行政工作操作手冊(cè)

行政部工作操作手冊(cè)行政部門(mén)的重要工作內(nèi)容:執(zhí)行辦公室設(shè)備，平常公共設(shè)施的平常管理和維護(hù)。辦公用品的集中采購(gòu)登記及分發(fā)。執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理。處理各項(xiàng)費(fèi)用的繳納及報(bào)銷。執(zhí)行后勤保障及衛(wèi)生整潔的維護(hù)。執(zhí)行企業(yè)車(chē)輛管理。企業(yè)安全管理及安全意識(shí)普及。執(zhí)行宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作。執(zhí)行上級(jí)交辦及其他緊急事務(wù)。詳細(xì)工作流一，辦公室設(shè)備及公共設(shè)施1.1辦公室的設(shè)備檢查登記：辦公室設(shè)備（傳真機(jī)，飲水機(jī)，風(fēng)扇等）做好登記，維護(hù)，保養(yǎng)工作，對(duì)常用設(shè)備進(jìn)行平常的檢測(cè)，。以便保證正常的工作運(yùn)作。公共設(shè)施的（門(mén)窗，欄桿，天花，電燈等）要常檢常修。若發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及公共設(shè)施損壞或存在安全隱患，及時(shí)上報(bào)并做好警示標(biāo)志。1.2維護(hù)及更換：若辦公設(shè)備需要檢修和更換，需讓使用部門(mén)在oa上寫(xiě)維修申請(qǐng)，維修和更換先由電工進(jìn)行核算及操作，若電工無(wú)法維修及更換的，再視詳細(xì)狀況處理。1.3波及到公共設(shè)施大面積安全隱患的，需及時(shí)聯(lián)絡(luò)物業(yè)進(jìn)行溝通協(xié)商處理。在波及安全隱患的地方設(shè)置安全警示標(biāo)志。二，辦公用品采購(gòu)管理1.1辦公用品采購(gòu)每月第一周集中登記各部門(mén)所需的辦公用品，以oa上的流程為準(zhǔn)，并查對(duì)單價(jià)。記錄完畢，提交辦公用品采購(gòu)審批。審批流程走完，及時(shí)讓供應(yīng)商送貨。貨到驗(yàn)收登記，查對(duì)訂單。并及時(shí)告知各部門(mén)及時(shí)簽字領(lǐng)取。保留好送貨單和收據(jù)，及時(shí)做好付款。1.2員工所需辦公用品若供應(yīng)商無(wú)貨，采用網(wǎng)購(gòu)或其他方式購(gòu)置，金額較大的及時(shí)申請(qǐng)借款，超過(guò)預(yù)算較大的，需及時(shí)上報(bào)處理。三，固定資產(chǎn)管理及低值易耗品管理1.1固定資產(chǎn)登記對(duì)固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)登記，登記信息包括不限于物品名稱，規(guī)格，大小，顏色，購(gòu)置日期，價(jià)格，這就方式，使用狀態(tài)，使用部門(mén)，負(fù)責(zé)人等，登記入冊(cè)。1.2固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移調(diào)撥、報(bào)廢、新購(gòu)固定資產(chǎn)的調(diào)撥：接受到固定資產(chǎn)申請(qǐng)的oa流程，流程上需有物品詳細(xì)的調(diào)撥信息，調(diào)入調(diào)出部門(mén)，時(shí)間，接受人，負(fù)責(zé)人。并告知調(diào)出部門(mén)及時(shí)發(fā)貨。調(diào)出部門(mén)需檢查物品與否有損壞，能否正常工作。需物流第三方托運(yùn)的，物品在包裝前后需拍照留存，并將物流運(yùn)單號(hào)及時(shí)告知接受人。對(duì)于報(bào)廢的固定資產(chǎn)，需登記入冊(cè)，并寫(xiě)明報(bào)廢原因，申請(qǐng)人寫(xiě)明物品的信息，處理日期，處理方式，若變賣(mài)需寫(xiě)明變賣(mài)金額，并對(duì)物品拍照留存。