物業(yè)公司合同管理細(xì)則

中建壹品物業(yè)公司合同管理細(xì)則為規(guī)范和推進(jìn)公司的合同管理工作，保證合同的簽訂與履行及在法律規(guī)定合同的談判、評(píng)審、簽訂、授權(quán)、交底、歸檔等全過(guò)程的管理內(nèi)2.1.2與甲方簽訂的各類(lèi)委托合同，如營(yíng)銷(xiāo)中心物業(yè)服務(wù)合同、特約服務(wù)合2.2.1采購(gòu)類(lèi)包括需維修保養(yǎng)的設(shè)備采購(gòu)及不需維修保養(yǎng)的辦公用品、維修2.2.2分包類(lèi)：包括秩序維護(hù)分包、保潔分包、綠化分包、有害生物防治分包、垃圾清運(yùn)合同、綠化養(yǎng)護(hù)合同、綠植租擺合同、清掏疏通合同、2.2.3應(yīng)急類(lèi)：突發(fā)的公共設(shè)施設(shè)備維修合同、公共設(shè)施設(shè)備升級(jí)改造類(lèi)合2.2.5其他合同：包括員工宿舍房屋租賃合同、招聘平臺(tái)使用合同、員工外部培訓(xùn)合同、信息化服務(wù)協(xié)議、客戶活動(dòng)協(xié)議、物業(yè)管理協(xié)會(huì)入會(huì)協(xié)門(mén)）報(bào)批的合同，指導(dǎo)監(jiān)督項(xiàng)目（部門(mén)）的合同管理工作。具體職責(zé)3.1.1貫徹落實(shí)合同管理制度，建立完善公司合同管理制度體系；3.1.3組織或參與重大合同的起草、洽談、簽署工作；3.1.4開(kāi)展合同文件的法律評(píng)審，提供法律風(fēng)險(xiǎn)防范意見(jiàn)；3.1.7處理因合同糾紛引起的訴訟（包括仲裁）案件，參與處理非訴訟合同3.2.1合同業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)是指本部門(mén)業(yè)務(wù)與合同主要內(nèi)容相關(guān)的部門(mén)。3.2.2.1參與合同評(píng)審、審核，就合同與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容提出評(píng)審意見(jiàn)；3.2.3.1市場(chǎng)部：前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議（除續(xù)簽外），市場(chǎng)部外拓承接的服務(wù)合包括保潔分包、綠化分包、有害生物防治分包、垃圾清運(yùn)合同、綠化養(yǎng)護(hù)合同、綠植租擺合同、清掏疏通合同、外墻清洗合3.2.3.4工程管理部：秩序維護(hù)分包、空調(diào)設(shè)備、機(jī)電保養(yǎng)、電梯保養(yǎng)、消防設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)、突發(fā)的公共設(shè)施設(shè)備維修合同、公共設(shè)施設(shè)備升級(jí)改3.2.3.5社區(qū)運(yùn)營(yíng)中心：包括各類(lèi)戰(zhàn)略合作協(xié)議、對(duì)外廣告宣傳、家裝公裝合3.2.3.6人力資源部：招聘平臺(tái)使用合同、員工培訓(xùn)合同等。3.3.1合同發(fā)起項(xiàng)目（部門(mén)）是指合同評(píng)審簽約履約相關(guān)業(yè)務(wù)具體經(jīng)辦的項(xiàng)3.3.2.4接受合同歸口管理部門(mén)對(duì)合同履行情況的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核。3.4.1各項(xiàng)目（部門(mén)）均應(yīng)配置一名合同管理員負(fù)責(zé)合同管理工作，其定位3.4.2.1組織開(kāi)展合同起草、談判、評(píng)審、歸檔等合同管理工作；3.4.2.2跟蹤本業(yè)務(wù)系統(tǒng)范圍內(nèi)已簽合同的履約情況，及時(shí)向合同歸口管理部3.4.2.4對(duì)接合同歸口管理部門(mén)，接受合同管理檢查；3.4.2.5及時(shí)總結(jié)合同管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并提出合理化建議；3.4.2.6學(xué)習(xí)宣傳國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)及政策，參加合同管理員培訓(xùn)，指導(dǎo)、3.4.3合同管理員變更的，應(yīng)在變更后3個(gè)工作日內(nèi)報(bào)合同歸口管理部門(mén)備4.1.1商務(wù)合約部牽頭組織示范文本的制定發(fā)布及修訂升級(jí)工作。