如何組織有效的討論會

如何組織有效的討論會

原作者：李愛華/中國人民大學二次加工和傳播：KelvinWANG一組有關會議的統(tǒng)計數(shù)據(jù)大多數(shù)專業(yè)人員每月參加61.8次會議,其中50%是浪費時間，假設每個會議長1小時，則專業(yè)人員每月將浪費31個小時，或者是4個工作日；

超過73%的與會者承認開會時在考慮其他工作，超過39%的人承認有在會議期間打盹。結論不是會議本身出現(xiàn)了問題而是在操作會議的過程中出現(xiàn)了問題。成功會議的四個標準：1.準時開始、結束2.達到會議目標3.參加者踴躍4.參與者感到有趣“5W+H”Why?——為什么要開會？Who?——誰來做主持，誰來參加？When?——什么時間開始，結束？什么時候達到目標？What?——會議的主題是什么？要解決問題是什么？where?——在哪里開會？How?——如何有效開會？成功的討論會是需要設計的。如果像設計公司的產(chǎn)品那樣精心設計會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)越就有競爭力。會議革命砍掉不必要的會議排除不需要參加會議的主管強調(diào)準時開始，準時結束重視會議結論提高會議生產(chǎn)力，強化企業(yè)競爭力開會的觀念豐田公司標語只開有實際效果的會議準時開始，最好一小時內(nèi)結束。重在實際行動。參觀日本東京的樓盤每個樓盤開幾個會是標準化的，會議的目標、議程、參與者也是標準化的，二個不同的會前后隔幾天都是標準化的所以日本人60人管理著40個樓盤，不是因為日本人比我們聰明，而是會議的標準化。唐駿：要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講下面應該怎么做，這樣效率就會高很多。進來請說實話，短話，說話算話出去請行動，互動，說動就動會上講全部，會下按規(guī)則如果會上不說，會下亂說，你要負責如何開討論會會前議題會中控制會后評估會前議題要討論什么內(nèi)容，需要先列下來，否則容易跑題或者目標不明確。如果是非正式的會議，沒必要整理出書面的會議議程的，也需要將大致需要討論的內(nèi)容一一列舉出來，免得開會時沒有討論的重點。主持人如何開場目的：舉辦會議的主要目的背景說明：會議召開的背景，我們面臨的問題議程：會議中欲討論之事項及先后順序和預估

時間期望：對參會人員的表現(xiàn)和問題的處理期望討論會中常見問題1.“一言堂”滔滔不絕：很多人沒有參與進來，會議被個別人主導，大多數(shù)人選擇了沉默；討論沒有深度，草草收場2.思維混亂：每個人都從自己喜歡的角度看問題，爭論不休，而有些角度卻被忽略了；總是讓情緒影響思維的方向和效率；總是無序地既考察信息、形成觀點，又要評判其他人的觀點，使思維不夠清晰，問題不夠聚焦，觀點難以形成。3.心理障礙：對抗心理、畏懼心理、老好人心理、競爭心理、依賴心理4.群體壓力：不提沒把握的問題、不提分歧性問題、不提質(zhì)疑性問題解決辦法1.轉變理念：對手->伙伴；對抗->合作；求同->求異；輸贏->共贏2.結構化：把思維的不同階段劃開，避免了思維方式的相互干擾；保證成員間在發(fā)言權力上的平等；結構化”保證了時間的利用效率3.強制性：規(guī)定小組成員必須按照程序的要求積極參與，即使提出激烈的反對意見也不意味著對集體及其成員的否定；保證集體討論始終處于激發(fā)狀態(tài)，給每個人一定的發(fā)表意見的壓力；利于相對級別較低的個體對集體作出貢獻（不是我要否定誰，規(guī)則如此）第一種方法：思維導圖把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現(xiàn)出來，主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。

