第四章-工作說明書的編寫課件

第四章工作說明書的編寫工作說明書的構(gòu)成工作描述的含義工作描述的主要內(nèi)容任職資格的含義“顯性”任職資格的主要內(nèi)容“隱形”任職資格的主要內(nèi)容1第四章工作說明書的編寫工作說明書的構(gòu)成14.1工作描述的編寫

工作描述是對工作本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。

核心內(nèi)容：工作標識、工作概要、工作職責、工作關(guān)系。

選擇性內(nèi)容：工作權(quán)限、履行程序、工作范圍、職責的量化信息、工作條件、工作負荷、工作特點與工作領(lǐng)域。24.1工作描述的編寫工作描述是對工作1、工作標識

工作標識，是用以區(qū)別該工作與組織中其他工作的。

工作基本信息：工作名稱、工作代碼、所在部門、直接上級、任職者姓名、職位薪點等。工作分析基本信息：工作分析的時間、工作說明書的有效期和工作分析人員姓名或代碼。31、工作標識工作標識，是用以區(qū)別該工作與組工作名稱，一組在重要職責上相同的職位總稱。注意：工作名稱要較準確的反映其主要工作職責。工作名稱應該美化。工作名稱要沿用通行的做法。例如：限定詞+名詞如：人力資源部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理行政部文員4工作名稱，一組在重要職責上相同的職位總稱。42、工作概要

工作概要，是對工作內(nèi)容的簡要概括，通常是一句話，對工作的內(nèi)容和目的進行歸納。（1）工作概要中的動詞。一般用動詞開頭來描述最主要的工作任務(wù)、并且只需要包括最關(guān)鍵的工作任務(wù)即可。（2）工作概要的規(guī)范寫法。

工作行動+工作對象+工作目的工作依據(jù)+工作行動+工作對象+工作目的例如：銷售經(jīng)理的工作概要為：“根據(jù)公司的銷售戰(zhàn)略，利用和調(diào)動銷售資源，管理銷售過程、銷售組織、關(guān)系、開拓和維護市場，以促進公司經(jīng)營目標和銷售目標的實現(xiàn)。”52、工作概要工作概要，是對工作內(nèi)容的簡要3、工作職責

工作職責，就是指任職者所從事的工作在組織中承擔的責任，所需要完成的工作內(nèi)容及其要求。

特點：成果導向性完備性穩(wěn)定性獨立性系統(tǒng)性63、工作職責工作職責，就是指任職者所從事工作職責的梳理(1)基于戰(zhàn)略的職責分解：確定職位的目的分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域確定職責目標正確選擇表達職責目標的用詞確定達成職責目標的行動形成初步的職責描述7工作職責的梳理(1)基于戰(zhàn)略的職責分解：7（2）基于流程的職責分析理順職位內(nèi)部各項職責之間的邏輯關(guān)系。（并列型、流程型、網(wǎng)絡(luò)型、混合型）尋找職位的流程入口與出口。去除重疊職責，填補真空職責，理順錯位職責。明確職位角色，進行規(guī)范描述。8（2）基于流程的職責分析8工作職責的描述（1）工作職責描述的書寫規(guī)則：采用規(guī)范的書寫格式盡量避免采用模糊性的動詞和數(shù)量詞盡量避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業(yè)化術(shù)語尤其盡量避免采用管理學專業(yè)的冷僻術(shù)語9工作職責的描述（1）工作職責描述的書寫規(guī)則：9（2）工作職責描述的書寫格式：行動或角色（動詞）+具體對象+職責目標（成果）

例如：

審核各部門人力資源需求保證各部門人力資源的合理配置10（2）工作職責描述的書寫格式：例如：審核各部門人（3）常用動詞表：在職位說明書中常用的動詞有130多個，例如：

決策性質(zhì)：批準、授權(quán)、監(jiān)控、確定、領(lǐng)導、計劃……管理性質(zhì)：組織、衡量、達到、實施、改善、規(guī)范……

支持性質(zhì)：建議、提議、支持、預測、分析、評估……

基本用詞：檢查、收集、發(fā)放、提交、處理、操作……（4）工作職責的書寫次序11（3）常用動詞表：11工作職責的定量化信息（1）職責的定量信息的分類。描述性的數(shù)據(jù)：主要用于工作分配、資源分配和時間管理。評價性的數(shù)據(jù)：主要用于工作評價與薪酬決策、關(guān)鍵職責識別與績效評價、培訓和開發(fā)12工作職責的定量化信息（1）職責的定量信息的分類。12（2）職責的定量化信息的表達方式。各項職責所花費時間的百分比各項職責的重要性排序各項職責的復雜程度13（2）職責的定量化信息的表達方式。134、工作關(guān)系

工作關(guān)系是指某一職位在正常的工作情況下，主要與組織內(nèi)部哪些部門和哪些職位發(fā)生工作關(guān)系，以及需要與組織外部哪些部門和人員發(fā)生關(guān)系。

工作描述中的工作關(guān)系主要包括兩部分：（1）該職位在組織中的位置。（2）任職者在工作中形成的關(guān)系。144、工作關(guān)系工作關(guān)系是指某一職位在正常的5、工作權(quán)限

