合同管理辦法(全新經(jīng)典版)

合同管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)合同規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化，防范和控制合同法律風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類(lèi)合同、協(xié)議等，包括采購(gòu)合同、工程合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、資金往來(lái)合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、擔(dān)保合同、投資合同等。第三條本辦法所稱(chēng)的合同，指以公司名義與主體平等的自然人、法人和其他組織之間，以及公司內(nèi)各平等主體之間簽署的各種設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。第四條簽訂合同實(shí)行洽談權(quán)、審核權(quán)、審計(jì)權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對(duì)獨(dú)立、互相制約的原則。任何合同均需按照合同審批流程批準(zhǔn)后，方可簽訂。第五條實(shí)行授權(quán)委托制度，簽訂合同由法定代表人或憑法人的委托授權(quán)書(shū)方可簽訂。無(wú)法定負(fù)責(zé)人授權(quán)委托，任何人無(wú)權(quán)簽訂合同。第六條依據(jù)本辦法處理合同事務(wù)過(guò)程中，公司各部門(mén)之間應(yīng)及時(shí)相互溝通，確保相關(guān)方掌握的信息準(zhǔn)確，理解到位。第七條公司嚴(yán)禁先履行合同，后補(bǔ)簽合同的不規(guī)范行為。第二章合同文本第八條國(guó)家、省級(jí)有關(guān)部門(mén)已頒布合同規(guī)范文本或指導(dǎo)文本的，公司在簽署相應(yīng)合同時(shí)應(yīng)以規(guī)范文本或指導(dǎo)文本為準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行填寫(xiě)、調(diào)整、完善。第九條公司對(duì)外簽署的合同，雙方有約定標(biāo)準(zhǔn)文本的，應(yīng)使用約定的標(biāo)準(zhǔn)文本。第十條公司擬對(duì)外簽署的合同，不存在上述規(guī)范或指導(dǎo)文本的，由經(jīng)辦合同業(yè)務(wù)部門(mén)在咨詢公司法律顧問(wèn)或律師的基礎(chǔ)上，參照類(lèi)似合同文本起草。第三章合同審查審批第十一條公司合同管理實(shí)行法定代表人主管、各部門(mén)專(zhuān)管的合同管理體系。第十二條合同審批程序?yàn)椋航?jīng)辦部門(mén)起草，經(jīng)律師→紀(jì)檢→其他關(guān)聯(lián)部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→財(cái)務(wù)總監(jiān)→副總經(jīng)理→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)依次審核，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)予以二次修訂，合同管理部門(mén)審核后用印歸檔。第十三條公司所有經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)必須按照市場(chǎng)行為，形成書(shū)面（合同）約定。嚴(yán)禁未訂立合同即實(shí)際履行而后補(bǔ)辦簽訂手續(xù)的行為，但突發(fā)事故、設(shè)備搶修、工程搶險(xiǎn)、救災(zāi)等特殊情況不能及時(shí)簽訂合同的，須報(bào)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后應(yīng)急辦理，并在一周之內(nèi)完善相關(guān)手續(xù)。第十四條在合同訂立前，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的背景和風(fēng)險(xiǎn)分析，并對(duì)簽約對(duì)方進(jìn)行主體資格和履行能力的審查。第十五條重要合同的談判應(yīng)當(dāng)有法律顧問(wèn)參加。法律顧問(wèn)不能現(xiàn)場(chǎng)參加談判的，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將談判情況傳遞給法律顧問(wèn)。法律顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)所了解的情況及時(shí)提出法律意見(jiàn)供合同經(jīng)辦部門(mén)參考。第十六條妥善保管合同談判過(guò)程中的電傳、信函、圖表等書(shū)面資料。在談判過(guò)程中有不同意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式回復(fù)對(duì)方，避免因締約過(guò)失而承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第十七條為保證合同文本的規(guī)范性，合同經(jīng)辦部門(mén)可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)擬定合同示范文本，經(jīng)流程審批后，作為公司對(duì)外簽約該業(yè)務(wù)的推薦文本。第十八條所有合同須填寫(xiě)《合同審批表》（附件1），并按規(guī)定履行內(nèi)部會(huì)簽審批流程。第十九條未按照審核意見(jiàn)修改合同內(nèi)容的，印章管理部門(mén)不得蓋章。