企業(yè)電算化會計信息失真及改進措施探討

伴隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，會計電算化得到了普及，電子商務(wù)、ERP系統(tǒng)等的廣泛應(yīng)用，對傳統(tǒng)會計方法形成了巨大沖擊。這種情況下，企業(yè)的人員配置、財務(wù)管理、物資管理以及經(jīng)營業(yè)務(wù)等全部都被納入到了一個系統(tǒng)中，為各項工作的實施提供了良好支撐。但是與此同時，電算化會計信息失真的問題也隨之而來，引發(fā)了嚴重的危害。做好電算化會計信息失真的分析和改進，是企業(yè)發(fā)展中需要重點研究的內(nèi)容。一、會計信息失真概述會計信息失真簡單來講，指會計信息缺乏真實性，無法從客觀的角度將會計主體的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量和財務(wù)狀況準確反映出來。導(dǎo)致會計信息失真的原因有很多，如會計人員認知不到位、內(nèi)部會計管理制度和監(jiān)督機制缺失等。會計信息失真會給企業(yè)造成嚴重危害，如擾亂企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營、損害會計行業(yè)誠信狀況、誤導(dǎo)投資行為等。而會計信息失真的表現(xiàn)形式大致體現(xiàn)在三個方面：一是對交易事實進行虛構(gòu)。企業(yè)管理層可能會通過對信息的加工對象及過程進行影響的方式，實現(xiàn)對財務(wù)信息的控制。部分企業(yè)會變造虛假的業(yè)務(wù)往來方式，對自身真實的財務(wù)狀況進行改變，導(dǎo)致財務(wù)報告中記錄的交易數(shù)據(jù)是虛假的，影響了企業(yè)實際經(jīng)營狀況與財務(wù)報告信息的一致性。二是對會計政策進行不當(dāng)利用。當(dāng)前，我國在會計收付制和會計應(yīng)計制之間存在較為明顯的差別，也使得會計準則存在較大的彈性空間，當(dāng)面對同一種交易事項時，就可以運用多種會計處理方式來保障會計工作實施的效果，但是這樣也容易導(dǎo)致會計信息失真的情況。企業(yè)對于會計政策的不當(dāng)利用形式有幾種：1.提前確認收入。企業(yè)在進行收入確認時，必須滿足產(chǎn)品所有權(quán)轉(zhuǎn)移、企業(yè)利潤獲取等關(guān)鍵條件，部分企業(yè)采用統(tǒng)一確認分期收入、發(fā)出貨物后立即確認收入的方式，對收入進行提前確認，實現(xiàn)了財務(wù)信息操控[1]。2.利用政策變更。個別企業(yè)會利用會計政策的變化來控制財務(wù)信息，如對壞賬計提方法進行變更、對存貨計價方法進行變更、延長信用期限等。三是對交易實施進行掩飾。企業(yè)可能會發(fā)布一些和實際情況不符的財務(wù)信息，又或者故意隱瞞重大交易情況，引發(fā)會計信息失真。投資方會通過企業(yè)披露的會計信息，掌握其經(jīng)營狀況，從而決定是否進行投資，若企業(yè)在公布的會計信息中隱瞞了重要項目，可能造成投資方不了解企業(yè)的真實財務(wù)狀況，制定出不合理的投資決策。二、電算化會計信息失真問題事實上，電算化技術(shù)的應(yīng)用，在提高會計信息質(zhì)量方面有著非常明顯的作用，企業(yè)可以借助會計電算化技術(shù)，提升會計信息的可靠性、保障會計信息的真實性、維持會計信息的完整性，也可以確保會計的信息可驗證性。但是與此同時，電算化會計系統(tǒng)在實際運行中，因為各方面因素的影響，可能出現(xiàn)會計信息輸出與真實信息不一致的情況，引發(fā)會計信息失真的問題。電算化會計信息失真的原因體現(xiàn)在：(一)軟件系統(tǒng)缺陷在會計領(lǐng)域，信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，對于會計信息的質(zhì)量產(chǎn)生了直接影響。企業(yè)在對會計信息進行收集、整理、加工、分析以及傳輸?shù)倪^程中，電算化軟件系統(tǒng)的應(yīng)用極大地提高了工作效率，減輕了工作強度，也推動了工作流程的規(guī)范化，避免了手工操作可能引發(fā)的錯誤，有著非常積極的意義。但是與此同時，會計數(shù)據(jù)信息的制作還需要依靠財務(wù)會計資料和業(yè)務(wù)核算資料等，軟件系統(tǒng)只能提供相應(yīng)的信息處理結(jié)果，事項本身的性質(zhì)會受到會計主體主觀意識的影響。另外，我國軟件市場中，會計軟件系統(tǒng)的類型眾多，質(zhì)量參差不齊，加上在技術(shù)方面存在的缺陷和漏洞，可能引發(fā)一些不良影響，例如，部分會計軟件系統(tǒng)在實施賬戶試算平衡時，采用的方法是將借方的總數(shù)直接轉(zhuǎn)移至貸方，這樣形成的借貸平衡顯然欠缺真實性；部分系統(tǒng)中即便是固定資產(chǎn)為負數(shù)的情況下，依然可以進行計提折舊。