公司內(nèi)會議審批管理制度

會議管理制度（試運行）1?目的：為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍：適用于臨沂開元軸承有限公司所有會議，董事會臨時安排會議除外。職責：信息部負責會議的管理，所有會議須在信息部批準后方可召開。工作程序：4.1.公司級例會4.1.1周工作例會此會議的舉行時間為每周一13：00，會議由各部門領(lǐng)導(dǎo)參加，總結(jié)各部門上周工作，匯報下周工作重點及出現(xiàn)的疑難問題需由其它部門配合或公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決事宜；由總經(jīng)理傳達公司的會議精神；布署下周公司的整體工作。會議要求各部門按順序匯報：銷售劉元峰、供應(yīng)鏈張連峰、生產(chǎn)-王澤恩、財務(wù)-張安云、技術(shù)-盧衍村、質(zhì)量/檢測-劉長發(fā)、設(shè)備-李兆發(fā)、人力資源-徐劍冰、技改-王家榮、宏豐-張桓。每人時間為5-7分鐘（大部門7分鐘，小部門5分鐘）4.1.2月工作例會此會議的舉行時間為每月第三周的周三09：00，會議由各部門領(lǐng)導(dǎo)參加，總結(jié)各部門上月工作，匯報下月工作重點及出現(xiàn)的疑難問題需由其它部門配合或公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決事宜；由總經(jīng)理傳達公司的會議精神；布署下月公司的整體工作。會議要求各部門按順序匯報：財務(wù)-張安云、銷售-劉元峰、供應(yīng)鏈-張連峰、生產(chǎn)-王澤恩、技術(shù)-盧衍村、質(zhì)量/檢測-劉長發(fā)、設(shè)備-李兆發(fā)、人力資源-徐劍冰、技改-王家榮、宏豐-張桓。每人時間為10-12分鐘（大部門12分鐘，小部門10分鐘）4.2部門級例會部門例會由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突?？偨Y(jié)部門工作，并對下一階段工作進行布署。各部門可以根據(jù)實際情況自行安排開會時間。如有固定時間，使用公司會議室的，應(yīng)向信息部提出申請，信息部確認備案后，召開會議時即可不用再次提交會議申請。4.3其它會議安排臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天向信息部提報會議申請，批準后方可召開。4.4凡公司已列入會議計劃的會議，遇法定假日或遇特殊情況需臨時安排其它會議的，時間將另行安排，由信息部或相關(guān)人員提前通知各部門。未經(jīng)信息部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計劃。4.5會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司級例會、公司級臨時會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。4.6會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上不得請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向會議發(fā)起人請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責。會議的申請及準備：5.1公司現(xiàn)設(shè)有四個會議室（常用會議室為新區(qū)的第二、張莊區(qū)的第四），供公司人員使用，為了避免會議室及參會人員沖突，保證會議順利召開，凡需使用公司會議室的，均應(yīng)提前向信息部提出申請，由信息部批準調(diào)度。具體要求如下：5.1.1除例會（公司級例會、部門級例會）外的其他會議，應(yīng)在召開前1-2天通過辦公網(wǎng)絡(luò)向信息部提出會議申請，批準后方可進行。5.1.2填寫會議申請時，除會議參加人員，請在查看部門內(nèi)添加會議服務(wù)部門或人員，務(wù)必要填寫提醒的時間、次數(shù)。5.1.3會議預(yù)約如有沖突，信息部將通知會議申請人，改期或改地點進行。5.1.4會議申請人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)在申請表內(nèi)注明特殊要求，并發(fā)送相關(guān)管理部門，對于申請人需要標注的事項安排如下：如需有投影設(shè)備演示說明的會議，由信息部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；會議之前，由人力資源部根據(jù)會議級別或性質(zhì)準備好會議飲用水或其他招待用品；上級重要領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)、座談性質(zhì)會議及團體會等會議，由人力資源部準備果品和鮮花及其他招待用品；根據(jù)會議規(guī)模需使用音響設(shè)備的，由信息部提前做好音響調(diào)試安排；如需留存資料，由信息部負責拍照、攝像工作；特別重大會議，應(yīng)由人力資源部專人負責各項準備工作，具體包括以下內(nèi)容：會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）會議資料準備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）會議場所布置；會議服務(wù)人員的安排；會議簽到；5.1.5任何人不得在未提交會議申請或未經(jīng)批準的情況下私自占用公司會議室，否則可被遣散會議。會議通知：6.1公司級例會，月中無調(diào)整的，不再另行通知。6.2其他會議申請批準后，辦公系統(tǒng)將自動提醒參會人員與會務(wù)服務(wù)部門，申請人也可以郵件或電話的方式另行通知。會議要求及紀律7.1會議發(fā)起人應(yīng)不遲于會前10分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。7.2會議期間要做好會議記錄及會議考勤，會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，會議發(fā)起人可根據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。7.3任何人員不得無故缺席會議，如確實有緊急情況，須提前向會議發(fā)起人請假，否則視為缺席。7.4與會人員不得因任何理由遲到（提前請假獲批者除外）7.5遵守會議紀律，召開會議期間，與會人員須將手機關(guān)機或調(diào)成振動狀態(tài)，不準接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會議組織者請假后離場接聽，以免影響會議效果。7.6與會人員嚴格按發(fā)言限定時間發(fā)言，如有超時發(fā)言需要，需做出申請，否則將按浪費會議時間的多少進行統(tǒng)計通報。7.7與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進出。會后要求：8.1重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。8.2會議組織人員做好會議紀要，會后上傳至公司辦公網(wǎng)絡(luò)的公共文件柜，以便向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務(wù)。本制度由信息部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。臨沂開元軸承有限公司二O一一年四月網(wǎng)絡(luò)視頻會議管理制度（草稿）為確保公司網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)穩(wěn)定、高效的運行，減少人為故障。特制定本制度。公司網(wǎng)絡(luò)視頻會議由人力資源系統(tǒng)及下屬的信息部負責。信息部負責主、分會場的硬件維護、軟件調(diào)試，并指導(dǎo)會場的值機人員（會議召集系統(tǒng)的人員）使用網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)及設(shè)備維護工作。除公司級、部門級例會外，需要使用網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)的部門，應(yīng)提前2天向人力資源部申請，經(jīng)批準后，由信息部統(tǒng)一安排使用。信息部在接到網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)使用通知后及時（一般提前2-4小時）協(xié)調(diào)主、分會場值機人員進行安裝調(diào)試，并在會前（至少10分鐘）完成相關(guān)工作。主、分會場使用視頻會議系統(tǒng)前應(yīng)認真檢查會場設(shè)備的完好程度，如有問題及時通知主管人員處理，并詳細說明出現(xiàn)的故障和原因。若當時不報告，事后發(fā)現(xiàn)時一切責任由該會場值機人員負責。若因未完成調(diào)試而