4.1.2示范文本起草完成后，由商務(wù)合約部發(fā)起評(píng)審，經(jīng)相關(guān)部門(mén)評(píng)審及公4.1.3示范文本發(fā)布后，商務(wù)合約部可根據(jù)適用情況及業(yè)務(wù)發(fā)展需要組織修4.1.4對(duì)于公司合同范本尚未覆蓋的合同類(lèi)型，各項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)參考相似合同范本或通用條款示范文本起草合同；如有新增范本需求或文本修4.2.2未制定示范文本的，應(yīng)按照以下順序選擇合同文本：4.2.2.2政府或行業(yè)協(xié)會(huì)推廣使用的合同示范文本；4.2.3采用示范文本的，除預(yù)留的填空和補(bǔ)充條款部分可供填寫(xiě)外，其他內(nèi)容（包括附件）原則上不得擅自修改。填制或補(bǔ)充的內(nèi)容不得與范本條款文意相違背，不得降低標(biāo)準(zhǔn)或刪減條文。如因業(yè)務(wù)實(shí)際確需修改部分范本條款的，發(fā)起合同評(píng)審流程時(shí)，應(yīng)在簽字意見(jiàn)中說(shuō)明修改情4.2.4項(xiàng)目（部門(mén)）自行擬稿合同文本，應(yīng)具備甲乙雙方信息、合同基本內(nèi)容（合同事項(xiàng)、合同履約地點(diǎn)、合同起止時(shí)間、合同價(jià)稅合計(jì)、價(jià)稅分離、付款方式、發(fā)票類(lèi)型）、甲乙雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議5.1合同談判由二人以上相關(guān)人員進(jìn)行，不得一個(gè)人直接與對(duì)方談判合同。6.1.1各類(lèi)合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)履行招議標(biāo)或其他前置審批程序的，發(fā)起項(xiàng)目6.1.2合同正式文本蓋章前必須履行評(píng)審、審批程序，根據(jù)合同簽訂事項(xiàng)不同，需求部門(mén)選用范本合同或草擬合同，在公司招采平臺(tái)發(fā)起合同評(píng)6.1.3合同評(píng)審會(huì)簽完畢，商務(wù)合約部統(tǒng)一對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，項(xiàng)目（部門(mén)）將評(píng)審?fù)戤叺暮贤l(fā)送供應(yīng)商確認(rèn)，簽字蓋章后，準(zhǔn)備合同交底表以6.1.4合同蓋章完畢后，項(xiàng)目（部門(mén)）在公司招采平臺(tái)發(fā)起合同檔案管理。6.2.1合同需求項(xiàng)目（部門(mén)）在呈報(bào)合同評(píng)審前，需先走完以下流程6.2.1.2定標(biāo)評(píng)審表（包含項(xiàng)目年度預(yù)算范圍內(nèi)新增供應(yīng)商招標(biāo)、合同到期對(duì)6.2.1.3分包服務(wù)供方續(xù)簽業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表（包含年度預(yù)算范圍內(nèi)分包服務(wù)合同原單位原價(jià)續(xù)簽或漲價(jià)續(xù)簽，漲價(jià)續(xù)簽的漲幅需控制在3%并提供相關(guān)漲6.2.1.4多種經(jīng)營(yíng)收入事項(xiàng)評(píng)定表（項(xiàng)目新增增值服務(wù)收入事項(xiàng)以及增值服務(wù)6.2.2評(píng)審人應(yīng)在職責(zé)范圍盡充分注意義務(wù)，對(duì)評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)、錯(cuò)誤、遺漏或不妥之處，評(píng)審人應(yīng)當(dāng)予以明確，并提出修改意見(jiàn)；評(píng)審6.2.3評(píng)審意見(jiàn)用語(yǔ)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，流轉(zhuǎn)意見(jiàn)應(yīng)明確記載“同意”或“不同意”6.2.4發(fā)起項(xiàng)目（部門(mén)）負(fù)責(zé)匯總落實(shí)評(píng)審意見(jiàn)，并及時(shí)與評(píng)審部門(mén)溝通，對(duì)于評(píng)審部門(mén)提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)澄清或組織修改，并在流轉(zhuǎn)意見(jiàn)中6.2.5節(jié)點(diǎn)評(píng)審時(shí)間應(yīng)控制在3個(gè)工作日內(nèi)，評(píng)審意見(jiàn)由流程節(jié)點(diǎn)人員本人6.2.6合同應(yīng)在履行開(kāi)始前完成合同評(píng)審，原則上禁止補(bǔ)簽、倒簽合同。如8.1合同評(píng)審?fù)瓿珊?，由公司商?wù)合約部統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，各項(xiàng)目（部門(mén)）8.2.1公司總部各部門(mén)編號(hào)原則：GS+合同簽訂年份+合同順號(hào)。