天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件-體系文件控制程序

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件—體系文件控制程序天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件--體系文件控制程序

1.目的

為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。

2.范圍

適用公司各管理處/部門(mén)對(duì)質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。

3.職責(zé)

3.1相關(guān)部門(mén)/崗位職責(zé)

部門(mén)/崗位工作內(nèi)容頻次/時(shí)間

總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊(cè)》2個(gè)工作日

管理者代表審核《質(zhì)量手冊(cè)》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和《體系文件下發(fā)明細(xì)》2個(gè)工作日

品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、《體系文件下發(fā)明細(xì)》，審批質(zhì)量記錄表格5個(gè)工作日

管理處/部門(mén)負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門(mén)職員提出的文件編制/更改申請(qǐng)

負(fù)責(zé)保管本管理處/部門(mén)領(lǐng)用的體系文件2個(gè)工作日

持續(xù)

品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)

檢查監(jiān)督各管理處/部門(mén)體系文件受控、執(zhí)行情況5個(gè)工作日內(nèi)

及時(shí)

各部門(mén)對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個(gè)工作日內(nèi)培訓(xùn)

3.2文件編制、更改、審核、審批權(quán)限

文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限

質(zhì)量手冊(cè)品質(zhì)部經(jīng)理部門(mén)主管以上人士管理者代表總經(jīng)理

程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理

體系文件下發(fā)明細(xì)品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

注：

1、審核、審批人不得與編制/更改人相同，但審核、審批人可為同一人;

2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格，須由管理者代表審核和審批。

4.方法和過(guò)程控制

4.1重要說(shuō)明：為進(jìn)一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài)，受控章在文件左上角的為體系文件正本，受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理

4.2體系文件的版本控制

4.2.1未經(jīng)修改的文件版本號(hào)為"A/0'，修改一次版本號(hào)升為"A/1'，當(dāng)版本號(hào)從"A/9'升級(jí)時(shí)，則升為"B/0'，依此類推。當(dāng)對(duì)體系文件進(jìn)行全面修改時(shí)，即使修改次數(shù)未達(dá)到9次，版本也要全面改版(如從AB、BC......)。

4.2.2文件頁(yè)數(shù)超過(guò)1頁(yè)以上,則文件修改時(shí)只更改修訂頁(yè)的版本號(hào),如文件某一頁(yè)的版本號(hào)升至"A/9',則該頁(yè)再次修改升級(jí)時(shí)，文件全部頁(yè)的版本號(hào)升為"B/0'。

4.2.3若文件更改后增加或減少頁(yè)數(shù)，則各頁(yè)均按原最高版本號(hào)的頁(yè)統(tǒng)一升級(jí)為相同的版本號(hào)。

4.3體系文件的編制、更改

4.3.1文件的編制和更改需按《體系文件控制細(xì)則》規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行。

4.3.2動(dòng)議編制/更改文件需填寫(xiě)《文件編制/更改申請(qǐng)表》，經(jīng)管理處/部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，報(bào)品質(zhì)管理部。集中編制/更改時(shí)可只填寫(xiě)一個(gè)編制/更改申請(qǐng)表，經(jīng)管理者代表審批。

4.3.3體系文件通過(guò)審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開(kāi)始生效執(zhí)行。

4.4體系文件的分發(fā)

4.4.1新編或更改的體系文件，由品質(zhì)管理部加蓋紅色"受控'印章后，填寫(xiě)《文件發(fā)放簽收表》，按《體系文件下發(fā)明細(xì)》分發(fā)給相關(guān)部門(mén)(零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過(guò)內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門(mén)，不須填寫(xiě)《文件發(fā)放簽收表》，作廢表格不須交回品質(zhì)管理部)。

4.4.2各部門(mén)領(lǐng)回體系文件后須在七個(gè)工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋"作廢'章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)作廢體系文件進(jìn)行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。

4.4.3新部門(mén)成立時(shí)，應(yīng)及時(shí)到品質(zhì)管理部申請(qǐng)領(lǐng)取體系文件。

4.4.4各管理處/部門(mén)因現(xiàn)場(chǎng)懸掛等原因需增加持有體系文件時(shí),需填寫(xiě)《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

4.5體系文件的培訓(xùn)

4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后，品質(zhì)管理部須對(duì)各部門(mén)相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)(零星更改的表格除外)。

4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前，管理處/部門(mén)應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對(duì)相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4.5.3新管理處/部門(mén)成立后，品質(zhì)管理部須對(duì)全體人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。

4.6體系文件的作廢處理

4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號(hào)均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號(hào)區(qū)別新舊文件。

4.6.2如文件不適用需取消，須填寫(xiě)《文件編制/更改申請(qǐng)表》，按原審批程序報(bào)批后報(bào)廢。

4.7體系文件的查閱、借閱

4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。

4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)管理處/部門(mén)經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并不得帶離本管理處/部門(mén)管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理處理，并向品質(zhì)管理部申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。

4.7.3隔夜借出須管理處/部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，外借時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)3天。

