前臺接待管理1

第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)一、行政部工作職責(zé)一覽表行政部部門職責(zé)職責(zé)細(xì)分備注1．日常辦公事務(wù)管理（1）企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制（2）會議的組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達(dá)在建立辦公自動化系統(tǒng)方面有給予協(xié)助的職責(zé)2．辦公物品及設(shè)備管理（1）負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與使用制度（2）負(fù)責(zé)辦公物品及設(shè)備的采購事宜（3）辦公物品的保管、發(fā)放、使用（4）辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的故障一般由專業(yè)人員維修3．文書資料管理（1）印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達(dá)與處理（2）企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱（3）做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作4．車輛管理（1）辦公車輛的調(diào)度管理（2）安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作（3）對司機(jī)人員進(jìn)行安全駕駛教育、考勤等日常管理5．人事日常事務(wù)管理（1）員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作（2）對員工生活福利、安全保健、衛(wèi)生等方面的管理（3）組織員工開展各種形式的活動6．后勤保障事務(wù)管理（1）企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財產(chǎn)、員工安全管理（2）企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理（3）維持企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運(yùn)行及相關(guān)設(shè)施維修（4）企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理7．涉外事務(wù)管理（1）來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等（2）企業(yè)對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系（3）牽頭組織危機(jī)管理委員會，制定危機(jī)處理預(yù)案8．法律事務(wù)管理（1）審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益（2）協(xié)助處理日常涉法事務(wù)及管理合同（3）參與企業(yè)重大合作項(xiàng)目和重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目的談判（4）代理企業(yè)涉訟案件二、行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)表部門行政部部門負(fù)責(zé)人行政部經(jīng)理直屬領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)部門組織結(jié)構(gòu)圖部門編制行政經(jīng)理行政經(jīng)理經(jīng)理級1人公關(guān)事務(wù)主管后勤主管檔案管理主管前臺接待主管行政文員主管行政事務(wù)主管公關(guān)事務(wù)主管后勤主管檔案管理主管前臺接待主管行政文員主管行政事務(wù)主管主管級5人公關(guān)事務(wù)專員后勤專員檔案管理員前臺接待專員行政文員行政事務(wù)專員公關(guān)事務(wù)專員后勤專員檔案管理員前臺接待專員行政文員行政事務(wù)專員專員級5人職責(zé)1．根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)起草企業(yè)重要文稿；2．負(fù)責(zé)企業(yè)資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務(wù)管理工作；3．負(fù)責(zé)企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；4．負(fù)責(zé)前臺接待、對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系等工作；5．負(fù)責(zé)總務(wù)后勤、車輛管理等工作。權(quán)力1．有對制訂企業(yè)經(jīng)營計劃的建議權(quán)；2．對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題，有實(shí)施處理的權(quán)力；3．