需要重新購(gòu)置的，首先查詢倉(cāng)庫(kù)有無(wú)存貨，其他部門(mén)有無(wú)閑置。并要做好價(jià)格查詢，在市場(chǎng)上進(jìn)行比價(jià)。確認(rèn)無(wú)誤后登記入冊(cè)。入冊(cè)的信息寫(xiě)明，購(gòu)置金額，商家地址，電話，物品的名稱，規(guī)格，保修期限。同樣拍照留存。2.1低值易耗品低值易耗品，需有節(jié)省及環(huán)境保護(hù)意識(shí)，能不使用一次性用品的盡量不使用，能循環(huán)運(yùn)用的堅(jiān)決不揮霍。列（水杯，垃圾袋，一次性手套等）。每月末檢查庫(kù)存，及時(shí)提前購(gòu)置，防止平常用品缺失影響正常的工作。有大型組織活動(dòng)可申請(qǐng)?jiān)隽抠?gòu)置。四，費(fèi)用繳納及報(bào)銷。1.1費(fèi)用繳納每月月初需要付款的項(xiàng)目有：1.1.1東莞電信費(fèi)用的繳納，需與客戶經(jīng)理查對(duì)電信費(fèi)用，查對(duì)閑置號(hào)碼及將要到期的號(hào)碼，查對(duì)無(wú)誤讓其打印賬單蓋章后掃描或拍照傳給我方。按照單上的話費(fèi)進(jìn)行記錄各部門(mén)消費(fèi)的金額。將與東莞電信簽訂的協(xié)議一起附在付款申請(qǐng)的oa上，紙質(zhì)單與oa流程同步操作。（每月6日出上個(gè)月的賬單。15號(hào)之前打款。）備注：深圳和東莞電信的賬單出來(lái)后做好員工個(gè)人費(fèi)用的核算扣費(fèi)，對(duì)話費(fèi)補(bǔ)助的員工做好登記處理。1.1.2辦公室租花費(fèi)用，每月收到供應(yīng)商的收據(jù)之后，寫(xiě)付款申請(qǐng)，收據(jù)和協(xié)議需要掃描，附在oa流程上,紙質(zhì)和oa同步。（每月付上個(gè)月的款，1500元）。1.1.3坂田辦公室飲水費(fèi)：每月收到供應(yīng)商的收據(jù)，查對(duì)上面的數(shù)量與否與登記的符合。查對(duì)無(wú)誤后，收據(jù)和簽訂的協(xié)議需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同步（每月付上個(gè)月的款）1.1.4坂田辦公室租金及水電費(fèi)：每月從物業(yè)管理處拿發(fā)票和賬單，查對(duì)發(fā)票上的金額與否與協(xié)議的相符。查對(duì)無(wú)誤后，發(fā)票和簽訂的協(xié)議需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同步（租金每月付本月的款，水電費(fèi)是付前個(gè)月份款）1.1.5坂田宿舍租金及水電費(fèi)：每月從物業(yè)管理處拿賬單，查對(duì)房間的數(shù)目以及水電抄表數(shù)字，查對(duì)無(wú)誤后寫(xiě)付款申請(qǐng)，賬單和簽訂的協(xié)議需掃描附在oa上。紙質(zhì)單與oa同步。同步做好各宿舍水電費(fèi)分擔(dān)的登記，以備后續(xù)補(bǔ)扣的工作留底。（租金付本月的款，水電費(fèi)付上個(gè)月的款）1.1.6橫崗宿舍管理費(fèi)及水電費(fèi)：橫崗宿舍管理費(fèi)（每月付元），在oa附上協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議，尚有收款人的身份證及賬號(hào)信息。電費(fèi)在收到收據(jù)的狀況下申請(qǐng)，一般都同步寫(xiě)付款申請(qǐng)。紙質(zhì)和oa同步。（管理費(fèi)付本月的款，電費(fèi)付上個(gè)月的款）。水費(fèi)需自行到村委繳納，付款收拿發(fā)票回企業(yè)沖賬。1.1.7加油卡充值：每月查詢企業(yè)油卡的余額記錄，物流的兩部車(chē)輛(粵BN062N粵BK6108)每月所需金額3000元左右。董事長(zhǎng)跑車(chē)（粵B833N）每月保持元以上的余額。董事長(zhǎng)商務(wù)車(chē)（粵BS2E80）每月保持1500元以上的余額。