常運行.第三條專管員應(yīng)設(shè)置視頻會議系統(tǒng)設(shè)備操作密碼，并不得在該設(shè)備上安裝與視頻會議系統(tǒng)無關(guān)的軟件。嚴禁其他無關(guān)人員操作該系統(tǒng)設(shè)備。第四條視頻會議開始前,主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準備工作：（一） 擬定議題議程；（二） 確定主持人、報告人、記錄人、參會人員、需要共享或討論的文件以及會議時間、議（三） 提前一天通知參會單位或個人。第五條各參會單位接到視頻會議召開的通知后,各參會單位專管員必須在視頻會議開始的一小時前配合主會場專管員進行系統(tǒng)設(shè)備調(diào)試，保證所需設(shè)備提前到位，按正確的方法操作設(shè)備,保障整個會議過程的網(wǎng)絡(luò)傳輸效果。第六條主會場在會前半小時開始對各分會場進行點名登記,并將結(jié)果上報會議主持人；對沒有準時登陸系統(tǒng)的分會場，將追究其相關(guān)人員的責任。參會人員應(yīng)提前到會，因故中途離場的領(lǐng)導同志應(yīng)發(fā)送消息至會議主持人。第七條各分會場未得到主會場允許，不得擅自退出系統(tǒng)。會議結(jié)束后,各分會場應(yīng)及時將視頻會議效果上報公司管理中心行政管理部。第八條參會人員應(yīng)保持良好的會風，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)至震動,不得打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會議的正常進行。第九條會議主辦方全權(quán)負責會議內(nèi)容的保密工作。參會人員及記錄員對會議內(nèi)容負有保密的義務(wù).【轉(zhuǎn)自bbs.bitsCN。com】浙江大學關(guān)于印發(fā)《浙江大學網(wǎng)絡(luò)視頻會議管理辦法（試行）》的通知浙大發(fā)〔2008〕15號各學院，各部門，各校區(qū)管委會，直屬各單位：為進一步推動機關(guān)效能建設(shè)，提高工作效率,學校將啟用網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)。為規(guī)范和加強網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)的管理,現(xiàn)將《浙江大學網(wǎng)絡(luò)視頻會議管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行.執(zhí)行中有何問題和建議，請及時向校長辦公室和網(wǎng)絡(luò)與信息中心反映。二OO八年五月九日浙江大學網(wǎng)絡(luò)視頻會議管理辦法（試行）第一條為充分發(fā)揮學校網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會議系統(tǒng)）的效能，確保網(wǎng)絡(luò)視頻會議規(guī)范、高效、安全運行，特制定本辦法.第二條啟用視頻會議系統(tǒng)是學校加強效能建設(shè),進一步轉(zhuǎn)變工作方式，改進工作作風,提高工作效率的一項重要手段.各部門（單位）要高度重視，充分運用視頻會議系統(tǒng)召開會議。第三條視頻會議系統(tǒng)的使用管理由校長辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，網(wǎng)絡(luò)與信息中心、各校區(qū)管委會等單位協(xié)同配合.各部門（單位）具體職責分工如下：（一）校長辦公室負責視頻會議的統(tǒng)籌規(guī)劃及組織協(xié)調(diào)工作,包括提出視頻會議制度化、規(guī)范化建設(shè)意見，擬訂全校性視頻會議方案并組織實施，審核部門（單位）申報的視頻會議方案，協(xié)調(diào)督促有關(guān)部門做好視頻會議的技術(shù)保障和有關(guān)服務(wù)工作，協(xié)調(diào)處理視頻會議系統(tǒng)建設(shè)和管理中的其它重要事項等.（二）網(wǎng)絡(luò)與信息中心負責視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)支持和保障工作，包括視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、主控設(shè)備等設(shè)施的技術(shù)維護，擬訂視頻會議操作規(guī)范并組織實施，安排專業(yè)人員負責相關(guān)技術(shù)保障,組織開展必要的專業(yè)培訓等。（三）各校區(qū)管委會負責視頻會議系統(tǒng)和場地使用的日常管理和服務(wù)，包括視頻會議系統(tǒng)設(shè)備、麥克風、投影儀、音響、視音頻及網(wǎng)絡(luò)模塊等設(shè)施的日常使用和維護，組織落實視頻會議操作規(guī)范，安排專門人員參加必要的專業(yè)培訓,并負責會前、會中、會后的相關(guān)服務(wù)和聯(lián)絡(luò)工作。（四）視頻會議系統(tǒng)設(shè)備產(chǎn)權(quán)歸網(wǎng)絡(luò)與信息中心；負責各校區(qū)視頻會議室管理的單位應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)與信息中心簽訂相關(guān)設(shè)備代管協(xié)議，按規(guī)定做好日常安全保障工作。第四條利用視頻會議系統(tǒng)組織召開會議,應(yīng)按以下規(guī)定辦理：（一）學校決定召開的全校性會議,具體由黨委辦公室、校長辦公室協(xié)調(diào)落實。