8.2.2各項(xiàng)目編號(hào)由3部分組成：項(xiàng)目拼音首字母簡(jiǎn)稱(chēng)+合同簽訂年份+合同8.2.3合同簽訂年份即合同簽訂年份的阿拉伯?dāng)?shù)字，如2022。8.2.4合同順號(hào)即根據(jù)該類(lèi)合同簽訂先后順序編流水號(hào)，從“001”至“999”止，列在該合同編碼最后3位。若編碼容量不能滿足實(shí)際需求的，可9.1.1公司商務(wù)合約部是合同專(zhuān)用章主管部門(mén)。9.1.2非批量的一般合同在合同評(píng)審?fù)戤吅罂芍苯佑糜?，無(wú)須另行申請(qǐng)合同9.1.3.2未經(jīng)審批同意，應(yīng)當(dāng)招標(biāo)而未招標(biāo)的；9.2.1商務(wù)合約部應(yīng)嚴(yán)格使用評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的終版文本作為用印文本。在用印前，項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行文本校對(duì)，確保評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的終版文本與擬用9.2.2合同評(píng)審?fù)戤吅蟮暮贤谋驹瓌t上均不得修改。如因合同談判等原因確需調(diào)整用印文本的，根據(jù)以下不同情形履行內(nèi)部報(bào)批程序后分別處9.2.2.1涉及對(duì)合同條款的實(shí)質(zhì)性修改的(加重我方義務(wù)或削弱我方權(quán)利，價(jià)9.2.2.2涉及對(duì)合同條款的非實(shí)質(zhì)性修改的（不影響我方權(quán)利義務(wù)，或我方純），9.2.3合同用印手續(xù)由項(xiàng)目（部門(mén)）人員親自經(jīng)辦，禁止其他人員代為辦理。10.1.1簽訂合同前，項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)當(dāng)驗(yàn)證方不是法定代表人的，應(yīng)當(dāng)驗(yàn)證其授權(quán)文件，核對(duì)無(wú)誤后方可正式簽10.1.3合同簽訂時(shí)，項(xiàng)目（部門(mén)）需對(duì)合同中履約開(kāi)始時(shí)間以及履約結(jié)束時(shí)間進(jìn)行填寫(xiě)，嚴(yán)禁空白打印蓋章。對(duì)于合同時(shí)間不明確的情況，建議采用“開(kāi)始時(shí)間以甲方通知時(shí)間為準(zhǔn)”“工期天完工”等此10.1.4簽訂合同時(shí)，原則上應(yīng)由合同相對(duì)方先完成簽字蓋章手續(xù)，項(xiàng)目（部門(mén)）收到合同相對(duì)方簽字蓋章的合同版本后，須與評(píng)審終版文本進(jìn)行10.1.5因特殊情況，確需我方先簽章的，應(yīng)采取加蓋騎縫章、每頁(yè)角簽等防10.2.1批量合同的范圍：地下車(chē)位使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、中建壹品物業(yè)商城商家入駐合作合同、中建壹品物業(yè)商城家政服務(wù)商家入駐合作合同、臨時(shí)特約服務(wù)協(xié)議、住宅室內(nèi)裝飾裝修工程施工合同、裝飾裝修工程設(shè)計(jì)10.2.2需簽訂批量合同的，項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)制定相應(yīng)的范本合同，發(fā)起合同10.2.3獲批后的合同文本，由項(xiàng)目（部門(mén)）按照經(jīng)公司審批后的條件填寫(xiě)預(yù)留區(qū)域，使用中嚴(yán)禁變更合同條款。發(fā)現(xiàn)私自篡改的，予以通報(bào)批評(píng)10.2.4批量合同簽訂前，項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)組織校對(duì)每份合同的相對(duì)方信息、10.2.5批量合同用印前，項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)事先在招采平臺(tái)中發(fā)起合同用印申10.2.6項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)建立臺(tái)賬，統(tǒng)計(jì)批量合同簽署情況。