行政部?jī)奢v商務(wù)車(chē)（粵SG246Q粵BS0C17）每月保持1000元左右即可，行政部中巴（粵SA4427）每月保持1000元左右，每月根據(jù)余額向財(cái)務(wù)申請(qǐng)借款充值，然后拿發(fā)票報(bào)銷沖賬。借款人需本人OA提申請(qǐng)。若有重大活動(dòng)需車(chē)輛使用較頻繁的，可以提前申請(qǐng)借款充值。以保證車(chē)輛正常的工作。2.1費(fèi)用報(bào)銷：辦公用品費(fèi)用報(bào)銷需附上辦公用品申請(qǐng)流程和辦公用品采購(gòu)審批流程，附上收據(jù)或者發(fā)票，其他物品報(bào)銷需要辦公用品采購(gòu)審批流程（快遞文獻(xiàn)費(fèi)用除外），走非商品非入庫(kù)的流程。填寫(xiě)好報(bào)銷人的收款信息，報(bào)銷人收到款項(xiàng)后，若報(bào)銷款具有其他同事款項(xiàng)，則及時(shí)轉(zhuǎn)交，并做好登記。（備注：物品不入開(kāi)元系統(tǒng)的都為非入庫(kù)。所申請(qǐng)的報(bào)銷費(fèi)的金額原則不超過(guò)申請(qǐng)的金額，若在實(shí)際購(gòu)置時(shí)超過(guò)，尤其是金額較大時(shí)，需提前向上級(jí)匯報(bào)，本人不得私自購(gòu)置。）五，后勤保障及衛(wèi)生后勤保障：行政部要保障企業(yè)的后勤供應(yīng)，平時(shí)保障的物品有：茶葉，紙杯，飲用水，廁紙。董事長(zhǎng)佛堂的祭祀用品（每天檢查，若有自然損耗或其他原因，及時(shí)更換）。藥箱物品的檢查，有過(guò)期或缺失的，及時(shí)補(bǔ)充更換。2.衛(wèi)生整潔：行政部清潔人員每天工作內(nèi)容2.1清潔后門(mén)的垃圾桶，更換新的垃圾袋。2.2清潔茶水間的臺(tái)面，柜子，冰箱，保持潔凈無(wú)污跡。2.3清潔衛(wèi)生間，更換垃圾簍，清洗洗手臺(tái)面，保持潔凈無(wú)異味。上午，下午各一次。2.4清潔辦公室公共區(qū)域，前臺(tái)大廳沙發(fā)桌椅，公共走廊，閑置辦公區(qū)域。門(mén)窗，及其他公共的辦公設(shè)備。2.5董事長(zhǎng)總經(jīng)理辦公室每天定期清潔，不定期檢查?？偙O(jiān)辦公室兩天清潔一次。做到整潔潔凈無(wú)污跡，無(wú)異味。2.6雨季時(shí)節(jié)，辦公室公共區(qū)域，要多次清潔，保持潔凈無(wú)積水，防止發(fā)生事故的發(fā)生。2.7企業(yè)不定期要進(jìn)行除“四害”活動(dòng)，以保證整體環(huán)境的舒適。清潔衛(wèi)生執(zhí)行7s原則（打掃，清潔，整頓，整頓，安全，節(jié)省，素養(yǎng)。）保持積極的工作態(tài)度和責(zé)任心。六、車(chē)輛管理1.1企業(yè)車(chē)輛派出：行政部車(chē)輛派出，申請(qǐng)人需要有填寫(xiě)派車(chē)單，寫(xiě)明申請(qǐng)部門(mén)，申請(qǐng)人，申請(qǐng)時(shí)間，用車(chē)時(shí)間，隨車(chē)人員，目的地，用車(chē)原因，申請(qǐng)人部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字。行政部負(fù)責(zé)填寫(xiě)車(chē)號(hào)，車(chē)輛駕駛?cè)耍鲕?chē)前里程數(shù)，油表刻度，并檢查車(chē)輛與否能正常安全行駛。權(quán)責(zé)主管審核完畢簽字并交付車(chē)輛鑰匙。1.2車(chē)輛償還：車(chē)輛償還時(shí)，申請(qǐng)人填寫(xiě)各項(xiàng)費(fèi)用，行車(chē)路線。行政人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)回企業(yè)時(shí)間，行駛公里數(shù)，油表刻度，車(chē)輛停放位置，檢查車(chē)輛與否鎖好門(mén)窗，關(guān)閉車(chē)燈，與否有其他異常。有異常及時(shí)上報(bào)，無(wú)異常簽字確認(rèn)并收回鑰匙妥善保管。1.3車(chē)輛維護(hù)與保養(yǎng)：企業(yè)車(chē)輛在平時(shí)需常檢修與保養(yǎng)，長(zhǎng)期停放要不定期檢修，大型活動(dòng)用車(chē)前，需做較全面的檢查，尤其是安全性能。