這種情況下，無論企業(yè)如何弄虛作假，得到的會計核算結(jié)果卻始終正確，導(dǎo)致了會計信息失真的問題[2]。(二)內(nèi)部控制不到位電算化背景下，企業(yè)內(nèi)控機制被軟化，內(nèi)部控制工作的實施受到了很大影響。傳統(tǒng)手工記賬模式下，采用的是依照會計原始憑證來對總賬及明細賬進行核算，能夠督促會計人員在工作中做好相互監(jiān)督。電算化會計中，會計人員面對的是軟件系統(tǒng)，欠缺有效的監(jiān)督機制，部分企業(yè)會采用事后監(jiān)督系統(tǒng)來查找問題，但是在發(fā)現(xiàn)問題時也已經(jīng)是數(shù)日之后，存在比較嚴重的滯后性。會計人員的觀念認識和工作經(jīng)驗在沒有得到優(yōu)化，缺乏對電算化會計的有效認知，會計人員掌握的信息更具優(yōu)勢，這也使得部分會計人員可能會利用系統(tǒng)缺陷實施舞弊行為。在電算化技術(shù)得到不斷普及的情況下，對于審計風(fēng)險的防控提出了新的要求，傳統(tǒng)審計方法也因此暴露出許多問題：一方面，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)發(fā)生了變化，導(dǎo)致不少常規(guī)性的控制手段失去了應(yīng)有的意義，需要從信息系統(tǒng)預(yù)轉(zhuǎn)的角度，做好內(nèi)部控制的優(yōu)化和改進。另一方面，企業(yè)經(jīng)營對于信息系統(tǒng)的依賴性不斷增大，這也使其在面臨傳統(tǒng)經(jīng)營風(fēng)險、控制風(fēng)險以及財務(wù)風(fēng)險的同時，也需要面臨系統(tǒng)信息風(fēng)險。(三)會計人員素質(zhì)不達標會計電算化的應(yīng)用，要求會計人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)，其不單單需要掌握會計專業(yè)相關(guān)的知識，也需要了解計算機、財務(wù)軟件等操作、維護知識，管理層和審計人員則需要精通管理知識，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息系統(tǒng)。但是從實際情況分析，很多企業(yè)會計人員都存在手工記賬經(jīng)驗豐富但是計算機專業(yè)知識相對匱乏的情況，并不能很好地滿足會計電算化的現(xiàn)實需求，在實踐中表現(xiàn)為沒有熟練掌握財務(wù)軟件的使用方法，對會計軟件的認知存在一定的局限性，無法處理軟件使用過程中的一些常見問題，影響了系統(tǒng)在日常工作中的正常使用。在業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠全面的情況下，很難保障會計信息的完整性和有效性[3]。三、電算化會計信息失真的改進措施(一)合理選擇軟件系統(tǒng)市場中存在的會計軟件系統(tǒng)類型眾多，不少企業(yè)還會自主進行會計軟件的開發(fā)，導(dǎo)致會計軟件的性能存在較大差距。當(dāng)前，有不少企業(yè)使用的會計軟件系統(tǒng)存在著安全性較差的情況，也給不法分子提供了可乘之機。例如，不少會計軟件系統(tǒng)沒有設(shè)置系統(tǒng)日志記錄功能，無法對操作人員、操作時間和操作內(nèi)容等進行明確記錄，在發(fā)生問題時也無法進行責(zé)任的追究；個別系統(tǒng)沒有做好數(shù)據(jù)庫的加密工作，導(dǎo)致不法分子可能從外部將數(shù)據(jù)庫打開，對其中的數(shù)據(jù)信息進行修改。部分商業(yè)軟件為了能夠占據(jù)更大的市場份額，甚至?xí)尤胭~目修改等功能，為舞弊行為的發(fā)生提供了便利?；诖耍龊脮嬡浖到y(tǒng)的篩選和規(guī)范十分必要。例如，可以對系統(tǒng)的操作權(quán)限進行限制，不同的賬號密碼登錄的系統(tǒng)界面不同，這樣能夠切實提升系統(tǒng)的安全性，降低舞弊行為發(fā)生的概率。同時，在數(shù)據(jù)處理方面，可以采用系統(tǒng)處理和人員處理相互結(jié)合的方式，將原本手工會計中對于人的控制進行調(diào)整，實現(xiàn)對人對機器的雙重控制，豐富控制的內(nèi)容，如人員分工、系統(tǒng)維護、職能分離等，做好對于會計信息以及會計檔案的保存及應(yīng)用。通過對軟件系統(tǒng)進行規(guī)范的方式，能夠在很大程度上杜絕做假賬的情況。