工程資料檔案管理制度

工程資料檔案管理制度1、編制目的為建立公司在建項(xiàng)目工程資料檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使工程資料檔案管理規(guī)范化、制度化，根據(jù)國(guó)家、地方建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以及集團(tuán)公司工程資料檔案管理要求，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司投資建設(shè)的所有開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，及工程資料管理人員對(duì)工程文件材料的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、備案、查閱等各環(huán)節(jié)文控管理，以及對(duì)工程電子檔案的收集、整理、備份管理。3、管理原則工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，并按規(guī)定移交；工程各參建單位應(yīng)確保文件材料的真實(shí)、有效、完整和齊全，不得隨意對(duì)其進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。4、管理職責(zé)4.1公司總經(jīng)理辦公會(huì)4.1.1審定《公司工程資料檔案管理制度》。4.2工程部4.2.1負(fù)責(zé)編制并修訂《公司工程資料檔案管理制度》;4.2.2工程部經(jīng)理：作為工程實(shí)施及現(xiàn)場(chǎng)管理的責(zé)任人，組織開(kāi)展工程檔案管理工作，協(xié)助配合工程資料管理各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行；4.2.3工程專(zhuān)職資料管理員：作為工程文檔管理的執(zhí)行者，負(fù)責(zé)工程開(kāi)發(fā)建設(shè)全過(guò)程資料檔案管理工作，包括工程資料檔案的建立、收集、發(fā)放、整理、歸檔、移交、保管、保密等；4.2.4工程資料管理人員負(fù)責(zé)工程參建各方進(jìn)場(chǎng)后的檔案管理交底，并在工程實(shí)施過(guò)程中監(jiān)督、檢查各施工單位和監(jiān)理單位對(duì)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程文件材料的收集、整理歸檔工作；4.2.5負(fù)責(zé)督促公司開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部、合同預(yù)算部定期將相關(guān)資料整理移交工程部歸檔，并建立相應(yīng)臺(tái)賬；4.2.6負(fù)責(zé)定期將重要檔案整理移交公司綜合管理部；4.2.7負(fù)責(zé)收集、整理并向首地集團(tuán)移交需歸檔的重要工程文件（具體文件詳見(jiàn)附表1）;4.2.8工程竣工后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織參建各方進(jìn)行竣工檔案移交及工程實(shí)施過(guò)程文件材料銷(xiāo)毀工作，并按規(guī)定向公司檔案室辦理檔案移交工作。4.2.9負(fù)責(zé)將工程資料檔案移交物業(yè)公司。4.3開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部4.3.1負(fù)責(zé)將項(xiàng)目相關(guān)報(bào)批報(bào)建成果文件交由綜合部存檔并簽署交接清單，將報(bào)批報(bào)建上報(bào)文件和成果文件復(fù)本及文件清單交由工程部歸檔，同時(shí)將其復(fù)本留存。4.3.2負(fù)責(zé)將本部門(mén)歸檔資料及項(xiàng)目重要的工程設(shè)計(jì)資料（詳見(jiàn)附表1）建立相應(yīng)臺(tái)賬，定期整理移交工程部歸檔。同時(shí)將其復(fù)本和電子版留存。4.3.3負(fù)責(zé)按集團(tuán)設(shè)計(jì)管理部要求上報(bào)相關(guān)報(bào)批報(bào)建成果文件（詳見(jiàn)附表1）。4.4合同預(yù)算部4.4.1負(fù)責(zé)將本部門(mén)歸檔資料及項(xiàng)目重要的工程成本、招采資料（詳見(jiàn)附表1）建立相應(yīng)臺(tái)賬，定期整理移交工程部歸檔。4.4.2負(fù)責(zé)按集團(tuán)成本采購(gòu)部要求上報(bào)項(xiàng)目重要的工程成本、招采資料（詳見(jiàn)附表1）。5.工程資料檔案管理5.1工程資料檔案管理的歸口部門(mén)為工程部，并設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程資料檔案的管理工作。開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部、合同預(yù)算部配合進(jìn)行有關(guān)報(bào)建、設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購(gòu)、合同預(yù)算和成本資料的定期歸檔工作。