公司、企業(yè)會議管理辦法

公司、企業(yè)會議管理辦法L目的加強(qiáng)對公司各類會議的管理，使會議組織規(guī)范、有序、高效進(jìn)行。2.范圍適用于xx物業(yè)總公司及所屬子（分）公司。3.職責(zé)1各部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)會議的組織與安排。3.2綜合管理部門負(fù)責(zé)公司級會議的組織與安排，并監(jiān)督本辦法的執(zhí)行。4.方法與過程控制公司周辦公例會每周召開一次，會議時間為每周五下午14：00時。4.1.2會議主持人為所屬公司總經(jīng)理或指定授權(quán)人。1.3會議記錄人為所屬公司綜合管理部門行政文秘或其它指定人員。1.4周辦公例會的與會人員包括：1）所屬公司管理層成員；各部負(fù)責(zé)人（正、副職）；各專業(yè)口業(yè)務(wù)主管；必要時，各子（分）公司可邀請各專業(yè)口領(lǐng)班或管家參加;4.1.5召開周辦公例會的前，應(yīng)經(jīng)完成以下工作：1）各部門本周工作計劃的執(zhí)行總結(jié)；2）收集各部門下周工作計劃的提案；3）對本周工作計劃執(zhí)行情況的檢查。4.1.6周辦公例會的基本議程1）本周工作計劃完成情況回顧；2）存在問題的討論與研究；3）下周的工作安排。4.1.7周辦公例會的控制要點：1）各部門事先必須以工作周報的形式將本周工作情況及下周工作計劃報送所屬綜合管理部門；2）綜合管理部門根據(jù)工作周報對各部門本周工作的完成情況進(jìn)行跟蹤檢查，并形成匯總報告；3）各部門負(fù)責(zé)人報告工作時應(yīng)簡明扼要，突出重點；未完成計劃工作的原因必須具體，并提出解決辦法；4）會議對待解決問題應(yīng)形成明確的解決方案，包括：具體措施、責(zé)任、時間及督辦要求等；對不能討論確定的問題應(yīng)明確進(jìn)一步研究解決的途徑或提出召開專題會議的決定；5）對下周的工作計劃應(yīng)明確各項工作的具體目標(biāo)和責(zé)任人；6）必須形成會議紀(jì)要，并分發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，指定綜合管理部門負(fù)責(zé)督辦；7）各子（分）公司必須于每周一10:00時前，將上周的辦公例會紀(jì)要報送總公司綜合管理部。2總經(jīng)理辦公會.1每月召開一次，一般安排在每月的第一周進(jìn)行，具體時間由總經(jīng)理決定。.2會議主持人為所屬公司總經(jīng)理。1.3會議記錄人為所屬公司綜合管理部門行政文秘或其它指定人員。總經(jīng)理辦公會的與會人員包括：1）所屬公司管理層成員；2）各部負(fù)責(zé)人（正、副職）；3）各專業(yè)口業(yè)務(wù)主管及其它指定人員。召開總經(jīng)理辦公會的前，應(yīng)完成以下工作：1）各部門上月工作計劃的執(zhí)行總結(jié)；2）收集各部門對本月工作計劃的提案；3）公司及各部門財務(wù)收支報表；4）公司例行的月度工作檢查以及公司領(lǐng)導(dǎo)對各部門上月工作計劃執(zhí)行情況的審查結(jié)果。4.2.6總經(jīng)理辦公會的基本議程1）上月工作計劃完成情況回顧；2）年度工作計劃的適宜性評估（是否需要調(diào)整）；3）改進(jìn)經(jīng)營績效的具體措施；4）下月經(jīng)營計劃及工作安排；5）業(yè)主投訴及月度質(zhì)量控制匯總分析；6）經(jīng)營狀況分析（完成情況與預(yù)期計劃的差距、計劃執(zhí)行的有利和不利客觀因素、計劃執(zhí)行過程中的成績和不足、下月經(jīng)營狀況預(yù)測、對完成年度計劃的影響等）。7總經(jīng)理辦公會的控制要點：1）事先必須形成月度工作計劃執(zhí)行情況的審查意見，擬訂具體的會議議題；2）部門報告工作時應(yīng)簡明扼要，突出重點；未完成計劃工作的原因必須具體，并提出解決辦法；3）會議對待解決問題應(yīng)形成明確的解決方案，包括：具體措施、責(zé)任、時間及督辦要求等。對不能討論確定的問題應(yīng)明確進(jìn)一步研究解決的途徑或提出召開專題會議的決定；4）對下月的工作計劃應(yīng)明確各項工作的具體目標(biāo)；5）必須形成會議紀(jì)要，分發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，指定所屬公司綜合管理部門負(fù)責(zé)督辦。6）各子（分）公司應(yīng)及時將總經(jīng)理辦公會的紀(jì)要報送總公司綜合管理部備案。3公司年度工作總結(jié)會1年度工作總結(jié)會是對公司年度工作進(jìn)行全面總結(jié)、分析，并對下年度工作目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃的會議；一般安排在年末項目公司或集團(tuán)的年度工作會議召開之前完成。2年度工作總結(jié)會應(yīng)與員工大會區(qū)別開，員工大會所做的工作總結(jié)、表彰及下年度工作展望均必須基于年度工作總結(jié)會的結(jié)論。4.4公司領(lǐng)導(dǎo)班子會4.4.1會議原則每月召開一次，具體由總經(jīng)理決定；如所屬公司管理層僅有1人時，該會議取消。會議主持人為所屬公司總經(jīng)理。4.4.3會議記錄人為總經(jīng)理指定授權(quán)人。與會人員為所屬公司管理層人員，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等人員。會議內(nèi)容主要為公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營決策、重大問題等的討論與研究。