未經(jīng)相應(yīng)審批流程或未按規(guī)定簽字、蓋章的合同，財(cái)務(wù)管理部不得辦理付款手續(xù)。第四章合同簽署及履行第二十條按本辦法已審核審批的合同，公司對(duì)外簽署時(shí)統(tǒng)一加蓋公司公章。印章除應(yīng)在合同最后一頁(yè)簽章處加蓋外，還必須加蓋騎縫章，并在合同審批表頁(yè)面加蓋公章。第二十一條公司法定代表人以及由其授權(quán)的委托代理人有權(quán)對(duì)外簽訂合同，被授權(quán)人對(duì)外簽訂合同應(yīng)辦理《授權(quán)委托書(shū)》?！妒跈?quán)委托書(shū)》的辦理機(jī)構(gòu)為公司綜合辦公室。第二十二條合同簽署后，公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律規(guī)定及合同約定全面適當(dāng)履行，并要求協(xié)議方依法律規(guī)定及合同約定全面適當(dāng)履行合同。合同履行由經(jīng)辦部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)。第二十三條合同對(duì)方負(fù)有先履行義務(wù)而未履行的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式要求對(duì)方先履行義務(wù)。在對(duì)方尚未履行前，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)拒絕合同對(duì)方履行義務(wù)的要求。第二十四條合同雙方負(fù)有同時(shí)履行義務(wù)的，在合同對(duì)方未履行其義務(wù)前，如有相應(yīng)證據(jù)證明合同對(duì)方有喪失或可能喪失履約能力的情形時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)拒絕履行相應(yīng)義務(wù)。第二十五條公司負(fù)有先履行義務(wù)的，如有相應(yīng)證據(jù)證明合同對(duì)方有喪失或可能喪失履約能力的情形時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)拒絕履行相應(yīng)義務(wù)，并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與合同對(duì)方積極協(xié)商，采取必要措施，避免或減輕公司經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任。第二十六條公司財(cái)務(wù)管理部在經(jīng)辦部門(mén)要求支付款項(xiàng)前，應(yīng)審核款項(xiàng)的支付條件是否成就、期限是否屆滿等與款項(xiàng)支付密切相關(guān)的事項(xiàng)，并有權(quán)要求經(jīng)辦部門(mén)提交證明款項(xiàng)支付條件成就、期限屆滿等事項(xiàng)的證據(jù)材料。經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)提供前述證據(jù)材料，否則公司財(cái)務(wù)管理部有權(quán)拒絕付款。第二十七條公司財(cái)務(wù)管理部作出拒絕付款決定的，應(yīng)將有關(guān)情況告知分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，必要時(shí)與公司法律顧問(wèn)研究確定處理方案。如事項(xiàng)重大，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理、董事長(zhǎng)，或向公司總經(jīng)理辦公會(huì)作出報(bào)告，并提出相應(yīng)建議或意見(jiàn)。第二十八條履行合同過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議的，應(yīng)協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致需變更或解除合同的，應(yīng)簽署書(shū)面文件予以確認(rèn)，并嚴(yán)格履行審查審批手續(xù)。經(jīng)協(xié)商無(wú)法達(dá)成一致或?qū)Ψ揭烟崞鹪V訟或申請(qǐng)仲裁的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，必要時(shí)與公司法律顧問(wèn)確定處理方案。如事項(xiàng)重大，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理、董事長(zhǎng)，或向公司總經(jīng)理辦公會(huì)作出報(bào)告，并提出相應(yīng)建議或意見(jiàn)。第二十九條合同不能同時(shí)簽署時(shí)，原則上由簽約對(duì)方先簽字蓋章；對(duì)特殊原因合同不能簽訂，我方已在合同上簽字蓋章，而合同相對(duì)方在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未簽字蓋章的，應(yīng)及時(shí)收回全部合同文本予以銷(xiāo)毀。第三十條合同經(jīng)辦部門(mén)及經(jīng)辦人員應(yīng)對(duì)其承辦的合同，從訂立到合同履行終結(jié)進(jìn)行全過(guò)程跟蹤管理。合同經(jīng)辦部門(mén)及經(jīng)辦人員、參與合同會(huì)簽的部門(mén)及人員、審核合同的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所訂合同終身負(fù)責(zé)。第三十一條合同簽訂注意事項(xiàng)：1.合同中一般不得約定預(yù)付款或定金條款，如確需約定，由經(jīng)辦部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可簽訂。