4.8體系文件的保管和保密

.-物業(yè)經(jīng)理人

4.8.1管理處/部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門(mén)保管體系文件，并對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。

4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細(xì)》的文件接受人負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)體系文件進(jìn)行保管。

4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件，不得擅自攜帶體系文件外出。

4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時(shí)，除追究責(zé)任外，重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，品質(zhì)部在補(bǔ)發(fā)文件上給予新分發(fā)號(hào)，并注明原文件分發(fā)號(hào)作廢，并將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知相關(guān)部門(mén)/管理處。

5.支持性文件

TJVKWY4.2.3-Z01-01《體系文件控制細(xì)則》

6.質(zhì)量記錄表格

TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件編制/更改申請(qǐng)表》

篇2：萬(wàn)科物業(yè)管體系文件控制細(xì)則

1.目的為體系文件編寫(xiě)格式及編碼方法提供指引

2.范圍適用于公司質(zhì)量管理體系文件控制

3.方法和過(guò)程控制3.1文件格式

3.1.1質(zhì)量手冊(cè)表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)

名稱章節(jié)版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.2程序文件表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)

名稱版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.3作業(yè)指導(dǎo)文件表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)

名稱版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.4程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件內(nèi)容格式

1.目的--闡述編制該文件的作用

2.范圍--指明該文件適用的部門(mén)或領(lǐng)域

3.職責(zé)--明確在該活動(dòng)或過(guò)程中相關(guān)人員或部門(mén)的職責(zé)

4.定義--對(duì)文件中不好理解或容易產(chǎn)生歧義的名詞術(shù)語(yǔ)給予解釋(可刪減)

5.方法和過(guò)程控制--對(duì)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的先后順序、相互作用及控制方法進(jìn)行詳細(xì)闡述

6.支持性文件--在該文件實(shí)施中涉及到的其它文件(可刪減)

7.質(zhì)量記錄表格--在該文件實(shí)施中需要用到的記錄表格(可刪減)

3.1.5文件內(nèi)容格式

文件內(nèi)容使用宋體小四號(hào)字體，行間距為固定值22磅

3.1.6表格格式

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司(宋體，五號(hào))

表格名稱(宋體、二號(hào)、加黑)

編號(hào)：版本：生效期：(宋體、小四、加黑)

注：

1.體系文件中表格本身超過(guò)1頁(yè)的，須在表格的正下方標(biāo)明頁(yè)碼和頁(yè)數(shù)，第二頁(yè)起可不加表頭。

2.電腦中填寫(xiě)時(shí)應(yīng)避免表格延伸到下一頁(yè)。增加附頁(yè)應(yīng)在原表格相應(yīng)欄目中標(biāo)明"見(jiàn)附頁(yè)'，在附頁(yè)的表格名稱后標(biāo)明"(附頁(yè))'二字，并標(biāo)明頁(yè)碼。

3.如僅僅是增加行數(shù)而導(dǎo)致表格頁(yè)數(shù)增加，第二頁(yè)起可不加表頭。但有欄目的須在第一行列明欄目名稱，并在表格正下方標(biāo)明頁(yè)碼和頁(yè)數(shù)。

3.2編碼規(guī)則

3.2.1質(zhì)量手冊(cè)編碼規(guī)則

TJVKWY-QM

固定號(hào)碼,質(zhì)量手冊(cè)英文縮寫(xiě)

固定號(hào)碼,天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司縮寫(xiě)

3.2.2程序文件編碼規(guī)則

TJVKWY***-YYY

該要素該類程序文件順序號(hào),按01、02...順序編號(hào)

文件類別代碼(職能類Z，客戶關(guān)系K，安全管

理A，工程管理G，環(huán)境管理H)

GB/T19001-2000/ISO9001：2000對(duì)應(yīng)條款號(hào)

同3.2.1

3.2.3作業(yè)指導(dǎo)文件編碼規(guī)則

A.通用類作業(yè)指導(dǎo)文件編碼規(guī)則

TJVKWY***-YYY-ZZ

該程序文件下作業(yè)指導(dǎo)文件順序號(hào),按01、02...順

序編號(hào)

同3.2.2

B.管理處個(gè)性作業(yè)指導(dǎo)文件編碼規(guī)則

a.工程管理類

TJVKWY***-YYY-ZZzz

管理處各類設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)文件順序號(hào)從"1'起順推

設(shè)備分類代碼(0供配電,1給排水,2消防,3電梯,

4空調(diào)，5電訊，6安防，7維修工具，8其他類公共設(shè)施，9房屋本體及附屬設(shè)施)

部門(mén)(城花CH，都花DH，新城*C，美樹(shù)MS，水晶城SJ，新增部門(mén)由品質(zhì)管理部確定)

同3.2.2

b.其它類

TJVKWY***-YYY-ZZzz

部門(mén)該類作業(yè)指導(dǎo)文件順序號(hào)從"01'起順推

同3.2.3Ba

同3.2.2

3.2.4表格編碼規(guī)則

A：程序文件下的表格

TJVKWY***-YYY-F*

該文件中的表格順序號(hào),按1、2...順序編號(hào)

