中小型企業(yè)文件管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

中小型企業(yè)文件管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

1不同文件的數(shù)量對管理策略的影響現(xiàn)在，許多公司已經(jīng)采用手動操作來管理文件系統(tǒng)。隨著文件數(shù)量的增加，管理變得困難，統(tǒng)計和監(jiān)控管理也變得困難。安全問題仍然嚴(yán)重。無法及時響應(yīng)修改、刪除和添加二進(jìn)制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的問題。手工操作方式對文件系統(tǒng)進(jìn)行管理主要存在以下弊端:(1)惡意攻擊及破壞根據(jù)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)要求,目前的文件系統(tǒng)處于無任何監(jiān)控狀態(tài),無法確保文件系統(tǒng)不被盜訪,當(dāng)有人惡意進(jìn)行破壞,例如故意竄改內(nèi)容,或者刪除內(nèi)容,或者泄露機(jī)密文件等,都將造成嚴(yán)重的后果。(2)降低辦事效率對于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等活動中產(chǎn)生的大量的文檔資料,隨著時間的推移,會越集越多,很多企業(yè)目前仍采用手工的方式進(jìn)行統(tǒng)計,這無疑降低了辦事效率,并且出錯機(jī)率大大增加,非常不利于管理。(3)查詢文檔的難點企業(yè)管理人員面對大量的文檔資料,要快速、有效地查找需要的文檔也存在很大的問題,如何根據(jù)相應(yīng)的條件快速查詢文檔資料,也是迫在眉睫的問題。(4)歷史訪問記錄人工方式管理無法確保文檔資料的安全性。一旦出現(xiàn)問題,無法追蹤責(zé)任人。只有產(chǎn)生相應(yīng)的歷史訪問記錄,才能確保當(dāng)文檔資料被盜訪、泄露之后,可以追蹤到某用戶在某時間某機(jī)器進(jìn)行過訪問,這樣才能為追查問題提供依據(jù)。綜上所述的原因,針對中小企業(yè),開發(fā)一套文件監(jiān)控系統(tǒng),加強(qiáng)安全管理,徹底解決現(xiàn)有管理流程上的弊端,能提高管理和生產(chǎn)效率。2系統(tǒng)的設(shè)計特點2.1中小企業(yè)需求設(shè)計針對企業(yè)人員管理新的要求和發(fā)展趨勢,設(shè)計者以一個典型的中小企業(yè)作為實際參考對象,充分論證了企業(yè)相關(guān)工作人員提出的要求,進(jìn)行了需求設(shè)計,提出了以下設(shè)計目標(biāo)。(1)進(jìn)行文化檔案的監(jiān)控,并產(chǎn)生監(jiān)控記錄,以方便查詢文檔的安全性是目前首要解決的問題,在不改變目前設(shè)計人員工作方式的情況下,重點對文檔資料進(jìn)行監(jiān)控,并且產(chǎn)生監(jiān)控記錄,以備隨時查詢,從而有效地進(jìn)行安全設(shè)計,防止他人惡意破壞和泄密。這樣可以基本達(dá)到安全生產(chǎn)的要求。(2)自動報表管理由于目前文檔統(tǒng)計方法原始,所以出錯機(jī)率大,辦事效率較低,為了保證管理的科學(xué)性,實現(xiàn)的監(jiān)控系統(tǒng)也必須具備自動統(tǒng)計產(chǎn)生報表功能,對于每天設(shè)計人員提交的文檔資料,準(zhǔn)確快速的統(tǒng)計結(jié)果,產(chǎn)生報表,這正是體現(xiàn)了計算機(jī)自動管理的高效、實效性。(3)安全級別目錄自由設(shè)計本監(jiān)控系統(tǒng)的目的,也是為了使管理人員操作方便,設(shè)置安全級別目錄自由,只需在可視狀態(tài)下進(jìn)行設(shè)置即可,并且可以更改監(jiān)控目錄,從而最大可能地實現(xiàn)管理人員操作的方便。(4)本地服務(wù)器的升級—盡量實現(xiàn)功能可擴(kuò)展性文件監(jiān)控系統(tǒng)針對現(xiàn)在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理現(xiàn)狀,采用智能客戶端技術(shù)提供簡單先進(jìn)的管理方案,系統(tǒng)只要在本地服務(wù)器上簡單地安裝即可運行,并且每次機(jī)器重新啟動,該系統(tǒng)會自動運行。升級方便,在不卸載軟件的情況下,可以進(jìn)行升級。文件監(jiān)控系統(tǒng)是一個系統(tǒng)服務(wù)程序,無需登錄就可以運行,減少網(wǎng)絡(luò)管理量。每次安裝時自動提示用戶進(jìn)行備份。能夠在服務(wù)器上實時監(jiān)控用戶使用情況。2.2系統(tǒng)特色(1)隨時響應(yīng)操作通過右下角的托盤圖標(biāo)隨時反應(yīng)訪問情況,例如當(dāng)天增加、修改、刪除等基本情況,操作的人數(shù)等。(2)數(shù)據(jù)庫記錄的存本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存儲記錄量一般不大,訪問一次就產(chǎn)生一條記錄,根據(jù)目前的工作方式來看,主要是在設(shè)計人員提交時才產(chǎn)生文檔,所以不會存在大量的數(shù)據(jù)庫記錄。