行政部工作規(guī)劃

1深圳市XXXX有限公司編制：日期：March

24,2012

XXX人力行政中心行政工作現(xiàn)狀及工作規(guī)劃2目錄

一、行政部現(xiàn)狀分析二、行政部組織架構(gòu)圖三、行政部職能組織架構(gòu)圖四、行政部人員職責(zé)分工五、工作規(guī)劃思路六、2012年工作規(guī)劃七、2012年第二季度工作計(jì)劃深圳市XXXX有限公司3

行政部現(xiàn)狀分析一、行政部現(xiàn)狀分析1、人員配置少，工作任務(wù)重。現(xiàn)只配置3人，經(jīng)理1人，主任1人，前臺文員1人，總經(jīng)辦行政秘書兼任一部分行政工作；2、團(tuán)隊(duì)凝聚力較強(qiáng)，責(zé)任心較強(qiáng)，但執(zhí)行力較差。各部門提出需行政部門解決的事情響應(yīng)不及時，各部門對人力行政中心的認(rèn)可度較低。需通過實(shí)際工作重塑人力行政中心形象；3、職責(zé)分工明確，但工作效率有待進(jìn)一步提高，工作缺乏計(jì)劃性和規(guī)劃性，沒有分清工作的輕重緩急；4、行政后勤工作項(xiàng)目多，繁瑣，重復(fù)性強(qiáng)，需重新理順行政后勤事項(xiàng)；5、制度不健全，流程不明確，需重新修或優(yōu)化訂相關(guān)工作制度及流程，存在憑經(jīng)驗(yàn)或以前習(xí)慣做事等情況。4行政部組織架構(gòu)

行政經(jīng)理前臺文員行政秘書（兼）行政主任二、行政部組織架構(gòu)5行政部職能架構(gòu)行政管理文印、資質(zhì)、檔案管理工作規(guī)劃、計(jì)劃三、行政部職能架構(gòu)圖法律事務(wù)管理總務(wù)安保管理企業(yè)文化建設(shè)制度流程管理會務(wù)外聯(lián)管理秘書服務(wù)會議管理活動管理公共關(guān)系企業(yè)資質(zhì)、證書管理圖書管理制度建設(shè)流程優(yōu)化BI行為識別VI視覺識別發(fā)文公告資產(chǎn)管理物業(yè)、宿舍管理IT、信息管理車輛管理安保管理職場環(huán)境、安全與秩序辦公、庶務(wù)用品管理報(bào)刊、信函、快件收發(fā)檔案、資料管理勞資、勞務(wù)合同糾紛供應(yīng)合同糾紛MI理念識別印鑒管理6

（一）行政經(jīng)理：崗位職責(zé)：1、行政部工作統(tǒng)籌、規(guī)劃與管理；2、各種制度與流程的制定與優(yōu)化、推行、監(jiān)督落實(shí)；3、制訂季/月/周的工作規(guī)劃與計(jì)劃，并組織實(shí)施；4、部門行政管理、辦公費(fèi)用的預(yù)算、管控；5、本部門人員的工作安排與績效考評；6、月、周行政例會安排，召集；7、企業(yè)文化建設(shè)、宣傳、及部門活動；8、公司與下屬公司或各部門間的協(xié)調(diào)、配合工作；9、公司相關(guān)的各種行政外聯(lián)協(xié)調(diào)工作；10、部門通知，文件、報(bào)告等公文的擬寫；11、職場安全，環(huán)境管理工作；12、處理各種突發(fā)事件；四、行政部人員職責(zé)分工行政部人員職責(zé)分工7（二）行政主任：崗位職責(zé)：1、負(fù)責(zé)總務(wù)后勤工作的實(shí)施、管理；2、IT、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站的維修、維護(hù)；3、協(xié)助策劃、組織各類會議、活動；4、督導(dǎo)固定資產(chǎn)及低值易耗品申購、調(diào)配、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢、盤點(diǎn)；5、辦公及相關(guān)勞保用品的申購及費(fèi)用管控；6、各類證照、資質(zhì)、獎項(xiàng)的申報(bào)、辦理與年檢；7、辦公室的裝修、安全、物業(yè)等方面管理；8、維護(hù)職場環(huán)境、秩序；9、員工宿舍的管理，定期或不定期檢查宿舍使用情況，及相關(guān)租金、水、電費(fèi)用的繳納。行政部人員職責(zé)分工8（三）行政秘書崗位職責(zé)：1、公司各類公文、總結(jié)與計(jì)劃的擬文、發(fā)文；2、負(fù)責(zé)總經(jīng)辦各類公文、文稿的撰寫與歸檔管理；3、公司相關(guān)會務(wù)的組織、會議紀(jì)要的編寫及對決議事項(xiàng)的催辦、查辦、督辦落實(shí)；4、協(xié)助策劃、組織各類活動；5、總經(jīng)辦的各類日常事務(wù)工作；6、公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。行政部人員職責(zé)分工9（四）前臺文員：崗位職責(zé)：1、日常來訪接待，接聽、轉(zhuǎn)接電話，傳達(dá)各類信息；2、各部門辦公文具的統(tǒng)計(jì)、申購、分發(fā)與管理及相關(guān)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)報(bào)銷；3、各類文件、信件、快件、報(bào)刊的收發(fā)、傳達(dá)與管理；4、協(xié)助人力資源部做好各類人事考勤及“工作差錯匯總”工作；5、每月各部門的通訊費(fèi)用統(tǒng)計(jì)；6、及時供應(yīng)公司飲水，做好飲水統(tǒng)計(jì)及相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷工作；7、做好辦公室、倉庫、宿舍等物業(yè)管理費(fèi)及水電費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)工作；8、根據(jù)《名片制作申請單》，聯(lián)系名片制作事宜及費(fèi)用報(bào)銷；9、商貿(mào)公司與食品公司的的相關(guān)表單和SAP的打?。?0、根據(jù)安排，做好每月相關(guān)費(fèi)用票據(jù)粘貼工作；11、定期更新公司通訊錄；12、監(jiān)督做好辦公室綠化、環(huán)境、安全工作。行政部人員職責(zé)分工10工作規(guī)劃思路短期戰(zhàn)略規(guī)劃

