第二章 采購組織管理

第二章

采購組織管理本章學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握采購部門在組織中的地位的決定因素；熟悉采購部門的職責(zé)；了解采購組織的設(shè)計(jì)原則；掌握采購組織的基本類型；了解采購經(jīng)理的職責(zé)；掌握供應(yīng)鏈背景下對(duì)于采購人員提出的新要求；熟悉采購部門與企業(yè)中其他部門之間的配合關(guān)系；了解未來采購組織的特征。第一節(jié)采購組織概述

采購部門組織的設(shè)立，其主要的問題是如何去配合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)以及與其他部門間的協(xié)調(diào)配合。采購作業(yè)不單要了解本身業(yè)務(wù)的特質(zhì)，還需隨時(shí)注意各部門間的協(xié)調(diào)配合，以便能及時(shí)獲得經(jīng)濟(jì)有效的供應(yīng)。因此，一般在設(shè)計(jì)采購組織時(shí)，應(yīng)特別注意協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)部門共同完成，要依據(jù)相同規(guī)范，參照實(shí)際需要，建立整體關(guān)系，并作適當(dāng)?shù)墓芾?，以期能發(fā)揮整體的作用。一、采購部門在組織中地位影響采購在組織中最終地位的因素按重要程度來看有以下幾類：（1）貨物和服務(wù)的總價(jià)值（2）公司采購的原料，當(dāng)下市場(chǎng)供應(yīng)情況（3）公司的財(cái)務(wù)狀況（4）管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平二、采購部門的職責(zé)評(píng)估和選擇供應(yīng)商審查采購計(jì)劃和材料規(guī)格作為主要聯(lián)絡(luò)對(duì)象和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系制定授予采購合同的方法三、采購部門的組織架構(gòu)采購部門的基本職能采購業(yè)務(wù)管理跟單管理票據(jù)處理檔案管理廢料處理運(yùn)輸管理圖2-1大型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)圖2-2中型企業(yè)采購部門組織架構(gòu)圖2-3采購部門隸屬生產(chǎn)部門關(guān)系圖四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)需圖2-4采購部門隸屬行政部門關(guān)系圖圖2-5采購部門隸屬總經(jīng)理關(guān)系圖圖2-6采購部門隸屬資財(cái)部門關(guān)系圖第二節(jié)采購組織的基本類型

采購組織是指完成采購任務(wù)的機(jī)構(gòu)。采購組織的設(shè)計(jì)與規(guī)劃與企業(yè)對(duì)采購職能的看法有關(guān)。若企業(yè)將采購看作是業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，采購組織在企業(yè)中將會(huì)處于較低的地位。若企業(yè)將采購視為一個(gè)重要的競(jìng)爭(zhēng)因素，并且對(duì)企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義，那么采購組織就處于較高的地位。一、采購組織設(shè)計(jì)原則精簡(jiǎn)的原則責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則統(tǒng)一的原則高效的原則二、分權(quán)型采購組織分權(quán)型采購組織特點(diǎn)分權(quán)型采購組織指的是與采購相關(guān)的職責(zé)和工作分別由不同的部門來執(zhí)行。例如，物料或商品需求計(jì)劃可能由制造部門或者銷售部門來擬定；采購工作可能由制造部門或者銷售部門來掌管；庫存責(zé)任則可能將成品歸屬銷售部門、將制品歸屬制造部門；原料或零件歸屬于物料或倉儲(chǔ)部門。分權(quán)型采購優(yōu)缺點(diǎn)分權(quán)型采購優(yōu)點(diǎn)速度和回應(yīng)理解特殊的操作性需求產(chǎn)品開發(fā)支持所有權(quán)問題分權(quán)型采購缺點(diǎn)各部門之間有重疊的工作項(xiàng)目權(quán)責(zé)不清，由于整個(gè)物料管理的功能細(xì)分化，工作顯得零亂復(fù)雜，個(gè)別部門之間的職責(zé)也變得不明確溝通不暢，相互沖突圖2-7分權(quán)型采購組織架構(gòu)示意圖