運用在創(chuàng)意的聯(lián)想與收斂、項目企劃、問題解決與分析、會議管理等方面。使用思維導圖的好處（1））利用色彩、線條、關鍵詞、圖像等，增強記憶；（2）使左腦的抽象引領和右腦的形象引領有機結合；（3）通過繪制引領導圖，手、腦多種感官結合；（4）關鍵詞和圖像，促進歸納概括、聯(lián)想能力；（5）引領過程可視化和可操作化，培養(yǎng)創(chuàng)造性引領技巧。主持人的職責1.營造合適的會議氣氛2.控制會議主題和時間3.公布會議守則、安排記錄4.安排議事進度、控制會場5.引導發(fā)言、避免沖突6.正確總結討論的內(nèi)容7.達成團隊決策成功主持人的十句話1.讓我們試試2.你是怎么想的3.那么，你的意思是4.好主意，你的想法很好5.我們是不是跑題了6.委婉一點（公平些/別緊張）7.輪到你了，接下來是你8.每個人同意嗎9.我們做出的決定是什么第二種方法：團體列名法團體列名法是一種最大限度地收集小組成員的意見，防止會議由少數(shù)人控制的集體討論方法?；静襟E是：1.小組準備：小組圍坐，主持人說明議題，鼓勵大家積極思考，貢獻思想。2.個人準備：在限定的時間內(nèi)，小組成員獨自把自己的意見寫在紙上，在此期間不討論。3、小組發(fā)言：主持人指定一人開始發(fā)言，但僅講其意見中的第一條，然后轉到下一人，下一人也只講其意見的第一條。如自己的意見別人講過，不重復，講自己的下一條，期間有一人負責把大家的意見編號逐條記錄在紙板（白板、黑板）上。就這樣一輪一輪地進行，如果某一成員沒有新意見了，則越過，直至全體人的全體意見都講出來為止。在別人發(fā)言時，不對別人提出的意見進行評論。團隊列名法4、小組討論：小組對每一條意見進行討論，如有不清楚的，可提問，請?zhí)岢鲈撘庖姷娜诉M一步解釋澄清，說明含義，重復意見可以刪并，有新的意見可加上。5、小組決策：可選擇打分或其他的方式，在所有意見中選擇小組集體的意見。團體列名法團隊列名法討論：將新產(chǎn)品的PCP周期控制在4個月內(nèi)團隊列名法思維導圖第三種方法：頭腦風暴法1.激發(fā)大家的智慧，其原意為“突如其來”的想法。在頭腦風暴中，追求的是觀點、意見的數(shù)量和創(chuàng)意，而非正確性。2.每組5－10人為宜，關系要融洽，氣氛要輕松。3.實際工作中，80％的創(chuàng)新可使用頭腦風暴法。4.實踐證明，這種方法比每個人單獨提方案，數(shù)目能多出65－93％1、主持人簡明扼要地闡明問題，鼓勵所有的人積極思考，貢獻觀點。2、小組自由發(fā)言，有人記錄，在發(fā)言過程中，不允許批評和質(zhì)疑，但可以補充和完善，直至窮盡所有人的所有觀點。3、解釋和說明，合并同類觀點。4、展開充分討論，形成小組一致意見。頭腦風暴法實施的基本步驟頭腦風暴法的四條基本原則1、嚴禁批評：不對別人所提意見的價值、可行性及重要性進行任何評價2、自由奔放：不能有任何框框的限制，自由、自由、再自由3、多多益善：求量不求質(zhì)，方案越多越好4、搭便車：受到啟發(fā)時，可以搭便車，在不打斷他人思維的基礎上，補充、完善他人的觀點激發(fā)創(chuàng)意的有效方法

隨機詞

概念提取隨機詞從字典或報紙中隨意選擇一個名詞

這個名詞與要解決的問題距離越遠越好步驟示例1.概念提取：圍繞問題產(chǎn)生一個方法（主意）如何減輕壓力：減輕壓力的一個方法是外出散步2、從1方法中提煉概念，一般通過問“這個方法有什么作用嗎？”提出外出散步有什么作用嗎？----鍛煉身體3、根據(jù)所提煉的概念產(chǎn)生新的備選方案，“還有其他方法來實現(xiàn)同樣的效果（概念）嗎”？鍛煉身體的方法還有：游泳4、在每一個概念基礎上添加新的方法（主意）鍛煉身體的方法還有舉重、慢跑、爬山等5、對新的方法（主意）按2、3、4、進行操作，可以產(chǎn)生更多的創(chuàng)新爬山可以提煉的概念是親近大自然，還有什么樣的親近大自然的方式呢？外出散步還可以提煉出“轉移注意力”的概念，還有哪些地轉移注意力的方法呢第四種方法：魚骨圖法魚骨圖是一種發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”和“解決方案”的方法，它也可以稱之為“因果圖”。魚骨圖原本用于質(zhì)量管理第五種方法：六帽法主持與引導愛德華·德·博諾(EdwarddeBono):創(chuàng)新思維之父,"六頂思考帽"、"水平思考法"、"DATT"、"CoRT教育思維"的創(chuàng)始人。牛津大學心理學和生理學榮譽博士學位及醫(yī)學博士學位，劍橋大學博士學位、馬耳他大學醫(yī)學博士學位，牛津大學、劍橋大學、倫敦大學、哈佛大學的任教經(jīng)歷，國際最知名的思想家，被譽為“世界創(chuàng)新思維之父”，劍橋大學思維基金會主席。六頂思考帽六頂思考帽方法是我們在思考問題（考察問題、分析問題、評估問題、解決問題）的時候，在規(guī)定的時間之內(nèi)，我們只使用一頂思考帽來思考。它提供了一個思維的框架，從而改變我們思維的方式，使我們的思維更加清晰，思考的方向更加明確，解決問題更加高效。廣泛用于小組討論，每個人看問題要有不同的視角。小組要交替運用這些不同視角得到對問題完整認識。六帽引導的開會1.目標明確2.各抒已見3.平行引導4.主持控制5.解決問題6.結論落實六頂思考帽的用處1、最好的會議管理工具！會議時間最多可節(jié)約75%，會議成果可提高500%甚至更多。2、建立“思考型組織”的工具！它能有效改變企業(yè)中高層管理者的思維方式，能迅速提高企業(yè)整體的思考質(zhì)量，避免思維的散漫、疏漏和低效，從而