(二)加強內(nèi)部控制工作電算化會計系統(tǒng)的應(yīng)用，強調(diào)企業(yè)經(jīng)營管理中，應(yīng)該做好合理分工，強化內(nèi)部控制工作，確保工作人員在工作中可以實現(xiàn)相互監(jiān)督和相互制約，避免出現(xiàn)工作失誤或者刻意舞弊的行為。在會計電算化實施后，部分傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制方式如數(shù)據(jù)核算、數(shù)據(jù)存儲等，都會被計算機軟件所取代，例如，不管是總賬處理還是明細賬處理，都可以由軟件系統(tǒng)依照經(jīng)過審核后的會計憑證，實現(xiàn)自動登記和歸集，手工條件下的信息核對工被取消，工作效率得到了提升，但是對于記賬憑證也提出了更加嚴格的要求，需要切實做好對于憑證的審核工作。當(dāng)前，有部分企業(yè)在針對記賬憑證進行審核的過程中，不僅要求必須在系統(tǒng)內(nèi)做好簽字確認，還要求將會計憑證打印出來，進行蓋章確認，通過雙重確認的方式，顯著提升了審核工作的安全性和可靠性。需要明確的是，在對新的內(nèi)部控制手段進行應(yīng)用時，不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)控方式，需要從計算機系統(tǒng)的特點出發(fā)，對人員內(nèi)部控制相關(guān)的制度體系進行調(diào)整，避免分工不當(dāng)引發(fā)會計信息失真問題。(三)提高會計人員素質(zhì)想要從源頭上杜絕會計信息失真問題，需要提高會計人員的專業(yè)素質(zhì)。在會計電算化實施后，會計人員只需要將記賬憑證輸入到軟件系統(tǒng)中，系統(tǒng)能夠自主完成賬簿登記和報表編制，這種情況下，要求會計人員能夠熟練操作會計軟件系統(tǒng)。會計軟件的使用具備一定的專業(yè)性，如果操作人員的水平不高，可能會導(dǎo)致會計軟件生成的賬簿、憑證等不符合相關(guān)要求，如內(nèi)容不完整、格式不統(tǒng)一、會計信息真實性缺失等。從企業(yè)的角度，應(yīng)該切實做好會計人員的教育培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保會計人員能夠熟練操作會計軟件，將其所具備的功能充分發(fā)揮出來，為經(jīng)營管理與決策提供良好服務(wù)。另外，應(yīng)該重視會計人員職業(yè)道德素質(zhì)的提高，在人才選拔環(huán)節(jié)做到任人唯賢，確保會計人員能夠做到德才兼?zhèn)?，同時也應(yīng)該定期落實好思想教育和警示教育，使得會計人員在對會計軟件進行操作的過程中，能夠做到依法辦事、愛崗敬業(yè)、客觀公正等，將保障會計信息的真實性作為道德準繩[4]。(四)保障信息系統(tǒng)安全應(yīng)該高度重視會計信息系統(tǒng)的安全性，落實好系統(tǒng)用戶權(quán)限管理及密碼管理，避免出現(xiàn)信息泄漏或者信息篡改的問題。對于每一個人的賬套都應(yīng)該做好細致分工，避免出現(xiàn)單人單崗負責(zé)所有操作的情況。應(yīng)該確保電算化會計檔案與財務(wù)軟件版本的高度一致，如果軟件的版本不同，形成的會計數(shù)據(jù)和會計檔案在結(jié)構(gòu)、格式等方面可能有所不同，導(dǎo)致會計檔案無法被有效調(diào)閱和使用。對此，從保障會計信息安全的角度，在對會計電算化檔案進行保存時，不僅需要保存各個版本的財務(wù)數(shù)據(jù)備份，也需要就對應(yīng)版本的電算化軟件系統(tǒng)進行保存，雖然這樣會在一定程度上導(dǎo)致工作量的增大，但是卻可以最大限度地避免會計信息失真問題。(五)確立崗位責(zé)任制度職責(zé)、權(quán)限和利益的相互結(jié)合是確保企業(yè)各項工作順利實施的關(guān)鍵，對于工作質(zhì)量也有著不容忽視的影響，可以依照會計工作人員的工作性質(zhì)和工作類別，確定其工作職責(zé)與基本權(quán)限，將其與員工的個人利益結(jié)合起來，確保會計工作的安全性和隱秘性，保障每一個工作環(huán)節(jié)的效率，將工作責(zé)任制落到實處，以減少會計信息失真現(xiàn)象。(六)完善考核指標體系企業(yè)應(yīng)該做好對于經(jīng)營者的考核工作，避免出現(xiàn)盲目依賴會計報表的情況。在考核企業(yè)經(jīng)營者業(yè)績時，應(yīng)該分析其在任職期間，企業(yè)產(chǎn)品的市場占有率、資本保值率、企業(yè)發(fā)展趨勢等，這些對于企業(yè)整體的發(fā)展而言意義重大，在會計實務(wù)方面想要造假難度較大。在針對經(jīng)營者進行考核時，應(yīng)該推動任期內(nèi)會計信息質(zhì)量考核與遵紀守法情況考核的相互融