11.1涉及合同變更、解除、放棄權(quán)利或增加義務(wù)或出現(xiàn)原合同沒(méi)有約定或11.2補(bǔ)充協(xié)議單項(xiàng)或累計(jì)簽訂金額超過(guò)原合同金額50%12.1合同中約定解決糾紛方式的條款一般應(yīng)遵循以下原則：12.1.1依法能夠選擇在我方單位所在地進(jìn)行訴訟的，約定在我方單位所在地12.1.2依法只能在對(duì)方所在地法院訴訟的，約定在我方所在地或其它第三地13.1應(yīng)誠(chéng)信守約，履行合同約定，各項(xiàng)目（部門(mén)）經(jīng)辦人有義務(wù)跟進(jìn)合同13.2合同履行過(guò)程中，各方往來(lái)文件、函件和數(shù)據(jù)電文視同法律文件，應(yīng)13.3合同履行完畢后，及時(shí)與合同正本一起歸檔保管。13.4發(fā)生可能中止履行、履行不能，或合同變更、解除或終止等情形時(shí)，13.5合同履行與條款不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)向商務(wù)合約部和相關(guān)職能領(lǐng)導(dǎo)或分約定的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行交底。其他合同（除政府備案的前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議外的合同）由商務(wù)合約部合同主管向項(xiàng)目（部門(mén)）委派簽收合同14.1.2“二級(jí)交底”：部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向各業(yè)務(wù)歸口主管或相關(guān)管14.2.1組織相關(guān)部門(mén)（或人員）對(duì)合同重點(diǎn)條款進(jìn)行細(xì)致的分析，并根據(jù)分14.2.2按本管理細(xì)則組織好合同交底，向被交底人全面陳述合同背景、合同14.2.3解答被交底人針對(duì)合同條款提出的所有問(wèn)題。14.2.4需政府備案的前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議，由市場(chǎng)部向協(xié)議中約定的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行交底。其他合同（除政府備案的前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議外的合同）由商務(wù)合約部合同主管向項(xiàng)目（部門(mén)）委派簽收合同人員進(jìn)行交底，同時(shí)向項(xiàng)目（部門(mén)）負(fù)責(zé)人交底；項(xiàng)目（部門(mén)）負(fù)責(zé)人細(xì)看合同條款后向各業(yè)務(wù)歸口主管或相關(guān)管理人員交底（包括服務(wù)于項(xiàng)目的供方管），14.3.1有責(zé)任和權(quán)力對(duì)合同中任何約而不定或不清晰的條款要求交底人予以14.3.2詳細(xì)記錄合同交底內(nèi)容，由交底人和被交底人簽字后形成交底資料。14.3.3將合同交底記錄與合同文本一起保存，據(jù)此制定合同執(zhí)行計(jì)劃和合同14.4.1負(fù)責(zé)合同交底資料的收集，并整理完成合同交底記錄；負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同負(fù)責(zé)人交底；項(xiàng)目（部門(mén)）負(fù)責(zé)人應(yīng)于3日內(nèi)完成向其下設(shè)相關(guān)人員14.5.3合同交底分析的重點(diǎn)包括但不限于以下內(nèi)容：14.5.3.2履約金額。包括合同價(jià)款、計(jì)價(jià)方式、固定總價(jià)合同的風(fēng)險(xiǎn)范圍和風(fēng)14.5.3.3合同工作范圍。包括服務(wù)范圍、施工范圍、物資采購(gòu)范圍等相關(guān)工作范圍的確定。合同質(zhì)量控制目標(biāo)及合同規(guī)定執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和考核14.5.3.4雙方違約責(zé)任。針對(duì)每項(xiàng)權(quán)利義務(wù)，分析違約時(shí)公司利益將受到什么14.6.1合同交底人將交底資料反饋給項(xiàng)目管理合同的文員，由其將交底資料14.6.2項(xiàng)目（部門(mén)）合同管理文員協(xié)助項(xiàng)目（部門(mén)）負(fù)責(zé)人對(duì)合合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施組織進(jìn)行進(jìn)一步修改完15.1對(duì)外訂立的所有合同，我方至少應(yīng)有正本叁份，留存一份公司商務(wù)合15.2在合同簽訂后一周內(nèi)將合同正本、相應(yīng)的合同審批表單、附件歸檔保15.3公司簽訂的合同，商務(wù)合約部按項(xiàng)目（部門(mén)）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《合同臺(tái)賬》存檔。公司簽訂的合同，各項(xiàng)目（部門(mén)）應(yīng)