有對企業(yè)員工違反行政制度的處罰建議權(quán)；4．有對企業(yè)行政資源（包括車輛、辦公設(shè)備等）合理調(diào)動的權(quán)力；5．有對部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)。相關(guān)說明前臺接待管理工作流程告知來訪者情況開告知來訪者情況開始整理當(dāng)天預(yù)約記錄整理當(dāng)天預(yù)約記錄2來訪登記3來訪登記通知被訪者客人等待通知被訪者客人等待4準(zhǔn)備接待引領(lǐng)會見5準(zhǔn)備接待引領(lǐng)會見議事結(jié)束6議事結(jié)束送客7送客結(jié)束8結(jié)束開開始傾聽來電事由處理處理2范圍外請來電人稍等請來電人稍等3被訪人被訪人接聽4可以接聽接聽告知情況不在告知情況5告知留言記錄留言記錄6結(jié)束結(jié)束7開始接收信函接收信函重要信函登記重要信函登記接收接收分信分信回信寄信回信寄信登記信息登記信息結(jié)束結(jié)束開始收文收文過目登記過目登記復(fù)印復(fù)印收文轉(zhuǎn)交文件收文轉(zhuǎn)交文件存檔存檔結(jié)束結(jié)束開開始登記登記提出申請?zhí)岢錾暾埌l(fā)傳真發(fā)傳真原件存檔原件存檔結(jié)束結(jié)束前臺接待管理執(zhí)行工具來訪預(yù)約記錄表序號姓名所在單位來訪人數(shù)聯(lián)系方式是否預(yù)約被訪人來訪事由時間備注進(jìn)入離開接待人接待部門工作職務(wù)來客負(fù)責(zé)人所在單位工作職務(wù)用餐時間用餐人數(shù)陪客人數(shù)接待事由用餐規(guī)格是否符合公司規(guī)定部門經(jīng)理批準(zhǔn)人經(jīng)辦人前臺接待管理制度吉林方正公司前臺接待管理制度為明確公司前臺接待責(zé)任，理順接待流程，公司前臺接待管理實(shí)行專人專管制度，前臺接待專員為當(dāng)司接待工作的第一責(zé)任人。一、前臺接待工作注意事項(xiàng)1、前臺接待專員負(fù)責(zé)公司來訪客戶的接待工作。2、前臺接待專員如因公務(wù)需外出，經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)可離崗。外出期間，由行政經(jīng)理安排前臺代班接待人員，必須保證前臺無空崗。如無法安排，前臺值班接待員不得外出。私事不得離崗。3、負(fù)責(zé)公司前臺的電話接聽、記錄與轉(zhuǎn)達(dá)。鈴響三聲內(nèi)接聽。接聽電話時使用規(guī)范用語問好，來電人提出要求，須記錄的必須及時記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需填寫《來電留言記錄表》，注意語速平和。4、熟練掌握公司概況，能夠回答客戶提出的一般性問題。5、負(fù)責(zé)公司郵件、包裹、報紙的收發(fā)與轉(zhuǎn)交。

6、保持接待區(qū)域的環(huán)境清潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng)。7、負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記。8、除公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花等必須品外，前臺辦公桌不得放置任何物品；不得在前臺吃食物；前臺只能由接持人員坐，其他人員不得進(jìn)入前臺就座。二、來訪接待注意事項(xiàng)1.來訪前準(zhǔn)備：保持前臺、會客區(qū)域干凈整潔；茶幾、煙灰缸的清潔；公司報刊完好無損；保證飲水機(jī)時刻有水，為久等的客戶倒水。2.來訪中：起立——問詢——安排接待——送客起立——有客來訪時，立即起立，目光直視來訪者并點(diǎn)頭微笑。問詢——語氣輕柔：“您好！請問您找誰？”“是否有預(yù)約？”等；對待客人應(yīng)有耐心，講話口氣應(yīng)保持溫和、親切。安排接待——了解拜訪原因，給予正確接待①如果是領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約的客人來訪，可詢問：“請問貴姓？請問是哪家公司？”確認(rèn)對方的身份的確是預(yù)約后，通知領(lǐng)導(dǎo)后方可領(lǐng)到老總辦公室，沏茶倒水給客人，并注意期間及時給客人續(xù)水。②如果沒有預(yù)約，將來訪者安排在接待室就坐，并立即替其聯(lián)系，如果領(lǐng)導(dǎo)同意來訪，引領(lǐng)來訪者到老總辦公室入座，并倒水給客人；③來訪者如被告知需等待，前臺接待員則安排其在接待區(qū)等候，并及時提供茶水、水果、瓜子及報刊等；并細(xì)心詢問客戶的需要，時時注意客戶的情緒反應(yīng)，必要時給予適當(dāng)安撫。④如果領(lǐng)導(dǎo)不同意來訪，前臺接待員應(yīng)委婉拒絕。⑤如果來訪者要找同事，給予引導(dǎo)入座聯(lián)系相關(guān)人員，為來訪者倒水后禮貌離開。送客——客人離開，應(yīng)起身送行，禮貌用語：“您慢走”。等客人離開后，應(yīng)即時將客人使用過杯子、煙灰缸、茶幾等進(jìn)行清理，保持接待環(huán)境的整潔，以便接待下一批客人。三、本制度自年月日起實(shí)行；監(jiān)察部門：行政部