分權(quán)型采購適用范圍分權(quán)型采購組織對(duì)于擁有經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)企業(yè)特別有吸引力，每一個(gè)經(jīng)營單位采購的產(chǎn)品都是唯一的，并且與其他經(jīng)營單位所采購的產(chǎn)品有顯著的不同。在這種情況下規(guī)模經(jīng)濟(jì)只能會(huì)提供有限的優(yōu)勢(shì)或方便。三、集權(quán)型采購組織集權(quán)型采購組織特點(diǎn)將采購相關(guān)的職責(zé)或工作集中授予一個(gè)部門執(zhí)行，這是為了要建立綜合的物料體系，因而設(shè)立一個(gè)管理責(zé)任一元化的組織體系。這個(gè)體系稱為物料管理部門或資財(cái)部，其主要工作包括生產(chǎn)控制（生產(chǎn)計(jì)劃、物料控制）、采購（包括采購事務(wù)及跟蹤和催貨）及倉儲(chǔ)（收發(fā)料、進(jìn)出貨、倉儲(chǔ)、運(yùn)送）等。集權(quán)型采購的優(yōu)缺點(diǎn)集權(quán)型采購的優(yōu)點(diǎn)協(xié)調(diào)采購量減少重復(fù)性的采購工作協(xié)調(diào)采購計(jì)劃和戰(zhàn)略協(xié)調(diào)和管理整個(gè)公司的采購系統(tǒng)開拓專業(yè)技能配合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，建立廣泛的供需關(guān)系集權(quán)型采購的缺點(diǎn)常有推諉，無法全面有效配合現(xiàn)象發(fā)生請(qǐng)購程序太過復(fù)雜，常因?qū)徟瞬辉趫?chǎng)而影響工作，遇有緊急采購時(shí)無法機(jī)動(dòng)配合有些物料因受場(chǎng)地的限制而不利于集中工廠是分散布置時(shí)，集中采購后再分運(yùn)，對(duì)倉儲(chǔ)管理不便圖2-8集權(quán)型采購組織架構(gòu)圖

集權(quán)型采購適用范圍：這種結(jié)構(gòu)適合于幾個(gè)經(jīng)營單位購買相同產(chǎn)品，同時(shí)該產(chǎn)品對(duì)于其具有重要戰(zhàn)略意義的情況。四、混合型采購組織（一）混合型采購主要特點(diǎn)在公司一級(jí)的層次上存在著公司采購部門，同時(shí)獨(dú)立的經(jīng)營單位也進(jìn)行戰(zhàn)略和具體采購活動(dòng)。在這種情況下，公司的采購部門通常處理與采購程序和方針的設(shè)計(jì)相關(guān)的問題。此外，它也會(huì)進(jìn)行審計(jì)，但一般是在經(jīng)營單位的管理層要求它這樣做的時(shí)候。（二）混合型采購優(yōu)缺點(diǎn)中心采購部門會(huì)對(duì)戰(zhàn)略采購品進(jìn)行詳細(xì)的供應(yīng)市場(chǎng)研究，經(jīng)營單位的采購部門可以通過定期發(fā)布的小冊(cè)子、公告或局域網(wǎng)利用這些研究結(jié)構(gòu)。另外，公司的采購部門還可以作為促進(jìn)或解決部門或經(jīng)營單位之間協(xié)調(diào)的工具，但它并不進(jìn)行具體采購活動(dòng)，具體活動(dòng)完全由部門或經(jīng)營單位的采購組織實(shí)施。企業(yè)在推行集中采購時(shí)，可將部分作業(yè)合理、分散執(zhí)行，例如一些小額采購、地區(qū)性采購等，要給予下屬工廠較大的執(zhí)行權(quán)，不但可以提高采購效率，而且還可以降低采購成本。圖2-9混合型采購組織架構(gòu)圖五、采購管理組織設(shè)立步驟（一）考慮采購管理職能（二）考慮采購任務(wù)量（三）確定采購管理組織機(jī)構(gòu)（四）設(shè)計(jì)管理作業(yè)流程（五）設(shè)定崗位（六）為各個(gè)崗位配備合適的人圖2-10采購組織設(shè)立流程第三節(jié)采購人員職責(zé)

