陜西省商洛市商州區(qū)村級檔案工作現(xiàn)狀與思考

陜西省商洛市商州區(qū)村級檔案工作現(xiàn)狀與思考

陜西省商洛市商州區(qū)位于秦嶺東麓地區(qū)。是商洛市政治、經(jīng)濟和文化中心。全區(qū)有30個市、市、辦公室、行政村、2025個村和13個社區(qū)（2002年機構(gòu)改革前，全區(qū)有626個村和居委會）。長期以來，由于傳統(tǒng)觀念的影響和經(jīng)濟條件的制約，村級檔案工作存在著許多問題：一是檔案資料丟失嚴重。全區(qū)626個村（居）檔案資料收集不全的就有564個村，占村級總數(shù)的90.1%；保管年代齊全的僅有62個村，占9.9%。保管年代在20至50年內(nèi)的有108個村，只占17%左右；保管年代在10～20年的村有315個村，占50%左右；保管年代在10年以內(nèi)的村還有137個，占總數(shù)的22%。不少村的檔案資料誰經(jīng)手誰收存，丟失現(xiàn)象十分嚴重。二是整檔不及時。近幾十年從未整檔的有470個村，占總村數(shù)75.1%左右；除此之外近5年內(nèi)未整理檔案的村125個，占總村數(shù)的20%左右；每年按時整理檔案的村僅有31個，占總村數(shù)的4.95%左右。90%的村檔案被群眾戲稱為是“文件是個卷卷子，材料是個片片子”。三是整檔不規(guī)范的村有558個，占總村數(shù)的89.1%左右。主要表現(xiàn)是案卷分類不合理，組卷不科學，期限劃分不準確，抄目不規(guī)范，裝訂不整齊，題名不精煉。四是檔案保管條件差。保管條件合格的村有83個，僅占總村數(shù)的13.3%左右。檔案室、柜不規(guī)范，沒有達到“七防”要求的村有469個，占總村數(shù)的74.9%左右；沒有固定檔案室、柜的村74個，占村級總數(shù)的11.8%。造成檔案丟失、鼠咬、霉變、腐爛的現(xiàn)象時有發(fā)生。針對這些問題，局班子冷靜分析現(xiàn)狀，認真思考對策。2001年大膽地調(diào)整了工作思路，改變了工作方法，制定了新的工作方案和標準，于2001、2002、2003年先后多次掀起了農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作熱潮。目前已使245個行政村、13個社區(qū)、30個鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦事處的檔案工作達到了規(guī)范化管理要求。主要做法和經(jīng)驗是：一、各級黨委、政府領(lǐng)導的重視和支持，鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦事處文書的綜合協(xié)調(diào)是抓好村級檔案工作的有力保證。20世紀90年代抓村級檔案時，由于沒有充分發(fā)揮鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦事處黨委政府領(lǐng)導和文書的作用，我們深入到村居委員會后，工作幾乎無法開展：許多村主任對檔案工作心里不重視、身上沒壓力，甚至認為檔案局是沒事找事，干擾村級工作，因而產(chǎn)生了明顯的推諉、抵觸情緒。后來，區(qū)檔案局在鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦事處領(lǐng)導的重視和支持下，通過召開會議，布置工作，與村主任，包村干部簽訂目標責任書等辦法，將村級檔案工作目標管理列入年終考核獎懲內(nèi)容中，定期進行檢查、評比，才使村主任、村文書和包村干部身上有了壓力，工作有了動力，從而徹底改變了以前的被動局面。涌現(xiàn)出了如西關(guān)、西街、牛斜、張村、郭村、付村、和平、窯頭社區(qū)，楊峪河鎮(zhèn)的四合村、上趙塬村，板橋鎮(zhèn)的袁河村、板橋村，陳塬辦事處的構(gòu)峪口村等一大批村級檔案工作先進集體。這些村和社區(qū)在村級檔案工作中積極購買檔案柜和檔案用品，完善檔案庫房設(shè)施，抽調(diào)工作人員加班加點整理檔案，不少村的花費在千元左右，甚至數(shù)千元之多。二、村級檔案規(guī)范化管理標準應根據(jù)不同類型村采取不同的標準，這樣做有利于工作的開展和效率的提高。我區(qū)村級檔案起步的前幾年，區(qū)檔案局深入到城區(qū)附近的部分村抓工作，遇到了三大難題：一是許多村委會不愿承擔這項工作———工作難開展；二是一年花三個月時間才能抓成三五個村———工作難提速；三是全區(qū)有626個行政村、居委會，量大面寬———工作難指導。