原則上預(yù)付款比例不得超過(guò)合同總價(jià)或酬金的30%，定金比例不得超過(guò)合同總價(jià)或酬金的20%。2.合同中原則上必須扣留質(zhì)保金，質(zhì)量保證期限不得低于半年,質(zhì)量保證金不得低于合同總價(jià)的5%(低值易耗品除外）。法律法規(guī)、上級(jí)單位另有規(guī)定的，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.訂立合同時(shí)，約定以訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)在合同中明確訴訟管轄地或訴訟管轄地的選擇方法；約定以仲裁方式解決糾紛的，應(yīng)明確仲裁委員會(huì)。4.合同對(duì)方原則上必須是單位，簽訂合同時(shí)必須加蓋單位的合同專(zhuān)用章或公章，并由該單位的法定代表人或委托代理人簽字，委托代理人要出示合法有效的授權(quán)委托書(shū)，并由合同管理部門(mén)統(tǒng)一留存。5.公司嚴(yán)禁與個(gè)人簽訂合同。確需與個(gè)人簽訂合同的，須經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)書(shū)面批示，方可按本辦法規(guī)定進(jìn)入合同審批流程。第三十二條合同審核實(shí)行承辦負(fù)責(zé)制。1.經(jīng)辦部門(mén)要按照公司準(zhǔn)入條件對(duì)簽訂合同的主體進(jìn)行資格預(yù)審，對(duì)合同的合法性負(fù)責(zé)。（1）審查簽訂合同當(dāng)事人是否是經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)成立的法人、個(gè)體工商戶；是否是具備與簽訂合同相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的公民。審查對(duì)方的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及年檢情況、經(jīng)營(yíng)范圍（如是否合法注冊(cè)、是否存在未年檢或被吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照等）、相應(yīng)資質(zhì)(對(duì)法律法規(guī)規(guī)定需要具備相應(yīng)資質(zhì)條件或經(jīng)營(yíng)許可的合同項(xiàng)目，要根據(jù)合同內(nèi)容審查對(duì)方的資質(zhì)現(xiàn)狀，即是否獲得相應(yīng)資質(zhì)及目前效力情況)；合同主體是個(gè)人的，可以要求其提供相應(yīng)的個(gè)人身份信息，如姓名、身份證號(hào)、詳細(xì)地址。（2）審查負(fù)責(zé)簽訂合同的單位或個(gè)人是否具有相應(yīng)的合法授權(quán)，有無(wú)簽約權(quán)限。對(duì)對(duì)方代理人身份有無(wú)代理權(quán)、代理權(quán)限范圍、期限等進(jìn)行必要的審查；企業(yè)法人的分支機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)需由法人授權(quán)。有擔(dān)保人的合同，審查擔(dān)保人是否具有擔(dān)保能力和擔(dān)保資格，必要時(shí)進(jìn)行工商登記查詢。（3）審查對(duì)方資信能力、業(yè)績(jī)、人員等。對(duì)對(duì)方的履約能力進(jìn)行必要評(píng)估，如根據(jù)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、以往合作情況以及其他客戶評(píng)價(jià)等因素對(duì)其履行能力及信用程度進(jìn)行考量，以保證簽約后順利履行合同，必要時(shí)應(yīng)要求對(duì)方提供資信證明。一般重大工程項(xiàng)目、重要項(xiàng)目或者較大額度的采購(gòu)合同，應(yīng)要求對(duì)方出具履約保證金函。2.經(jīng)辦部門(mén)對(duì)合同條款認(rèn)真把關(guān)，對(duì)合同有效性負(fù)責(zé)。經(jīng)辦部門(mén)要按照合同性質(zhì)對(duì)合同主體、標(biāo)的物、質(zhì)量、數(shù)量、工程造價(jià)、承包方式、履約時(shí)間、安全等主要條款認(rèn)真把關(guān)，并對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。其他審核部門(mén)進(jìn)行協(xié)助審核，法律顧問(wèn)對(duì)合同的法律文本審核。第五章合同違規(guī)責(zé)任追究第三十三條有下列情形之一的，將對(duì)有關(guān)部門(mén)及直接責(zé)任人員給予通報(bào)批評(píng)、罰款、行政處分，構(gòu)成犯罪的，送交有關(guān)部門(mén)追究刑事責(zé)任。1.簽訂合同前，經(jīng)辦部門(mén)必須對(duì)合同主體資格進(jìn)行預(yù)先審查。嚴(yán)禁虛構(gòu)事實(shí)、隱瞞真相、出具虛假證明、簽訂虛假合同，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，廢除合同，免去負(fù)責(zé)人職務(wù)。2.應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同而不簽訂，因補(bǔ)簽合同造成損失的，由經(jīng)辦部門(mén)自行承擔(dān)。對(duì)于工程類(lèi)合同，工程開(kāi)工前，經(jīng)辦部門(mén)必須簽訂與該工程相匹配的工程合同以及與工程進(jìn)度匹配的材料合同等。