某公司物料采購(gòu)及管理流程

某公司物料采購(gòu)及管理流程一、目的：為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、范圍：廣州世果匯農(nóng)業(yè)科技有限公司及各地分倉(cāng)、臨時(shí)倉(cāng)三、物料定義：物料指各倉(cāng)庫所有的紙箱、不干膠、宣傳單、吸塑盒、碎紙氣泡填充物、網(wǎng)套等發(fā)貨必須用的輔助物資。四、管理職責(zé)4.1制度撰寫、修訂：由人資行政部負(fù)責(zé)，制度從公布之日始生效。4.2供應(yīng)商開發(fā)：由各倉(cāng)負(fù)責(zé)人開發(fā)新物料及新供應(yīng)商→報(bào)價(jià)寄樣，貨比四家→制作《采購(gòu)報(bào)價(jià)審核單》→交財(cái)務(wù)部審核價(jià)格與供應(yīng)商的資質(zhì)→交劉副總批準(zhǔn)選擇最終合作供應(yīng)商→樣板存檔→《采購(gòu)報(bào)價(jià)審核單》交財(cái)務(wù)部存檔備用→各倉(cāng)負(fù)責(zé)人根據(jù)劉副總審批下訂單4.3物料設(shè)計(jì)：品牌部負(fù)責(zé)物料VI設(shè)計(jì)，對(duì)需要展示公司品牌形象的物料提出設(shè)計(jì)方案，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各平臺(tái)具體規(guī)格需求，制定物料統(tǒng)一規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)。所有物料符合公司VI設(shè)計(jì)，除特殊要求外，原則上各平臺(tái)之間物料形象和規(guī)格保持統(tǒng)一，未經(jīng)總經(jīng)理或副總審批，各平臺(tái)、項(xiàng)目組不得私自變更物料規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)。4.4大貨數(shù)量與質(zhì)量驗(yàn)收：供應(yīng)商送貨給對(duì)應(yīng)倉(cāng)庫時(shí)，必須按送貨實(shí)數(shù)開單，各倉(cāng)負(fù)責(zé)人安排人員必須按照《采購(gòu)訂單》的質(zhì)量和規(guī)格，驗(yàn)收物料數(shù)量與質(zhì)量，簽收送貨單并在送貨單上備注平臺(tái)名稱，將送貨單當(dāng)天交于財(cái)務(wù)部存檔。4.5對(duì)賬付款：劉副總審批的《采購(gòu)報(bào)價(jià)審核單》及《采購(gòu)訂單》、倉(cāng)庫簽收的送貨單、供應(yīng)商提供的增值稅專用發(fā)票，各倉(cāng)每月上旬提供上個(gè)月的上述資料給到財(cái)務(wù)部對(duì)賬，財(cái)務(wù)部根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度付款，資料不齊全的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。4.6庫存盤點(diǎn)：各分倉(cāng)負(fù)責(zé)人必須定期（日、周、月、季、年度）對(duì)物料庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門組織對(duì)各分倉(cāng)物料進(jìn)行抽盤；產(chǎn)地項(xiàng)目結(jié)束后必須對(duì)物料庫存盤點(diǎn)核對(duì)，作為項(xiàng)目結(jié)算依據(jù)。4.7庫存管理：各分倉(cāng)倉(cāng)負(fù)責(zé)人定期對(duì)積壓物料進(jìn)行清理，以減少庫存損失，產(chǎn)地項(xiàng)目物料積壓時(shí)，按照物料成本在80%計(jì)入項(xiàng)目成本。五、管理流程5.1常用紙箱及配套物料的采購(gòu)下單流程：各倉(cāng)庫的常用物料需要做安全庫存并備注采購(gòu)周期，當(dāng)物料存量接近或達(dá)到安全庫存（最低庫存量）時(shí)，由各倉(cāng)負(fù)責(zé)人提交《采購(gòu)訂單》給劉副總→劉副總審批→各倉(cāng)負(fù)責(zé)人傳真訂單給供應(yīng)商→各倉(cāng)負(fù)責(zé)人根據(jù)訂單驗(yàn)收數(shù)量及質(zhì)量→將采購(gòu)訂單與送貨單一起交財(cái)務(wù)→財(cái)務(wù)對(duì)賬5.2新的物料采購(gòu)流程：按4.1流程開發(fā)后新產(chǎn)品或新供應(yīng)商→按5.1流程下采購(gòu)訂單5.3平臺(tái)活動(dòng)需求的物料下單流程：由各平臺(tái)店長(zhǎng)將活動(dòng)需求量以書面形式發(fā)放給劉副總安排下單（活動(dòng)結(jié)算按總個(gè)數(shù)計(jì)算成本）。六、注意事項(xiàng)6.1供應(yīng)商開發(fā)：新產(chǎn)品或新供應(yīng)商的開發(fā)，每個(gè)單品必須貨比四家并寄樣存檔，選擇性價(jià)比較高的兩家。6.2《采購(gòu)報(bào)價(jià)審核單》內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、電話、郵箱、物料名稱、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、付款方式、稅點(diǎn)、送貨方式、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方等。6.3物料采購(gòu)：為了保證物料準(zhǔn)時(shí)，各倉(cāng)庫的單品供應(yīng)商不得低于2家。6.4為了防止物料重復(fù)下單，所有的物料必須由專人負(fù)責(zé)下訂單，原則上各平臺(tái)不得私自聯(lián)系供應(yīng)商下采購(gòu)訂單。各倉(cāng)庫負(fù)責(zé)人嚴(yán)格按劉副總審批的訂單下單，私自下物料訂單或增加訂單數(shù)量，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人全部承擔(dān)，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)一步追究責(zé)任。6.5為了保證報(bào)價(jià)樣品與大貨品質(zhì)一致，各倉(cāng)負(fù)責(zé)人必須要求供應(yīng)商在樣品上簽字蓋章標(biāo)識(shí)“大貨質(zhì)量與樣品一致”，各倉(cāng)負(fù)責(zé)人按供應(yīng)商提供的樣板標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行大貨驗(yàn)收。6.6公司任何員工未經(jīng)劉副總批準(zhǔn)，不得把公司物料出借、出售賣給公司外部人員，違者按物料原價(jià)雙倍賠償并扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)一步追究責(zé)任。6.7未經(jīng)劉副總批準(zhǔn)，公司任何員工不得擅自將庫存物料當(dāng)廢品處理，違者按物料原價(jià)雙倍賠償并扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，情節(jié)嚴(yán)重者將進(jìn)一步追究責(zé)任。6.8各倉(cāng)庫物料組負(fù)責(zé)人每周必須按公司指定日期上報(bào)物料庫存表給劉副總、倉(cāng)