(3)統(tǒng)一監(jiān)控程序系統(tǒng)在技術(shù)實踐手段上采取了網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)化設(shè)計和單機(jī)并行的統(tǒng)一的設(shè)計思路,監(jiān)控程序主要在本地服務(wù)器上運行,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)記錄則可以被其它機(jī)器操作,例如統(tǒng)計,查詢、備份等,由此實現(xiàn)更合理的安全管理。2.3確保戰(zhàn)略(1)現(xiàn)狀對位設(shè)計功能設(shè)計構(gòu)架與實現(xiàn)密切企業(yè)現(xiàn)在的管理現(xiàn)狀對位設(shè)計,通過抽象對象化設(shè)計技術(shù),保證未來加入數(shù)據(jù)庫或其他通用功能的時候只需要修改所關(guān)心的對象就可以了。(2)數(shù)據(jù)庫一致性在保證數(shù)據(jù)一致性的原則基礎(chǔ)上,可以通過標(biāo)準(zhǔn)的SQL語句來進(jìn)行各種不同的數(shù)據(jù)庫的管理。(3)強(qiáng)化企業(yè)的文件監(jiān)控通過功能獨立設(shè)計,組合安裝的方法,能夠盡快為企業(yè)提供一個可以調(diào)試和使用的文件監(jiān)控系統(tǒng)平臺,這樣可以減少軟件產(chǎn)品周期,及時應(yīng)對上級部門的要求。(4)接口開放提供一套完整的數(shù)據(jù)協(xié)議傳輸接口,保證客戶端可以和文件監(jiān)控系統(tǒng)能夠相互協(xié)作,互相交流數(shù)據(jù)和操作。(5)智能客戶端應(yīng)用程序智能客戶端是由.NETFramework支持的一種可擴(kuò)展的能集成不同應(yīng)用的應(yīng)用程序,它整合了Windows和Internet?；谥悄芸蛻舳思軜?gòu)的應(yīng)用程序具有以下的主要特點:(1)無接觸部署;(2)自動更新;(3)支持在線和離線運行;(4)動態(tài)加載應(yīng)用組件;(5)個性化用戶界面;(6)與WebServices的完美集成。應(yīng)用XML和SOAP協(xié)議,智能客戶端應(yīng)用程序可以與WebServices方便的集成應(yīng)用。根據(jù)企業(yè)使用單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的現(xiàn)狀,開發(fā)自用加密協(xié)議,通過協(xié)議來完成軟件的消息傳送,減少因錯誤丟包而中斷的情況,對自動中斷的反應(yīng)采用多線程技術(shù)進(jìn)行監(jiān)控,并自動解決程序錯誤。2.4多線程技術(shù)在文件監(jiān)控服務(wù)器的應(yīng)用,其實現(xiàn)了系統(tǒng)的基如圖1所示,文件監(jiān)控系統(tǒng)主要分為文件監(jiān)控服務(wù)器和文件操作軟件兩個獨立的應(yīng)用程序。文件監(jiān)控服務(wù)器是一個Windows服務(wù)程序,由多線程應(yīng)用程序組成。文件操作軟件是通過消息管道機(jī)制和文件監(jiān)控服務(wù)器相連接。2.5文件變更監(jiān)控模塊目錄設(shè)置模塊:主要負(fù)責(zé)設(shè)置被監(jiān)控的目錄,該模塊保證了被監(jiān)控目錄的可變動性,為管理員的操作帶來了極大的方便。文件變更監(jiān)控模塊:設(shè)定目錄下的所有文件及目錄的修改、增加、刪除等操作都將被記錄下來,并存儲到數(shù)據(jù)庫中去,以備查詢等處理。托盤控制模塊:該模塊在右下角處以圖標(biāo)方式顯示,并且提供彈出菜單供選擇,此模塊提供了文件監(jiān)控服務(wù)器的可視化操作功能。2.6文件查詢及用戶管理模塊文件統(tǒng)計模塊完成管理人員需要的所有統(tǒng)計數(shù)據(jù),為管理的安全及效率的提高提供依據(jù),本模塊可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問模式實現(xiàn),即采用C/S模式,并提供報表打印功能。文件查詢模塊主要是方便管理人員根據(jù)一定的查詢條件對特定的文檔資料進(jìn)行變更查詢、相關(guān)參考資料查詢等,該功能可以為設(shè)計人員服務(wù),也可以為管理人員管理服務(wù)。用戶管理模塊主要是對操作人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置,對不同的人員開放不同的功能,充分發(fā)揮本系統(tǒng)的價值,本模塊只有管理人員才能使用,設(shè)置權(quán)限也按一定的等級分類。備份數(shù)據(jù)是提供用戶一個數(shù)據(jù)庫備份恢復(fù)的平臺,方便用戶直接備份存檔。3職能總結(jié)3.1一般功能系統(tǒng)設(shè)計的常規(guī)功能如表1#所示。3.2系統(tǒng)的安裝以人為中心的綜合網(wǎng)絡(luò)管理。系統(tǒng)采用智能化安裝,客戶只需要在計算機(jī)上輸入公用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的IP地址,就可以通過Http協(xié)議下載本系統(tǒng),然后自動安裝;系統(tǒng)在客