物業(yè)公司提供給住戶文件管理控制工作程序

物業(yè)公司提供給住戶文件管理控制工作程序

公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP6.4物業(yè)公司提供給住戶的文件管理控制程序頁碼:1/2

1.目的:

對提供給住戶及住戶管理機(jī)構(gòu)的文件的制訂、審批、傳送、查閱實(shí)施控制。

2.適用范圍:

適用于公司對所管理的小區(qū)向住戶提供文件的控制。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.5章

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1日常管理業(yè)務(wù)中需要提供給住戶的文件由各相關(guān)部門制訂。

4.2新的物業(yè)項(xiàng)目入住時(shí)的住戶公約等文件由經(jīng)營管理部或由副總經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)制訂。

4.3管理者副代表負(fù)責(zé)對住戶提供文件進(jìn)行規(guī)范性審查。

4.4管理者代表負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的審批。

4.5綜合辦公室負(fù)責(zé)提供給住戶的文件的發(fā)放工作。

5.工作程序:

5.1提供給住戶的文件的制訂:

5.1.1各相關(guān)部門在管理業(yè)務(wù)工作中需要向住戶發(fā)出文件時(shí),主要是指維修、管理需要住戶配合時(shí);制訂或修訂有關(guān)規(guī)章制度需要告知住戶時(shí);需要召開產(chǎn)權(quán)人會議時(shí);需向住戶發(fā)出臨時(shí)通知時(shí),各相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的起草。

5.1.2根據(jù)物業(yè)管理方案和合同的要求,每年由經(jīng)營管理部應(yīng)對上年物業(yè)管理費(fèi)用的收支作出總結(jié),并制訂本年的管理工作計(jì)劃。

5.1.3新承接的物業(yè)項(xiàng)目,總經(jīng)理應(yīng)指定項(xiàng)目小組或特定人員在住戶入住前應(yīng)準(zhǔn)備住戶公約及其它管理文件。詳見EJ-QP3.2《物業(yè)的入住管理》。

5.2提供給住戶文件的審批和標(biāo)識:

5.2.1各相關(guān)部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進(jìn)行審查、批準(zhǔn)。

5.2.2文件審批后由綜合辦公室進(jìn)行打印、標(biāo)識,并登記在《文件/資料一覽表》上。

5.3提供給住戶的文件的發(fā)放:

5.3.1文件經(jīng)過審批打印后,各相關(guān)部門加蓋部門印章之后進(jìn)行發(fā)放。

5.3.2會議通知、整改通知、收費(fèi)通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發(fā),也可通過張貼方式通知住戶。

5.3.3管理工作報(bào)告或費(fèi)用收支情況等應(yīng)提供給全體住戶及其代表機(jī)構(gòu),可在開會時(shí)在小區(qū)宣傳欄公布。

篇2：物業(yè)公司外來文件管理控制工作程序

公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP6.3物業(yè)公司外來文件的管理控制程序頁碼:1/2

1.目的:

對外來文件的接收、處理、歸檔管理實(shí)施控制,確保文件的正常管理和能及時(shí)處理、遵守和執(zhí)行。

2.適用范圍:

適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關(guān)系單位發(fā)給公司的文件。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.5章

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類外來文件、責(zé)成有關(guān)部門處理。

4.2綜合辦公室負(fù)責(zé)處理除工程維修部工程技術(shù)文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。

4.3各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)往來中的外來文件及有關(guān)物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,負(fù)責(zé)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示處理有關(guān)文件。

5.工作程序:

5.1外來文件的接收:

5.1.1上級公司文件由綜合辦公室派專人領(lǐng)取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應(yīng)填寫《外來文件接收登記表》。

5.1.2公司各部門的業(yè)務(wù)往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進(jìn)行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。

5.2外來文件的處理:

5.2.1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。

5.2.2外來的有關(guān)物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關(guān)部門需要時(shí),綜合辦公室將復(fù)印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。

5.2.3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關(guān)部門,并由綜合辦公室存檔。

5.3外來文件的檔案管理:

5.3.1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進(jìn)行銷毀,對有價(jià)值的文件進(jìn)行裝訂成冊,并保存。

5.3.2日常業(yè)務(wù)文件由綜合辦公室征求相關(guān)部門意見后,提出具體處理措施報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)處理,建立文件處理檔案。

5.3.3歸檔文件借閱時(shí)受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《外來文件接收登記表》EJ-QR-QP6.3-01

6.2《外來文件處理表》若物業(yè)管理員也無法確認(rèn),應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后傳送給住戶。

5.4.3若屬地址錯(cuò)寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認(rèn)后,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)退還郵局。

5.4.4若住戶的信件、報(bào)刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時(shí)與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。

5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報(bào)刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報(bào)刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時(shí),收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟(jì)損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。

5.6住戶訂閱報(bào)刊時(shí),由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費(fèi)用,收

發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時(shí)到郵局為住戶訂閱。

5.7收發(fā)員訂閱報(bào)刊后,要及時(shí)填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。

5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01

6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián)EJ-QR-QP4.15-02

6.3《住戶信件、報(bào)刊發(fā)放登記表》EJ-QR-QP4.15-03

6.4《報(bào)刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04

6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》EJ-WI-QP8.1-02

6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》&nbs

篇5：物業(yè)公司員工培訓(xùn)管理程序

公司程序文件版號:A

修改號:0

EJ-QP8.1物業(yè)公司員工培訓(xùn)管理程序頁碼:1/4

1.目的:

建立公司員工教育培訓(xùn)工作系統(tǒng),制定培訓(xùn)工作方法和步驟,組織培訓(xùn),保持培訓(xùn)記錄,滿足員工崗位工作需要。

2.適用范圍:

適用于公司各部門及物業(yè)分承包商員工的培訓(xùn)管理。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.18章

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.18章

4.職責(zé):

4.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施和監(jiān)督考核,并做好培訓(xùn)記錄。

4.2公司各部門主任負(fù)責(zé)員工的各種日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃,并組織學(xué)習(xí)。

4.2.1工程維修部負(fù)責(zé)組織維修工、綠化工培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施,并做好有關(guān)培訓(xùn)記錄和檔案資料收集。

4.2.2保安服務(wù)部負(fù)責(zé)組織保安員、車管員、保潔員培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施,并做好有關(guān)培訓(xùn)記錄和檔案資料收集。

4.2.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織有關(guān)財(cái)務(wù)專業(yè)知識培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施,并做好有關(guān)培訓(xùn)記錄和檔案資料收集。

4.2.4經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)組織有關(guān)經(jīng)營管理及有關(guān)物業(yè)管理知識培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施,并做好有關(guān)培訓(xùn)記錄和檔案資料收集。

4.2.5副總經(jīng)理負(fù)責(zé)培訓(xùn)計(jì)劃的審批。

4.2.6綜合辦公室負(fù)責(zé)各部室收集的各種培訓(xùn)資料存檔。

4.2.7分承包商負(fù)責(zé)組織其員工專業(yè)知識培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施,同樣做好有關(guān)培訓(xùn)記錄