要到有專業(yè)資質(zhì)的地方進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。七，企業(yè)安全管理及安全知識(shí)普及安全管理1.1企業(yè)行政人員在每天早上準(zhǔn)時(shí)開(kāi)門(mén)窗，并檢查昨晚與否有未關(guān)閉的空調(diào)，電器以及其他設(shè)備，防止存在揮霍的狀況。1.2行政人員不定期檢查企業(yè)的消防器材與否過(guò)期，滅火器抽檢與否合格。應(yīng)急燈與否能正常工作，消防指示牌有無(wú)懸掛有無(wú)脫落，公共走廊與否由雜物堆放的狀況。電子延誤警報(bào)器，消防水閘，火警鈴可以邀請(qǐng)物業(yè)進(jìn)行測(cè)試。各公共電氣設(shè)備與否存在安全隱患，列（飲水機(jī)與否漏水，漏水就有漏電的也許。其他辦公設(shè)備的電源線與否有破損外露。電燈工作有無(wú)異常。天花板有無(wú)脫落現(xiàn)象的存在）。發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)上報(bào)處理。1.3嚴(yán)禁任何人攜帶易燃易爆有毒等物品進(jìn)入企業(yè)，發(fā)現(xiàn)陌生人來(lái)訪，要做好登記和問(wèn)詢。原則上是讓被訪的企業(yè)員工到門(mén)口將到訪人員接進(jìn)辦公區(qū)域。外賣(mài)、快遞、推銷等其他與工作無(wú)關(guān)的人員，或?qū)ζ髽I(yè)辦公場(chǎng)所秩序有影響的一律不準(zhǔn)進(jìn)入辦公區(qū)域。備注：企業(yè)員工不得攜帶寵物上班。1.4行政部管理的手機(jī)及其他寶貴的辦公設(shè)備都要上鎖，員工交回的手機(jī)要登記入冊(cè)，妥善保管鑰匙，防止丟失。企業(yè)員工攜帶企業(yè)的物品離開(kāi)企業(yè)，需開(kāi)具放行條，寫(xiě)明所攜帶的物品，數(shù)量，離開(kāi)辦公區(qū)域的時(shí)間，攜帶人部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽名同意才可以放行。特殊狀況下可電話或當(dāng)面向其負(fù)責(zé)人確認(rèn)。1.5行政部人員在下午五點(diǎn)半下班時(shí)，關(guān)閉管轄內(nèi)的空調(diào)及設(shè)備。最終一位行政人員下班時(shí)，關(guān)閉企業(yè)所有公共區(qū)域的空調(diào)和無(wú)員工值班區(qū)域的燈光。關(guān)閉飲水機(jī)的電源。查看與否有未關(guān)閉的辦公設(shè)備設(shè)施。最終將大門(mén)鑰匙交付于加班的同事，并提醒其鎖好門(mén)窗。2.安全知識(shí)普及2.1行政人員時(shí)時(shí)刻刻心里都要有安全防備意識(shí)，防火防盜，安全使用各類辦公設(shè)備。2.2行政人員需掌握一定的消防安全技能，純熟的使用滅火器材，熟悉安全消防通道，熟悉企業(yè)各個(gè)電源開(kāi)關(guān)所在的位置。2.3行政部人員不定期的對(duì)企業(yè)的員工進(jìn)行安全知識(shí)教育。包括對(duì)的的安全的使用辦公設(shè)備，消防安全演習(xí)，讓員工有能力處理小的安全意外事故以及當(dāng)火災(zāi)，地震發(fā)生時(shí)，緊張有序的撤離到安全的區(qū)域。八、宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作宿舍衛(wèi)生與安全1.1企業(yè)提供員工住宿的宿舍，行政人員不定期要檢查衛(wèi)生，宿舍應(yīng)安排衛(wèi)生值班制度，共同承擔(dān)宿舍的衛(wèi)生工作。潔凈整潔的環(huán)境有助于保障員工獲得良好的休息。1.2員工宿舍的安全行政人員每月也不定期的檢查。檢查有無(wú)私自安接電線，有無(wú)使用大功率電器，有無(wú)存易燃易爆物品等狀況。發(fā)現(xiàn)違規(guī)的立即規(guī)定員工整改。也要注意宿舍的門(mén)窗有無(wú)損壞，電燈，風(fēng)扇