一、采購員的職責(zé)遵紀(jì)守法、遵章守紀(jì)采購人員要努力成為采購、談判和品質(zhì)管理方法的多面手，同時(shí)要了解企業(yè)的產(chǎn)品、生產(chǎn)流程、物料的技術(shù)要求，充分運(yùn)用其創(chuàng)造力、想象力及機(jī)智，出色地完成采購業(yè)務(wù)。采購人員要潔身自好、廉潔奉公，自覺地抵制任何損害企業(yè)利益，或違反法律的不當(dāng)行為。采購人員要努力學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。采購人員素質(zhì)的良莠，對(duì)采購任務(wù)的影響重大。因此，必須有高度的道德標(biāo)準(zhǔn)加以維持，否則，企業(yè)無法獲得久遠(yuǎn)的效益。采購人員在與供應(yīng)商打交道的過程中，要注意技巧。二、采購經(jīng)理的職責(zé)（一）基本職責(zé)1.制定采購談判的策略和方案并加以實(shí)施。2.處理質(zhì)量問題，以及退貨方案的實(shí)施。3.同公司內(nèi)部其他各功能部門建立并維持良好的關(guān)系。4.對(duì)公司采購管理的政策和程序進(jìn)行有益的宣傳并提出建設(shè)性的改良建議。5.運(yùn)用一些戰(zhàn)術(shù)性的方法，如供應(yīng)商伙伴關(guān)系、供應(yīng)鏈6.處理供應(yīng)商的問訊、異議及要求。7.實(shí)施對(duì)新供應(yīng)商的開發(fā)和扶植工程。（二）核心職責(zé)1.保證本單位所需產(chǎn)品與服務(wù)的正常供應(yīng)，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營活動(dòng)的順利運(yùn)作。2.不斷改進(jìn)采購過程及供應(yīng)商管理過程，以提高貨物質(zhì)量。3.控制、減少所有與采購相關(guān)的成本，包括直接采購成本和間接采購成本。4.建立可靠、最優(yōu)的供應(yīng)配套體系。5.利用供應(yīng)商的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極參與產(chǎn)品或過程開發(fā)。6.建立并維護(hù)本企業(yè)、本公司的良好形象。7.管理、控制好與采購相關(guān)的文件及信息。（三）其他職責(zé)從采購管理的角度講，其他職責(zé)包括制定并實(shí)施采購的方針、策略、流程、目標(biāo)及改進(jìn)計(jì)劃并進(jìn)行采購及供應(yīng)商績效衡量，建立供應(yīng)商審核及認(rèn)可、考核與評(píng)估體系，開展采購系統(tǒng)自我評(píng)估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有創(chuàng)造性的專業(yè)采購隊(duì)伍等。三、首席采購官的職責(zé)1.主持采購部全面工作，提出物資采購計(jì)劃，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。2.調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。3.審核年度各部呈報(bào)的采購計(jì)劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。4.要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)公司的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。6.按計(jì)劃完成各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。7.認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購員的采購進(jìn)程及價(jià)格控制。8.在部門經(jīng)理例會(huì)上，定期匯報(bào)采購落實(shí)結(jié)果。9.每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報(bào)表，以便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購項(xiàng)目。10.督導(dǎo)采購人員在從事采購業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄、不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來。第四節(jié)采購部門與其他部門