5.2配合部門(mén)歸檔范圍為本部門(mén)主辦的批文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、合同類(lèi)文件、招標(biāo)文件、管理過(guò)程文件、首地集團(tuán)要求移交的項(xiàng)目檔案（詳見(jiàn)附表1）等。5.3配合部門(mén)移交工程部的檔案應(yīng)包括紙版資料、電子版資料（若有）和相應(yīng)臺(tái)賬。5.4工程部專(zhuān)職資料管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。5.5工程部及相關(guān)部門(mén)應(yīng)在首地集團(tuán)對(duì)口部門(mén)要求的時(shí)限內(nèi)及時(shí)備案重要的工程文件（詳見(jiàn)附表1）到首地集團(tuán)相關(guān)職能部門(mén)。6、工程資料分級(jí)管理6.1為加強(qiáng)公司工程資料檔案管理，根據(jù)資料的重要性程度，對(duì)工程資料實(shí)行分級(jí)管理，管理等級(jí)分主控文件和一般文件。6.2主控文件以“★★”表示，一般文件以“★”表示，詳見(jiàn)附表1。7、工程資料的收發(fā)管理7.1.1對(duì)于公司內(nèi)部統(tǒng)一模板表單，要求施工單位報(bào)送時(shí)不可隨意更改原表單格式，內(nèi)容填寫(xiě)規(guī)范、表單編號(hào)正確方可進(jìn)行流轉(zhuǎn)；7.1.2工程資料管理人員須建立收發(fā)文薄，對(duì)外收發(fā)文件材料要求必須進(jìn)行收、發(fā)、流轉(zhuǎn)登記、簽收，跟蹤、催辦流轉(zhuǎn)過(guò)程，使文件的流轉(zhuǎn)處于受控狀態(tài)（詳見(jiàn)附件3、4、5、6）；7.1.3要求工程專(zhuān)職資料管理人員于每月底組織施工單位、對(duì)關(guān)于本月所發(fā)生的文件材料（特指：設(shè)計(jì)變更、技術(shù)洽商單、施工圖紙、施工方案、收方單、簽證單、工程進(jìn)度款審核等）事宜進(jìn)行清理核對(duì)并形成記錄，對(duì)于未及時(shí)完成流轉(zhuǎn)歸檔的文件進(jìn)行追蹤。7.1.4工程紙質(zhì)文檔歸檔工程實(shí)施過(guò)程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類(lèi)工程檔案。建設(shè)單位工程部專(zhuān)職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進(jìn)行檢查，確保項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施進(jìn)度同步。7.1.5工程文件的主辦人員在文件產(chǎn)生后三天內(nèi)向工程部專(zhuān)職資料管理人員移交文件書(shū)面文本或電子文本，由專(zhuān)職資料管理人員分類(lèi)歸檔，并做好相關(guān)登記（附表2：工程資料歸檔管理臺(tái)賬）。7.1.6開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部在接到設(shè)計(jì)單位領(lǐng)取初設(shè)、施工圖紙的通知后，應(yīng)派專(zhuān)門(mén)人員在3天內(nèi)領(lǐng)取，施工圖紙的變更圖紙、零星出圖在通知當(dāng)天領(lǐng)取。圖紙領(lǐng)取完畢后交由工程部專(zhuān)職資料管理人員登記、發(fā)放。7.1.7工程部專(zhuān)職資料管理人員應(yīng)及時(shí)發(fā)放圖紙，并做好施工圖紙發(fā)放登記；監(jiān)理單位、施工單位領(lǐng)取圖紙時(shí)應(yīng)有公司工程部專(zhuān)業(yè)人員確認(rèn)。7.1.8工程部專(zhuān)職資料管理人員應(yīng)適時(shí)與設(shè)計(jì)單位進(jìn)行施工圖紙目錄、圖紙接收情況的核對(duì)工作，保證工程人員所使用的施工圖是最新版。7.1.9各項(xiàng)目歸檔文件檔案盒脊背文字樣式為XX公司XX項(xiàng)目XX期（標(biāo)段）+年份+文件類(lèi)別。7.1.10文件類(lèi)別按政府、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、其他等大類(lèi)區(qū)分，文件類(lèi)別的細(xì)分名錄可根據(jù)需要按以下原則命名。