工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工作目標與工作職責，組織賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度，該項目主要應用于管理人員的工作描述和職位評價，以確定職位對組織的影響大小和過失損害程度；另外，通過在工作說明書中對該職位擁有的工作權(quán)限的明確表達，可以進一步強化組織的規(guī)范化，提升任職者的職業(yè)化意識，并有助于其職業(yè)化能力的培養(yǎng)。155、工作權(quán)限工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工工作權(quán)限與組織分權(quán)的關(guān)系

工作權(quán)限的劃分絕非簡單地通過工作職責分析來完成，而必須依靠系統(tǒng)性的組織安排，在縱向上根據(jù)職能定位與管理人員的職業(yè)化水平，在橫向上根據(jù)組織業(yè)務(wù)流程的分解，同時考慮到組織內(nèi)部的信息溝通，資源共享，風險風散，責任分擔等若干因素進行系統(tǒng)性的分權(quán)，形成分層分類的“分權(quán)手冊”16工作權(quán)限與組織分權(quán)的關(guān)系工作權(quán)限的劃分絕工作描述中工作權(quán)限的內(nèi)容及表達方式人事權(quán)限：批準…..類以下員工的錄用、考核、升遷、出差、請假等。財務(wù)權(quán)限：批準……元以內(nèi)…..費用。業(yè)務(wù)權(quán)限：批準…….(事項）。17工作描述中工作權(quán)限的內(nèi)容及表達方式人事權(quán)限：批準…..類以下6、工作程序

工作程序就是工作職責的履行程序，關(guān)注的是“如何做”。形成：一是自上而下的“職責分解法”二是自下而上的“歸納法”186、工作程序工作程序就是工作職責的履行程7、工作范圍

工作范圍，是指該職位的任職者所能掌控的資源的數(shù)量和質(zhì)量，以及該職位的活動范圍，它代表了該職位能夠在多大程度上對組織產(chǎn)生影響，在多大程度上能夠給組織帶來損失。內(nèi)容主要包括：人力資源、財物資源和活動范圍三個部分。197、工作范圍工作范圍，是指該職位的任職8、業(yè)績標準

業(yè)績標準又稱“業(yè)績變量”，是在明確界定工作職責的基礎(chǔ)上，對如何衡量每項職責完成情況的規(guī)定。衡量要素衡量標準正向業(yè)績標準反向業(yè)績標準篩選：（1）關(guān)鍵性（2）可操作性（3）可控性（4）上級職位的認可208、業(yè)績標準業(yè)績標準又稱“業(yè)績變量”，是9、工作環(huán)境工作環(huán)境是經(jīng)常性工作場所的自然環(huán)境、安全環(huán)境和社會環(huán)境。

自然環(huán)境：環(huán)境中的溫度、濕度、照明度、噪音等

安全環(huán)境：工作的危險性；可能發(fā)生的事故，事故發(fā)生的頻率和原因；易患職業(yè)??；患病率及危害程度。

社會環(huán)境：工作地點的生活方便程度、環(huán)境變化程度、環(huán)境的孤獨程度與他人交往的程度219、工作環(huán)境工作環(huán)境是經(jīng)常性工作場所的4.2任職資格的編寫

任職資格，也稱工作規(guī)范，是指與工作績效高度相關(guān)的一系列人員特征。任職資格是對任職者應該具有的個人特質(zhì)要求。224.2任職資格的編寫任職資格，也任職資格的構(gòu)建方法1、基于邏輯推導的任職資格體系工作導向人員導向2、基于定量化職位分析方法的任職資格推斷3、基于統(tǒng)計數(shù)據(jù)驗證的任職資格體系23任職資格的構(gòu)建方法1、基于邏輯推導的任職資格體系23“顯性”任職資格

顯性任職資格在任職資格體系中是指完成工作所要具備的知識要求。

教育程度工作經(jīng)驗工作技能培訓要求24“顯性”任職資格顯性任職資格在任職資格體1、教育程度

（1）完成正規(guī)教育的年限與專業(yè)來加以界定?！敖逃晗?專業(yè)”（2）以任職者實際達到的教育水平與職業(yè)培訓來界定?！皽y量實際教育水平量表”251、教育程度252、工作經(jīng)驗（1）社會工作經(jīng)驗尺度。任職者所有的工作經(jīng)歷。具體分為：一般工作經(jīng)驗，相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗、專業(yè)工作經(jīng)驗和管理經(jīng)驗。（2）組織內(nèi)部任職時間與組織內(nèi)部職業(yè)生涯尺度。用任職者所需要具備的本組織內(nèi)部工作經(jīng)歷來表示該職位的工作經(jīng)驗要求。具體分析可以從該職位所具備的經(jīng)驗結(jié)構(gòu)和類型，結(jié)合任職者的職業(yè)生涯路徑出發(fā)來進行。262、工作經(jīng)驗263、工作技能4、培訓要求（1）培訓要求界定：一種是以職位評價與薪酬為導向的培訓要求界定；另一種是以人力資源開發(fā)為導向的培訓要求界定。（2）現(xiàn)代組織的培訓體系。三個層次：第一個是針對中下層基礎(chǔ)崗位人員的培訓；第二個是針對中層管理人員的培訓；第三層是針對中高層管理人員的培訓。273、工作技能27“隱性”任職資格

隱性任職資格在任職資格體系中是指完成工作所要具備的能力要求。

1、構(gòu)建