高校研究生教育中的工藝流程優(yōu)化研究

高校研究生教育中的工藝流程優(yōu)化研究

研究生管理是高校管理的重要組成部分。近年來(lái),在來(lái)自外部用戶(學(xué)生、導(dǎo)師和相關(guān)職能部門)和部門內(nèi)部管理的各種需求的驅(qū)動(dòng)之下,研究生管理工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)正在不斷改進(jìn),而其中的信息化建設(shè)則是提高管理和服務(wù)效率最重要的手段之一。過(guò)去由于缺乏有效的理論指導(dǎo),研究生管理中的各項(xiàng)信息化建設(shè)往往只是強(qiáng)調(diào)信息管理系統(tǒng)為管理服務(wù),而未能從業(yè)務(wù)流程的角度來(lái)分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的瓶頸問(wèn)題,進(jìn)而通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)改進(jìn)業(yè)務(wù)流程并提高工作效率。因此,包括研究生管理在內(nèi)的高等學(xué)校內(nèi)部的各項(xiàng)管理改革中,業(yè)務(wù)流程管理已開始受到重視。本文首先對(duì)研究生管理中的主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析,然后簡(jiǎn)要介紹研究生學(xué)籍管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,并給出具體的優(yōu)化案例。需要說(shuō)明的是,為便于業(yè)務(wù)流程的描述,文中采用了與文獻(xiàn)相似的流程描述圖符體系。一、與招生管理相關(guān)的流程是,分為專業(yè)和專業(yè)兩圖1給出了研究生管理中的主要業(yè)務(wù)流程。從圖中可以看出,研究生管理的業(yè)務(wù)流程主要包括招生管理流程、教學(xué)管理流程、科研管理流程、學(xué)籍管理流程、學(xué)位管理流程、就業(yè)管理流程以及校園生活輔助支撐管理流程等。招生管理主要關(guān)注招生相關(guān)工作,主要活動(dòng)包括招生簡(jiǎn)章制作流程、招生宣傳流程、招生計(jì)劃編制及上報(bào)流程、接收推免生流程、博士生和碩士生招考管理流程等,其中招考管理流程又可以進(jìn)一步分解為招生報(bào)名、材料審核、命題、考試、評(píng)卷、復(fù)試、錄取、簽訂培養(yǎng)協(xié)議等子流程。教學(xué)管理流程的主要活動(dòng)包括培養(yǎng)方案制(修)定流程、課程建設(shè)管理流程、排課流程、教學(xué)效果評(píng)估流程、成績(jī)管理流程、創(chuàng)新計(jì)劃管理流程等?？蒲泄芾砹鞒痰闹饕顒?dòng)包括研究生創(chuàng)新基金管理流程、學(xué)術(shù)交流資助流程、各類競(jìng)賽管理流程、專利申請(qǐng)管理流程和學(xué)科評(píng)估管理流程等。學(xué)籍管理主要涵蓋學(xué)籍相關(guān)的學(xué)生管理工作,主要活動(dòng)包括新生報(bào)到流程、學(xué)籍異動(dòng)流程、出入境管理流程、畢業(yè)離校流程、學(xué)歷證書頒發(fā)和電子注冊(cè)流程、助研助教崗位管理流程、檔案管理流程等。學(xué)位管理以學(xué)位授予有關(guān)的工作為核心,主要活動(dòng)包括學(xué)位條例制(修)訂流程,學(xué)位論文送審和答辯流程,各類學(xué)位申請(qǐng)受理和資格審核流程,頒發(fā)和上報(bào)學(xué)位證書信息流程、博導(dǎo)遴選和上崗審定流程等。就業(yè)管理的主要任務(wù)是就業(yè)指導(dǎo)和畢業(yè)生派遣,主要活動(dòng)包括就業(yè)政策宣傳和咨詢流程、舉辦校內(nèi)招聘會(huì)流程、三方協(xié)議簽訂流程、就業(yè)計(jì)劃制定和報(bào)到證辦理流程、就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)流程等。二、研究生持續(xù)學(xué)生黨員在大學(xué)中的主要地位在管理從各流程的具體功能和工作周期可以看出,學(xué)籍管理流程是幾乎貫穿整個(gè)研究生教育生命周期的主線,在研究生管理工作中占有重要的地位。圖2給出了研究生學(xué)籍管理涉及的主要業(yè)務(wù)流程。從圖中可用看出,研究生學(xué)籍管理包含的流程數(shù)量很多。雖然這些業(yè)務(wù)通常由研究生院學(xué)籍辦公室具體負(fù)責(zé),但是實(shí)施起來(lái)卻涉及學(xué)校各院系和其他部門的大量工作人員,屬于跨部門流程。