第一冊(cè)：政府文件第二冊(cè)：公司管理制度工程部人員架構(gòu)及職責(zé)工程管理制度工程類(lèi)表單第三冊(cè)：公司內(nèi)部往來(lái)文件報(bào)公司及各部門(mén)文件公司下發(fā)文件概預(yù)算文件目標(biāo)成本文件招采、合同文件結(jié)算文件審計(jì)文件其他文件第四冊(cè)：會(huì)議紀(jì)要公司周/月例會(huì)紀(jì)要公司專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要工程部例會(huì)紀(jì)要合同預(yù)算部例會(huì)紀(jì)要現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要其他會(huì)議紀(jì)要第五冊(cè)：監(jiān)理公司往來(lái)文件監(jiān)理合同（含招投標(biāo)文件）監(jiān)理細(xì)則監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要監(jiān)理月報(bào)及審核意見(jiàn)監(jiān)理通知及回復(fù)意見(jiàn)發(fā)監(jiān)理單位文件其他往來(lái)文件第六冊(cè)：施工單位往來(lái)文件施工合同（含招投標(biāo)文件）施工組織設(shè)計(jì)（施工單位提供）施工方案（施工單位提供）施工單位來(lái)文及回復(fù)發(fā)施工單位文件及回復(fù)工程聯(lián)系單其他往來(lái)文件第七冊(cè)：供應(yīng)商考察報(bào)告及相關(guān)資料第八冊(cè)：設(shè)計(jì)變更（按時(shí)間順序）方案、擴(kuò)初階段施工圖階段圖紙會(huì)審紀(jì)要施工技術(shù)交底記錄第九冊(cè)：工程洽商（按時(shí)間順序）第十冊(cè)：工程簽證第十一冊(cè)：驗(yàn)收檢查記錄中間驗(yàn)收資料竣工驗(yàn)收資料竣工圖開(kāi)竣工報(bào)告工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告7.11工程資料編號(hào)由工程資料管理員負(fù)責(zé)，每一個(gè)文件夾須有《文件卷目總索引》、《文件卷目索引表》、《文件目錄表》?！段募砟靠偹饕妨忻鳉w檔文件各卷目編號(hào)及名稱(chēng)；《文件卷目索引表》列明本卷目歸檔文件的分類(lèi)及名目；《文件目錄表》作為整理記錄、文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間。對(duì)施工和供應(yīng)商合同可按工程部所編序號(hào)進(jìn)行排序，并在首頁(yè)打印出目錄表。7.12標(biāo)識(shí)：對(duì)已分類(lèi)和編號(hào)的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清晰、明了、易懂。在工程結(jié)束時(shí)，原件需交政府部門(mén)留存，復(fù)印件留存公司，并在復(fù)印件上注明原件去處。8、工程資料借閱管理8.1公司各部門(mén)管理人員借閱工程資料時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表；外單位人員借閱資料，需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（附表7：借閱登記表）。8.2所有借閱人員借閱資料后，應(yīng)妥善保管，原則上借閱30日后必須歸還（特殊情況可申請(qǐng)續(xù)借），造成資料檔案損失的，視情況進(jìn)行賠償或處理。9、工程資料的歸檔管理工程實(shí)施過(guò)程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）及建委、城建檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類(lèi)工程檔案。建設(shè)單位工程專(zhuān)職資料管理人員應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進(jìn)行檢查，確保項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施進(jìn)度同步。9.1卷內(nèi)目錄：9.1.1每個(gè)檔案盒內(nèi)必須附有卷內(nèi)目錄；9.1.2必須具備文件編號(hào)、責(zé)任人、文件題名、歸檔日期等要素，建議可利用電子登記臺(tái)賬9.1.3要求一周更新一次，可先手寫(xiě)式，待更新至新檔案盒時(shí)，對(duì)前檔案盒中完整目錄進(jìn)行打印，并粘貼至檔案盒內(nèi)側(cè)，要求項(xiàng)目后期檔案盒中目錄均為打印版。9.2歸檔編號(hào)9.2.1所有歸檔文件材料必須具備歸檔編號(hào)，此編號(hào)統(tǒng)一要求寫(xiě)于歸檔資料封左上角；9.2.2從簡(jiǎn)化管理出發(fā)，歸檔編號(hào)僅為流水號(hào)，但不允許出現(xiàn)斷號(hào)、重號(hào)現(xiàn)象。9.2.3歸檔文件材料為完成審批的原始文件材料，且參建各方簽字、簽章（鮮章）完善，附件附圖完整，卷內(nèi)歸檔文件材料應(yīng)與卷內(nèi)目錄一一對(duì)應(yīng)，按順序整理擺放。9.2.4專(zhuān)職資料管理人員有確保項(xiàng)目歸檔文件材料完整性的責(zé)任，如被借閱，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中進(jìn)行標(biāo)注。9.2.5為保證歸檔文件材料的及時(shí)清理，卷內(nèi)文件材料要求至少一周更新一次；9.3工程檔案管理交底9.3.1總包單位、監(jiān)理單位進(jìn)場(chǎng)后一周內(nèi)，由專(zhuān)職資料管理人員組織各參建方資料員針對(duì)本項(xiàng)目工程檔案管理進(jìn)行交底，并形成交底紀(jì)要及存檔；9.3.2工程實(shí)施過(guò)程中，由于后續(xù)分包單位的不斷入場(chǎng)，由專(zhuān)職資料員對(duì)所有參建單位資料員進(jìn)行二次交底，并形成交底紀(jì)要及存檔；9.3.3工程即將辦理竣工檔案前，由專(zhuān)職資料員對(duì)竣工檔案的收集、整理、裝訂、移交等工作對(duì)參建方資料員進(jìn)行最后交底，并形成交底紀(jì)要及存檔。