2001年春，區(qū)召開了村級檔案研討會，就村級檔案難以開展的問題作了深入剖析。大家一致認為造成村級檔案工作“三大難”的根源在于村級檔案工作標準定得太高；標準遠遠超出了各村委會的承受能力，使90%以上的村難以辦到。當時的村級檔案規(guī)范化管理標準是參照省三級檔案室的標準，這樣高的標準使許多村產(chǎn)生了畏難抵觸情緒。就拿檔案庫房的建設(shè)標準來說吧，全區(qū)許多村的辦公室目前還是土房破屋，要他們的檔案室達到“七防”要求，不花費數(shù)千元、上萬元是不行的———這就形成了工作中的第一難。其二是當時要求各村委會的案卷質(zhì)量一律達到國家標準，因此導致許多村文書對于分類組卷、期限劃分、案卷標題擬寫這三大難關(guān)無法突破，檔案局只好蹲下來替他們整理檔案。須知許多村數(shù)十年幾乎沒有整理過檔案，要將這些檔案全部整理完畢，一個村需花費一個多月時間，這樣就形成了工作中的第二難。加上前面提到的第三難，使全區(qū)村級檔案工作陷入舉步維艱的境地。為了徹底改變這種被動局面，檔案局根據(jù)實際情況降低了山區(qū)村、川道村的硬、軟件要求，使村級檔案規(guī)范化管理標準和他們的主、客觀條件達到吻合。具體地說，對于經(jīng)濟條件好的城區(qū)社區(qū)嚴格按省三級檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)標準開展工作。對于川道村，檔案保管條件達到防火、防盜、防鼠即可；案卷質(zhì)量達到年度清晰、期限劃分基本準確、裝訂整齊即可。對于山區(qū)村只要求他們將檔案整理出來存放在比較安全的地點，即案卷質(zhì)量做到年度清晰，裝訂結(jié)實即可；在案卷題名、期限劃分兩方面不做嚴格要求———凡本村產(chǎn)生的文件材料一律暫存永久卷中，等待條件成熟后再做調(diào)整。如此一來，那些經(jīng)濟困難的山區(qū)、川道村只需要花費數(shù)百元甚至百十元便可把工作開展起來。加之，案卷質(zhì)量要求降低了，技術(shù)難度變小了，村文書只要經(jīng)過一天時間的業(yè)務(wù)培訓便能掌握操作要領(lǐng)，自己便能獨立進行檔案整理了。這樣一來將區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)人員從為村文書代勞的困境中解脫出來了，使他們的主要精力用在面上工作的指導中，工作效率一下子提高了數(shù)十倍！三、村級檔案規(guī)范化管理工作的方法應根據(jù)不同類型村的不同標準，分階段采取不同的工作方法開展工作，具體地說分四大階段進行。第一階段按照城區(qū)社區(qū)、川道村、山區(qū)村的村情和標準，分別制定印發(fā)村級檔案保管條件、案卷質(zhì)量要求、案卷整理操作細則。第二階段抓山區(qū)村，將檔案局、館12名業(yè)務(wù)人員派出去，一人包抓一個山區(qū)鄉(xiāng)或鎮(zhèn)。具體辦法是將所包抓的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）文書、村主任集中在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府會議室里集中培訓，布置工作。因為山區(qū)村的檔案整理要求低，村文書經(jīng)過兩天的業(yè)務(wù)培訓，就能掌握操作技能，回到村中便能獨立開展工作。檔案局、館業(yè)務(wù)人員和鄉(xiāng)、鎮(zhèn)支書只需進行面上工作的巡回指導、檢查即可。第三階段抓川道村。檔案局、館的業(yè)務(wù)人員一人包抓一個川道鄉(xiāng)或鎮(zhèn)。此階段分三個小階段。第一小階段檔案局、館業(yè)務(wù)人員蹲在包抓鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府所在地的村委會辦公室里，帶領(lǐng)村文書將該村的檔案按川道村案卷標準予以全部整理，并按川道村檔案保管標準完善檔案保管設(shè)施。多項工作達標后，進入第二小階段，即將該鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的所有村文書、村主任集中在鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府的會議室，進行業(yè)務(wù)培訓，現(xiàn)場參觀操作，同時安排工作任務(wù)，簽定目標任務(wù)書。