因此,只有對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真且細(xì)致的分析,才能改進(jìn)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,明確各自職責(zé),提高工作效率。三、基于該報(bào)的業(yè)務(wù)分析和優(yōu)化1.窗口窗口網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷服務(wù)迎新報(bào)到是研究生學(xué)籍管理的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在學(xué)校高度重視服務(wù)型管理的今天,能否為新生報(bào)到提供方便、快捷的服務(wù)是檢驗(yàn)管理水平的一個(gè)窗口。迎新報(bào)到工作涉及到了負(fù)責(zé)入學(xué)資格審查的各院系、負(fù)責(zé)住宿的社區(qū)辦、負(fù)責(zé)收費(fèi)的財(cái)務(wù)處、負(fù)責(zé)校園卡的一卡通中心、負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)接組織關(guān)系的組織部和團(tuán)委、負(fù)責(zé)體檢的校醫(yī)院和負(fù)責(zé)心理測(cè)驗(yàn)的心理咨詢中心等多個(gè)部門。學(xué)籍管理部門需要向以上部門提供各類新生名單,組織迎新現(xiàn)場(chǎng),記錄新生報(bào)到情況,指導(dǎo)新生完成相應(yīng)流程,并實(shí)時(shí)提供報(bào)到情況統(tǒng)計(jì)。2.新生報(bào)到流程優(yōu)化圖3給出了傳統(tǒng)的研究生迎新報(bào)到流程。從圖中可以看出,傳統(tǒng)的迎新報(bào)到流程中的具體活動(dòng)主要包括新生填寫報(bào)到單(A1)、總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)、院系核實(shí)新生身份及驗(yàn)學(xué)歷學(xué)位證(A3)、新生領(lǐng)取學(xué)習(xí)和生活相關(guān)介紹材料(A4)、轉(zhuǎn)入黨團(tuán)關(guān)系(A5)、繳納學(xué)費(fèi)(A6)、領(lǐng)取一卡通(A7)、辦住宿卡(A8)、交入戶材料(A9)、學(xué)生在總報(bào)到處提交報(bào)到單(A10)等。對(duì)于迎新報(bào)到流程,由于新生人數(shù)較多,旅途勞累,因此希望每個(gè)新生所花費(fèi)的時(shí)間越少越好,要辦的環(huán)節(jié)盡量簡(jiǎn)化。換句話說(shuō),該流程優(yōu)化的主要目標(biāo)是要縮短流程所耗時(shí)間。對(duì)于某一環(huán)節(jié)A,不妨假設(shè)該活動(dòng)需要耗費(fèi)的時(shí)間為Te(A)。因此,對(duì)應(yīng)于迎新流程P,新生在報(bào)到時(shí)需要耗費(fèi)的時(shí)間T(P)為T(P)=∑i=110Te(Ai)(1)Τ(Ρ)=∑i=110Τe(Ai)(1)由公式(1)可知,如果活動(dòng)Ai(1≤i≤10)占用的時(shí)間減少,則T(P)將減少。但是,仔細(xì)觀察整個(gè)迎新報(bào)到流程P,可以發(fā)現(xiàn),由于新生報(bào)到是集中辦理業(yè)務(wù),同一時(shí)間段內(nèi)可能同時(shí)有大量新生來(lái)辦理報(bào)到手續(xù),因此可能需要較長(zhǎng)的等待時(shí)間。對(duì)于某一環(huán)節(jié)A,若假設(shè)新生完成該環(huán)節(jié)的等待時(shí)間為Tw(A),則公式(1)應(yīng)改寫為T(P)=∑i=110(Tw(Ai)+Te(Ai))(2)Τ(Ρ)=∑i=110(Τw(Ai)+Τe(Ai))(2)因此,若減少等待時(shí)間Tw(Ai)(1≤i≤10),T(P)將大大減少。然而,要減少Tw(Ai),必須充分減少Te(Ai)。再次觀察圖2所示的傳統(tǒng)的新生報(bào)到流程,可以發(fā)現(xiàn),活動(dòng)“新生填寫報(bào)到單(A1)”、“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)”和“學(xué)生在總報(bào)到處提交報(bào)到單(A10)”是全體新生需要在同一地點(diǎn)統(tǒng)一辦理的手續(xù),而其余環(huán)節(jié)(A3、A4、A5、A6、A7、A8和A9)則是由各個(gè)院系或相關(guān)部門單獨(dú)辦理。