嚴(yán)禁先開(kāi)工（包括修理或其他服務(wù)等）、先進(jìn)貨，后補(bǔ)簽合同的行為。3.合同實(shí)行經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)制。在合同簽訂、履行過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，給公司造成不良影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相關(guān)責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分、降職撤職等處罰。4.嚴(yán)禁無(wú)合同付款。違反本規(guī)定，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理并責(zé)令追回付款款項(xiàng)。5.嚴(yán)禁同一性質(zhì)、同一內(nèi)容的合同重復(fù)上傳審核、重復(fù)簽訂。違反本規(guī)定，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理并處經(jīng)濟(jì)處罰。6.未經(jīng)法律顧問(wèn)審核同意，經(jīng)辦部門(mén)擅自刪除或更改規(guī)范合同文本條款的，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理并處經(jīng)濟(jì)處罰。7.合同經(jīng)辦人員與他人惡意串通損害公司利益，造成經(jīng)濟(jì)損失的；擅自為他人提供擔(dān)保的。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相關(guān)責(zé)任人及負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)處罰、行政處罰、降職撤職等處罰。8.未按公司規(guī)定及時(shí)返回合同，將對(duì)經(jīng)辦部門(mén)處以每份合同300元罰款。9.違反本合同管理辦法，在合同簽訂和履行中有其他嚴(yán)重瀆職行為的。第六章合同分發(fā)、復(fù)印、調(diào)閱第三十四條合同分發(fā)原則：對(duì)外簽訂合同，至少一式肆份，其中對(duì)方單位、經(jīng)辦部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部、合同管理部門(mén)各執(zhí)一份。第三十五條合同文本的復(fù)印由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)登記、辦理。需要復(fù)印合同時(shí)，須填寫(xiě)《合同復(fù)印調(diào)閱單》（附件2），應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十六條需調(diào)閱(包括借閱、查閱)合同時(shí)，須填寫(xiě)《合同復(fù)印調(diào)閱單》，簽批后調(diào)閱。調(diào)閱合同人員不得在合同上涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。第七章合同檔案管理第三十七條各業(yè)務(wù)部門(mén)及合同管理部門(mén)應(yīng)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的管理。第三十八條各部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案管理的人員離職或崗位變動(dòng)的，應(yīng)辦理合同檔案移交；未辦理合同檔案移交的，公司有權(quán)拒絕辦理離職或崗位變動(dòng)手續(xù)。第三十九條合同檔案應(yīng)當(dāng)包括談判記錄、往來(lái)函件、合同文本、合同審核審批單及合同履行期間的變更、解除手續(xù)，以及其他與合同有關(guān)的資料。第四十條合同檔案管理部門(mén)依據(jù)相關(guān)法規(guī)及公司檔案管理制度妥善保管合同檔案。公司簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重要談判的合同協(xié)議，重要的長(zhǎng)期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件，保管期限為永久。公司簽署的一般的長(zhǎng)期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件，重要的短期的合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件，保管期限為30年。公司簽署的一般的短期的合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件，保管期限為10年。第八章附則第四十一條按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》，對(duì)于單項(xiàng)合同金額較大的，原則上采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行，不便于招投標(biāo)的，必須經(jīng)公司黨總支會(huì)議及總辦會(huì)研究確定合同對(duì)方。第四十二條負(fù)有本辦法所規(guī)定的合同行為管理職責(zé)的人員，從事相關(guān)合同行為時(shí)，應(yīng)遵循謹(jǐn)慎性、合法性、防范降低風(fēng)險(xiǎn)的原則處理合同事務(wù)。第四十三條違反本辦法處理合同或以明顯可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損的方式處理合同，給公司造成損失的，公司將依據(jù)相關(guān)法律制度、公司規(guī)章對(duì)直接責(zé)任人、相關(guān)