然后又進入第三小階段，即檔案局業(yè)務(wù)人員和鄉(xiāng)、鎮(zhèn)文書到各村巡回指導、檢查和驗收工作。經(jīng)過這一大階段工作的開展，多數(shù)川道村檔案規(guī)范化管理工作基本達到了規(guī)范化要求。第四階段抓城區(qū)。全區(qū)城區(qū)有社區(qū)13個，檔案局館將全體業(yè)務(wù)人員派出去，和社區(qū)包抓干部一體一人包抓1個社區(qū)，把好建章立制、檔案整理和保管設(shè)施完善三大工作關(guān)口，必要時親自動手操作——因為城區(qū)檔案規(guī)范化管理要求高，僅靠社區(qū)文書是難以保證質(zhì)量的。通過如上四大階段工作的開展，截至目前全區(qū)完成了各種類型245個村和13個社區(qū)的檔案規(guī)范化管理工作任務(wù)。四、借助全區(qū)農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作東風，明確責任，分級包抓，搞好全區(qū)涉農(nóng)檔案。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)、土地延包、稅費改革、退耕還林等涉農(nóng)檔案牽涉著千家萬戶的貼身利益，抓好它們對于農(nóng)村的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、財稅管理、生態(tài)建設(shè)等工作的順利進行，對于農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收、農(nóng)村穩(wěn)定起著至關(guān)重要的作用，必須指導好、整理好。但這些涉農(nóng)檔案牽涉著區(qū)、鄉(xiāng)、村三級十多個區(qū)直部門30個鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦事處，200多個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）屬部門，400多個村，13個社區(qū)，量大面廣，千頭萬緒，抓起來真不容易！為了抓好它們，必須要有一個正確可行的工作方法。經(jīng)研究檔案局采取了以下工作方法：借助稅費改革、退耕還林等中心工作的動力將涉農(nóng)檔案納入稅改等中心工作驗收的考核內(nèi)容之中，并責任到各單位。同時形成涉農(nóng)檔案由“各級政府包抓、檔案部門指導、涉農(nóng)部門牽頭”的立體式網(wǎng)絡(luò)式工作格局。這種工作格局明確了分工，夯實了責任，切合實際，簡明易行，在包抓土地延包、稅費改革、退耕還林等涉農(nóng)檔案中起到良好作用。如2002年稅改檔案中，由于各級財稅部門的積極配合，各級黨政部門分抓共管，檔案部門只用了三個月時間便順利完成了稅改檔案培訓、指導、整理、驗收、管理五個環(huán)節(jié)的工作任務(wù)，使區(qū)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村三級五百多個建檔單位的稅收檔案達到了完整收集、規(guī)范整理、安全保管的工作目標。五、逐鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）指導，逐鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）推進，把好鄉(xiāng)、鎮(zhèn)檔案業(yè)務(wù)指導質(zhì)量關(guān)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案對于貫徹黨的政策，保護群眾利益，開展農(nóng)村各項工作，對于農(nóng)民增收、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)村穩(wěn)定起著十分重要的作用。如果說村級檔案在農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案中占據(jù)著“根基”作用的話，那么鄉(xiāng)、鎮(zhèn)機關(guān)檔案在農(nóng)村檔案這座大廈中則是起著框架作用。如果將農(nóng)村檔案比作一棵巨樹，村級檔案是這棵巨樹的葉子，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案則是這棵巨樹的枝干。抓好村級檔案要注重面上工作。放開手腳包抓。鄉(xiāng)、鎮(zhèn)檔案要