固定資產(chǎn)管理流程圖及說明

固定資產(chǎn)管理流程圖闡明該固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)流程圖重要分三部分：一是原始數(shù)據(jù)的導入及新增資產(chǎn)業(yè)務，二是已經(jīng)形成資產(chǎn)賬戶的部分資產(chǎn)的變動及處置業(yè)務，三是資產(chǎn)賬務及有關賬表。下面分別予以闡明：原始數(shù)據(jù)導入及新增資產(chǎn)業(yè)務原始數(shù)據(jù)的導入業(yè)務1.原始數(shù)據(jù)錄入工作：由固定資產(chǎn)管理人員錄入。通過主菜單“資產(chǎn)管理”下的“原始數(shù)據(jù)錄入”完畢。資產(chǎn)信息項填寫完畢后，通過系統(tǒng)提交給資產(chǎn)管理部門、財務管理部門審核。提交之后的資產(chǎn)信息原則上不容許修改，如確需修改，先撤銷提交，再修改，然后再提交。一旦資產(chǎn)管理部門審核通過，該資產(chǎn)的資料在當?shù)貦C錄入窗口中便不能再看到，因此，也不能再被修改。2.為了保證本系統(tǒng)資料的可靠性與嚴厲性，“原始數(shù)據(jù)錄入”工作只容許進行一次，之后不能再使用這一功能。（二）新增資產(chǎn)業(yè)務1.新增資產(chǎn)驗收單數(shù)據(jù)錄入：由學校使用部門資產(chǎn)管理人員錄入新增長的固定資產(chǎn)資料。詳細操作為：“資產(chǎn)管理”→“固定資產(chǎn)增長”→“資產(chǎn)管理單位”→“資產(chǎn)類別”→“添加”→“完畢”。2.新增固定資產(chǎn)驗收單的信息項包括：資產(chǎn)分類號（分類名稱）、資產(chǎn)名稱、現(xiàn)實狀況、國別、單價、數(shù)量、計量單位、資產(chǎn)來源、資金來源、申購單位、采購（經(jīng)手）人、購置日期、貨到日期、驗收日期。（三）生成固定資產(chǎn)卡片1.新增資產(chǎn)資料錄入（錄入驗收單資料）完畢，確認無誤后可通過菜單欄的“建卡”按鈕生成卡片信息；已經(jīng)導入的數(shù)據(jù)自動生成卡片，沒有驗收單。對生成的卡片分別填寫使用單位、使用人、使用方向、寄存地點等信息項；假如有圖片可以在此時把資產(chǎn)的圖片插入到卡片信息項中。當信息項填寫不完整時不能生成卡片信息。2.對于使用人、使用方向、使用單位、寄存地點等信息只能用菜單項選擇擇，不能中文輸入。3.提交：當生成資產(chǎn)卡片之后，就可以提交了。如信息項填寫不完整便不能提交成功。4.驗收單被審核通過后，就可以打印出來。打印的驗收單一式四份。此時可以同步打印出資產(chǎn)卡片和條形碼，此項打印工作由資產(chǎn)管理部門負責。（四）資產(chǎn)管理部門審核1.對于已完畢提交的驗收單、卡片，資產(chǎn)管理部門應及時審核。資產(chǎn)管理部門通過“審核”下的“新增資產(chǎn)歸口審核”、“原始數(shù)據(jù)歸口審核”菜單，進行歸口審核。2.歸口審核通過后，系統(tǒng)自動提交到財務部門審核。審核未通過的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要填寫審核意見，之后系統(tǒng)將該資產(chǎn)的數(shù)據(jù)退回到該數(shù)據(jù)的原錄入部門或者資產(chǎn)驗收單填制部門，資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)管理部門填寫的意見進行修改后再次提交。3.經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要保留資產(chǎn)的驗收單一份，并按規(guī)定存檔。（五）財務管理部門審核1.對于已經(jīng)通過資產(chǎn)管理部門審核的驗收單、卡片，還必須通過財務審核，重要任務是將該資產(chǎn)財務核算的憑證號錄入系統(tǒng)。這項工作由財務處負責財務審核的人員完畢。2.可通過“審核”下的“新增資產(chǎn)財務審核”、“原始數(shù)據(jù)財務審核”菜單，進行財務審核。3.對于財務審核未通過的資產(chǎn)，財務審核人員要在系統(tǒng)的有關欄目內(nèi)填寫審核意見，之后系統(tǒng)將資產(chǎn)數(shù)據(jù)退回到資產(chǎn)管理部門處理。4.財務審核通過后，資產(chǎn)數(shù)據(jù)不能再被修改。5.財務處保留資產(chǎn)的驗收單一份，并按有關規(guī)定存檔。二、資產(chǎn)變動、處置業(yè)務（一）資產(chǎn)變動業(yè)務1.已經(jīng)入賬的固定資產(chǎn)，當使用單位、使用人、使用方向、寄存地點、單價、附件等信息項發(fā)生變化時，需要進行固定資產(chǎn)的變動。2.由資產(chǎn)管理人員，通過本系統(tǒng)的“資產(chǎn)管理”下的“固定資產(chǎn)變動”菜單，對固定資產(chǎn)卡片信息進行變更。3.假如僅使用方向、使用人、使用單位、寄存地點發(fā)生了變動，只需資產(chǎn)管理部門的審核。假如單價、附件發(fā)生了變化，從而引起固定資產(chǎn)原值變化，則需要資產(chǎn)管理部門、財務管理部門審核。4.固定資產(chǎn)變動完畢，系統(tǒng)自動提交到資產(chǎn)管理部門等待審核。