公司合同審核管理規(guī)定

合同審核管理規(guī)定根據(jù)XXXX公司的有關規(guī)定，各部門經營業(yè)務合同必須經公司總經理、總經辦和財務部審核后方可執(zhí)行。由于審核業(yè)務工作量大、范圍廣，為更好地履行公司經營業(yè)務的服務和監(jiān)督職能，提高合同審核工作效率，明確送審和審核部門的責任和義務，使審核環(huán)節(jié)簡捷順暢，同時最大程度地維護公司權益，特制定本管理規(guī)定。第一章合同審核管理條例第一條審核的宗旨：比質比價進行審計，維護公司合法權益，為公司經營服務。第二條合同內容要素：（1）當事人的名稱或姓名和地址、電話、開戶行、帳戶；（2）標的；（3）數(shù)量；（4）型號、規(guī)格、時段等；（5）計量單位；（6）價款及酬金；（7）結算方式；（8）運輸方式、包裝及費用；（9）履行期限、地點和方式；（10）質量檢驗標準（沒有按國家標準的，應以本企業(yè)用戶、質檢部門要求為主，并同供貨商協(xié)商確立檢驗標準）；（11）廣告投放合同需附有排期表和刊例價；（12）違約責任；（13）解決爭議的方法；（14）相關合同的知識產權保護條例；（15）除以上合同要素外的其他重要具體條款；（16）合同雙方單位電話、地址、對方開戶行、賬號；（17）合同送審部門經辦人簽名，主管領導簽名。第三條合同送審規(guī)范要求：1、合同內容要素：見第二條2、合同送審范圍：本范圍適合設備、主、輔原材料、包裝物、零配件、廣告投放、促銷禮品等所有經營業(yè)務合同。（1）合同送審程序：部門各項物資采購（指生產各類物資和銷售廣宣品采購，低值易耗辦公用品除外）一次性采購一萬元以上的必須簽訂相關合同，采購一萬元以下不簽訂合同的須上報公司總經理審批簽名確認后方可執(zhí)行。未經總經理簽名確認的合同或業(yè)務，財務部不允許蓋章執(zhí)行。2）付款審核程序：提供付款審核資料包括：簽訂的有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單監(jiān)播報告等。?付款時未附上有效合同、發(fā)票、入庫單、驗收單、監(jiān)播報告等資料的,財務部不允許付款執(zhí)行。3）質量驗收程序：?采購部門所采購的物資由財務部或總經辦指定相關人員與采購部門根據(jù)合同訂立質量標準共同驗收。3、合同送審基本條件：（1）合同須逐級送審批示,不得越級上報,如已越級請示董事長同意,也必須按合同送審程序執(zhí)行,否則也屬違規(guī)行為,審核部門有權對違規(guī)部門做出處罰意見。（2）符合合同內容要素,合同文字清晰明了,附有標的物的技術參數(shù)和物理指標；（3）兩家以上報價,提供競價供貨商的報價單和相關資料；（4）事前送審,時間至少提前一周（不符合本條,按急需審批合同處理）；（5）急需審批的合同（指不超過兩個工作日）：應有送審部門主管領導簽署的書面說明（因生產、業(yè)務急需,來不及送審的合同,也應有事前送審部門主管領導簽署書面說明,報審核部門書面同意后備案,外地可以傳真方式）；審核部門對急需合同進行統(tǒng)計,并歸檔統(tǒng)計考核；注：為了在實際工作中做到既能及時滿足業(yè)務生產需要,又能為公司審核把關,對該類合同審核部門只作條款審核,而對價格審核保留事后審核的權利。（6）對不符合合同送審規(guī)范要素的合同,審核部門可以要求送審部門完善后送審,送審日期以符合合同送審規(guī)范要素要求時送審日為準；（7）正在執(zhí)行和已經執(zhí)行完畢的合同送審（而事前未征得總經理書面同意）,審核部門只對合同的審核作歸檔處理意見,不負審核責任，送審部門對合同出現(xiàn)的所有相關問題要負全責，審核部門可保留對合同內容進行調查的權利，并按給公司造成的損失做出處罰意見。第二章合同審核考核規(guī)定第四條合同審核規(guī)范考核：1、審核部門人員工作職責：（1）作認真的市場調查，按公司要求比質比價進行審核；（2）凡符合合同送審規(guī)范要素要求的，合同在三個完整工作日內審核完畢，節(jié)假日須延；合同在送審量少的情況下，應盡可能提前審核完畢；（3）對合同審核在規(guī)定審核時間內不能完成的，必須有書面的審核意見，在審核規(guī)定時間到期之日及時回復送審部門；（4）對急需審批的合同，審核部門有責任及時對合同條款進行審批（一至兩個工作日）；（5）因生產、業(yè)務急需來不及送審的合同，應對送審部門的書面報價，在二個工作日內作及時的書面答復并備案；（6）除審核合同必須外，審核部門人員不參與業(yè)務洽談，明確界定審核的權力范圍，不參予合同的直接運作。（7）審核部門人員必須跟蹤合同執(zhí)行情況，不定期進行抽查，對違反合同的操作行為應出處罰意見。2、送審部門管理要求：（1）合同執(zhí)行必須做好書面驗收記錄和收發(fā)存記錄，記錄內容包括質量、數(shù)量、規(guī)格、期限和相關監(jiān)播證明（廣告類）、收發(fā)存等內容，并有經辦人、驗收人和主管負責人簽名。該記錄作為合同執(zhí)行抽查責任憑據(jù)；（2）合同審核完畢五日內，送審部門合同領取人必須將合同復印件傳至審核部門（特殊情況應在領取合同時說明）；（3）送審部門應在工作上配合、協(xié)調審核單位，送審部門對審核部門出具的審核意見如有異議的，應在領取審核完畢合同之日起的三日內，將實際情況反饋審核部門，否則視為同意審核意見。（4）不得在審核部門不知情的情況下擅自改動審核部門所做修改內容和意見，不得未經審核部門同意，擅自執(zhí)行合同價格。第三章處罰管理規(guī)定第五條合同處罰規(guī)定：1、送審部門：（1）合同內容屬于先執(zhí)行后送審的，除事前征得審核部門書面同意外，按以下情況處罰：①正在執(zhí)行的，每份合同罰送審部門主管領導100-200元；?已執(zhí)行完畢的，每份合同罰送審部門主管領導200-500元。處罰額度可參照合同總額大小和影響程度決定。送審部門按合同操作承擔責任決定具體處罰人員。執(zhí)行完畢，后送審的合同，經審核價格調查，確定對公司造成損失的，按損失的程度對送審部門責任人進行重罰或建議免職。（2）不按合同送審要求提供兩家以上供貨商報價資料的，每份合同處罰送審部門領導100元（特殊情況除外）；（3）不按合同送審要求提供標的相關技術參數(shù)和質量驗收指標的，每份合同處罰送審部門100元。該項如不明確可在質檢部門或審核部門指導下操作；（4）審核完畢合同在五日內未能及時傳至總經辦和財務部備案的，每份合同每延遲一天罰送審部門10元，以合同領取登記日為準（事前說明情況的除外）。5）經審核部門人員查實，合同執(zhí)行當中出現(xiàn)不規(guī)范操作行為每次處罰責任人100-300元。對弄虛作假