《采購管理實(shí)務(wù)》（任婷）473-4教案 第23課 采購跟單

23采購跟單第23采購跟單第課PAGE4238采購跟單第238采購跟單第課PAGE5

課題項(xiàng)目七任務(wù)一采購跟單課時(shí)2課時(shí)（90min）教學(xué)目標(biāo)知識技能目標(biāo)：了解簽訂采購訂單前的準(zhǔn)備工作，熟悉采購訂單跟蹤的內(nèi)容素質(zhì)目標(biāo)：通過學(xué)習(xí)采購質(zhì)量管理的重要性，理解在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下物料供應(yīng)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然性，強(qiáng)化從源頭上提高產(chǎn)品質(zhì)量的意識教學(xué)重難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)：簽訂采購訂單前的準(zhǔn)備工作、采購訂單跟蹤教學(xué)難點(diǎn)：訂單準(zhǔn)備教學(xué)方法講授法、演示法、問答法、討論法教學(xué)用具電腦、投影儀、多媒體課件、教材教學(xué)設(shè)計(jì)第1節(jié)課：傳授新知（25min）課堂互動（5min）第2節(jié)課：傳授新知（20min）課堂互動（10min）（10min）課堂小結(jié)（3min）課后作業(yè)（2min）教學(xué)過程主要教學(xué)內(nèi)容及步驟設(shè)計(jì)意圖第一節(jié)課考勤

（2min）【教師】清點(diǎn)上課人數(shù)，記錄好考勤【學(xué)生】班干部報(bào)請假人員及原因培養(yǎng)學(xué)生的組織紀(jì)律性，掌握學(xué)生的出勤情況新課預(yù)熱

（3min）【教師】閱讀項(xiàng)目引言，導(dǎo)入課題采購訂單貫穿整個(gè)采購過程。與供應(yīng)商簽訂采購合同后，采購人員還應(yīng)對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤；采購的物料在運(yùn)到后，采購人員還需要配合相關(guān)人員對物料進(jìn)行驗(yàn)收。采購訂單的跟蹤和物料驗(yàn)收是以采購質(zhì)量管理為基礎(chǔ)進(jìn)行的。采購質(zhì)量管理的主要內(nèi)容包括采購部門的質(zhì)量管理、供應(yīng)商的評估和認(rèn)證、采購質(zhì)量保證體系的建立。加強(qiáng)采購質(zhì)量管理，不僅有利于企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行，還有利于提高企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量。本項(xiàng)目將主要介紹采購訂單的跟蹤、物料驗(yàn)收和采購質(zhì)量管理等內(nèi)容?！緦W(xué)生】聆聽、思考通過新課預(yù)熱，讓學(xué)生了解采購訂單和采購質(zhì)量管理，大致了解本節(jié)課的內(nèi)容案例導(dǎo)入

（10min）【教師】閱讀案例，并提出問題“簽訂采購訂單前應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？采購訂單跟蹤的內(nèi)容具體有哪些？”，并隨機(jī)抽取學(xué)生回答小王是一家大型生產(chǎn)企業(yè)的資深采購員，當(dāng)初入職場的小劉問他采購員主要做哪些工作時(shí)，他說采購員的工作主要分為兩個(gè)層面：一個(gè)是訂單層面，主要負(fù)責(zé)下單、跟單、催單、收貨、付款等事宜；另一個(gè)是供應(yīng)商層面，主要負(fù)責(zé)評估、選擇供應(yīng)商，并對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量進(jìn)行管理。小王接著說：“訂單層面和供應(yīng)商層面的事情相互關(guān)聯(lián)，相輔相成。一般來說，訂單層面的問題有兩類，一類是緊急訂單的處理問題。請購延誤、生產(chǎn)計(jì)劃不合理、存貨管制失誤、錯(cuò)失采購時(shí)機(jī)等，都容易產(chǎn)生緊急訂單。如果對供應(yīng)商管理不到位，導(dǎo)致出現(xiàn)物料質(zhì)量不良、延期交貨等問題，緊急訂單就成了系統(tǒng)性問題，后果將不堪設(shè)想?！傲硪活愂怯唵巫詣踊幚沓潭鹊?。人工處理訂單會消耗采購人員大量的時(shí)間，容易導(dǎo)致采購人員沒有多余的精力來管理供應(yīng)商。例如，很多企業(yè)對于采購的價(jià)格、數(shù)量、交貨期等都是通過E-mail確認(rèn)，而后手工輸入系統(tǒng)的，不僅容易出錯(cuò)，而且效率低。低效率的信息流導(dǎo)致低效率的產(chǎn)品流和資金流?！闭垎枺汉炗啿少徲唵吻皯?yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？采購訂單跟蹤的內(nèi)容具體有哪些？【學(xué)生】思考、討論、舉手發(fā)言【教師】對學(xué)生的發(fā)言進(jìn)行總結(jié)，引出本節(jié)課題：采購跟單通過案例導(dǎo)入，引導(dǎo)學(xué)生思考簽訂采購訂單的過程和內(nèi)容，帶動學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣傳授新知