4.4.5總經(jīng)理可指定授權(quán)人形成會議紀(jì)要，該會議紀(jì)要應(yīng)嚴(yán)格控制在保密范圍內(nèi)，不得向無關(guān)人員泄露。4.5部門周工作例會5.1各部門每周至少召開一次工作例會，具體時間由各部門決定。因特殊情況，部門工作例會可以臨時取消，但不允許連續(xù)三周不召開部門工作例會。5.2會議主持人為部門負(fù)責(zé)人或指定授權(quán)人。5.3會議記錄人為部門指定授權(quán)人。5.4部門工作例會的與會人員包括：1）職能部門、客服部門的周例會，由本部門全體工作人員參加；2）運(yùn)營中心部門例會，由各業(yè)務(wù)主管、各作業(yè)班組負(fù)責(zé)人參加；3）因臨時議題所需，可邀請其他部門人員或公司領(lǐng)導(dǎo)參加;4）本部門業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡可能安排參加，每月應(yīng)至少參加一次；4.5.5部門工作例會的基本議程：部門工作例會的重點在于交流工作方法和體會，討論改進(jìn)工作質(zhì)量和效率的措施，是推進(jìn)員學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的基本手段。1）工作情況回顧及下周工作重點；2）工作方法和經(jīng)驗交流與討論；3）工作表現(xiàn)點評；4）公司要求傳達(dá)的內(nèi)容。5.6部門工作例會的控制要點：1）在不影響正常工作的情況下，不應(yīng)拘泥于會議時間，鼓勵交流和討論；2）工作情況回顧應(yīng)避免流水賬式的匯報，應(yīng)重點突出，著重于結(jié)果報告和新的工作方法與體會；3）應(yīng)防止本部門人員不能深入討論自身工作方法和態(tài)度的問題，面過多強(qiáng)調(diào)其他部門責(zé)任，甚至抱怨、發(fā)牢騷，影響例會效果；4）部門負(fù)責(zé)人所做的工作點評不一定針對每一位部門成員，主要是針對突出的工作成績、工作方法、工作態(tài)度，以及應(yīng)引起重視，并切實改進(jìn)的不足問題；5）部門例會不強(qiáng)調(diào)形成正式的會議紀(jì)要，但各部門應(yīng)自行建立會議記錄本，記錄每次會議的召開情況，特別是工作方法的討論結(jié)果和部門負(fù)責(zé)人的點評；6）每月，綜合管理部門應(yīng)對所屬公司各部門的例會開展工作進(jìn)行抽查，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報檢查結(jié)果。5.7各業(yè)務(wù)班組每周應(yīng)召開例會，主管主持、班組領(lǐng)班及業(yè)務(wù)骨干參加，形式參照部門周工作例會。6作業(yè)班組班前班后會6.1班前班后會每日進(jìn)行，班前會時間為接班前15分鐘，班后會時間為當(dāng)班全體人員交班完畢后。6.2會議主持人為作業(yè)班組長。6.3與會人員為當(dāng)班全體成員。6.4班前班后會的主要議程：1）班前會主要為班前點名和當(dāng)班注意事項；2）班后會主要為班后點名、當(dāng)日工作點評、工作方法和經(jīng)驗交流與討論以及公司要求傳達(dá)。4.6.5班前班后主要用于工程維修、環(huán)境維護(hù)、安全管理等業(yè)務(wù)班組，可不必形成會議紀(jì)要；各專業(yè)主管負(fù)責(zé)督導(dǎo)執(zhí)行。4.7臨時不定期和專題會議4.7.1臨時的不定期和專題會議分為公司級和部門級。4.7.2公司級臨時會議和專題會議由公司職能部門或授權(quán)部門組織進(jìn)行。部門臨時會議和專題會議應(yīng)征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行。4.7.4專題會議需提前擬訂會議議題及議程，并下發(fā)至各參會人員準(zhǔn)備。4.8會議準(zhǔn)備1會前應(yīng)明確會議主題、臨時出席或列席人員，以便與會人員做好準(zhǔn)備，提高會議時效。會議召集人負(fù)責(zé)確定會議場所，準(zhǔn)備會議文件或資料，必要時進(jìn)行會場布置、設(shè)備調(diào)試。4.9會議通知4.9.1會議召集人需提前至少半天（特殊時應(yīng)提前1個小時，已固定開會時間的會議除外）通過電話、郵件（提前一天）或張貼公告形式通知與會人員。出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過郵件或電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。4.10會議要求10.1與會人員必須準(zhǔn)時參加，不得遲到、早退、缺席、中途溜號，有特殊原因不能參會者應(yīng)提前2個小時給會議召集人請假，違者將給予20元/次的經(jīng)濟(jì)處罰。10.2與會人員須將手機(jī)設(shè)為關(guān)機(jī)（震動、無音）狀態(tài)，會場內(nèi)不得抽煙，違者將給予20元/次的經(jīng)濟(jì)處罰。11會議記錄11.1在會議進(jìn)行中要做好記錄，記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像；與會人員須填寫《會議簽到表》并由組織部門保存。11.2會議紀(jì)要必須在會后兩天內(nèi)發(fā)送相關(guān)人員。12公司及各部門在會議中確定需協(xié)調(diào)解決的問題分別由綜合管理部門、各部門指定專人跟蹤處理。5.附則1總公司綜合管理部負(fù)