資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)管理員審核通過的資產(chǎn)變動匯報單，打印固定資產(chǎn)變動匯報單一式三份，分別報送資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財務處并按規(guī)定存檔。5.對于已完畢提交的變動匯報單，資產(chǎn)管理部門應及時審核。固定資產(chǎn)管理部門通過“審核”下的“資產(chǎn)變動歸口審核”菜單，進行歸口審核。6.歸口審核完畢后，系統(tǒng)自動提交到財務部門審核（不需要財務審核的資產(chǎn)變動匯報單除外）。審核未通過的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要填寫審核意見，之后系統(tǒng)將該資產(chǎn)的數(shù)據(jù)退回到資產(chǎn)變動部門，資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)管理部門填寫的意見進行修改后再次提交。7．經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要保留資產(chǎn)的變動匯報單一份，并按規(guī)定存檔。8．對于已經(jīng)通過資產(chǎn)管理部門審核的變動匯報單，還必須通過財務審核，重要任務是將該資產(chǎn)財務核算的憑證號錄入系統(tǒng)。這項工作由財務處負責財務審核的人員完畢。9．通過“審核”下的“資產(chǎn)變動財務審核”菜單，進行財務審核。10．對于財務審核未通過的資產(chǎn)，財務審核人員要在系統(tǒng)的有關欄目內(nèi)填寫審核意見，之后系統(tǒng)將資產(chǎn)數(shù)據(jù)退回到資產(chǎn)管理部門處理。11．財務審核通過后，資產(chǎn)數(shù)據(jù)不能再被修改。12．財務處保留資產(chǎn)的變動匯報單一份，并按有關規(guī)定存檔。（二）資產(chǎn)處置業(yè)務1．固定資產(chǎn)發(fā)生調(diào)撥、損失、報廢和發(fā)售等狀況，根據(jù)財務處的意見，由資產(chǎn)管理員，通過本系統(tǒng)的“資產(chǎn)管理”下的“固定資產(chǎn)處置”菜單，對固定資產(chǎn)卡片現(xiàn)實狀況信息進行變更。2．對于已完畢提交的處置匯報單，資產(chǎn)管理部門應及時審核。資產(chǎn)管理部門通過“審核”下的“資產(chǎn)處置歸口審核”菜單，進行歸口審核。3．歸口審核通過后，系統(tǒng)自動提交到財務部門審核。審核未通過的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要填寫審核意見，之后系統(tǒng)將該資產(chǎn)的數(shù)據(jù)退回到資產(chǎn)處置的部門，資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)管理部門填寫的意見進行修改后再次提交。4．經(jīng)資產(chǎn)管理部門審核的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門要保留資產(chǎn)的處置匯報單一份，并按規(guī)定存檔。5．對于已經(jīng)通過資產(chǎn)管理部門審核的處置匯報單，還必須通過財務審核，重要任務是將該資產(chǎn)財務核算的憑證號錄入系統(tǒng)。這項工作由財務處負責財務審核的人員完畢。6．通過“審核”下的“資產(chǎn)處置財務審核”菜單，進行財務審核。7．對于財務審核未通過的資產(chǎn)，財務審核人員要在系統(tǒng)的有關欄目內(nèi)填寫審核意見，之后系統(tǒng)將資產(chǎn)數(shù)據(jù)退回到資產(chǎn)管理部門處理。8．財務審核通過后，資產(chǎn)數(shù)據(jù)不能再被修改。9．財務處保留資產(chǎn)的處置匯報單一份，并按有關規(guī)定存檔。三、資產(chǎn)賬務及有關賬表（一）記賬1．對財務審核通過的驗收單、卡片、變動匯報單、處置匯報單，通過“記賬”菜單的功能完畢記賬。2．記賬工作由財務處負責財務審核的人員完畢。（二）有關賬表1．財務記賬后，學?？梢愿鶕?jù)詳細需要使用系統(tǒng)生成多種記錄分析圖表、賬與報表，定期打印報送有關部門或保留。2．賬與報表：由固定資產(chǎn)管理部門人員，通過“賬與報表”下的“財務賬目表（十六大類）”、“財務賬目表（十大類）”、“財務賬目表（六大類）”、“記錄分析報表（十六大類）”、“記錄分析報表（十大類）”、“記錄分析報表（六大類）”、“固定資產(chǎn)明細報表”菜單，生成有關管理部門的固定資產(chǎn)的賬與報表。3．記錄分析圖表：由固定資產(chǎn)管理部門人員，通過“記錄分析”下的“資產(chǎn)狀況財務記錄分析”、“固定資產(chǎn)記錄分析圖”菜單，生成有關管理部門的固定資產(chǎn)記錄分析圖表。（三）財產(chǎn)清查1．為了保證固定資產(chǎn)的賬賬相符、賬實相符，學校每年都應對固定資產(chǎn)進行實物清查，并將清查成果與本系統(tǒng)現(xiàn)存的固定資產(chǎn)進行查對。2．首先由系統(tǒng)管理員設置各資產(chǎn)清查部門及其人員的資產(chǎn)清查權(quán)限，然后設置一種資產(chǎn)清查過程，并且開始資產(chǎn)清查。3．