（二）經(jīng)批準由部門（單位）組織召開的全校性會議，主辦部門（單位）一般應(yīng)提前五個工作日向校長辦公室提交會議方案，經(jīng)校長辦公室審批同意后方可安排.（三）各部門（單位）組織召開會議,應(yīng)向校長辦公室報批并送有關(guān)校區(qū)管委會備案。（四）部門（單位）內(nèi)部召開會議,應(yīng)向有關(guān)校區(qū)管委會報批。第五條需使用視頻會議系統(tǒng)與校外系統(tǒng)對聯(lián)的,主辦部門應(yīng)報經(jīng)有關(guān)校區(qū)管委會批準,并提前三個工作日報網(wǎng)絡(luò)與信息中心開通。如需召開國際網(wǎng)絡(luò)視頻會議的，主辦部門應(yīng)按規(guī)定支付互聯(lián)網(wǎng)國際流入量費.第六條全校性視頻會議由黨委辦公室、校長辦公室名義印發(fā)會議通知。會議通知應(yīng)明確會場設(shè)置要求、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)測試時間、主會場的技術(shù)支持、相關(guān)會務(wù)安排、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等事項,并及時抄送網(wǎng)絡(luò)與信息中心和各校區(qū)管委會。第七條視頻會議主辦單位應(yīng)在視頻會議召開的三個工作日之前主動與網(wǎng)絡(luò)與信息中心等單位聯(lián)系，做好相關(guān)設(shè)備調(diào)試及技術(shù)保障工作。視頻會議因故推遲或取消,主辦單位應(yīng)及時告知有關(guān)單位。第八條視頻會議會場應(yīng)當滿足會議需要,環(huán)境整潔,設(shè)備齊全。在會議召開期間,參會人員應(yīng)當著裝整齊，自覺保持良好秩序，不得隨意走動.不安排發(fā)言的分會場應(yīng)將麥克風置于靜音狀態(tài)。第九條視頻會議應(yīng)當嚴格按照操作程序和規(guī)范要求進行技術(shù)操作.第十條各校區(qū)管委會和部門要明確職責，加強管理，切實保證視頻會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,應(yīng)結(jié)合實際，制訂本校區(qū)、本單位視頻會議管理辦法.第十一條本辦法自發(fā)布之日起實施,由校長辦公室負責解釋。關(guān)于印發(fā)《南陽煙草商業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理辦法》的通知時間：2010-9-2715:39:00點擊：147各直屬單位，機關(guān)各部門：現(xiàn)將《南陽煙草商業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行.二O—O年九月二十六日南陽煙草商業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一條為加強全市行業(yè)視頻會議系統(tǒng)管理，規(guī)范會議流程，提高會議質(zhì)量，特制定本辦法。第二條全市行業(yè)視頻會議系統(tǒng)（以下簡稱視頻會議系統(tǒng)）是通過數(shù)據(jù)專線建立的市到縣之間互聯(lián)互通的實時通訊平臺，并與全省視頻會議系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，接受全省視頻會議系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。視頻會議系統(tǒng)的主會場設(shè)在市公司,分會場設(shè)在各縣分公司。第三條視頻會議是提高工作效率,適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各類會議及培訓應(yīng)積極利用視頻會議系統(tǒng)召開，以充分發(fā)揮其效能。第四條各級單位要明確職責，加強管理，切實保證視頻會議系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。會議或培訓的主辦部門負責會議的召集與管理，信息中心負責技術(shù)支持，后勤服務(wù)部門負責會務(wù)保障。（一）會議或培訓的主辦部門負責對參加國家局、省局及本級組織的視頻會議提出會場及分會場的布置方案（包括會標、座席牌及代表人數(shù)等）;負責提前通知參會單位和人員.（二）各級信息中心負責視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)支持工作，包括視頻會議系統(tǒng)設(shè)備、燈光系統(tǒng)及音響設(shè)備的管理維護,會前、會中和會后的技術(shù)保障,以及數(shù)據(jù)存儲、歸檔等.（三）各級后勤服務(wù)部門負責會場的環(huán)境衛(wèi)生，后勤保障等服務(wù)工作.第五條會議或培訓的主辦部門原則上應(yīng)提前一天向市公司信息中心提出申請,填寫《南陽市局（公司）視頻會議系統(tǒng)使用申請表》,注明會議的時間、參加人數(shù)等。同時，通知后勤服務(wù)部門做好環(huán)境準備和服務(wù)保障。第六條會議要求（一）與會人員應(yīng)提前15分鐘入場，不能參加會議的需提前向主辦部門請假，參會人員需填寫參會人員登記表，各分公司接受點名時，需如實匯報參會人數(shù)。（二）與會人員要保持會場秩序，坐姿端正，著裝整齊，認真聽會,不得在鏡頭前隨意走動、中途退席,并將隨身通訊工具置于關(guān)機或靜音狀態(tài).