（25min）項(xiàng)目七采購跟單、物料驗(yàn)收與采購質(zhì)量管理【教師】講解新知任務(wù)一采購跟單一、簽訂采購訂單前的準(zhǔn)備工作采購訂單是采購方根據(jù)用料計(jì)劃、自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力及其他相關(guān)因素所制訂的切實(shí)可行的采購計(jì)劃。采購訂單是依據(jù)采購合同制訂的，約定在什么時(shí)間購進(jìn)哪些物料，采購合同則是對采購訂單在物料的質(zhì)量、付款期限、售后服務(wù)及雙方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任等方面的約定。采購訂單是一種采購意向的表達(dá)，采購方可以根據(jù)需要隨時(shí)取消采購訂單。在簽訂采購訂單前，采購人員首先需要做好訂單準(zhǔn)備，其次要選擇合適的供應(yīng)商并制作采購訂單，最后由訂單審批人員審批采購訂單。（詳見教材）（一）訂單準(zhǔn)備采購人員在收到物料請購單后，不要立即向供應(yīng)商下達(dá)訂單，而要先做好以下準(zhǔn)備工作：（1）熟悉物料項(xiàng)目和采購環(huán)境。（詳見教材）（2）確認(rèn)價(jià)格。（詳見教材）（3）確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（詳見教材）（4）確認(rèn)需求量。（詳見教材）（5）制作訂單說明書。（詳見教材）（二）選擇供應(yīng)商訂單準(zhǔn)備工作結(jié)束后，采購人員就要確定本次采購活動的供應(yīng)商，具體步驟如下：（1）分析采購環(huán)境中供應(yīng)商的訂單容量。（2）確定意向供應(yīng)商，然后計(jì)算其供貨量。（3）發(fā)放訂單說明書。（4）確定供應(yīng)商。（詳見教材）（三）制作采購訂單選定供應(yīng)商后，采購人員需要制作采購訂單。一般來說，企業(yè)都有固定的采購訂單格式，采購人員只需在標(biāo)準(zhǔn)采購訂單中填寫相關(guān)參數(shù)及一些特殊說明，就可以完成采購訂單的制作。如果采購企業(yè)有采購管理系統(tǒng)，采購人員可以直接在該系統(tǒng)中生成采購訂單。（詳見教材）（四）審批采購訂單審批采購訂單一般由訂單審批人員負(fù)責(zé)，主要審查以下內(nèi)容：（1）采購訂單中的物料描述與采購環(huán)境中的是否相符，采購訂單與訂單計(jì)劃是否相符。（2）采購人員是否按照訂單計(jì)劃在采購環(huán)境中操作，所選供應(yīng)商是否為采購環(huán)境內(nèi)的最佳供應(yīng)商。（3）物料價(jià)格是否在允許的價(jià)格之內(nèi)，交貨期是否符合訂單計(jì)劃中有關(guān)到貨的要求。（詳見教材）（五）簽訂采購訂單采購訂單審批通過后，采購方就可以與供應(yīng)商簽訂采購訂單。簽訂采購訂單的方式有四種：①雙方現(xiàn)場簽字蓋章；②采購方將打印好的采購訂單寄給供應(yīng)商，供應(yīng)商簽字蓋章后寄回；③雙方使用電子郵件進(jìn)行采購訂單的簽訂；④采購方利用采購管理系統(tǒng)，完成雙方間信息的傳遞和采購訂單的簽訂。（詳見教材）【學(xué)生】聆聽、思考、理解、記憶通過理論講解、課堂互動等教學(xué)方式，讓學(xué)生對訂單前的準(zhǔn)備工作有大致的了解課堂互動（5min）學(xué)校網(wǎng)絡(luò)機(jī)房計(jì)劃要購買一批電腦，經(jīng)過市場調(diào)查之后，現(xiàn)決定采購長沙美承數(shù)碼有限責(zé)任公司銷售的聯(lián)想臺式機(jī)——揚(yáng)天M2610N500臺，并且由教師小李完成采購任務(wù)。小李與美承公司的業(yè)務(wù)員小王經(jīng)過了反復(fù)協(xié)商之后，最終以每臺2500元的價(jià)格成交，并由美承公司在三天內(nèi)送貨上門并進(jìn)行安裝。請大家討論：（1）業(yè)務(wù)談成之后，小王與小李之間是不是要生成書面單據(jù)？（2）這種書面單據(jù)是什么？通過課堂互動環(huán)節(jié)，讓學(xué)生主動思考，調(diào)動學(xué)生的積極性第二節(jié)課傳授新知