表格固定代碼,以大寫(xiě)英文字母F表示

同3.2.2

B：一般作業(yè)指導(dǎo)文件下的表格

TJVKWY***-YYY-ZZ-F*

該文件中的表格順序號(hào),按1、2...順序編號(hào)

表格固定代碼,以大寫(xiě)英文字母F表示

同3.2.3A

同3.2.2

C:管理處個(gè)性化作業(yè)指導(dǎo)文件下的表格

TJVKWY***-YYY-ZZzz-F*

該文件中的表格順序號(hào),按1、2...順序編號(hào)

表格固定代碼,以大寫(xiě)英文字母F表示

同3.2.3B

同3.2.2

篇3：天津萬(wàn)科物業(yè)管體系文件控制細(xì)則

1.目的為體系文件編寫(xiě)格式及編碼方法提供指引

2.范圍適用于公司質(zhì)量管理體系文件控制

3.方法和過(guò)程控制3.1文件格式

3.1.1質(zhì)量手冊(cè)表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)

名稱章節(jié)版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.2程序文件表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)

名稱版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.3作業(yè)指導(dǎo)文件表頭格式(宋體，小四、加黑)

天津萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件編號(hào)

名稱版本第頁(yè)共頁(yè)

編制更改審核批準(zhǔn)生效期

3.1.4程序文件和作業(yè)指導(dǎo)文件內(nèi)容格式

1.目的--闡述編制該文件的作用

2.范圍--指明該文件適用的部門(mén)或領(lǐng)域

3.職責(zé)--明確在該活動(dòng)或過(guò)程中相關(guān)人員或部門(mén)的職責(zé)

4.定義--對(duì)文件中不好理解或容易產(chǎn)生歧義的名詞術(shù)語(yǔ)給予解釋(可刪減)

5.方法和過(guò)程控制--對(duì)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的先后順序、相互作用及控制方法進(jìn)行詳細(xì)闡述

6.支持性文件--在該文件實(shí)施中涉及到的其它文件(可刪減)

7.質(zhì)量記錄表格--在該文件實(shí)施中需要用到的記錄表格(可刪減)

3.1.5文件內(nèi)容格式

文件內(nèi)容使用宋體小四號(hào)字體，行間距為固定值22磅

3.1.6表格格式

篇4：物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.0適用范圍

適用于服務(wù)質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。

3.0職責(zé)

各部門(mén)負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門(mén)的質(zhì)量記錄。

4.0工作程序

4.1證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的所有記錄都要進(jìn)行標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。

4.1.1分供方提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

4.1.2各部門(mén)對(duì)接口部門(mén)提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

5.2質(zhì)量記錄的載體可以是書(shū)面的，也可以是磁帶、磁盤(pán)、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。

5.3各部門(mén)要根據(jù)自己的實(shí)際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。

5.4所有的記錄要按各類形存檔，記錄夾上要有記錄標(biāo)識(shí)和種類的目錄或存檔方式的說(shuō)明。

5.5對(duì)于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管，封裝時(shí)要作出標(biāo)識(shí)。

5.6各部門(mén)要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。

5.7行政部保留各部門(mén)現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式，當(dāng)有任何更改時(shí)應(yīng)隨時(shí)更新該總覽表。

5.8質(zhì)量記錄的填寫(xiě)要求

5.8.1操作人員填寫(xiě)記錄要清晰及時(shí)，不能超過(guò)已完成的活動(dòng)2個(gè)小時(shí)。

5.8.2不能隨意涂改質(zhì)量記錄，如涂改則要在涂改處寫(xiě)上涂改者姓名、日期，否則無(wú)效。

5.9各部門(mén)各自編制所負(fù)責(zé)的《質(zhì)量記錄清單》，按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.10各部門(mén)每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄，并編目、存放。

5.11質(zhì)量記錄由各部門(mén)貯存在適宜的環(huán)境中，防止損壞、變質(zhì)和丟失。

5.12質(zhì)量記錄的查閱由部門(mén)主管控制，借閱者要登記在《借閱登記簿》上，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

5.13在合同有要求時(shí)，質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。

5.14增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。

5.14.1若取消或增加記錄時(shí)，應(yīng)向管理者代表提出申請(qǐng)，參照《文件和資料控制程序》。

5.14.2若記錄的格式有改變時(shí)，應(yīng)到資料室撤換舊的表格。

5.14.3管理者代表不定期對(duì)各部門(mén)的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進(jìn)行抽查，以確?，F(xiàn)場(chǎng)使用的是最新的記錄格式，以及其記錄的管理，保存的情況良好。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件和資料的控制程序》

6.1《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》

7.0相關(guān)記錄

7.1《質(zhì)量記錄清單》

7.2《借閱登記簿》

編寫(xiě)：審批：

篇5：物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

1.0目的

確?，F(xiàn)場(chǎng)所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

3.0職責(zé)

3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門(mén)。

3.2各部門(mén)(管理處)負(fù)責(zé)本部門(mén)(管理處)所使用文件和資料的管理。

4.0工作程