公司行政前臺管理制度

恒天財富投資管理股份有限公司前臺管理制度公司的前臺是一個單位的臉面和名片，所以前臺工作人員必須掌握公司前臺的工作職責(zé)、工作要求、辦公禮儀等，這對于塑造公司形象有著非常重要的作用，為使公司前臺人員工作更加規(guī)范，特制訂本制度。一、前臺工作內(nèi)容接轉(zhuǎn)總機(jī)電話。負(fù)責(zé)傳真、快速、文件、報紙的收發(fā)與管理。負(fù)責(zé)前臺接待、登記。4)引見、招待、接送來賓。負(fù)責(zé)公司前臺的衛(wèi)生清理及桌面擺放并保持整潔干凈。負(fù)責(zé)前臺花卉植物的維護(hù)和保養(yǎng)。負(fù)責(zé)清潔員的工作監(jiān)督與考核，檢查公司清潔與衛(wèi)生情況。接受上級領(lǐng)導(dǎo)工作安排并協(xié)助行政辦公室員工其他工作；不得隨意離開工作崗位，造成不便。做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作及開會時需要配合的一些相關(guān)后勤工作。檢查員工工作牌佩戴及著裝情況。公司電腦，打印機(jī)復(fù)印機(jī)等文印設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時通知維修人員或供貨商修復(fù).確保設(shè)備正常使用。并協(xié)助各部門進(jìn)行文字掃盲相關(guān)設(shè)備及時添加打印紙。二、前臺工作要求（一）儀容儀表：1、著工裝，服裝整潔，搭配協(xié)調(diào)。頭發(fā)整齊不零亂，不得批頭散發(fā)，需化淡妝，給人清新的印象，忌濃妝。上班前不能喝酒或吃有異味的食品。（二）工作要求：1、凡與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)。2、上班時間，不得有閑雜人等在前臺區(qū)域高談闊論，影響公司形象。3、接待公司客人應(yīng)禮貌請其座下，再通知部門相關(guān)人員是否接見。4、上班時間不準(zhǔn)打私人電話或電話聊天不準(zhǔn)看書籍和報紙。5、上班時間禁止做其他與本職工作無關(guān)的事情，以免影響工作質(zhì)量。6、負(fù)責(zé)管理會客室的整潔，并主動給參加會議的人倒茶水，會議結(jié)束后，立即通知保潔清理會議室。（三）負(fù)責(zé)前臺電話轉(zhuǎn)接，接電話禮儀要求：1、鈴聲響起三聲之內(nèi)，應(yīng)立即接起電話。2、接電話時不允許出現(xiàn)“喂，喂”或“你找誰”或查問對方“你是誰，你有什么事”等。3、如果找公司領(lǐng)導(dǎo)，不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo)在哪，更不能隨意報出領(lǐng)導(dǎo)的電話。4、代接電話時對方如有留言，應(yīng)當(dāng)場用紙筆記錄對方姓名，電話及內(nèi)容，之后復(fù)述一遍，以免有誤。并告訴對方會及進(jìn)轉(zhuǎn)告。5．遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛電話，應(yīng)禮貌告知對方，如果是自己撥錯了號碼應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢?。（四）前臺工作態(tài)度：前臺對待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。對來找高層管理者的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找者。三、來訪接待禮儀客戶或來訪者進(jìn)門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。.引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；.當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)；.引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；4.進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門；.介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。四、其他工作內(nèi)容1、會議、活動組織：負(fù)責(zé)公司高管會議、公司例會組織、安排、服務(wù)工作。負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的美化，企業(yè)文化海報上墻。2、物品管理:負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購申請、入庫核對，發(fā)放登記、庫存盤點(diǎn)；制定辦公用品計劃，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批；做好每月的分發(fā)、調(diào)配、保管工作，建全登記制度，做到帳物相符。3、安全保衛(wèi):負(fù)責(zé)公司的安全保衛(wèi)工作。制定安全防火制度，負(fù)責(zé)公司防火、防盜等安全保衛(wèi)工作，安排值班。4、設(shè)備管理：負(fù)責(zé)公司設(shè)備（打印機(jī)、飲水機(jī)等）的管理及設(shè)備維護(hù)。5、事務(wù)工作:負(fù)責(zé)交納電話費(fèi)、物業(yè)費(fèi)，保證公司各部室飲用水供應(yīng)，處理相關(guān)事務(wù)。6、費(fèi)用分?jǐn)?，包括飲用?/p>