因此,減少“新生填寫報(bào)到單(A1)”、“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)(A2)”和“學(xué)生在總報(bào)到處提交報(bào)到單(A10)”等活動(dòng)占用的時(shí)間是提高該流程效率的關(guān)鍵?？紤]到“學(xué)生在總報(bào)到處提交報(bào)到單(A10)”占用的時(shí)間非常少,因此,應(yīng)該重點(diǎn)減少活動(dòng)“新生填寫報(bào)到單(A1)”和“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)”占用的時(shí)間。通過(guò)分析實(shí)際情況,又可以發(fā)現(xiàn),由于各個(gè)學(xué)生的情況不同,各新生需要辦理的事務(wù)也不盡相同。例如,有的學(xué)生無(wú)需執(zhí)行“交入戶材料(A9)”活動(dòng),非黨團(tuán)員無(wú)需執(zhí)行“轉(zhuǎn)入黨團(tuán)關(guān)系(A5)”活動(dòng)等。但是,由于以往采用的是全部新生使用同一種報(bào)到單的作法,絕大多數(shù)新生存在或多或少的多余步驟,而新生本人并不知情,往往也在該部門前排隊(duì)等候處理,浪費(fèi)了大量時(shí)間,也導(dǎo)致了秩序的混亂。3.改進(jìn)的迎預(yù)防流程在對(duì)傳統(tǒng)的研究生迎新報(bào)到流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,提出的改進(jìn)方法為:(1)盡量提高每環(huán)節(jié)處理速度,尤其是要減少“新生填寫報(bào)到單(A1)”和“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)”占用的時(shí)間。(2)利用信息管理系統(tǒng)生成個(gè)性化報(bào)到單,指導(dǎo)學(xué)生只走必辦環(huán)節(jié),避免盲目排隊(duì)浪費(fèi)時(shí)間。圖4給出了改進(jìn)后的迎新報(bào)到流程。對(duì)比圖3和圖4,可以發(fā)現(xiàn),傳統(tǒng)的迎新報(bào)到流程中的活動(dòng)“新生填寫報(bào)到單(A1)”、“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)”已變?yōu)椤皩W(xué)生出示錄取通知書(B1)”、“總報(bào)到處工作掃描通知書上的條形碼(B2)”和“總報(bào)到處的工作人員打印報(bào)到單給學(xué)生(B3)”。優(yōu)化后的流程通過(guò)掃描條形碼來(lái)打印報(bào)到單,不僅提高了學(xué)號(hào)信息錄入速度,也避免了手工錄入易造成的失誤。由于去掉了“新生填寫報(bào)到單(A1)”和“總報(bào)到處工作人員錄入新生學(xué)號(hào)并確認(rèn)報(bào)到(A2)”等兩個(gè)活動(dòng),使得每個(gè)新生在總報(bào)到處所耗的時(shí)間大為減少,達(dá)到了提高該環(huán)節(jié)的效率和準(zhǔn)確性的目的。與此同時(shí),每個(gè)學(xué)生在個(gè)性化報(bào)到單的指引下,迅速進(jìn)入其它并行環(huán)節(jié),現(xiàn)場(chǎng)擁堵狀況得到改善,報(bào)到秩序大為好轉(zhuǎn)。因此,改進(jìn)后的迎新報(bào)到流程通過(guò)降低等待時(shí)間、提高流程效率達(dá)到了改善服務(wù)質(zhì)量、增進(jìn)用戶滿意度的目的。四、圖像采集流程的分析和優(yōu)化1.學(xué)生職高生的證書情況?，F(xiàn)身份證為維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性,從2001年開始,教育部對(duì)全國(guó)高等教育學(xué)歷證書實(shí)行電子注冊(cè)制度,學(xué)生畢業(yè)時(shí)所取得的畢(結(jié))業(yè)證書信息要報(bào)教育部電子注冊(cè)并上網(wǎng)供社會(huì)查詢。2002年,有關(guān)部門又要求增加圖像信息。此項(xiàng)圖像信息采集工作涉及到高等教育學(xué)歷信息的安全性、保密性和準(zhǔn)確性,由教育部統(tǒng)一部署,委托新華社(中國(guó)圖片社及國(guó)內(nèi)各省分社)進(jìn)校采集,統(tǒng)一拍攝和制作。2.大學(xué)生“出入群”流程圖5給出了原有的學(xué)歷證書電子注冊(cè)圖像采集流程。從圖中可以看出,該流程主要包括如下活動(dòng):學(xué)生填涂包含個(gè)人信息的機(jī)讀卡(A1)、手工按順序登記拍攝隊(duì)列學(xué)生學(xué)號(hào)(A2)、收機(jī)讀卡并填上序號(hào)(A3)、拍照(A4)、轉(zhuǎn)換機(jī)讀卡信息并與圖像信息合成(A5)、沖印照片(A6)、照片返回學(xué)校和電子圖像入庫(kù)(A7)。