電子文件控制程序

電子文獻(xiàn)控制程序1．0目的為使企業(yè)的電腦軟件以及電子文獻(xiàn)的管理規(guī)范化，保障文獻(xiàn)使用完整性。2．0范圍在我司和產(chǎn)品及服務(wù)的電子形式存在的軟件、資料與電子記錄的資料。3．0管理權(quán)責(zé)管理部電腦工程師負(fù)責(zé)定期對各作業(yè)部門的郵件和流動的電子技術(shù)資料進(jìn)行歸檔到企業(yè)網(wǎng)盤中，并及時維護(hù)網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)盤的有效性，各電子文獻(xiàn)流向的關(guān)注；文控中心負(fù)責(zé)受控發(fā)行文獻(xiàn)電子檔和法律法規(guī)電子檔的歸檔和保管。4．0定義4．1電子資料：指電腦程序運行所產(chǎn)生的資料，如：圖紙、數(shù)模、技術(shù)文獻(xiàn)等，無論與否以報表列印或復(fù)制等作業(yè)的成果。4．2電子記錄：指顧客將文獻(xiàn)內(nèi)容通過電腦作業(yè)方式，將其存儲在電腦媒體，并且可供查詢，列印處理的電子資料。4．3電腦顧客：如下簡釈［顧客］，為透過企業(yè)系統(tǒng)網(wǎng)或使用其他應(yīng)用軟件執(zhí)行有關(guān)作業(yè)人員、使用者4．4一般公用型的應(yīng)用軟件（軟件）：指一般的文字處理軟件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用權(quán)限，由網(wǎng)絡(luò)管理員安裝或授權(quán)安裝使用。4．5專用軟件：指我司所轄范圍內(nèi)使用的企業(yè)集成管理系統(tǒng)，本項目由管理部依其職責(zé)限定顧客的［使用權(quán)限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用權(quán)限5．1每一種顧客都由網(wǎng)管建立唯一識別碼。5．2每一種顧客須設(shè)置密碼，作為通行或進(jìn)入［企業(yè)集成管理系巰］的驗證。（1）對各電腦顧客依其職責(zé)限使用作業(yè)范圍。（2）作業(yè)范圍包括：1）資料輸入、新增作業(yè)及保管。2）資料刪除和保留審批作業(yè)。3）查詢資料作業(yè)4）資料修改或変更作業(yè)。5）索引作業(yè)6）其他電腦維護(hù)作業(yè)。7）檔案異動復(fù)制、刪除、移動）作業(yè)6.流程6．1電腦軟件管理流程：流程權(quán)責(zé)單位有關(guān)闡明使用表單退軟件新增修改申請［軟件新增與修改各電顧客各軟件新增與修改內(nèi)容記錄件申請表］M核各部門長各部門長審核與否執(zhí)行YN總經(jīng)理軟件可行評估評估不合格退件回各部門Y電腦工程師Y部門長軟件方案回應(yīng)預(yù)定完畢時間電腦工程師電腦工程師依申請安裝軟件安裝軟件電腦工程師安裝的軟件經(jīng)測試OKN電腦工程師后，由電腦工程師教育訓(xùn)練各電腦用軟件測試各電腦顧客戶Y電腦工程師在教育訓(xùn)練后各電腦顧客在電腦工程電腦上線訓(xùn)練各電腦顧客師的督導(dǎo)下上線操作6．2電腦上線作業(yè)流程流程權(quán)責(zé)單位有關(guān)闡明使用表單有關(guān)的電子文獻(xiàn)資料由顧客自行輸入電輸入資料［電子文檔修變化更電腦顧客腦存儲，如需修改的電子文檔應(yīng)提交申請］［電子文檔修變化更申請］。