（20min）【教師】講解新知二、采購訂單跟蹤采購人員應(yīng)對采購訂單的執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤檢查。采購訂單跟蹤的主要目的是確保供應(yīng)商按照采購訂單中的要求供貨。對采購訂單及時(shí)跟蹤，即使出現(xiàn)突發(fā)狀況，采購人員也能及時(shí)處理，不至于因問題解決不及時(shí)而影響整個(gè)供應(yīng)鏈的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（詳見教材）（一）對物料準(zhǔn)備過程進(jìn)行跟蹤采購人員應(yīng)對物料準(zhǔn)備過程進(jìn)行密切跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題后要及時(shí)反饋；中途需要變更采購訂單條款時(shí)，應(yīng)立即向上級請示并想辦法解決，不可貽誤時(shí)機(jī)。采購人員可以參考供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)對采購訂單進(jìn)行跟蹤處理。采購方提供圖紙并要求供應(yīng)商按圖紙生產(chǎn)時(shí)，采購人員應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)加工過程，必要時(shí)向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。（詳見教材）提示：在物料準(zhǔn)備過程中，利用相關(guān)軟件跟蹤采購訂單，不僅可以幫助采購人員及時(shí)掌握供應(yīng)商的訂單生產(chǎn)動態(tài)，還可以在很大程度上減輕采購人員的工作強(qiáng)度。（二）對市場需求進(jìn)行跟蹤除對物料準(zhǔn)備過程進(jìn)行跟蹤外，采購人員還應(yīng)對市場需求進(jìn)行跟蹤，并根據(jù)市場需求的波動制訂下一步的采購計(jì)劃。一般情況下，采購方與供應(yīng)商簽訂采購訂單后，雙方都要按照該訂單上的內(nèi)容執(zhí)行。如果市場需求減少，采購方就要結(jié)合供應(yīng)商的生產(chǎn)情況，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，盡快做出是否延緩采購、減少采購量或取消本次采購訂單的決定。（詳見教材）（三）對運(yùn)輸過程進(jìn)行跟蹤無論是供應(yīng)商負(fù)責(zé)送貨，還是采購方自行提貨，采購人員都要對物料的運(yùn)輸過程進(jìn)行跟蹤，重點(diǎn)關(guān)注運(yùn)輸過程中是否有特殊要求，運(yùn)輸工具是否選擇得當(dāng)，以減少在運(yùn)輸過程中發(fā)生的貨損。（詳見教材）（四）對庫存狀態(tài)進(jìn)行跟蹤庫存是企業(yè)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素之一。如果庫存量太小，就難以滿足生產(chǎn)、銷售的要求；如果庫存量太大，又會占用資金，造成浪費(fèi)?？梢姡刂茙齑媪坎⑹蛊渚S持在一個(gè)合理的水平十分重要。（詳見教材）（五）對驗(yàn)收過程和付款狀態(tài)進(jìn)行跟蹤物料運(yùn)到采購方指定的地點(diǎn)后，采購方要對物料的種類、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，確保所交物料符合采購訂單中的要求。在驗(yàn)收過程中，如果發(fā)現(xiàn)缺貨、貨損、物料質(zhì)量不合格等問題，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商解決。物料驗(yàn)收后，采購方應(yīng)按采購合同中的支付條款進(jìn)行付款?！緦W(xué)生】聆聽、思考、理解、記憶通過理論講解等教學(xué)方式，讓學(xué)生了解采購訂單內(nèi)容的追蹤，進(jìn)而熟練操作過程課堂互動

（10min）山東食品機(jī)械生產(chǎn)公司意向武鋼發(fā)出以下物料采購訂單，物料需求信息見下表。物料需求信息表實(shí)訓(xùn)要求：請根據(jù)上表中信息編制采購訂單。通過課堂互動，帶動學(xué)生的主觀能動性，運(yùn)用所學(xué)知識思考問題任務(wù)實(shí)施（10min）【教師】分組，組織學(xué)生進(jìn)行實(shí)踐活動“采購訂單跟蹤調(diào)查”實(shí)訓(xùn)任務(wù)：搜集并分析企業(yè)采購訂單的操作流程和采購訂單的具體跟蹤步驟，在課堂上進(jìn)行分享。實(shí)訓(xùn)步驟：（1）3～4人一組確定調(diào)查對象，然后采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查或?qū)嵉卣{(diào)查方式，了解企業(yè)采購訂單的操作流程和具體的跟蹤步驟。（2）以小組為單位整理搜集到的資料，然后編寫企業(yè)采購訂單的操作流程和具體的跟蹤步驟并在課堂上分享，教師和其他小組成員進(jìn)行點(diǎn)評?！緦W(xué)生】閱讀、思考、討論，派代表發(fā)言【教師】總結(jié)、指出不足通過任務(wù)實(shí)施，加深學(xué)生對采購訂單跟蹤的印象，激發(fā)學(xué)生的求知欲課堂小結(jié)

（3min）【教師】簡要總結(jié)本節(jié)課的要點(diǎn)本節(jié)課學(xué)習(xí)了簽訂采購訂單前