9.3.4工程電子檔案9.4工程電子檔案管理載體為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享平臺(tái)；9.4.1工程部成立后，由工程專(zhuān)職資料管理人員聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人員建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享平臺(tái)；9.4.2工程電子檔案要求及時(shí)、真實(shí)，施工單位報(bào)送的工程電子檔案要求與紙質(zhì)文件材料同步、內(nèi)容一致。9.5工程部應(yīng)將項(xiàng)目立項(xiàng)到工程驗(yàn)收合格全過(guò)程管理中形成的工程資料根據(jù)附表１中的要求分類(lèi)歸檔，確保同類(lèi)文件集中歸檔，檔案盒內(nèi)必須附有歸檔目錄。9.6歸檔的工程資料應(yīng)為原件，當(dāng)為復(fù)印件時(shí)提供單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位印章，并有經(jīng)辦人簽字及日期。9.7工程資料一律采用A4規(guī)格歸檔（作為附件的圖紙應(yīng)折疊為A4規(guī)格），文字、圖標(biāo)、印章應(yīng)清晰，不得采用圓珠筆或其它易于褪色的墨水書(shū)寫(xiě)和繪制；其內(nèi)容應(yīng)完整、結(jié)論明確、簽認(rèn)手續(xù)齊全。9.8圖紙一般采用藍(lán)圖，圖面整潔，線(xiàn)條字跡清楚，修改符合技術(shù)要求；竣工圖應(yīng)真實(shí)反映竣工工程的實(shí)際情況，竣工圖必須編制各專(zhuān)業(yè)竣工圖的圖紙目錄，竣工圖應(yīng)有竣工圖章及相關(guān)責(zé)任人簽字；圖紙的繪制和折疊應(yīng)滿(mǎn)足當(dāng)?shù)貦n案館的有關(guān)要求。9.9移交當(dāng)?shù)貦n案館的工程資料需在收集完整、系統(tǒng)整理后進(jìn)行組卷，組卷原則應(yīng)符合當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)及當(dāng)?shù)亟ㄖこ藤Y料管理制度的要求，保證編有卷內(nèi)目錄和移交目錄；對(duì)于檔案的形成過(guò)程和完整、準(zhǔn)確情況要有簡(jiǎn)要說(shuō)明，要有立卷人的簽字。9.10照片要求圖像清晰，聲像資料要求聲音清楚，解說(shuō)與畫(huà)面同步，照片與聲像資料的文字說(shuō)明準(zhǔn)確精煉；電子檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。10、工程檔案的竣工驗(yàn)收10.1公司應(yīng)在項(xiàng)目開(kāi)工后三個(gè)月內(nèi)派專(zhuān)人與當(dāng)?shù)貦n案館溝通，了解當(dāng)?shù)毓こ藤Y料檔案管理規(guī)定及驗(yàn)收程序等問(wèn)題。10.2公司在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)派專(zhuān)人按當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)要求組織工程檔案預(yù)驗(yàn)收。10.3公司在工程檔案的驗(yàn)收階段應(yīng)按首地集團(tuán)要求向集團(tuán)備案以下資料：工程檔案預(yù)驗(yàn)收工作計(jì)劃安排、預(yù)驗(yàn)收后的整改要求及整改反饋。11、工程資料的移交11.1要求項(xiàng)目各參建單位按照當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)檔案移交的范圍和要求，在工程竣工驗(yàn)收合格后，按合同、協(xié)議規(guī)定時(shí)間，將竣工檔案向公司工程部移交，分包單位資料由總包單位負(fù)責(zé)匯總。由工程部經(jīng)辦人和專(zhuān)職資料管理人員共同審核、接收。11.2竣工檔案移交時(shí)須填寫(xiě)移交目錄一式兩份，由移交單位和接收單位簽字蓋章后各存一份。11.3項(xiàng)目通過(guò)工程竣工驗(yàn)收后，公司工程部專(zhuān)職資料管理人員配合開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)部前期主管負(fù)責(zé)將工程檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案館一套，移交物業(yè)公司一套，留存項(xiàng)目所屬法人公司一套，移交首地集團(tuán)總部電子版竣工圖紙一套。移交前，公司應(yīng)與當(dāng)?shù)爻墙n案館、物業(yè)公司分別確定需移交資料檔案清單，按要求完成移交。12.附則12.1本制度由工程部負(fù)責(zé)解釋。12.