電子資料異常解決申請電腦顧客在資料輸入電腦后資料出現(xiàn)異常狀況對異常的資料進(jìn)行分析作出對應(yīng)的計劃，然后異電腦工程師資料異常處理常的資料進(jìn)行調(diào)整［電子文獻(xiàn)資料統(tǒng)計電腦工程師對所有的檔案備份，然后進(jìn)行調(diào)整表］資料備份電腦工程師每天對【企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)】的電腦工程師所有資料進(jìn)行維護(hù)，其他資料每兩周進(jìn)檔案維護(hù)行維護(hù)6．3權(quán)限開放管理流程流程權(quán)責(zé)單位有關(guān)闡明使用表單各電腦顧客有關(guān)軟件在使用權(quán)限需增長［權(quán)限開放申請表］權(quán)限開放申請N部門主管審核總經(jīng)理同意與否開放權(quán)各部長限審查Y電腦工程師對電腦顧客的權(quán)限作對應(yīng)電腦工程師的調(diào)整權(quán)限開放N由電腦顧客測試所開放權(quán)限與否到達(dá)電腦工程師顧客測試規(guī)定Y將開放權(quán)限的程式記錄于，權(quán)限記錄電腦工程師［權(quán)限開放登記表］登記入表開放表，供后來查詢7．作業(yè)內(nèi)容：7．1電腦軟件管理：7．11軟件新增與修改申請及審核：各部門負(fù)責(zé)人或電腦顧客在使用過程中發(fā)現(xiàn)缺乏電腦軟件或電腦軟件需要修改時，填寫，軟件新增與修改申請表，并由主管部門審核總經(jīng)理同意與否執(zhí)行。7．1．2軟件可行性評估：（1）由總經(jīng)理和各部門長，電腦工程師對顧客新增，修改電腦軟件的規(guī)定進(jìn)行討論分析與否可行。（2）軟件可行性評估依下列原則進(jìn)行1）與否可以提高現(xiàn)行作業(yè)效率：如簡化，合并等2）與否可以取代人工作業(yè)：如統(tǒng)計，整頓等。3）與否為實際業(yè)務(wù)需要。4）對其他軟件，資料庫的關(guān)聯(lián)程度怎樣。5）與否符合法律法規(guī)7．1.3軟件方案檢討：（1）在通過可行性評估后，由電腦工程師向各部門長匯報對新增修改的電腦軟件的總體規(guī)劃，并回應(yīng)預(yù)定期間。（2）軟件方案，須考慮如下原貝流程的建立。1）流程的建立2）資料輸入，輸出的格式與內(nèi)容．3）使用權(quán)限。7．1．4安裝軟件：電腦工程師按各軟件新增與修改內(nèi)容的規(guī)定進(jìn)行安裝并測試。7．1．5軟件測試：在電腦工程師完畢軟件后，經(jīng)電腦顧客加以測試軟件試運行與否有誤。7．1．6電腦上線訓(xùn)練及上線作業(yè)（1電腦工程師安裝的軟件經(jīng)測試OK后，由電腦工程師對電腦顧客進(jìn)行教育訓(xùn)練。技術(shù)軟件須要有專業(yè)人土或軟件開發(fā)企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)。2）完畢訓(xùn)練后各電腦顧客初次作業(yè)在電腦工程師的督導(dǎo)下進(jìn)行電腦和式樣的操作。7．2電腦資料的管理7．2．1輸入資料（1）企業(yè)管理系統(tǒng)資料：按需求依軟件畫面提醒輸入（2）有關(guān)的電子文獻(xiàn)資料由顧客自行輸入電腦存儲，在輸入電腦后由電腦顧客自已改正。（3）如顧客需修改舊有的電子文檔應(yīng)提交，電子文檔修變化更申請，由部門審核后呈報總經(jīng)理。7．2．2電腦異常解決申請及處理：各電腦顧客在入資料的過程中或資料已輸入電腦后出現(xiàn)異常狀況，應(yīng)及時向電腦工程師反應(yīng)狀況，由電腦工程師制定對應(yīng)的措施對有關(guān)的異常狀況進(jìn)行改正7．