的關(guān)系

采購部門與企業(yè)中其他部門的關(guān)系：隨著采購工作在企業(yè)經(jīng)營中的戰(zhàn)略地位的加強(qiáng)，企業(yè)所進(jìn)行的采購工作不再僅是采購部門一個(gè)部門的工作，也不能由采購部門單獨(dú)來完成，采購部門和企業(yè)中其他部門之間的聯(lián)系越來越緊密。只有理解了采購部門與其他部門間的關(guān)系，才能更積極地推動(dòng)采購團(tuán)隊(duì)的組建和各部門之間的信息交互，才能更好地提升采購部門的績效。圖2-11采購部門與其他部門的關(guān)系第五節(jié)未來組織的建立表2-2未來采購組織的預(yù)期設(shè)計(jì)特征指定某些特別人員專門負(fù)責(zé)管理與供應(yīng)商的關(guān)系5.06將采購人員與主要內(nèi)部客戶安排在同一地點(diǎn)工作4.78成立進(jìn)行集中協(xié)調(diào)的商品小組來制定全公司供應(yīng)戰(zhàn)略4.62包括采購代表的新產(chǎn)品開發(fā)小組4.61主要購買者管理非商品產(chǎn)品或服務(wù)4.61將采購人員和技術(shù)人員安排在同一地點(diǎn)工作4.53首席采購官向總裁或首席執(zhí)行官定期匯報(bào)工作或績效審核報(bào)告4.50有供應(yīng)商作為成員或參與者的新產(chǎn)品開發(fā)小組4.49具有采購和供應(yīng)相關(guān)頭銜的高級(jí)首席采購官4.46在業(yè)務(wù)單元之間進(jìn)行的正式的采購和供應(yīng)鏈戰(zhàn)略的協(xié)調(diào)和審核4.42管理某些或全部采購和供應(yīng)流程的跨部門小組4.27分?jǐn)?shù)：1=預(yù)計(jì)企業(yè)不依賴此設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，4=有些依賴，7=很依賴。表2-3采購人員與部分內(nèi)部客戶之間的信息交流運(yùn)營部工程部營銷部得到的信息有得到的信息有得到的信息有供應(yīng)商績效物流規(guī)格需求計(jì)劃要求對(duì)成本、質(zhì)量、交貨和訂單周期的內(nèi)部要求不斷發(fā)展的產(chǎn)品和工藝流程技術(shù)要求有關(guān)新產(chǎn)品的創(chuàng)意生產(chǎn)能力需求、物料和服務(wù)需求對(duì)新產(chǎn)品的需求促銷和計(jì)劃的需求改變本章小結(jié)

進(jìn)入21世紀(jì)之后，信息技術(shù)的進(jìn)步、新型的商業(yè)模式不斷出現(xiàn)以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，對(duì)中國企業(yè)本來就不成熟的采購組織形成了挑戰(zhàn)。正如恰當(dāng)?shù)膯T工、系統(tǒng)和績效考核對(duì)采購成功非常關(guān)鍵一樣，一個(gè)合適的組織設(shè)計(jì)對(duì)成功同樣至關(guān)重要。更多關(guān)注結(jié)構(gòu)及交流、勞動(dòng)分工、協(xié)調(diào)、控制、權(quán)利和職責(zé)的正是體系的評(píng)估和選擇將增加實(shí)現(xiàn)供應(yīng)管理目標(biāo)的可能性。毫無疑問，企業(yè)所選擇的組織設(shè)計(jì)特征種類往往與企業(yè)規(guī)模有關(guān)。大型公司和小型公司在范圍大小、復(fù)雜程度及可獲得資源等方面都有所不同。大型公司往往在世界各地都有業(yè)務(wù)（范圍），覆蓋更廣業(yè)務(wù)范圍和生產(chǎn)線的更多組織層級(jí)（復(fù)雜型），以及支持采用某種設(shè)計(jì)特征的資源。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，很多組織設(shè)計(jì)特征都被用來幫助協(xié)調(diào)、整合全球多樣化的大型企業(yè)。無論公司規(guī)模有多大，有先進(jìn)意識(shí)的供應(yīng)經(jīng)理都應(yīng)認(rèn)識(shí)到組織設(shè)計(jì)和采購效率之間的重要關(guān)系。在此背景下，本章探究與采購組織相關(guān)的話題：采購部在組織結(jié)構(gòu)中的地位；采購功能部門的組織結(jié)構(gòu)；采購組織的基本類型；采購人員的職責(zé)；采購部門與其他部門之間的關(guān)系；未來組織的建立。思考與討論1.簡(jiǎn)述采購部門在組織中的地位。2.簡(jiǎn)述采購部門的職責(zé)。3.簡(jiǎn)