從該流程所涉及的各項(xiàng)活動(dòng)來(lái)看,真正產(chǎn)生價(jià)值的環(huán)節(jié)(增值活動(dòng))只有A4、A6,而輔助活動(dòng)數(shù)量多又耗費(fèi)時(shí)間(每年畢業(yè)生通常都有幾千人)。因此,這一業(yè)務(wù)流程的效率是比較低下的,具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。(1)活動(dòng)“學(xué)生填涂機(jī)讀卡(A1)”需要查閱漢字區(qū)位碼字典,需要預(yù)先提供介紹材料和進(jìn)行一定的輔導(dǎo),成本較高、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、差錯(cuò)率高。(2)活動(dòng)“手工按順序登記拍攝隊(duì)列學(xué)生學(xué)號(hào)(A2)”需按順序根據(jù)機(jī)讀卡寫下學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名等信息,勞動(dòng)強(qiáng)度大,耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng),且容易出錯(cuò)。(3)活動(dòng)“收機(jī)讀卡并填上序號(hào)(A3)”需在機(jī)讀卡上寫下A2所編序號(hào),并監(jiān)控學(xué)生嚴(yán)格按此順序依次拍攝,使得A2所編序號(hào)和實(shí)際拍照順序的完全一致。為了提高學(xué)歷證書電子注冊(cè)圖像采集流程的效率,減輕學(xué)生、現(xiàn)場(chǎng)工作人員的勞動(dòng)量,應(yīng)重新考慮記錄隊(duì)列信息的方式方法,充分利用信息技術(shù)來(lái)去除舊的活動(dòng),并用新的高效且準(zhǔn)確的活動(dòng)來(lái)代替。3.采集特征過(guò)程對(duì)比圖6給出了改進(jìn)后的學(xué)歷證書電子注冊(cè)圖像采集流程。從圖6可以看出,新的業(yè)務(wù)流程去除了原有的耗時(shí)且易出錯(cuò)的活動(dòng)“學(xué)生填涂包含個(gè)人信息的機(jī)讀卡(A1)”、“手工按順序登記拍攝隊(duì)列學(xué)生學(xué)號(hào)(A2)”、“收機(jī)讀卡并填上序號(hào)(A3)”,主要包括如下活動(dòng):學(xué)生刷一卡通(B1)、核對(duì)身份證(B2)、系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)或升級(jí)身份證號(hào)(B3)、自動(dòng)編號(hào)(B4)、拍照(B5)、導(dǎo)出編號(hào)和學(xué)生信息的對(duì)應(yīng)表(B6)、圖像信息與學(xué)生信息對(duì)應(yīng)合成(B7)、照片返回和電子圖像入庫(kù)(B7)。對(duì)比改進(jìn)前后的學(xué)歷證書電子注冊(cè)圖像采集流程,可以發(fā)現(xiàn)新的流程從以下幾個(gè)方面提高了效率。(1)通過(guò)活動(dòng)“學(xué)生刷一卡通(B1)”自動(dòng)讀取本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中預(yù)存的學(xué)生信息,包括學(xué)生照片和身份證號(hào)等關(guān)鍵信息。與原有流程相比,這一活動(dòng)不僅省去了現(xiàn)場(chǎng)收集學(xué)生信息的步驟,也避免了手工查詢耗時(shí)費(fèi)力的缺點(diǎn),減少了學(xué)生排隊(duì)等候時(shí)間。(2)在核對(duì)身份證號(hào)的同時(shí),通過(guò)活動(dòng)“系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)或升級(jí)身份證號(hào)(B3)”讀取系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中所存的原身份證信息,由軟件按國(guó)家新身份證標(biāo)準(zhǔn)[ISO7064:1983,MOD11-2]校驗(yàn)碼系統(tǒng)的要求檢查18位身份證號(hào),提高了所收集學(xué)生信息的準(zhǔn)確性。如果系統(tǒng)中的身份證號(hào)為15位,自動(dòng)將其升級(jí)為18位。(3)通過(guò)活動(dòng)“自動(dòng)編號(hào)(B4)”由軟件自動(dòng)地為拍照學(xué)生按順序進(jìn)行編號(hào),減輕了手工編號(hào)的勞動(dòng),提高了速度和準(zhǔn)確率。(4)通