第七條工作要求和注意事項（一）各級視頻會議管理員要嚴格按照《全市行業(yè)視頻會議系統(tǒng)使用操作規(guī)范》的要求進行操作.（二）每次視頻會議前,根據(jù)會議通知提前進行系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào),各分會場系統(tǒng)管理員應(yīng)配合主會場進行設(shè)備調(diào)試，保證系統(tǒng)正常。（三）各分會場應(yīng)實時監(jiān)控設(shè)備運行情況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調(diào)整鏡頭和麥克風。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時排除,并向主會場匯報。（四）會議期間，技術(shù)操作人員要堅守崗位，保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運行；主會場技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)會議需要，及時切換會場畫面。（五）會議期間,除視頻會議操作人員之外，其他人員一律不得進入監(jiān)控及設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會議有關(guān)的設(shè)備.（六）會議期間，各分會場終端未經(jīng)主會場允許嚴禁擅自斷開會議.會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接。各分會場在主會場中斷會議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。（七）各單位視頻會議管理人員應(yīng)熟悉視頻會議系統(tǒng)操作，并保持崗位固定，如有人員變動，須及時將管理人員姓名及聯(lián)系方式報告市公司信息中心，接受崗位培訓后方可上崗.第八條如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，導致分會場無法參會，分會場向會議召集部門匯報后，與會人員可到其它會場參加會議.第九條視頻會議系統(tǒng)具有錄像功能，主辦部門若需要對視頻會議進行全程錄像,必須提前通知信息中心。會議結(jié)束后，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時將錄制的內(nèi)容從系統(tǒng)中導出,送交會議主辦部門。第十條信息中心要做好視頻會議電子數(shù)據(jù)和有關(guān)資料的保密工作。未經(jīng)會議或培訓的主辦部門領(lǐng)導批準,不得對外公布相關(guān)信息。第十一條各直屬單位因不遵守管理規(guī)定或違反操作規(guī)范造成視頻會議運行故障的，市公司將中斷其系統(tǒng)連接，并在會后進行通報批評。

第十二條市公司將視頻會議系統(tǒng)的運行情況納入信息化工作的考核。第十三條各單位可結(jié)合實際，參照本辦法，制定本單位視頻會議管理辦法第十四條本辦法由市公司信息中心負責解釋。附件：1、市局（公司）視頻會議系統(tǒng)使用申請表2、南陽煙草商業(yè)視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范附件1市局（公司）視頻會議系統(tǒng)使用申請表會議范圍□國家局□全省 □本級 □本級煙葉區(qū)會議名稱會議時間200 年 月 日 時 分申請部門主會場參會人員參會領(lǐng)導：參會部門：參會總?cè)藬?shù)會議標題或橫幅（注1）座席牌要求（注2）其它會議注意事項（注3）會議聯(lián)系人： 電子郵件：聯(lián)系電話：手機 座機：主辦部門負責人簽字主管領(lǐng)導簽字申請時間：年 月 日注1：一般情況下顯示在主席臺背景屏幕；注2：請寫明人員或部門；同時報市公司辦公室注3：如涉及其它部門，請會議聯(lián)系人與其它部門相關(guān)人員聯(lián)系附件2南陽煙草商業(yè)視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范一、各級視頻會議技術(shù)操作人員，會議調(diào)試前應(yīng)檢查本會場內(nèi)電源、燈光、麥克風、音箱、調(diào)音臺、視頻顯示設(shè)備等會議設(shè)施是否正常，監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)狀況是否良好、有無IP沖突、數(shù)據(jù)丟包等現(xiàn)象。出現(xiàn)問題及時處理，要求在正式會議開始前一切準備就緒，避免開會時出現(xiàn)技術(shù)問題.二、 各會場打開終端進行調(diào)試前,應(yīng)首先檢查線纜是否正確連接，再加電打開設(shè)備及攝像頭，如無法連接主會場或無法正常收聽收看主會場信號，需仔細查看設(shè)備連接及網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，并及時告知市公司會議管理人員協(xié)助排查問題。三、 分會場會議中不發(fā)言時應(yīng)主動關(guān)閉本端麥克風，避免產(chǎn)生雜音，影響會議音頻效果；主會場也要通過MCU對非發(fā)言會場進行靜音，以保證會議效果。四、 主會場操作人員在會議進行時，應(yīng)首先在MCU上將主會場鎖定主席權(quán)限并進行廣播,再對所要進行通話的分會場進行點名發(fā)言。五、 在會議開始前，各分會場將攝像頭取會場全景,會議進行中，各分會場不要操作攝像頭，避免影響視頻質(zhì)量,統(tǒng)一由市局會議管理員遠程控制。六、