一至二年內(nèi)制訂、優(yōu)化行政管理制度、流程，建立較健全的行政體系，梳理、固化行政工作。中長期規(guī)劃

三到五年完成戰(zhàn)略業(yè)務(wù)合作伙伴的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)行政資源、法務(wù)資源、總務(wù)資源三大領(lǐng)域初建成型，提供與公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略匹配的行政管理戰(zhàn)略。11工作規(guī)劃思路

根據(jù)公司當(dāng)前的戰(zhàn)略目標(biāo)及走集團(tuán)化管理模式，結(jié)合我司行政工作現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變行政工作角色及提高行政執(zhí)行力當(dāng)前最大工作。根據(jù)行政職能架構(gòu)圖，短期工作規(guī)劃,應(yīng)著重從健全制度及流程管理、組織體系規(guī)劃、企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、行政后勤基礎(chǔ)、法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制五大方面規(guī)劃，有序推進(jìn)，逐步完善行政管理體系。A、健全行政管理制度、優(yōu)化工作流程1、《固定資產(chǎn)管理制度》2、《辦公、庶務(wù)用品管理制度》3、《車輛管理制度》4、《印鑒使用管理制度》5、《IT管理規(guī)范》6、《員工日常工作管理制度》7、《前臺管理制度》8、《低值耐用品管理制度》9、《接待管理制度》10、《會議管理制度》11、《檔案管理制度》12、《員工宿舍管理制度》13、《差旅管制度》B、構(gòu)建部門組織體系1、理清行政部的職能及職責(zé)2、搭建本部門的組織架構(gòu)3、明確崗位分工4、建立完善的管理業(yè)務(wù)流程12工作規(guī)劃思路C、企業(yè)文化建設(shè)1、制定VI視覺識別系統(tǒng)，提升公司整體形象2、制定MI理念識別系統(tǒng)，確立公司目標(biāo)、宗旨，提煉公司核心價值理念3、創(chuàng)建BI行為識別體系。規(guī)范員工工作行為，開展各種形式的公司員工活動。D、加強(qiáng)行政后勤基礎(chǔ)管理，完善相關(guān)工作流程1、營造安靜、潔凈、安全的職場辦公環(huán)境2、提高公司日常規(guī)章規(guī)制的執(zhí)行力，強(qiáng)化員工紀(jì)律觀念，基礎(chǔ)管理工作規(guī)范化、固化。（今年工作重點(diǎn)）3、嚴(yán)格控制行政成本、做好節(jié)能措施4、加強(qiáng)公司物業(yè)、員工宿舍管理5、做好辦公場所、倉庫的安全保衛(wèi)工作，制度相關(guān)應(yīng)急方案6、規(guī)范物資、資產(chǎn)管理，提高其利用率7、規(guī)范檔案、資料管理8、加強(qiáng)會務(wù)管理13工作規(guī)劃思路E、建立法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制體系1、制訂《合同評審制度》，最大限度地減少法律風(fēng)險(xiǎn)2、建立法律顧問制度，及時解決各類法律糾紛142012年工作規(guī)劃2012年的第一季度即將結(jié)束，公司藍(lán)圖已描繪，如何將藍(lán)圖變成現(xiàn)實(shí)，這是擺在我們面前最大的任務(wù)，我們在繼續(xù)做好本職工作的同時，應(yīng)根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，遵從集團(tuán)化管理制思路，行政部將在解決實(shí)際問題中，逐步建立起健全、規(guī)范的行政體系?，F(xiàn)從如下幾個方面進(jìn)行規(guī)劃：152012年總體工作規(guī)劃工作規(guī)劃具體工作內(nèi)容計(jì)劃開展時間組織架構(gòu)1、梳理行政工作及細(xì)化第二季度2、確定組織架構(gòu)及優(yōu)化3、明確職能分工及調(diào)整制度、流程建設(shè)1、修訂《固定資產(chǎn)管理制度》、《辦公用品管理制度》、《宿舍管理制度》、《前臺管理制度》、《IT管理制度》《員工日常工作管理制度》、《會議管理制度》及相關(guān)工作流程第二、三、四季度2、搭建辦公室“5S”體系（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)）第二、三季度企業(yè)文化1、完成公司網(wǎng)站設(shè)計(jì)第三季度2、完成公司VI視覺識別的初步設(shè)計(jì)，制作各部標(biāo)識牌第二、三季度3、協(xié)助鼎泰豐、食品公司、鼎佳商貿(mào)做好