2．3資料的備份（1）電腦工程師應(yīng)將［電腦管理系統(tǒng)］或office文檔（包Email）R所有的資料備份至指定的公共網(wǎng)盤區(qū)域中，并加以保留，以供操作中程式失效時使用。必要時備份記錄于［各部門電子檔］上。公共網(wǎng)盤密碼為電腦工程師或總經(jīng)理專有修改和管理權(quán)。（2）其他資料應(yīng)由各電腦顧客依規(guī)定儲存于有關(guān)目錄中，如有需要亦可備份存儲。（3）為保持電腦系統(tǒng)運作的效率，主機、硬盤中所儲存的集成管理系統(tǒng)，以3年或電腦壽命為期限，逾期的資料由電腦工程師備份至備存企業(yè)公共網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中，并妥為保留。其他資料由電腦顧客自行定保留期限。7．2．4檔案刪除：對于版本過舊需要作廢的電文檔，承接應(yīng)填寫［電子文檔刪除申請］提出刪除申請，經(jīng)主管審核、總經(jīng)理同意后方可刪除。7．2．5檔案維護(hù)：電腦工程師每天對［企業(yè)公用網(wǎng)盤］的所有資料進(jìn)行維護(hù)，其他資料每兩周進(jìn)行維護(hù)。7．2．6病毒防護(hù)：為維護(hù)企業(yè)電腦系統(tǒng)的安全性凡非我司購置的合法正版軟件，嚴(yán)禁私自帶入企業(yè)使用。電腦工程師定期用防毒軟件對所有的資料進(jìn)行病毒清理，對進(jìn)入企業(yè)的電腦軟件須由電腦工程師用防毒軟件檢査后來才能使用。7．2．7客戶電子文獻(xiàn)資料：對于客戶提供的電子文獻(xiàn)資料由部門長分發(fā)至電腦工程師處，由電腦工程師上傳，如為對產(chǎn)品有影響的電子文獻(xiàn)須交文控存檔，并記錄于（外來文獻(xiàn)電子文獻(xiàn)資料登記表］。7．2．8如我司制作的產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)的程序文獻(xiàn)交文控中心發(fā)行時，須附帶電子檔交文控確認(rèn)保留并進(jìn)行對書面資料進(jìn)行發(fā)行，同樣，如進(jìn)行設(shè)變，其發(fā)行同步也須進(jìn)行電子檔在文控存檔。7．2．9如為我司設(shè)計圖紙或設(shè)備資料，電腦工程師設(shè)定圖紙放置公用盤區(qū)域，其區(qū)域權(quán)限為設(shè)計部門負(fù)負(fù)責(zé)人，電腦工程師和總經(jīng)理，其他人使用權(quán)限為只能放置或鬩讀不能進(jìn)行修改刪除，電腦工程師每周及時對其進(jìn)行維護(hù)和整頓存檔。7．2（10營業(yè)部的客戶電子報價單或客戶對產(chǎn)品確認(rèn)的郵件，由營業(yè)負(fù)責(zé)人分發(fā)至電腦工程師處，電腦工程師進(jìn)行存檔，其權(quán)限為總經(jīng)理負(fù)責(zé)7．2．11所有離職部門人員或更換電腦人員在離職前或更換前，必須由電腦工程對其電腦資料進(jìn)行備份存儲在企業(yè)公用網(wǎng)盤中。7．3權(quán)限開放管理7．3．1權(quán)限開放申請及審查（1）各電腦顧客若因目前作業(yè)需要，須開放使用權(quán)限，則填寫［權(quán)限開放申請表，若是本部門范圍內(nèi)作業(yè)權(quán)限，僅需部門主管審查；跨部門權(quán)限開放，需波及部門主管及總經(jīng)理共同核準(zhǔn)。2權(quán)限開放由總經(jīng)理授權(quán)電腦工程